Modelagem de processos na indústria: como otimizar?

Para otimizar custos e melhorar a administração de um negócio, é importante investir em inteligência na gestão de seus processos. Para isso, implantar a modelagem de processos é uma alternativa vantajosa, uma vez que permite reorganizar rotinas, atividades, funções etc. em busca de modelos mais enxutos e eficientes de se operacionalizar e gerenciar a empresa.

Com base em um modelo de processos mais eficaz, é possível otimizar a produção industrial, aumentando sua produtividade e melhorando o controle de seus recursos — econômicos, de mão de obra e de tempo.

Quer saber mais sobre os benefícios da aplicação desse conceito em uma organização? Continue lendo e veja o que preparamos sobre ele!

O que é modelagem de processos?

Ela consiste em um grupo organizado de atividades, projetado para proporcionar um determinado resultado para um cliente, um mercado ou uma empresa. Para tanto, as atenções são centradas na forma como o trabalho é executado no negócio, buscando reestruturar ou modelar processos para que tenham desempenho superior. Para entender melhor, é preciso saber os elementos que compõem processos:

  • evento — um acontecimento que começa a realização de um fluxo (inicial), que impacta o comportamento dele (intermediário) ou que encerra o próprio processo (final);
  • entradas e saídas, o que envolve os insumos para o processo ser feito (entrada) e os produtos finais gerados no encerramento dele (saídas);
  • atividades — um grupo de ações executadas;
  • recursos, que podem ser físicos e abstratos (como informação), integrando a realização de cada atividade;
  • agentes responsáveis pelas atividades;
  • regras que geram dependências entre elas.

Normalmente, o gestor de processos é quem tem a atribuição de implantar alterações nos fluxos de trabalho. Além dele, há os stakeholders, partes interessadas na empresa e que, no caso, também têm algum interesse em seus processos. Por exemplo, clientes, fornecedores, distribuidores etc.

Qual é a diferença entre modelagem e mapeamento de processos?

Ambos dividem processos em partes menores para analisá-los. No entanto, o mapeamento de processos está restrito a avaliar e descobrir como eles funcionam, identificando atribuições e procedimentos que os compõem.

Ele tem o propósito de encontrar todos os detalhes sobre o funcionamento da própria empresa, materializando esse conhecimento em forma de uma documentação organizada, que pode conter fluxogramas, relatórios, análises etc. Dessa forma, é possível conhecer pontos fracos, detectar gargalos, prever custos, entre outras atividades.

A modelagem de processos, por sua vez, tem relação com ensaios e projetos realizados para visualizar as possibilidades, positivas ou negativas, que cada processo tende a gerar. Desse modo, envolve a criação de modelos de como eles funcionarão, em busca dos melhores resultados possíveis. A forma como são estruturados pode ajudar, inclusive, a aprimorar o acompanhamento deles, no intuito de descobrir pontos fracos ao longo do tempo.

Qual é a importância da modelagem de processos na indústria?

A modelagem de processos de negócios é geralmente realizada por quem procura aperfeiçoar a eficiência dos processos organizacionais e da qualidade gerada por meio deles.

Graças a isso, é possível tornar a linha de produção mais eficaz, organizar rotinas de manutenção preventiva, obter suporte para automatização de processos, entre outras ações. Além do mais, ela é capaz de contribuir com uma Business Process Management (BPM) ou Gestão de Processos de Negócios.

Esse gerenciamento consiste na prática de sintonizar fluxos de trabalho e metas na proporção em que a organização evolui. Ainda ajuda a estabelecer os estágios para realização de atividades organizacionais, mapeando-os para processos existentes e, em seguida, melhorando-os para que as etapas sejam executadas com maior eficiência.

Aliás, uma curiosidade: segundo a 2ª Edição da Pesquisa Nacional em Gerenciamento de Processos de Negócio, feita pela ABPM, empresas que adotam esse tipo de gestão tem como principal motivador a otimização da produtividade interna e/ou qualidade na visão do consumidor.

O percentual é de 71% para companhias com menos de um ano de introdução ao BPM e de 69% para aquelas com mais de 5 anos. O segundo maior motivador envolve o planejamento estratégico, com 53% para empresas com menos de um ano e 58% para aquelas que já têm mais de 5 anos de introdução ao sistema.

A modelagem de processos não só contribui para esse tipo de gestão, como pode ser peça importante para que ela tenha êxito.

Como otimizar a modelagem de processos na indústria?

Defina os seus objetivos ao implantá-la

Para começar a modelar fluxos de trabalho, é necessário definir quais objetivos você pretende alcançar com essa metodologia. Deseja melhorar processos existentes? Quer criar procedimentos? Pretende complementar os atuais com etapas mais produtivas?

É preciso responder a essas questões e estruturar os seus objetivos com a modelagem de processos para implantá-la com maior qualidade.

Estabeleça a modelagem de processos com instrumentos adequados para a sua indústria

A modelagem de processos de negócio possibilita a compreensão do funcionamento geral da empresa, já que permite entender como são executadas as atividades que integram cada processo. Esse, por sua vez, é estruturado do começo até que o seu objetivo seja alcançado. Além disso, para montar o projeto de modelagem de processos, é preciso dos seguintes elementos:

  • método: envolve a sequência de etapas para levantamento e organização das informações que comporão os processos;
  • meta-modelo: grupo de informações a serem modeladas;
  • ferramenta ou solução tecnológica: serve de apoio para a documentação das informações;
  • notação: fase em que processos são identificados e projetados. Compreende regras e símbolos para representar informações. Uma metodologia de ilustração de processos é a Business Process Modeling Notation (BPMN), ou Notação de Modelagem de Processos de Negócio. Ela agrega fluxogramas, diagramas similares e ícones padronizados para se desenhar fluxos de trabalho;
  • modelagem correta conforme o tipo de indústria: isso significa que é preciso analisar quais modelos de processos correspondem a sua fábrica, a fim de utilizar aqueles de maior excelência.

Há ainda a abordagem a ser adotada, top down ou bottom up. Na primeira, modela-se “de cima para baixo”, isto é, parte-se de uma visão do todo organizacional para depois detalhar cada processo de nível macro. Já na segunda, modela-se de “baixo para cima”, isto é, compreende-se os processos de forma detalhada para depois chegar a uma visão macro do negócio.

Desenvolva a cultura orientada a processos

É importante desenvolver uma cultura empresarial voltada a processos, inclusive, se possível, com a adoção de uma Gestão de Processos de Negócios (BPM). Quanto mais focada na forma como os fluxos de trabalho se desenvolvem, mais compatível à modelagem de processos tende a ser a empresa.

Envolva decisores de todos os times: da produção à administração

Para obter o máximo dos processos a serem modelados, é fundamental contar com a participação de colaboradores, tanto líderes quanto liderados. Por estarem acostumados à maneira como os fluxos de trabalho são realizados, eles podem apontar mais facilmente gargalos e até sugerirem melhorias.

Invista nas ferramentas certas para a implantação

O emprego de tecnologia é um passo importante para o desenvolvimento de modelos de processos de negócio eficientes. Para isso, é importante contar com um software Enterprise Resource Planning (ERP), que agregue o maior número de atividades, etapas e fluxos de trabalho para consultas e análises.

Você ainda pode complementar as funcionalidade do seu ERP, adotando um sistema baseado na metodologia BMP. Ele contribui para que todos os tipos de funções organizacionais sejam integrados. Isso pode se estender até os existentes no atendimento ao cliente e na relação com fornecedores. Outra vantagem de um sistema BPM é que produz indicadores de desempenho que ajudam a monitorar os fluxos de trabalho.

Como visto, a modelagem de processos é essencial para organizações que desejam aperfeiçoar a maneira como as suas atividades internas são executadas. Com a reconfiguração de etapas ineficientes e a melhor distribuição de recursos visadas por essa abordagem, você poderá melhorar a forma de a sua empresa operar e de ser gerida. Consequentemente, os seus resultados tendem a ser impactados positivamente.

Agora que você já sabe sobre a modelagem de processos, aproveite e conheça uma solução BPM que pode ajudar a sua empresa a aperfeiçoar os seus fluxos de trabalho!

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