Entenda o ciclo operacional e sua importância para o empreendimento

Equipe TOTVS | 19 julho, 2022

Monitorar o ciclo operacional e o ciclo financeiro é essencial para o desenvolvimento do negócio. 

Entender como eles funcionam é fundamental para que o empreendedor esteja atualizado sobre o andamento dos processos e, dessa forma, consiga otimizar a produção. 

Toda empresa é muito impactada pelo seu ciclo das operações, assim como pelo ciclo financeiro, por isso é importante saber gerenciá-los da maneira correta.

Ao longo deste artigo, vamos compreender pontos que vão ajudar diretamente no planejamento e na coordenação dos ciclos, como:

  • por que ter ciclos menores é importante para o seu negócio;
  • diferenças entre ciclo financeiro e operacional;
  • como calcular os dois ciclos no seu negócio;
  • impactos no fluxo de caixa da empresa;
  • dicas para gerenciar os ciclos.

Siga a leitura com a gente e aproveite o conteúdo exclusivo!

O que é o ciclo operacional de uma empresa?

Todas as operações, desde a compra da matéria-prima até a venda do produto ao cliente, compõem o ciclo operacional de uma empresa. 

Portanto, podemos dizer que esse ciclo engloba todas as fases da operação de um negócio, incluindo também o monitoramento da saúde financeira.

No caso das empresas que não fabricam seus produtos, o ciclo se inicia na compra da mercadoria. 

Como esse ciclo funciona?

De maneira geral, o ciclo operacional começa a partir do momento da aquisição de mercadoria ou de matéria-prima. 

A próxima etapa é a produção (caso haja), depois a estocagem e, por fim, o pagamento da venda pelo consumidor final.

Esses estágios compreendem todo o período entre os investimentos e o recebimento; por isso, o processo está diretamente conectado ao ciclo financeiro, como veremos mais adiante neste artigo. 

Contudo, vale destacar que não existe uma regra engessada para esse processo, uma vez que ele une toda a cadeia operacional de uma empresa.

Organizações de diferentes setores e tamanhos terão operações distintas entre si, por isso a relação de cada etapa é algo muito particular. 

Independente dessas diferenças, o entendimento do ciclo é fundamental para o sucesso dos negócios.

Para que serve o ciclo operacional?

O ciclo operacional tem papel fundamental na análise de desempenho e no gerenciamento da empresa, independente do tamanho do negócio.

Ele é o responsável por identificar o tempo investido para que as operações sejam concluídas, permitindo assim o desenvolvimento de ações com foco na otimização de processos e aumento da produtividade.

Veja algumas ações importantes deste ciclo dentro de uma empresa:

Na prática, tudo isso contribui para reduzir o tempo dos ciclos de uma empresa, garantindo um processo operacional mais eficiente e ágil sem perder a qualidade.

Como calcular o ciclo operacional?

O cálculo do ciclo operacional é relativamente simples e pode ser feito, inclusive, por meio de softwares. 

Para isso, basta somar o prazo médio de recebimento da venda com o de estocagem, conhecido também como ciclo econômico

Quanto menor for este número, melhor para o desenvolvimento do empreendimento.

O cálculo do prazo médio de estocagem é feito a partir da divisão entre o giro de estoque (número de vezes em que o estoque é renovado) e a quantidade de dias no ano, ou seja, 365. 

Já para obter o prazo médio de recebimento da venda, é preciso dividir a receita líquida da empresa por 365. O resultado dessa conta deve ser dividido pelo número médio de clientes anuais.

Os dois resultados devem então ser somados para chegar ao período gasto entre o início e a conclusão dos processos operacionais.

Para entendermos melhor como funciona o ciclo operacional e sua fórmula na prática, vamos a um exemplo.

Imagine que uma loja de roupas identificou um prazo médio de estocagem de 20 dias, e prazo de recebimento de 15 dias.

A partir desses resultados, podemos fazer o cálculo do ciclo operacional com uma simples soma:

20 + 15 = 35

Conforme indica a soma, o tempo de ciclo registrado por esta empresa é de 35 dias. 

Ciclo operacional: exemplo

Para compreendermos o funcionamento do ciclo de forma mais aprofundada, vamos trazer outro exemplo.

Ainda pensando na loja de roupas, imagine que ela apresenta os seguintes índices:

  • Prazo Médio de Recebimento (PMR): 60 dias;
  • Prazo Médio de Pagamento (PMP): 10 dias;
  • Prazo Médio de Estoque (PME): 20 dias;
  • Ciclo operacional: 90 dias.

Apesar de ter um prazo curto de PME, essa empresa tem um prazo médio de pagamento muito menor do que o de recebimento. 

Isso indica que os gestores podem ter problemas com o pagamento de fornecedores, uma vez que a entrada de recursos demora mais do que o prazo previsto para a saída de valores.

Por outro lado, se o PMR fosse menor, de 30 dias, por exemplo, e o PMP fosse de 50 dias, a empresa teria um ciclo mais equilibrado, mesmo que isso demandasse um período operacional maior.

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Qual a diferença entre o ciclo operacional e o financeiro?

Já sabemos o que é ciclo operacional, mas qual a diferença entre ele e o ciclo financeiro?

Essa resposta é bem simples: o operacional está focado nas operações executadas na empresa.

Por outro lado, o ciclo financeiro foca no tempo compreendido a partir do gasto com a produção até o recebimento do valor total das vendas.

Os dois se relacionam, uma vez que o ciclo financeiro faz parte do operacional e, por isso, ambos são complementares  em uma organização. 

Juntos, eles têm a função de trazer equilíbrio para o processo empresarial, mantendo todas as etapas bem alinhadas. 

Entender a correlação entre esses dois ciclos e a importância deles para o funcionamento do seu negócio é fundamental para analisar a situação da empresa como um todo.

Como funciona o ciclo financeiro

No ciclo financeiro falamos especificamente sobre o dinheiro investido com os fornecedores e o retorno disso após as vendas. 

Ou seja, todo o caminho percorrido pelo dinheiro nos processos empresariais até o destino final.

Também conhecido como ciclo de caixa, esse período deve ser curto para não gerar dívidas e manter a saúde financeira da empresa. 

Como calcular o ciclo financeiro

Para fazer esse cálculo, basta subtrair o ciclo operacional do prazo médio de pagamento a fornecedores. 

Dessa forma, você terá um retorno melhor sobre o seu investimento.

Vamos trazer o exemplo da loja de roupas novamente. Como já sabemos, o período operacional da empresa é de 35 dias.

Aqui, vamos imaginar que o prazo médio de pagamento aos fornecedores é de 5 dias. Com isso em mente, podemos calcular o ciclo financeiro da seguinte forma:

35 – 5 = 30

Assim, entendemos que o ciclo de caixa deste estabelecimento é de 30 dias. Na prática, isso significa que, a cada 30 dias, a loja deve ter disponível o valor necessário para pagar seus fornecedores.

Como controlar o ciclo financeiro

Fazer uma boa gestão do ciclo financeiro é importante para garantir a fluidez em todos os processos operacionais da empresa. 

O primeiro passo para manter um controle eficiente deste ciclo é fazer um estudo de mercado e entender qual é a situação financeira do seu negócio.

A partir dessa análise, você consegue verificar as principais necessidades e demandas financeiras, e assim definir o melhor caminho para estabelecer um equilíbrio econômico.

Com isso, você evita o ciclo negativo, que pode trazer prejuízos além do financeiro, impactando todo o operacional.

Veja outras dicas para otimizar o controle do ciclo de caixa:

  • ampliar o prazo de pagamento a fornecedores;
  • reduzir prazo de pagamento dos produtos;
  • otimizar a gestão de estoque.

O que é o ciclo econômico?

Além do ciclo financeiro e operacional, existe ainda o ciclo econômico, que está diretamente relacionado ao ciclo de vendas.

Isso porque ele corresponde ao tempo de permanência de um produto no estoque, contado desde a aquisição ou produção da mercadoria até a sua venda.

O cálculo deste ciclo é fundamental para entender os valores investidos na gestão de estoque, visto que produtos armazenados também geram custos para a empresa.

Neste caso, o ciclo econômico é medido a partir do prazo médio de estocagem e contribui para encontrar os produtos com maior peso sobre a lucratividade do negócio.

Dessa forma, podemos dizer que este ciclo está ligado aos outros dois já apresentados aqui, sendo todos inerentes ao funcionamento da organização.

Por que é importante entender esses ciclos?

Ao entendermos cada ciclo, conseguimos visualizar também a relação entre eles e a importância na gestão de uma empresa.

Mesmo se tratando de processos diferentes, é nítido o impacto de ciclos bem estruturados para a saúde financeira do negócio, que é um dos principais pilares para que a operação siga funcionando.

Tanto o ciclo financeiro quanto o econômico e o operacional têm papel fundamental para o desenvolvimento da organização, por isso é importante conhecer a aplicação de cada um deles.

Compreender as diferenças e a correspondência entre eles é um grande passo para elevar o nível do seu negócio e conquistar novos patamares de competitividade no mercado.

Colocando o conhecimento em prática na administração da sua empresa

Muito além de ampliar seus conhecimentos sobre os três ciclos empresariais, é importante colocar toda a teoria em prática. Só assim os resultados poderão ser observados.

Um ponto crucial neste momento é não agir impulsivamente, mas sim fazer análises e planejamentos bem estruturados para, dessa forma, criar estratégias mais eficientes.

Baixar os preços para aumentar as vendas, por exemplo, pode não ser uma ação tão efetiva quanto parece. 

Se você fizer isso sem nenhuma análise, pode prejudicar a margem de lucro da empresa e acabar gerando prejuízos financeiros.

Fora isso, listamos outras dicas que vão ajudar na hora de levar todo o conhecimento para a prática:

  • muitas vezes a compra à vista pode resultar em um ciclo financeiro maior, então análise este ponto antes de oferecer descontos para o método de pagamento;
  • seja realista com os prazos, tanto com clientes quanto com fornecedores;
  • planeje o capital de giro da empresa;
  • controle a retirada de caixa.

Que impacto tem o ciclo operacional no fluxo de caixa?

Há um impacto direto do ciclo operacional no fluxo de caixa, já que ele influencia a capacidade do empreendimento em custear a produção.

Isso porque, ao adquirir produtos ou matérias-primas, ainda não há lucros. Ou seja, as despesas geradas pela primeira etapa do ciclo só serão pagas ao final. 

Sendo assim, o capital de giro deve ser bem planejado para que o período operacional ocorra tranquilamente nessa primeira fase. 

Para isso, ter um bom relacionamento com fornecedores, que permita a negociação de prazos de pagamento, é de grande ajuda. 

Quanto mais se puder estender os pagamentos e adiantar o recebimento das vendas por meio de pagamentos à vista, melhor.

A importância de ter ciclos menores

Quando uma empresa inicia suas operações, ela necessita de investidores para a compra e produção da mercadoria. 

Há um prazo para ser feito o pagamento para esses investidores, e isso só pode ocorrer após o recebimento das vendas. 

Por isso, o ciclo operacional e financeiro deve ser o mais curto possível.

É preciso levar em conta que, após a produção, existe um tempo de estocagem. Esse tempo é muitas vezes subestimado pelos empresários, mas pode impactar o negócio de modo geral. 

Não é recomendado que a estocagem seja longa, portanto, as vendas precisam ocorrer o quanto antes.

No caso do prazo médio de estoque de mercadoria, pode-se reduzir o preço dos produtos para que a venda seja mais rápida. 

A não ser que haja um longo prazo para pagamento dos fornecedores, essa pode ser a medida ideal. 

Nesse sentido, seria necessário um estudo da margem de diminuição de valor para que ainda haja lucro.

O ciclo operacional e a gestão de estoque

Como vimos ao longo deste conteúdo, a gestão de estoque é parte importante do tempo operacional de uma empresa.

Isso significa que um tem impacto direto no outro. Se os produtos estão parados no estoque por muito tempo, pode ser uma indicação de que o ciclo não está fluindo corretamente, por exemplo.

Na prática, o estoque parado é sinônimo de dinheiro parado: custos com aluguel e manutenção do espaço estão investidos em mercadorias que não geram retorno para você.

Ou seja, em vez de lucrar, você está tendo prejuízos. Isso revela um ciclo nada saudável, que apresenta gargalos em alguma etapa. 

Por isso, é de suma importância que gestão de estoque e ciclo operacional andem lado a lado.

Com um bom controle do estoque, toda a demanda é atendida e os processos de venda podem ser aprimorados, o que impacta diretamente na eficiência e na saúde financeira da empresa.

Como o ciclo operacional e o financeiro se aplicam nas pequenas empresas?

Independente do tamanho da empresa, o acompanhamento dos ciclos financeiro e operacional é uma tarefa indispensável.

Contudo, é importante adaptar as estratégias de acordo com as necessidades de cada negócio.

No caso das pequenas empresas, por exemplo, é indicado uma análise periódica dos ciclos, com foco nas mudanças estratégicas no curto prazo. 

Se a sua empresa ainda não tem nenhum ciclo estruturado, a dica é começar pelo financeiro, implementando as ações aos poucos.

Comece sempre analisando o momento financeiro da sua empresa para entender as demandas e então estruturar um plano de ação.

Após organizar o ciclo financeiro, faça uma avaliação do operacional e comece a implementar processos nesta área também.

Como ter uma gestão eficiente do ciclo operacional e financeiro?

Ter uma gestão eficiente dos ciclos é o grande objetivo para ser bem sucedido, mas pode parecer uma tarefa desafiadora a princípio.

Para ajudar nessa estruturação, separamos algumas práticas valiosas que você pode aplicar no seu negócio e que vão fazer toda a diferença no controle do ciclo financeiro e operacional.

Confira as dicas a seguir.

Tenha um planejamento orçamentário bem estruturado

Sem um bom planejamento orçamentário, todos os ciclos do seu negócio são afetados, visto que ele é uma das bases para a gestão financeira

Já quando esse plano está bem estruturado, é possível ter uma visão clara das receitas e dos gastos da empresa.

Dessa forma, é possível estabelecer um equilíbrio entre entradas e saídas, evitando gastos desnecessários e criando oportunidades de investimento focadas no aprimoramento do negócio.

Adiante o prazo de recebimento de suas vendas

O adiantamento do prazo de recebimento das vendas é uma das estratégias mais efetivas para reduzir o tempo do ciclo financeiro.

Já falamos neste artigo sobre a importância de reduzir o ciclo financeiro, mas vale ressaltar que, com isso, a saúde financeira do seu negócio é mantida.

Além disso, adiantar o recebimento das vendas também contribui para agilizar e otimizar o capital de giro da empresa.

Negocie o prazo de pagamento com os fornecedores

Negociar um prazo de pagamento maior com os fornecedores também é uma prática que facilita o gerenciamento do ciclo.

Dessa forma, a empresa tem o tempo necessário para receber os valores de venda e então pagar os parceiros, sem prejudicar o fluxo de caixa. Assim cria-se um ciclo mais sustentável.

Para conseguir estender esse prazo, ter um bom relacionamento com os fornecedores é importante.

Conte com a tecnologia

A tecnologia tem se tornado uma grande aliada dos mais diferentes segmentos, atendendo a todos os setores de uma empresa com soluções voltadas para a otimização de processos internos.

Nos ciclos operacionais e financeiros isso não é diferente. Com tantas etapas envolvidas em cada ciclo, as ferramentas de automação e gestão empresarial são de grande ajuda.

Um software de ERP, por exemplo, permite centralizar o controle de diversos processos em um só lugar, facilitando o gerenciamento de ciclos.

Além disso, o uso das soluções tecnológicas aumentam a produtividade da empresa e possibilitam que os gestores foquem em outros pontos de desenvolvimento, sem precisar se dedicar tanto às atividades que podem ser automatizadas.

Ciclo operacional: dúvidas frequentes

Antes de finalizar este conteúdo, vamos responder mais algumas dúvidas frequentes sobre as etapas operacionais de uma empresa.

Confira a seguir quais são esses questionamentos e amplie ainda mais o seu conhecimento sobre o assunto para aplicar na gestão do seu negócio.

Quais os elementos do ciclo operacional?

Existem três elementos básicos nos ciclos operacionais das empresas, são eles:

  • Prazo Médio de Recebimento;
  • Prazo Médio de Pagamento;
  • Prazo Médio de Estoque.

Na prática, o Prazo Médio de Estoque está diretamente relacionado ao ciclo econômico, enquanto o Prazo Médio de Pagamento e o de Recebimento estão ligados ao ciclo financeiro.

Entretanto, como vimos neste artigo, os três ciclos estão diretamente conectados e, portanto, os elementos são coincidentes entre eles. 

Como fazer a análise do ciclo operacional?

Uma vez entendidos os elementos principais dentro desse ciclo, é importante saber como analisá-los. 

É a partir dessa análise que você pode compreender a situação do seu negócio e então implementar ações realmente efetivas.

Além de aplicar a fórmula do ciclo operacional, é fundamental acompanhar os KPIs da empresa para conferir o desempenho das ações estratégicas aplicadas.

O ciclo operacional é de quantos dias?

Não existe um tempo padrão para os ciclos operacionais, pois eles podem variar de acordo com a estrutura de cada empresa.

Para saber o período operacional do seu negócio, lembre-se de aplicar o cálculo compartilhado neste conteúdo.

A fórmula soma o ciclo econômico com o Prazo Médio de Recebimento para identificar a duração do operacional.

Quanto menor o ciclo operacional, melhor?

Tecnicamente, quanto menor o ciclo, melhor para a sua empresa. Uma vez que esse período representa o tempo entre o investimento e o recebimento, essa lógica é muito válida.

Como os softwares podem ajudar seu negócio

Com um software de gestão, é possível monitorar as operações de uma empresa. Inclusive, ele pode ajudar também a calcular o ciclo operacional. 

Isso facilita o controle de todos os ciclos, o que, por sua vez, possibilita o desenvolvimento do empreendimento.

Essa solução permite uma melhor organização do negócio, além de uma gestão de  estoque eficaz para evitar o excesso ou a falta de produtos, otimizando os custos neste ponto.

Tudo isso dá ao empreendedor a oportunidade de analisar melhor o período operacional de uma empresa e tomar decisões mais assertivas.

Entenda mais sobre as vantagens de adotar um sistema de gestão empresarial no tópico a seguir e saiba como essa solução pode ajudar a desenvolver seu negócio, a partir da otimização de processos dentro da empresa.

ERPs da TOTVS

Como vimos acima, o software de gestão empresarial é um grande aliado no cálculo e no acompanhamento do período operacional. 

Ter acesso a uma ferramenta com funcionalidades completas, como é o caso dos ERPs da TOTVS, possibilita unir a gestão financeira, de estoque e de compras em um mesmo lugar.

Isso economiza tempo e reduz os custos no dia a dia, além de trazer mais eficiência aos processos. 

A TOTVS ainda oferece aplicações para potencializar o seu ERP, como o sistema de planejamento orçamentário, que é parte fundamental dos ciclos de uma empresa.

Vale destacar também que os softwares contam com uma tecnologia altamente configurável, capaz de atender a negócios de diferentes tamanhos.

Aumente a eficiência dos ciclos da sua empresa com os ERPs da TOTVS!

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Conclusão

Neste artigo, entendemos como funcionam os três ciclos de uma empresa: o econômico, o financeiro e o operacional.

Como vimos, cada um deles tem processos e focos diferentes, mas estão interligados e são inerentes ao funcionamento de qualquer negócio, independente de segmento ou tamanho.

Ao longo do conteúdo, compartilhamos com você a importância desses ciclos e explicamos como fazer os cálculos para avaliar a duração deles dentro da sua organização.

Muito além da teoria, é importante pensar na prática. Por isso, trouxemos algumas dicas que vão ajudar você a implementar os ciclos de maneira eficiente na sua gestão.

Aproveite todas as informações e otimize cada vez mais o seu negócio com o auxílio das soluções da TOTVS!

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