Cláudio, dono de uma pequena cafeteria, viu seu negócio crescer muito rápido e nunca se deu ao trabalho de implementar um controle financeiro efetivo na empresa, mantendo as contas corporativas e pessoais misturadas, sem acompanhar entradas e saídas.
Nesse processo, ele não conseguia entender porque sempre terminava o mês no vermelho, mesmo com a crescente movimentação no café.
Pessoas como Cláudio subestimam o poder de uma boa gestão financeira e, por isso, podem perder a oportunidade de sucesso que está bem à sua frente.
Se, ao contrário de Cláudio, você quer atuar de maneira estratégica para garantir a lucratividade e o crescimento sustentável do seu negócio, acompanhe a leitura deste guia sobre controle de finanças empresariais.
Afinal, o que é controle financeiro?
O controle financeiro é o processo de planejar, organizar, monitorar e avaliar as atividades financeiras de uma pessoa ou organização. No contexto empresarial, é um passo fundamental para manter a eficiência das operações financeiras do negócio.
Para que esse controle seja realizado, é necessário aplicar diferentes práticas e procedimentos para acompanhar todas as movimentações financeiras da sua empresa.
Isso inclui organização, disciplina, conhecimento do mercado e o auxílio de ferramentas adequadas, que podem se tornar grandes aliadas na otimização das finanças corporativas.
Qual a importância do controle financeiro empresarial?
No universo corporativo, o controle das finanças é um passo indispensável para o sucesso de qualquer empresa – é a base para garantir um fluxo eficiente (e lucrativo) das operações.
Esse controle permite que você tome decisões informadas, aloque recursos de forma eficaz e conduza a sua empresa para as melhores oportunidades de negócios.
Outras vantagens que um controle bem estruturado traz para a empresa incluem:
- maior previsibilidade financeira;
- maior segurança nos investimentos;
- visão clara da saúde financeira do negócio;
- definição de orçamentos alinhados à realidade financeira;
- gerenciamento mais eficiente de outros setores da empresa.
Sem uma gestão financeira eficiente, a empresa pode enfrentar problemas como falta de capital de giro, endividamento, desperdício de recursos e perda de competitividade no mercado ou até mesmo falência em casos mais complexos.
Como ter controle financeiro do negócio? 12 dicas
O controle financeiro envolve sim muitas atividades e cuidados no dia a dia, mas isso não é desculpa para não colocá-lo em prática.
A primeira regra desse processo você já deve estar cansado de ouvir: separar as finanças pessoais das empresariais.
Esse passo, fundamental em qualquer negócio, evita a mistura dos recursos e, principalmente, protege o caixa da empresa e previne o comprometimento dos lucros.
Além dessa dica de praxe que não poderíamos deixar de relembrar, separamos outras 12 ações práticas para você implementar na sua rotina empresarial e garantir uma boa gestão financeira sem estresse. Confira a seguir.
1. Controle o fluxo de caixa
Acompanhar o fluxo de caixa diariamente, verificando as entradas e saídas de dinheiro, é uma forma de identificar possíveis falhas ou até mesmo oportunidades de melhoria para ampliar lucratividade.
Esse é o primeiro passo para um controle eficiente, uma vez que é a técnica responsável por registrar qualquer movimentação financeira da empresa, independente do valor.
Com ele, é possível garantir dinheiro em caixa para investimentos ou pagamento de despesas, o que evita as dívidas.
Realizar o controle diário facilita o registro de informações e reduz as chances de erros na descrição dos dados. O processo demanda tempo e atenção, mas pode ser automatizado com o auxílio de tecnologias como sistemas de gestão financeira.
2. Calcule o capital de giro
O capital de giro é a quantia que um negócio precisa para manter sua operação funcionando normalmente.
Isso engloba os valores em caixa, aplicações financeiras, contas a receber e outros ativos existentes.
Calcular e controlar esse índice é um dos principais pilares para manter não apenas a saúde financeira da empresa, mas também o fluxo operacional.
O cálculo é feito a partir da soma dos ativos, que deve ser subtraída da soma dos valores relacionados às despesas empresariais, como fornecedores, impostos e pagamento de salários e benefícios aos colaboradores.
É importante considerar o capital de giro nas tomadas de decisões, como expansão do negócio, investimentos ou inovações de produtos, por exemplo.
3. Avalie o orçamento disponível
O orçamento empresarial é outra ferramenta importante dentro do controle financeiro. Ele é a base para projetar despesas futuras e, principalmente, planejar esses gastos de forma estratégica.
A partir dessa ferramenta, que pode ser utilizada de forma mensal, semestral ou anual, é possível avaliar quanto a empresa tem disponível para cobrir as despesas, identificar chances de investimento ou até mesmo a falta de fluxo de caixa.
No cenário presente, o orçamento também serve como guia para visualizar as condições econômicas atuais do negócio.
4. Quite as obrigações da empresa
Existem despesas que fazem parte do mundo empresarial, como os impostos, que devem ser pagos em dia para evitar não apenas problemas financeiros, mas também fiscais.
O ideal é planejar esses pagamentos por meio de cronogramas com as datas de vencimento especificadas, assim como valores e processos burocráticos necessários.
Essa organização simplifica a rotina e impede a falta de cumprimento dos deveres fiscais do seu negócio.
Além disso, procure negociar com fornecedores e clientes, buscando melhores condições de pagamento, prazos e descontos.
Isso ajuda na organização financeira e impede que você acabe se embolando nos pagamentos ao longo do mês, gerando atrasos ou mesmo dívidas que podem prejudicar seu negócio.
5. Corte despesas desnecessárias
Muitas despesas podem parecer essenciais, mas, com uma análise dos índices financeiros, é possível identificar que a realidade não é bem assim.
Lembra da cafeteria do Cláudio apresentada logo no início deste conteúdo?
Vamos usá-la como exemplo rápido para entender esse processo na prática.
Ao implementar ações eficientes de controle financeiro, o cenário da cafeteria mudou. Cláudio agora sabe quanto gasta com cada grão de café e quantos expressos vendeu ao longo do dia.
Com isso, ele conseguiu identificar o motivo para o lucro abaixo do esperado: ele estava investindo muito em ingredientes para tortas com demanda muito baixa.
Nesse caso, os ingredientes utilizados nas tortas que ficam paradas no balcão são despesas desnecessárias.
Ao eliminar esse item do cardápio, Cláudio pode evitar o prejuízo financeiro e redirecionar o investimento para outro artigo mais vendido, como os expressos, por exemplo, garantindo até um lucro acima do esperado inicialmente.
6. Separe custos fixos e variáveis
Para controlar as movimentações financeiras do seu negócio, é preciso entender de onde elas vêm e como elas funcionam.
O primeiro passo para isso é entender a diferença entre custos fixos e variáveis:
- custos fixos: impactam diretamente no funcionamento do negócio e se repetem mensalmente, como aluguel e salários;
- custos variáveis: nem sempre tem um impacto sobre o fluxo operacional e apresentam valores variáveis ou são cobranças pontuais, como horas extras dos colaboradores e matérias-primas.
Separar essas duas categorias é uma forma simples, mas muito eficiente, de organizar as despesas da empresa.
A partir dessa organização, é possível fazer uma análise estratégica dos gastos e observar o que pode ser enxugado para melhorar a saúde financeira do negócio.
7. Planeje as entradas e saídas
Sim, é possível planejar as entradas e saídas do seu negócio e o primeiro passo você já deu ao colocar em prática a dica anterior.
Ao organizar as despesas, descreva as datas de vencimento e os valores dos custos fixos – busque projetar também os valores dos custos variáveis para deixar o planejamento mais completo.
Esse processo contribui para evitar atrasos e multas nos pagamentos, que podem desequilibrar o fluxo de caixa.
Por isso, é importante fazer um planejamento orçamentário, definindo metas, custos, receitas e investimentos para um determinado período.
8. Faça projeções financeiras
Falamos sobre projeções financeiras em itens anteriores, mas vale dedicar um tópico exclusivo para abordar essa dica.
As projeções são uma forma de garantir maior previsibilidade financeira para a sua empresa e, como consequência, evitar aquelas situações inesperadas que costumam gerar grandes prejuízos para o orçamento empresarial.
Com o monitoramento das finanças, fica mais fácil avaliar um cenário futuro e, dessa forma, desenvolver um planejamento estratégico pautado em dados para lidar com o que vem pela frente.
As informações geradas pelo planejamento e controle financeiro, por exemplo, podem ser utilizadas para otimizar processos nessa e em outras áreas da empresa, assim como aumentar a lucratividade.
9. Registre todas as transações
Registrar todas as movimentações financeiras, usando ferramentas como planilhas, softwares ou aplicativos, facilita a organização e a visualização dos dados.
Do saco de lixo comprado para as lixeiras do escritório até o investimento em novos computadores para melhorar o atendimento ao cliente: tudo deve ser cadastrado.
É esse monitoramento minucioso que garante uma análise assertiva das entradas e saídas, que reflete em um bom planejamento financeiro.
Para garantir a eficiência desse processo, o controle deve ser realizado, de preferência, assim que a transação acontece para evitar esquecimentos ou registro de dados equivocados.
10. Mantenha uma reserva de emergência
Tão importante quanto definir a quantia para cobrir as despesas do seu negócio, é determinar um montante a ser direcionado para a reserva de emergência da empresa.
Essa reserva ajuda muito em momentos específicos, amortecendo possíveis impactos financeiros diante de cenários que fogem do planejado.
Como o nome revela, essa reserva deve ser utilizada apenas para situações emergenciais – naquele momento de crise inesperada no mercado, por exemplo.
11. Analise os resultados
Analisar os relatórios financeiros periodicamente, como o balanço patrimonial, a demonstração de resultados e o demonstrativo de fluxo de caixa, é um passo fundamental para entender a situação financeira da empresa e tomar decisões baseadas em dados.
Com a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), por exemplo, é possível avaliar se a organização teve lucro ou prejuízo dentro de um determinado período.
Esse é um dos principais indicadores financeiros de um negócio e pode trazer informações relevantes sobre a situação das finanças ao longo do tempo.
Ao lado dele, está o balanço patrimonial, ferramenta de análise que descreve todos os bens ativos e passivos da empresa. Ou seja, é um levantamento detalhado do cenário econômico empresarial em um período.
Indicadores como esses são grandes aliados para visualizar a realidade financeira da empresa, identificar problemas e soluções, bem como novas oportunidades de melhoria.
12. Conte com o auxílio da tecnologia
Controlar as finanças não se trata apenas de anotar o dinheiro que entra e sai da sua empresa, mas também de uma atuação estratégica voltada à otimização dos processos para garantir o crescimento sustentável do seu negócio.
Além do gerenciamento de despesas, as ferramentas de controle financeiro facilitam a previsão e o planejamento a partir da coleta de dados, o que ajuda na gestão de riscos.
A planilha de controle financeira está entre as principais ferramentas de gestão, mas o avanço da tecnologia permitiu o desenvolvimento de soluções mais rápidas, minuciosas e práticas, capazes de automatizar diferentes tarefas.
Por meio dessas soluções tecnológicas, também é possível acompanhar os indicadores financeiros com maior praticidade e obter análises assertivas sobre o cenário corporativo geral.
Sistemas de gestão da TOTVS
Uma das soluções tecnológicas que podem simplificar a sua rotina de controle financeiro é o sistema de gestão da TOTVS.
Como maior empresa de tecnologia do Brasil, a TOTVS desenvolveu softwares para a gestão e automação de processos, incluindo os relacionados à área financeira.
Os ERPs, que apresentam uma plataforma integrada e altamente configurável, oferecem ferramentas para controle do fluxo de caixa, contas a pagar e receber, gestão orçamentária e apuração de impostos.
Além disso, as soluções da TOTVS acompanham o crescimento da empresa, disponibilizando as aplicações necessárias para garantir uma gestão otimizada independente da fase do seu negócio.
Conheça todas as funcionalidades do sistema de gestão da TOTVS e aumente a eficiência do seu negócio
Conclusão
O controle financeiro é um dos pilares para o crescimento sustentável de qualquer negócio, independente de porte ou segmento de atuação.
A ferramenta permite que a empresa tenha uma visão estratégica do seu negócio, identificando oportunidades e ameaças, definindo metas e indicadores e avaliando o desempenho de cada área.
Com o apoio da tecnologia para a aplicação de ações eficientes, como controle do fluxo de caixa, análise de resultados e projeções financeiras, é possível aproveitar inúmeros benefícios, que vão desde a redução de custos até o aumento da lucratividade.
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