Entenda a importância da invoice nas operações internacionais

Se a sua empresa já fez uma transação internacional, você deve ter se deparado com o termo invoice. O documento é fundamental para regulamentar esse tipo de operação comercial, e a falta dele pode gerar problemas com a Receita Federal.

No entanto, como tantos outros processos burocráticos, a emissão desse documento também gera muitas dúvidas para quem está à frente de um negócio.

Para se ter uma ideia, só em 2022, mais de 4 milhões de operações de comércio exterior foram formalizadas, de acordo com a Receita Federal.

Existem algumas exigências a serem cumpridas para registrar as operações entre diferentes países, sejam elas relacionadas a produtos ou a serviços, e o número das transações mostra a importância de entender esses processos.

Ao longo deste conteúdo, você vai entender como funciona essa formalização e quais são as regras para a emissão do documento. 

Aproveite a leitura!

Invoice: o que é?

Para entender o que significa invoice, vale traduzir o termo para o português: na tradução literal, a palavra significa fatura. Ou seja, é um documento que tem a função de registrar as transações comerciais entre diferentes países. 

Semelhante à nota fiscal, o documento formaliza operações de importação e exportação de produtos ou serviços, trazendo todas as informações necessárias para comprovar as condições da negociação.

Para que serve esse documento?

O principal objetivo da fatura é registrar as transações internacionais, mas suas funções vão além disso. Isso porque o documento também serve como um comprovante, mostrando que a operação foi realizada de acordo com a legislação vigente.

Lembra dos dados da Receita Federal compartilhados no início desse conteúdo? Eles indicaram um aumento de 3,36% nas operações de importação e 5,38% nos registros de exportação.

Todas essas movimentações, fundamentais para o avanço de um negócio e da economia de maneira geral, só foram possíveis pela emissão correta da invoice, que exerce caráter oficial sobre os processos.

Por ser uma prova legal do acordo entre vendedor e comprador, ela também comprova detalhes, como o pagamento da negociação e o recolhimento de tributos envolvidos na operação, servindo como proteção para as duas partes.

O documento tem valor legal na etapa de desembaraço aduaneiro e, por isso, é fundamental para a liberação de serviços prestados ou contratados no exterior, bem como para produtos vendidos ou comprados em outros países.

Quem deve emitir a invoice?

O documento deve ser emitido por quem presta o serviço ou vende o produto, uma vez que a função da nota é cobrar uma operação comercial internacional.

Como vimos, a emissão é necessária quando acontece uma transação entre diferentes países, seja ela exportação ou importação. No entanto, a exigência não recai sobre todos os casos.

A obrigatoriedade é ligada às operações com valor superior a 3 mil doláres ou o equivalente em outras moedas. 

Para cobranças inferiores a essa quantia, o documento é opcional, mas indica-se emiti-lo para ter acesso a um comprovante da transação e evitar problemas fiscais no futuro.

Qual a diferença entre invoice e nota fiscal?

Apesar de serem dois documentos que faturam e registram operações comerciais, invoice e nota fiscal apresentam objetivos diferentes. Enquanto a primeira está relacionada a transações internacionais, a nota fiscal representa negociações nacionais.

Por isso, uma não dispensa a emissão da outra. Uma vez que as notas fiscais brasileiras não têm validade fiscal e contábil em outros países, o modelo de fatura internacional torna-se indispensável.

Na prática, um documento serve como complemento do outro nos casos de relações comerciais com o exterior e ambos são importantes para o controle financeiro das empresas.

Enquanto a fatura internacional permite o recebimento do pagamento pela transação, a nota fiscal registra esse processo em território nacional e formaliza a chegada dessa quantia no país.

Quais são os tipos de invoice?

Existem diferentes categorias de fatura comercial, por isso é importante se atentar aos modelos disponíveis em casos de operações internacionais.

Cada modalidade do documento serve para especificar um tipo de transação envolvendo países diferentes e são essenciais para o controle de entradas e saídas de mercadorias. 

Saiba quais são os tipos de documentação existentes e para que servem cada um deles. 

Proforma

Com caráter informativo, o modelo proforma serve para registrar a intenção de compra e venda de um produto, funcionando como uma proposta de transação.

Sendo assim, ele reúne informações gerais da negociação, como detalhes do pagamento, descrição da mercadoria e dados dos envolvidos na operação. 

Commercial 

Enquanto o proforma serve como uma proposta da operação, o modelo commercial registra e formaliza a negociação, transferindo a mercadoria do vendedor para o comprador.

Neste caso, o documento também apresenta informações sobre o importador e exportador, bem como descrição do produto, mas tem caráter oficial, ao contrário do modelo anterior.

Invoice de exportação

Como o nome revela, essa fatura comercial é utilizada especificamente para registrar as operações de exportação de produtos ou serviços, realizadas para fora do Brasil.

O documento deve seguir as legislações aduaneiras e também oficializa a transação. Da mesma forma, existe um modelo destinado a importação de produtos ou serviços. 

Como emitir uma invoice?

O primeiro passo para emitir a fatura comercial é saber que não existe um modelo padrão, por isso os processos podem variar um pouco de uma região para outra.

Como não existe um padrão, você também pode optar por preencher um formulário pronto ou criar o seu próprio modelo. 

Vale apenas se atentar a duas regras importantes. A primeira é que o documento deve ser emitido no idioma do cliente ou em inglês, linguagem utilizada de maneira oficial no comércio exterior. 

A segunda é que o comprovante deve ser lançado em três vias, todas assinadas e carimbadas pelo emissor.

Os principais dados que devem constar no documento são:

• tipo de transporte utilizado na transação;
• nome e endereço do emissor e do destinatário;
• descrição do produto ou serviço em negociação;
• data de emissão e número de registro do documento;
• país de origem e país de destino das mercadorias ou serviços;
• valor unitário, valor total da operação e moeda utilizada na negociação, assim como a forma de pagamento;
• condições e termos de vendas, chamado de Incoterms (International Commercial Terms, ou Termos Internacionais de Comércio, em português).

Além dessas informações, a fatura comercial para operações internacionais também deve detalhar a quantidade, o peso bruto e o peso líquido das mercadorias, bem como os dados da empresa e custos, como o frete internacional.

Se você for o emissor do documento, lembre-se sempre de assiná-lo antes de encaminhá-lo ao comprador.

Como fazer o pagamento da invoice?

Como se trata de uma negociação com o exterior, o pagamento acontece por meio de transferência internacional ou ordem de pagamento. 

Para realizar a operação, é possível usar um banco tradicional que ofereça o serviço ou instituições especializadas nesse tipo de transação, como correspondentes cambiais, por exemplo.

Basta ter em mãos o valor e os dados necessários para envio da quantia, como a conta de destino. Todas essas informações devem estar disponíveis na própria fatura internacional.

Quais são as taxas cobradas?

Ao fazer uma transação comercial internacional, a sua empresa fica sujeita ao pagamento de alguns tributos. Entre eles, o principal é o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras).

Hoje, a taxa de IOF a ser paga nesses casos é de 0,38% sobre o valor da fatura comercial. 

Outra cobrança que pode incidir sobre a operação é o Imposto de Renda. No entanto, o tributo depende da natureza da transação e, por isso, não recai sobre todas as transações.

Há também a taxa cambial, cobrada para o envio do dinheiro ao exterior. Ela pode variar de acordo com a instituição escolhida para realizar a transferência internacional.

Apesar dessas despesas, a boa notícia é que a sua empresa fica isenta de impostos estaduais e municipais, como é o caso do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o ISS (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza).

Modelo de invoice

Como vimos, não existe um modelo padronizado da fatura para operações internacionais, mas existem opções prontas, caso queira simplificar a rotina da empresa.

Veja um exemplo do documento:

Independente do modelo utilizado ou até mesmo criado por você, é importante se atentar às informações que devem constar no documento, destacadas anteriormente neste conteúdo.

Sistemas de gestão da TOTVS

Organizar processos financeiros, fiscais e comerciais não é uma tarefa fácil diante da rotina agitada de uma empresa. 

Cuidar de tudo isso é um desafio para muitos empreendedores, especialmente quando existem operações internacionais envolvidas, que trazem etapas de processos diferentes.

Por isso, contar com um ERP, como os sistemas de gestão da TOTVS, é o melhor caminho para simplificar as operações do seu negócio, manter a saúde financeira e evitar problemas tributários.

Nos sistemas da TOTVS, você tem a oportunidade de encontrar ferramentas para automatizar processos financeiros e fiscais, além de encontrar auxílio com as políticas comerciais.

Conheça todos os benefícios dos sistemas de gestão TOTVS e descubra como eles podem otimizar o seu negócio.

Conclusão

Registrar as operações internacionais é fundamental para garantir a regularidade fiscal, proteger a empresa contra fraudes e comprovar o valor legal das transações.

Essa é a função da invoice, documento que deve fazer parte da rotina do seu negócio, caso você atue com o comércio exterior.

Agora que você já sabe como emitir a fatura e quais informações não podem ficar de fora do registro, é importante organizar os processos internos para evitar problemas de gestão na empresa.

Como vimos, o sistema de gestão da TOTVS pode auxiliar na otimização financeira e fiscal. Para simplificar ainda mais a rotina da empresa, confira nosso conteúdo sobre SIPOC.