Saiba como obter o certificado digital e as vantagens do documento para o varejo

Equipe TOTVS | 08 julho, 2022

O crescimento do varejo no ambiente virtual é inegável, assim como as transformações para atender às demandas desse novo espaço de negociação. Neste ponto, o certificado digital tornou-se uma ferramenta importante.

A busca por segurança no universo online é uma preocupação constante e a certificação chegou como uma forma de garantir a autenticidade das transações eletrônicas.

Criado em 2001, o certificado vem ganhando cada vez mais destaque entre os varejistas, seguindo a evolução da digitalização de processos nos últimos anos.

Sem dúvidas, o documento simplifica a vida dos empreendedores e assegura a proteção em operações importantes realizadas fora do ambiente físico.

Pensando nisso, desenvolvemos este conteúdo para esclarecer algumas questões sobre o assunto, como:

  • quais são os benefícios da tecnologia para o seu negócio;
  • como emitir um certificado para o seu varejo;
  • como funciona o documento digital;
  • tipos de certificados disponíveis.

Aproveite a leitura!

O que é certificado digital? Para que ele serve?

O certificado digital é uma espécie de identidade virtual, válida tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas. 

Ele é o documento responsável por garantir a autenticidade de transações realizadas no meio virtual, funcionando como um comprovante da identidade do autor dessas operações.

Com a digitalização de processos, o certificado é fundamental para manter a segurança das negociações. Além disso, o documento garante a validade jurídica e fiscal das ações.

Na prática, o certificado pode ser utilizado em diversas situações, como:

  • emissão de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);
  • autenticação de transações tributárias;
  • assinatura de documentos digitais;
  • comprovação de identidade.

Esses são apenas alguns exemplos, mas ao longo deste conteúdo você vai conhecer toda a facilidade que o documento traz no dia a dia do varejo. 

Como funciona um certificado digital?

O certificado funciona por meio da tecnologia de criptografia: cada certificação gera uma chave individual e totalmente criptografada com as informações daquela empresa.

Essa chave é exclusivamente associada ao CNPJ ou ao CPF cadastrado naquela certificação, por isso serve como uma comprovação segura da identidade do usuário.

Podemos dizer que ele é um arquivo eletrônico formado pelos dados da empresa ou da pessoa física, além da chave pública criptografada e da assinatura da Autoridade Certificadora.

A Autoridade Certificadora, ou simplesmente AC, é a instituição responsável pela emissão do documento. 

Como veremos neste conteúdo, existem várias Autoridades que disponibilizam esse serviço, mas é importante que elas sejam devidamente autorizadas. 

Quais são os tipos de certificado digital?

De maneira geral, temos dois tipos principais de certificados:

  • e-CNPJ: mais comum, é uma versão online do CNPJ e garante a autenticidade de assinaturas digitais, assim como de operações de pessoas jurídicas;
  • e-CPF: normalmente utilizado por pessoas físicas, funciona como a representação virtual do CPF. 

Existe ainda o NF-e, utilizado para a emissão de notas fiscais eletrônicas, assim como o e-CNPJ. 

A diferença é que o NF-e pode ser emitido para qualquer colaborador da empresa e não necessariamente pelo dono do negócio.

Vale destacar ainda que empreendedores também podem usar o e-CPF para assinar documento com certificado digital, desde que sejam representantes legais da empresa. 

Além desses tipos, é importante saber que existem dois modelos de certificado: o A1 e o A3.

Os modelos têm a mesma função, mas se diferem, principalmente, em relação ao sistema de armazenamento de informações. 

No caso do certificado digital A1, as chaves criptográficas são emitidas e ficam armazenadas diretamente no computador. Isso possibilita a cópia e o uso em mais de um dispositivo.

Já o certificado digital A3 tem as informações armazenadas em uma mídia criptográfica, um cartão inteligente ou um token físicos que não podem ser copiados. 

Qual a melhor opção para varejistas?

Para empresas varejistas, o e-CNPJ é o documento apropriado para garantir a legalidade e a autenticidade das ações realizadas no âmbito digital, como assinaturas digitais ou emissão de NFe.

Aqui, é possível escolher entre o e-CNPJ na categoria A1 ou A3. 

O ideal é considerar as características de cada modelo e as necessidades do seu negócio antes de decidir. 

Se você busca uma solução mais acessível e prática no dia a dia, o modelo A1 pode ser mais eficiente por estar armazenado diretamente no computador. 

Outra vantagem do certificado A1 é a integração com plataformas de emissão de notas fiscais eletrônicas. 

Qualquer empresa de varejo pode usar um certificado digital?

Como falamos, os certificados podem ser emitidos tanto por pessoas físicas quanto por pessoas jurídicas, sem restrições.

No caso das empresas de varejo, é importante esclarecer que o processo de certificação torna-se obrigatório em algumas situações. Veja quais são elas:

  • entrega da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) para empresas com mais de 11 funcionários;
  • para emissão de NF-e, e NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor);
  • em empresas com mais de 5 colaboradores. 

Para quem é MEI (Microempreendedor Individual), a obrigatoriedade pode variar de acordo com a legislação estadual.

Contudo, o microempreendedor pode utilizar essa ferramenta como um complemento para trazer praticidade, segurança e agilidade às transações feitas dentro do ambiente virtual. 

Por que sua empresa deve ter um certificado digital?

O crescimento constante do varejo digital é prova da necessidade de adaptação dos negócios ao ambiente virtual. 

Para se ter uma ideia, uma pesquisa realizada pela Neotrust revelou faturamento recorde dos e-commerces em 2021: foram mais de R$161 bilhões registrados, um crescimento de quase 27% em relação ao ano anterior.

A tendência é que o comércio eletrônico cresça cada vez mais e, com isso, os processos tornem-se ainda mais digitalizados. 

Além disso, vale ressaltar que o certificado é um documento obrigatório para algumas empresas, como explicamos anteriormente. 

Contudo, os motivos para adotar um certificado digital vão muito além de acompanhar as transformações do universo online ou cumprir requisitos regulatórios. 

O documento também traz inúmeros benefícios para empresas do setor de varejo. Confira os principais:

  • diminuição do uso de papel, promovendo sustentabilidade;
  • maior segurança nas transações online;
  • processos mais ágeis e eficientes;
  • redução de custos;
  • menos burocracia.

Como faço para obter o certificado digital para o meu varejo?

O primeiro passo para obter uma certificação digital para o seu negócio é buscar uma Autoridade Certificadora, instituições responsáveis pela emissão do documento.

Essas instituições são autorizadas pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas) e regulamentadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Conheça as principais entidades que disponibilizam o serviço:

  • SERPRO (Serviço Federal de Processamento de Dados);
  • Caixa Econômica Federal;
  • Receita Federal do Brasil;
  • Serasa Experian.

No site do Instituto é possível encontrar a lista completa das Autoridades Certificadoras autorizadas.

Depois disso, entender como fazer certificado digital é muito simples. Uma vez decidida a Autoridade Certificadora, é preciso fazer uma solicitação no portal da instituição.

Lá, será possível encontrar informações como documentos e requisitos necessários para emissão do certificado. 

Após a solicitação, é necessário agendar uma data para o processo de validação dos dados com a AR (Autoridade de Registro). 

Essa validação pode ser feita de maneira presencial ou por videoconferência e serve para confirmar a sua identidade. 

Assim que a verificação de dados for concluída, o certificado já é emitido. 

Como instalar o certificado digital?

Com o certificado emitido, já é possível fazer a instalação do documento para uso nas transações digitais.

No caso do modelo A1, o responsável pelo processo de validação informa as orientações necessárias para baixar o documento no computador logo que a emissão é finalizada. 

Para quem optou pelo certificado A3, o documento é entregue em formato de token ou cartão na própria Autoridade de Registro e você deve retirá-lo pessoalmente.

Vale destacar que não haverá a entrega física caso o certificado seja armazenado na nuvem. Nestes casos, o acesso deve ser feito por desktop ou dispositivo móvel. 

Como saber se o certificado digital está instalado?

Existe uma maneira muito simples para confirmar se o certificado foi instalado corretamente e já está ativo no seu dispositivo. 

Preparamos um passo a passo rápido para que você possa fazer essa confirmação no seu computador, confira:

  • no menu Iniciar do Windows, busque por “Opções da Internet”;
  • na janela aberta, clique na aba “Conteúdo”;
  • em seguida, clique em “Certificados”.

Nesta aba, você terá acesso a todos os certificados digitais disponíveis naquele dispositivo, além de informações sobre o documento, como Autoridade Certificadora responsável pela emissão.

Ainda nesta janela, é possível conferir a data de validade do seu certificado.Você também tem a opção de remover os registros que já ultrapassaram esse prazo de validade.

Qual o custo de um certificado digital?

O certificado é um investimento, por isso um dos questionamentos mais comuns entre os varejistas é em relação ao custo da emissão do documento.

Para esclarecer a dúvida sobre o certificado digital e valor dos documentos é importante entender que isso depende de alguns fatores. 

Entenda o que pode interferir no preço desses registros digitais:

  • autoridade certificadora escolhida para emissão;
  • tipo e modelo do certificado;
  • validade do documento;
  • local de emissão.

Antes de emitir o documento, faça uma pesquisa de preços e busque o melhor custo-benefício para a sua empresa. 

Existe algum certificado digital gratuito?

Não. Como se trata de um produto digital, a emissão do certificado tem um custo, independente do modelo escolhido. 

Isso acontece porque, assim como em qualquer outro produto, toda a infraestrutura e tecnologia aplicada por trás do desenvolvimento desse documento envolve despesas. 

Entretanto, o documento deve ser considerado como um investimento.

Seu valor tem um impacto muito baixo no orçamento da empresa, principalmente quando pensamos em todos os benefícios proporcionados por ele, incluindo a redução de despesas.

Certificado digital tem validade?

Sim, os certificados digitais têm validade. Esse é outro elemento de segurança do certificado e também uma forma de mantê-lo atualizado. 

Quando falamos sobre as diferenças entre os modelos A1 e A3, destacamos o sistema de armazenagem de cada um, mas eles também apresentam períodos de validade distintos entre si.

Enquanto o certificado A1 tem validade de um ano, o A3 tem duração que pode variar entre um a três anos. 

Após o prazo determinado para o tipo de certificado escolhido por você, é preciso renovar os documentos.

O processo de renovação é feito diretamente no site da Autoridade Certificadora que emitiu o documento e também tem um custo. 

A tecnologia como aliada para otimizar suas operações empresariais

Os certificados digitais não são as únicas ferramentas que contribuem para a otimização dos processos dentro de uma empresa.

Assim como eles, existem outras tecnologias que se tornaram grandes aliadas dos empreendedores no gerenciamento diário dos negócios.

O varejo 4.0, por exemplo, é uma realidade e trouxe inúmeros benefícios para a transformação digital do setor. 

Além de trazer praticidade aos processos internos, a inovação possibilitada por as inúmeras soluções tecnológicas reflete diretamente em vantagens competitivas, como:

  • melhoria na experiência do consumidor;
  • aumento na fidelização dos clientes;
  • redução de custos operacionais;
  • crescimento das vendas.

Dentre as principais tecnologias adotadas pelo setor do varejo, o omnichannel é um grande destaque. 

Responsável por integrar diferentes canais de comunicação e de venda, o conceito facilita a gestão do comércio como um todo e trabalha diretamente o relacionamento com os clientes.

TOTVS Omni by Moddo

Pensando sobre a estratégia omnichannel, pode parecer complexo organizar a integração de diversos canais de comunicação, não é mesmo? 

Aqui, a tecnologia exerce papel fundamental na otimização de processos mais uma vez.

Isso porque existem plataformas desenvolvidas especialmente para que o seu negócio possa usufruir de todas as vantagens desse conceito.

O TOTVS Omni by Moddo é a plataforma omnichannel da maior empresa de tecnologia brasileira e traz, por meio de uma interface simples, soluções eficientes para garantir os melhores resultados para o seu comércio.

A ferramenta permite integração com todos os canais de venda, mantendo a comunicação de todos os setores envolvidos nos processos até que o produto chegue nas mãos do consumidor. 

Para simplificar ainda mais, o recurso pode ser utilizado com outro sistema desenvolvido para trazer segurança e mobilidade à gestão de assinaturas digitais: o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Com ele, é possível fazer o controle das assinaturas sem a necessidade de instalar programas no seu computador. 

Além disso, a plataforma disponibiliza acesso a outras soluções integradas do portfólio da TOTVS. 

Dessa forma, você aproveita todos os benefícios que a transformação digital pode trazer para a gestão do seu negócio de maneira completa. 

Transforme o seu negócio digital com o TOTVS Omni by Moddo!

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Conclusão

Neste conteúdo, entendemos como a certificação digital pode trazer benefícios para o setor de varejo, desde a segurança nas transações online até a otimização de processos burocráticos.

Além disso, descobrimos quais são os tipos de certificado e como obter o documento para o seu negócio. 

No dia a dia do comércio, tecnologias como os certificados digitais fazem toda a diferença na produtividade, economia de custos e também na experiência do consumidor final.

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