Como fazer fluxo de caixa no varejo e acompanhar melhor seu negócio

Equipe TOTVS | 29 agosto, 2022

A gestão financeira é uma parte fundamental de toda loja que quer vender mais. Sem mapear suas movimentações, é difícil encontrar estratégias para melhorar os resultados. Mas como fazer o fluxo de caixa?

Para isso, é crucial levar em conta vários aspectos que vão desde o quanto sua loja tem de saldo inicial até o uso de tecnologias complementares que possam auxiliar no processo de vendas.

Se você tem uma loja e quer entender melhor como pode otimizar a previsão das suas receitas e gastos, está no artigo ideal. 

Ao longo do texto, iremos mostrar a você o passo a passo de como criar o fluxo de caixa do seu empreendimento. Boa leitura!

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é um instrumento básico para organizar todas as finanças do seu negócio, com o objetivo de acompanhar todo o dinheiro que entra e sai da sua empresa. 

De forma geral, fazer o fluxo de caixa permite com que uma loja consiga:

  • trazer dados sobre o faturamento e as vendas da empresa;
  • realizar a projeção de valores futuros que podem ser lançados;
  • ter um indicador e um panorama geral da saúde do seu negócio.

Qual a importância de fazer a gestão do fluxo de caixa no varejo?

Para o setor varejista, fazer a gestão de fluxo de caixa é crucial. Sem o monitoramento do que a empresa tem ganhado com suas vendas e gastado com despesas, é difícil tomar qualquer decisão estratégica.

Além disso, para esse setor, o capital de giro é uma das principais formas para que uma loja possa manter a sua solvência, o que revela a sua importância para a visão de futuro econômico da sua loja. 

Basicamente, a solvência é a capacidade que  uma empresa tem de seguir com suas obrigações, ou seja, pagar seus fornecedores – fundamentais para garantir os produtos – e colaboradores, sem deixar de faltar com seu cliente. 

Considerando isso, fazer o fluxo de caixa pode ajudar algumas resolutividades como:

  • contatar o fornecedor de forma antecipada para poder adiar a fatura ou realizar pagamentos fracionados sem multa;
  • negociar a antecipação de recebíveis com uma  instituição financeira ou captar um empréstimo caso seja menor que a multa do fornecedor;
  • adiar pagamento de fornecedores que não aplicam multa e juros nas faturas para priorizar aqueles que o fazem.

Do ponto de vista da competitividade, ainda,  ter uma visão mais abrangente do negócio pode ajudar a empresa a se posicionar melhor no mercado, fortalecendo a marca e aumentando as vendas. 

Como fazer fluxo de caixa? Confira o passo a passo

Agora que você entende como sua loja pode se beneficiar dessa ferramenta de gestão financeira, é importante saber como fazer um bom fluxo de caixa. 

Nesse tópico, vamos trazer toda a teoria para que você possa ter sucesso e acompanhar da melhor forma qualquer movimentação financeira. Acompanhe!

1. Saiba quanto sua empresa possui em caixa

A primeira dica para quem quer saber como fazer fluxo de caixa é entender qual é seu saldo inicial. Essa pode ser uma tarefa bastante desafiadora se sua loja estiver desorganizada.

Quanto mais bagunçado for seu setor financeiro, mais demorado vai ser saber o quanto sua empresa tem em caixa. No entanto, esse esforço é fundamental – e claro, sempre é possível, mesmo que leve mais tempo.

Com esse dado em mãos, você deve levar em conta o período de atualização desse fluxo. Ele pode ser diário, semanal ou mensal. Quanto maior for a frequência, menor será o acúmulo de dados. 

2. Verifique todas as receitas e despesas

O segundo passo diz respeito à definição de todas as suas receitas e despesas. Isso é até anterior à preocupação de colocá-las em categorias. Antes de tudo, você deve listar tudo aquilo que envolve dinheiro e faz parte da sua operação.

Feito isso, você deverá separar tudo que representa um gasto daquilo que representa uma receita. 

3. Categorize as transações do seu negócio

Depois de identificar todas as entradas e saídas, você tem o papel de escolher categorias. Isso é fundamental para fazer com que qualquer pessoa que visualize esse documento possa entendê-lo. 

Separar as atividades de acordo com categorias ajuda a compreender facilmente quais são os principais desafios e as principais facilidades do seu empreendimento.

A opção mais comum para isso é discriminar os gastos mesmo que eles façam parte da mesma categoria, como, por exemplo, todos aqueles que fazem o  seu estabelecimento funcionar.

Você pode colocar uma categoria para água, uma para energia, uma para aluguel e uma para conta telefônica, por exemplo.  A segunda opção mais simples seria uni-los como gastos operacionais, mas seria uma visão menos específica.

4. Comece a preencher todas as entradas

A partir do seu critério de distinção entre as categorias de receitas e gastos, é hora de começar a preencher essa ferramenta de gestão de acordo com a frequência que você determinou.

Como essa ferramenta costuma ter as receitas antes para subtrai-las das despesas, você pode reunir todos os dados relativos à entrada de valores primeiro. 

Aqui vale um lembrete que pode ser a realidade de muitas lojas de varejo: as compras à prazo. Não esqueça de incluir a previsão de recebimento quando ele for parcelado nos meses seguintes. 

5. Registre todas as saídas do período

Com todas as entradas do período em dia, você precisa registrar as saídas referentes a essa mesma janela de tempo.  Com isso, você consegue passar a ver o saldo final para cada categoria.

É a partir daí que você vai começar a ter sua visão de negócio. As saídas são ainda mais importantes pois qualquer erro ou esquecimento vai trazer uma ilusão para sua saúde financeira, ou seja, você vai contar com uma sobra que não há.

Ter o hábito de guardar todos os comprovantes de sua loja também vai ajudar a garantir que nada escape. E, embora você já tenha delimitado todas as categorias de saídas, é comum que imprevistos e urgências aconteçam.   

Dessa forma, pode ser necessário mexer no próprio caixa da empresa para cobri-los e isso vai representar gastos a serem considerados.

6. Faça projeções dos próximos meses

Com a prática constante de atualizar seu fluxo de caixa, você vai passar a usá-lo de forma integral: realizando projeções. 

De acordo com o intervalo de tempo que você optou para preencher essa ferramenta, você vai começar a perceber tendências e situações que se repetem – assim como situações inesperadas. 

Ao identificar essa média de valores, principalmente para gastos, você pode ir colocando esses números para os meses que virão. Muitos fluxos de caixas são divididos de forma que haja uma parte para colocar o “previsto” e o “realizado”.

Dessa maneira, é possível ter uma maior visão de negócio e planejar melhor o quanto é preciso vender para cobrir todas as despesas contínuas.

7. Realize o correto gerenciamento do estoque

Embora não tenha uma relação direta com a ferramenta de gestão que você vai usar, a gestão de estoque influencia diretamente nas suas vendas, que são a principal fonte da sua renda com seu empreendimento.

Se você trabalha com a venda de produtos,  ter mercadorias em excesso é sinônimo de perda de dinheiro. Por essa razão, ter um fluxo de caixa saudável também passa por fazer um bom controle de estoque.

É importante sempre analisar todos os seus produtos, entendendo quais são os mais lucrativos  de acordo com a demanda do seu nicho no varejo. 

Isso vai ajudar você a investir em uma maior qualidade e no momento certo para a compra dos produtos, principalmente em relação aos períodos de pico de venda.

8. Desenvolva boas relações comerciais

Um adendo para o varejo que também vai impactar diretamente no funcionamento do seu negócio é sua ponte com os fornecedores, afinal, são eles que fazem com que seu produto possa ser comercializado.

Ao estar em bons termos com eles, há maior abertura para fazer negociações em relação a prazos que precisam ser modificados em caso de problemas, como baixas sazonais nas vendas.

Além disso, fica mais fácil fazer acordos mediante multas que possam acontecer ou até mesmo conseguir a redução de multas caso haja atrasos. Em suma:  quanto melhor forem suas relações comerciais, melhor será para sua loja.

9. Conte com tecnologia complementar 

Em último lugar, a tecnologia sempre deve ser uma aliada para que você tenha mais ganhos em qualquer parte da sua empresa. Desde sistemas de ERP que podem automatizar tarefas contábeis até a integralização de canais de vendas.

Antes do seu fluxo de caixa, existe a venda. E, sem ela, dificilmente ele será positivo. Há muitos sistemas de varejo que têm auxiliado as lojas físicas e onlines.

Poder ter estoques disponíveis para todos os canais de venda faz toda a diferença no sucesso de uma loja, inclusive, para que seja possível baixar os pedidos para faturar e registrar.

Como fazer fluxo de caixa no caderno?

Para negócios muito pequenos, há quem opte por fazer fluxo de caixa no caderno ou de forma manual.

Para isso, você precisa escolher um espaço de tempo, a atividade, definir se ela é de entrada ou saída, colocar o valor relativo a ela e, ainda, escrever o saldo final após as transações.

Como será escrito, é preciso que esse fluxo de caixa seja mais simplificado, dessa forma será uma lista toda para as entradas e saídas.

Como fazer fluxo de caixa no Excel?

Além da opção prática manual, você pode aprender a fazer fluxo de caixa no Excel, o que é bem mais prático e atualizado para as novas demandas do varejo.

Além de planilhas online e templates prontos, você também pode criar a sua própria planilha de fluxo de caixa no Excel. Do ponto de vista conceitual, não muda muito para como ensinamos antes. 

Mas como fazer fluxo de caixa no Excel? Para elaborar uma planilha simplificada, o primeiro passo é abrir um arquivo novo para começar a adicionar as informações. 

Você vai começar a preencher as células a partir das informações que precisam fazer parte da planilha. Lembre-se de colocar cores para associar com as palavras.

Supondo que você queira fazer uma planilha no Excel para o ano de 2022, você deve ir separando então pelos 12 meses do ano. 

Depois disso, você vai colocar o saldo inicial, as entradas e as saídas. Por fim, deve colocar mais embaixo o saldo operacional e o saldo final, que vai deixar sua planilha mais ou menos da forma como a imagem a seguir.

Venda mais e melhor com as tecnologias TOTVS para o Varejo

O principal objetivo de uma empresa é vender mais e melhor para garantir que seu caixa esteja sempre positivo, com uma perspectiva de crescimento.

Além de saber como fazer fluxo de caixa, como foi dito, é importante saber vender de forma inteligente e integrada considerando as lojas físicas e online. 

Seja o seu negócio um varejo de moda, uma franquia, um home center ou qualquer outro tipo de comércio, temos as tecnologias certas para otimizar a sua operação.

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Conclusão

Ao longo do artigo, a gente mostrou a você  como fazer fluxo de caixa para que seu negócio possa estar atualizado da sua situação financeira.

Para isso, é preciso definir as categorias, registrar todas as entradas e saídas dentro da frequência escolhida, fazer projeções para os meses seguintes e, claro, contar com tecnologias para dar apoio às vendas. 

Quer continuar aprendendo sobre gestão de vendas? Aproveite para ler sobre as principais tecnologias do varejo 4.0!

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