Organize documentos e automatize processos com nosso GED

Tecnologia para organizar, disponibilizar e manter documentos sempre atualizados.
  • Todas as informações da sua empresa em um único lugar, seguro e organizado
  • Busca simples e inteligente de documentos de toda a empresa em um lugar
  • Visualização mobile e com acesso de documentos offline

CONHEÇA AS FUNCIONALIDADES DO GED DA TOTVS


AUTOMAÇÃO COMPLETA DO ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS

Recurso voltado para centralização e controle de versionamento de documentos

  • Publicação, aprovação, divulgação, visualização e descarte
  • Controle de vigências
  • Acompanhamento de alterações do documento
  • Geração de relatórios com lista mestra

  • Organização de documentos com pastas e metadados
  • Tags para classificar diferentes documentos
  • Comentários e notificações de alterações realizadas
  • Mapeamento de áreas e permissionamentos

  • Busca rápida e inteligente de documentos
  • Organização de documentos por relevância e data
  • Busca por conteúdo inserido no documento
  • Filtros de título, data, autor, publicador, etc.

  • Acesso à documentos sem a necessidade de download
  • Visualização de forma segura e controlada
  • Recursos de zoom, rotação e ajuste de imagem
  • Visualização de arquivos mais complexos como plantas 3D, por exemplo

  • Níveis de aprovação conforme o tipo de documento
  • Envio para grupos de trabalho específicos aprovarem
  • Definição de condições de aprovação
  • Visão consolidada de pendências na Central de Tarefas

  • Visualização os documentos em modo offline
  • Aprovação de documentos a qualquer momento
  • Definição e visualização de favoritos
  • Alertas sobre mudanças em documentos
Ciclo de vida do documento
  • Publicação, aprovação, divulgação, visualização e descarte
  • Controle de vigências
  • Acompanhamento de alterações do documento
  • Geração de relatórios com lista mestra
Taxonomia e folksonomia
  • Organização de documentos com pastas e metadados
  • Tags para classificar diferentes documentos
  • Comentários e notificações de alterações realizadas
  • Mapeamento de áreas e permissionamentos
Busca por conteúdo
  • Busca rápida e inteligente de documentos
  • Organização de documentos por relevância e data
  • Busca por conteúdo inserido no documento
  • Filtros de título, data, autor, publicador, etc.
Visualizador de documentos
  • Acesso à documentos sem a necessidade de download
  • Visualização de forma segura e controlada
  • Recursos de zoom, rotação e ajuste de imagem
  • Visualização de arquivos mais complexos como plantas 3D, por exemplo
Alçadas de aprovação
  • Níveis de aprovação conforme o tipo de documento
  • Envio para grupos de trabalho específicos aprovarem
  • Definição de condições de aprovação
  • Visão consolidada de pendências na Central de Tarefas
Acesso mobile
  • Visualização os documentos em modo offline
  • Aprovação de documentos a qualquer momento
  • Definição e visualização de favoritos
  • Alertas sobre mudanças em documentos

A sua empresa já possui um GED?

SIM

NÃO

Mas a aplicação não nos atende adequadamente.

  • O GED atual não integra com o nosso ERP, fazendo com que as informações fiquem perdidas e sem controle.
  • O fornecedor atual cobra pela volumetria de informações dentro da aplicação e não por usuários, o que aumenta nossos custos.
  • O sistema de gestão de documentos atual não suporta diferentes tipos de arquivo como: imagens, vídeos, apresentações, planilhas, relatórios, entre outros.
  • Não existe uma versão app do sistema para uso em celulares e tablets.
Não importa qual tamanho e segmento da sua empresa, o GED da TOTVS tem o melhor custo-benefício para você.

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TOTVS Fluig Plataforma

Plataforma de unifica processos, pessoas e sistemas e possui como um de seus recursos o GED, também conhecido como ECM.

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Meu Fluig

App para celulares e tablets onde diversos recursos da plataforma podem ser acessados.

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Você sabia que temos diversos apps para rotinas
que podem ser realizadas em celulares e tablets?

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Respostas às perguntas mais frequentes

No GED da TOTVS é possível extrair uma lista mestra, onde são detalhados os documentos e pastas a partir de um nível de pasta, assim como possíveis históricos de aprovações.

Sim. É possível criar alçadas de aprovação antes de publicar um documento numa pasta.

Os documentos que podem ser abertos pelo visualizador ou player interno são os que possuem as seguintes extensões: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, RTF, CSV, PDF, ODT, ODS, ODP, HTML, SVG, DCM, DGN (V7 e V8), DWG (2.5 a 2014), DXF (2.5 a 2014), TIFF, JPG, JP2, GIF, PNG, RAS, CAL, MIL, DIB, BMP, PSD, PCT, PCX, DCX, PCD, WMF, EMF, TGA, EML, MSG, TXT, OGG, MP4, WEBM, FLV, AVI e WMV.

Sim. Toda alteração ou revisão de um documento fica registrada proporcionando maior organização.

Sim. O permissionamento faz parte do GED e possibilita direcionar diversos conteúdos para diferentes setores ou grupos de pessoas. Dessa forma, você pode organizar o conteúdo e controlar para que pessoas não vejam assuntos confidenciais.

Um usuário pode ter permissão de leitura, de modificação ou total. Para as pastas do GED ainda são acrescidas permissões para gravação de novos documentos e para exclusão.

Sim. É possível analisar em cada documento qual usuário interagiu a primeira e última vez. Essa visualização pode ser feita por meio da interação no documento ou no relatório por versão.

Sim. O recurso do GED permite que se tenha o acesso remoto dos seus documentos e, se desejável, que documentos sejam visualizados mesmo em modo off-line.

Sim. Nosso GED possui um agente de busca que procura determinada informação no nome do arquivo, nas tags relacionadas ou mesmo no conteúdo interno para os arquivos de texto.

Sim. Por meio de comentários é possível aumentar o engajamento entre os colaboradores.

Sim. Cada documento ou pasta permite que seja marcada como favorito, fornecendo rápido acesso, ou mesmo sinalização para o caso de alteração no documento.

Sim. O GED possibilita o controle de data de publicação e data de validade, onde o usuário configura o prazo em dias em que será notificado antes da expiração do documento.

Sim. O histórico de aprovações fica registrado individualmente em cada documento e pode ser extraído através da lista mestra.

Sim. A aplicação possibilita acesso ao histórico de versões antigas para a realização de backup, além de permitir configurar quais usuários terão acesso às versões anteriores.

Sim. O GED possui o controle de cotas, que permite definir um tamanho padrão de armazenamento para as pastas e para a pasta particular dos usuários. É possível ainda configurar se a publicação será ou não bloqueada quando a pasta atingir seu tamanho máximo permitido.

A TOTVS possui portfólio completo, indo muito além do ERP com plataformas de analytics, inteligência artificial, RH, CRM, além de sistemas de backoffice e sistemas voltados ao core business dos nossos clientes em 12 segmentos de mercado. Também oferecemos serviços financeiros que permitem acesso à crédito – como antecipação de recebíveis por exemplo, soluções para pagamentos e muito mais. Tudo isso integrado ao ERP (disponível para algumas linhas de ERP).

A contratação dos sistemas TOTVS é muito flexível, respeitando o momento de cada instituição. O cliente pode contratar as soluções da TOTVS por assinatura ou aquisição de licenças.

Depende do porte da sua empresa e do escopo do projeto que vamos implantar. . Para apresentação da proposta são identificados os processos críticos para sua operação, de modo que a mesma levará em consideração diferentes metodologias e níveis de investimento disponíveis.

O planejamento de desenvolvimento e evolução tecnológica ocorre de acordo com roadmaps definidos com base nas necessidades dos clientes (exceto necessidades específicas de acordo com regras de negócio), estudos de mercado e benchmarks realizados por um time especialista. Para saber mais, acesse nosso Portal de Produtos

Temos uma vasta agenda de eventos online acontecendo diariamente com nossos especialistas mostrando nossos sistemas. Confira aqui e participe!

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