O GED da TOTVS possibilita controle total, compartilhamento e acesso a documentos.

A única solução que se conecta com todos os ERP's do mercado ou sistemas legados.
  • Todas as informações da empresa disponíveis em ambiente seguro, conectadas e gerenciadas em um único lugar.
  • Solução que suporta grande volumetria de informações.
  • O GED da TOTVS atende desde pequenas e médias empresas, até operações de grande complexidade.

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Assista ao vídeo e entenda como a solução de GED da TOTVS, ajudou a Atar, empresa de peças automotivas com atuação nacional, a fazer a gestão de todos os documentos desde a emissão de notas até o faturamento.

A sua empresa já possui uma solução de GED?

Sim

Mas a solução não nos atende adequadamente.

Não

E estamos buscando por uma solução que nos atenda.

É bem possível que a sua empresa enfrente um ou mais dos seguintes desafios:

  • A sua solução atual não se conecta com o ERP da sua empresa, fazendo com que várias informações fiquem perdidas e sem controle.
  • A solução de GED utilizada pelo seu negócio não suporta um grande volume de informações.
  • A solução atual de GED utilizada pela sua empresa cobra por volumetria de informações e não por usuários, gerando altos custos.
  • A solução de GED da sua empresa não suporta diferentes tipos de documentos como: imagens, vídeos, powerpoints, planilhas, bancos de dados,entre outros.
  • A mobilidade da solução de GED da sua empresa deixa a desejar e você acaba não tendo acesso adequado aos documentos do seu negócio.
  • Não há controle dos inúmeros documentos e informações importantes para seus processos.
  • Espaço físico desperdiçado por conta do arquivamento de documentos.
  • Os documentos com valiosas informações da sua empresa não tem a sua segurança garantida.
  • Altos custos operacionais, por não encontrar facilmente as informações necessárias.
  • Os documentos do seu negócio não podem ser acessados e editados por mais de uma pessoa.

Não importa qual o segmento do seu negócio, a solução de GED da TOTVS vai te ajudar a vencer estes e muitos outros desafios.

Funcionalidades

Com a solução de GED da TOTVS as informações do seu negócio são tratados como o ativo mais importante da sua empresa.

Nosso GED permite total controle e compartilhamento dos seus documentos

  • Busca por conteúdo
  • Taxonomia
  • Visualizador de documentos
  • Ciclo de vida do documento
  • Visualização Mobile
  • Alçada de aprovação
  • Publicação do conteúdo no repositório
  • Busca por conteúdo que está dentro do documento
  • Organize seus documentos com pastas e metadados
  • Acesso a documentos publicados sem a necessidade de download
  • Controle da documentação desde a publicação, segurança de acesso e aprovação.
  • Acesso aos dados mesmo offline
  • Criação de estrutura de aprovação de documentos com alguns cliques
Benefícios Totvs

Contar com a solução de GED da TOTVS é ter a certeza de que todas as informações da sua empresa estarão seguras e conectadas em um único lugar.

Veja alguns dos muitos benefícios do GED da TOTVS:
Agilidade na busca por documentos.

Chega de perder tempo procurando documentos. Utilize a poderosa busca do GED e encontre a informação que você precisa facilmente, através do nome do documento, ou pelo conteúdo interno.

Controle e segurança para seus documentos.

Documentos carregam informações valiosas sobre sua empresa. A gestão eletrônica de documentos é garantida: a solução da TOTVS permite o versionamento, rastreabilidade, permissionamento e histórico.

Edição e acesso a documentos de forma inteligente.

Com o GED da TOTVS, seus documentos ficam na nuvem em espaços colaborativos, onde você e sua equipe podem visualizar, acessar e editar o mesmo documento em conjunto, até mesmo sem internet.

Digitalize documentos de forma organizada.

O GED facilita a importação dos documentos digitais já existentes com recursos como: drag and drop, API de publicação de documentos e plugin de integração com o Outlook, e também organiza os arquivos conforme a taxonomia desejada.

É hora de você ter o controle das informações do seu negócio e garantir o máximo de qualidade e segurança nos seus processos.

PASSO A PASSO

Conheça as etapas de contratação das soluções TOTVS para sua empresa.

Entenda em três passos simples como vamos te atender:
Passo 1
Agendamento de visita

Clique em “ligamos para você” e um executivo da unidade TOTVS mais próxima entrará em contato e agendará uma visita.

Passo 2
Entendimento do negócio

Em seguida você receberá um dos nossos arquitetos de solução para entendimento de suas necessidades e arquitetura da solução ideal para sua empresa.

Passo 3
Compra e implantação

Você então escolherá o melhor modelo de contratação, negociará valores e após o fechamento do contrato será iniciado o projeto de implantação.

5 razões

5 razões para você contar com a solução de GED da TOTVS em seu negócio agora mesmo:

  • 1
    A solução de GED da TOTVS garante o controle e a rastreabilidade de todas as informações.
  • 2
    A solução de GED da TOTVS é a única que se conecta com todos os ERP's do mercado, não deixando que as informações fiquem perdidas e sem gerenciamento.
  • 3
    A TOTVS entende que todas as empresas possuem uma quantidade imensurável de informações, por isso não cobra por volumetria de dados e sim por usuários.
  • 4
    A solução da TOTVS suporta uma grande volumetria de informações para acompanhar o crescimento do seu negócio.
  • 5
    Com o GED da TOTVS você terá o controle das informações do seu negócio na palma da mão, de onde estiver, na hora que quiser.
FAQ

Respostas às perguntas que talvez você esteja se fazendo.

No GED é possível extrair uma Lista Mestra, onde são detalhados os documentos e pastas a partir de um nível de pasta, assim como possíveis históricos de aprovações.

Sim, é possível criar alçadas de aprovação antes de publicar um documento numa pasta.

Os documentos que podem ser abertos pelo visualizador ou player interno são os que possuem as seguintes extensões: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, RTF, CSV, PDF, ODT, ODS, ODP, HTML, SVG, DCM, DGN (V7 e V8), DWG (2.5 a 2014), DXF (2.5 a 2014), TIFF, JPG, JP2, GIF, PNG, RAS, CAL, MIL, DIB, BMP, PSD, PCT, PCX, DCX, PCD, WMF, EMF, TGA, EML, MSG, TXT, OGG, MP4, WEBM, FLV, AVI e WMV.

Sim, toda alteração ou revisão de um documento fica registrada proporcionando maior organização.

Sim, o permissionamento faz parte do GED e possibilita direcionar diversos conteúdos para diferentes setores ou grupos de pessoas. Dessa forma, é possível organizar o conteúdo e controlar para que pessoas não vejam assuntos confidenciais.

Um usuário pode ter permissão de leitura, para ter acesso ao documento; modificação, onde pode fazer alterações além de abrir o documento; ou total, que possibilita além das anteriores o controle de permissões do documento. Para as pastas do GED ainda são acrescidas permissões para gravação de novos documentos e para exclusão.

Sim, é possível analisar em cada documento qual usuário interagiu a primeira e última vez. Essa visualização pode ser feita através da interação social no documento ou no relatório por versão.

Sim, o aplicativo do GED permite que se tenha o acesso remoto dos seus documentos e, se desejável, que documentos sejam visualizados mesmo em modo off-line.

Sim, nosso GED possui um agente de busca que procura determinada informação no nome do arquivo, nas tags relacionadas ou mesmo no conteúdo interno para os arquivos de texto.

Sim, por meio de comentários é possível aumentar o engajamento entre os colaboradores.

Sim, cada documento ou pasta permite que seja marcada como favorito, fornecendo rápido acesso, ou mesmo sinalização para o caso de alteração no documento.

Sim, o GED possibilita o controle de data de publicação e data de validade, onde o usuário configura o prazo em dias em que será notificado antes da expiração do documento.

O histórico de aprovações fica registrado individualmente em cada documento e pode ser extraído através da lista mestra.

Sim, a ferramenta possibilita acesso ao histórico de versões antigas para a realização de backup, além de permitir configurar quais usuários terão acesso às versões anteriores.

Tenha o total controle das informações do seu negócio, e conte com uma solução de GED que cresce com a sua empresa.