Sistema integrado: para que serve, tipos e benefícios

Equipe TOTVS | 01 dezembro, 2022 - Atualizado em 05 janeiro, 2023

O sistema integrado é a solução perfeita para empresas que enfrentam problemas e desafios diários com a gestão de operações, a execução de estratégias e o controle de resultados.

Um negócio é um ecossistema complexo composto de múltiplos colaboradores, ferramentas, processos e tarefas.

A coordenação harmonizada de todos esses elementos é a chave para o sucesso de empresas de todos os tamanhos e segmentos.

Entretanto, realizar tudo isso de maneira manual e sem o auxílio da tecnologia é basicamente impossível.

A boa notícia é que existem sistemas de gestão que integram todas as pontas do seu negócio, conectando processos e dados de maneira eficiente e moderna.

E você, pronto(a) para transformar a rotina da sua organização? A resposta está no investimento em um sistema integrado.

Neste guia completo, vamos explicar o que é, quais as vantagens, como funciona e muito mais sobre a solução!

O que é um sistema integrado? 

Um sistema integrado no gerenciamento de uma empresa ajuda a coordenar e otimizar o uso de recursos em todos os departamentos e funções da empresa.

Ele assegura que todos trabalhem para os mesmos objetivos e que as informações sejam compartilhadas efetivamente entre as diferentes partes da organização.

Além disso, um sistema integrado pode ajudar a automatizar algumas das tarefas envolvidas no gerenciamento de uma empresa, tornando-a mais eficiente e eficaz.

A ferramenta pode auxiliar uma organização a funcionar de forma mais suave e eficiente, levando a melhores resultados, ao conectar os vários departamentos, e simplificar o gerenciamento de processos, o controle de resultados e o mapeamento de dados.

Esse tipo de sistema é projetado para agilizar as operações da empresa, fornecendo uma plataforma única para todos os dados organizacionais.

Assim, permite que os funcionários acessem facilmente as informações que eles precisam, no momento em que precisam. Além disso, ajuda a melhorar a comunicação entre os departamentos e promover a colaboração.

O conceito de sistema de gestão integrada é flexível e varia de ferramenta para ferramenta.

Por exemplo, é muito comum que um CRM utilizado pelo time de vendas também possua recursos que possam ser utilizados pela equipe de marketing.

A união de forças agiliza operações, simplifica a execução de estratégias e centraliza as informações.

Desse modo, voltando ao exemplo, a empresa com um sistema integrado de vendas e marketing potencializa a produtividade corporativa e maximiza os resultados.

Acontece que existem sistemas com recursos que vão além de um ou dois setores, mas se estendem por toda coluna vertebral de um negócio — servindo como base para a atuação administrativa.

Como um sistema integrado funciona?

Um sistema integrado liga todos os softwares de negócios usados em uma organização. A vantagem disto é que ele elimina silos e fornece uma visão unificada das informações internas. Basicamente, é uma tecnologia que “amarra” os setores e seus processos.

Para funcionar corretamente, um sistema integrado deve ser capaz de se conectar a todos os softwares usados na organização — incluindo, mas não limitado a, softwares de contabilidade, recursos humanos, marketing, vendas e gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).

Os dados coletados por esses diferentes aplicativos de software podem ser centralizados em um único lugar, com diferentes níveis de acesso de acordo com a hierarquia do pessoal.

Desta forma, os funcionários podem tomar melhores decisões com base em informações completas e atualizadas.

Qual a finalidade do sistema integrado?

O principal objetivo de um sistema integrado é otimizar o uso de recursos em todos os departamentos e funções da empresa.

Ele também ajuda a garantir que todos estejam trabalhando para os mesmos objetivos, e que as informações sejam compartilhadas efetivamente entre as diferentes partes da organização.

Além disso, um sistema integrado pode ajudar a automatizar algumas das tarefas envolvidas na administração de um negócio, tornando-o mais eficiente.

Quais são os tipos de sistema integrado?

Existem diferentes tipos de sistemas integrados, cada um com seu próprio conjunto de características e capacidades.

O tipo mais comum é o sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP), que consolida todas as informações de diferentes departamentos e funções da empresa em um único sistema.

Outro tipo de sistema integrado é o sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), que ajuda as empresas a gerenciarem os dados de seus clientes.

Outros tipos de sistemas integrados incluem softwares de gerenciamento da cadeia de fornecimento (SCM), sistemas de recursos humanos (RH) e sistemas de inteligência de negócios (BI).

Quais são os benefícios do sistema de gestão integrada?

Potencializar a produtividade e melhorar a qualidade é o objetivo final da maioria dos negócios. Nesse sentido, o sistema de gestão integrada pode ajudar a otimizar a rotina produtiva e proporcionar uma melhor experiência do cliente.

Com uma tecnologia como apoio aos processos desenvolvidos ao longo de toda cadeia de valor de uma organização, os times podem tomar decisões mais embasadas capazes de gerar resultados positivos.

Entre os benefícios de aderir a esse sistema, podemos mencionar:

  • Ajuda a reduzir custos;
  • Mitiga o risco de erros;
  • Melhora a tomada de decisões;
  • Ajuda a melhorar a comunicação;
  • Ajuda a melhorar a satisfação do cliente;
  • Ajuda a melhorar a eficiência organizacional;
  • Aumenta a transparência e a responsabilidade;
  • Cria uma fonte única de verdade (SSoT) para a organização;
  • Ajuda a garantir que todos estejam trabalhando para os mesmos objetivos;
  • Auxilia na automatização de algumas das tarefas envolvidas na gestão de um negócio;
  • As informações são compartilhadas efetivamente entre as diferentes partes da organização;
  • Ajuda a coordenar e otimizar o uso de recursos em todos os departamentos e funções da empresa.

Sistema integrado e ERP são a mesma coisa?

Pode até parecer, mas o sistema ERP (Enterprise Resources Management) e o sistema integrado não são a mesma coisa. Eles compartilham várias funcionalidades, mas são ferramentas distintas.

Basicamente, podemos simplificar com poucas palavras: o ERP é um sistema integrado de gestão, mas nem todos eles são um ERP.

Isso porque o sistema de Planejamento dos Recursos da Empresa é composto de uma interface única, que concentra as informações de um negócio (normalmente, do seu backoffice).

Assim, além de automatizar vários processos, é também um ambiente amplo e único que permite a atualização em tempo real dos dados.

Ou seja, quando alguém retira um item de estoque e o vende, o ERP atualiza tanto o controle de armazenamento, quanto o controle financeiro.

Por outro lado, o sistema de gestão integrada não se trata, necessariamente, de uma interface única. Na verdade, em essência, é a ponte entre diversos softwares de uma organização.

Assim, é capaz de alinhar diferentes funcionalidades de sistemas individuais para simplificar processos específicos.

Sistema integrado: exemplos de setores que podem se beneficiar da solução

Ainda em dúvida sobre a eficácia do sistema de gestão integrado? Trouxemos alguns exemplos de como a tecnologia pode ajudar em setores e empresas distintas. Confira!

Área da educação

O setor educacional pode se beneficiar de um sistema integrado de educação de várias maneiras.

Por exemplo, um sistema integrado pode ajudar a gerenciar os dados dos alunos, acompanhar o comparecimento e agilizar a comunicação entre professores, pais e alunos.

Ao ter todos os sistemas e suas funcionalidades em um só lugar, os funcionários podem acessar rápida e facilmente as informações que eles precisam, o que economiza tempo e dinheiro, além de reduzir o risco de erros.

Logística

Um sistema integrado de estoque pode ajudar as empresas de logística integrando vários processos de gerenciamento em uma única plataforma. Isto pode ajudar a agilizar as operações e melhorar a eficiência das entregas.

Por exemplo, a solução auxilia na missão de rastrear os níveis de estoque, coordenar pedidos e gerenciar cronogramas de embarque.

Ao ter todas essas informações em um único lugar, as empresas podem facilmente acompanhar seu inventário e garantir que os pedidos sejam preenchidos em tempo hábil.

Além disso, a plataforma reduz custos por meio da automatização de várias tarefas e elimina a necessidade de entrada manual de dados.

Setor financeiro e contábil

O setor financeiro e contábil é um dos mais importantes em qualquer empresa.

Seu principal objetivo é controlar as despesas, receitas e ativos a fim de atingir as metas financeiras estabelecidas pela organização.

Por esta razão, este setor deve ter um sistema integrado de administração financeira que lhe permita otimizar seus processos e procedimentos, bem como racionalizar suas operações e melhorar sua eficiência.

Por exemplo, ele pode ajudar a otimizar processos financeiros e reduzir custos. Como resultado, toda a organização pode funcionar de forma mais suave e eficiente, mitigando a chance de erros, o que possibilita uma gestão mais estável.

Área comercial

A fim de maximizar a eficiência, muitas empresas estão adotando um sistema integrado comercial para aprimorar seus processos de vendas.

Por exemplo, se o departamento comercial precisa fazer um pedido ao chão de fábrica, eles podem fazê-lo diretamente através do software. É algo que pode ajudar a reduzir a confusão e evitar atrasos.

Além disso, o sistema pode fornecer dados valiosos que podem ser usados para melhorar a tomada de decisões.

Por exemplo, se a equipe de vendas perceber que certos produtos estão vendendo melhor do que outros, eles podem usar esta informação para ajustar seus níveis de estoque de acordo.

Agroindústria

Na agricultura, como em qualquer negócio, eficiência e lucratividade dependem do sucesso da gestão de muitos processos complexos.

Um sistema agroindustrial integrado pode ser uma ferramenta valiosa para os agronegócios, fornecendo uma estrutura para identificar e resolver problemas potenciais antes que eles ocorram.

A abordagem desse tipo de tecnologia também pode ajudar o agronegócio a melhorar a comunicação e a colaboração entre os diferentes departamentos e funcionários, bem como auxiliar no desenvolvimento e implementação de melhores práticas de segurança, controle de qualidade e gestão ambiental.

Ao racionalizar as operações e promover a melhoria contínua, um sistema do tipo pode ajudar o agronegócio a atingir suas metas e objetivos.

O que um bom sistema de gerenciamento integrado deve ter?

Um bom sistema de gestão integrada de gerenciamento de negócios pode fazer toda a diferença para uma empresa.

Ao integrar todas as funções essenciais do negócio em um sistema, ele pode economizar tempo e dinheiro para a organização. Além disso, a ferramenta deve ser capaz de fornecer relatórios e ferramentas analíticas para ajudar na tomada de decisão.

Em específico, falamos de uma solução capaz de otimizar a produtividade de vários setores de uma só vez.

É uma forma de capacitar seu planejamento estratégico e a capacidade operacional das diferentes equipes envolvidas na cadeia de valor do negócio.

Outro ponto é que o sistema de gestão integrada deve contar com recursos para monitorar indicadores e resultados, de modo a simplificar a identificação de problemas e oportunidades de melhoria.

O passo a passo para implementar um sistema integrado de gestão empresarial

A implementação de um sistema de gestão integrada não é tão simples quanto contratar um SaaS. É preciso de preparação. Que tal conferir alguns passos essenciais?

Avaliação das opções

O primeiro passo é avaliar as diferentes opções no mercado e seus custos.

Você precisa encontrar uma solução que atenda às necessidades específicas da sua empresa e que se encaixe dentro do seu orçamento.

Também é importante considerar o retorno sobre o investimento (ROI) do sistema. Ou seja, em quanto tempo os benefícios do sistema superam os custos?

Escolha do modelo

Uma vez que você tenha escolhido o sistema que melhor atende às suas necessidades, é hora de decidir sobre o modelo de implementação.

Existem dois modelos principais: baseado em nuvem ou on-premise.

As soluções baseadas em nuvem são geralmente baseadas em assinaturas e podem ser acessadas de qualquer lugar com uma conexão de internet.

As soluções on-premise são instaladas nos servidores da empresa e requerem um investimento inicial maior.

Ambos os modelos têm suas vantagens e desvantagens, portanto é importante escolher aquele que melhor se adapte às necessidades de sua empresa.

Etapa de implementação

Agora que você escolheu o sistema e o modelo, é hora de implementá-lo. Este processo pode ser dividido em quatro estágios principais:

  1. Planejamento
  2. Implementação
  3. Teste
  4. Go-live

É importante envolver todas as partes interessadas em cada etapa do processo para assegurar uma implementação bem sucedida.

Depois que o sistema estiver instalado e funcionando, é importante monitorar seu desempenho e compará-lo com os objetivos originais.

Isso o ajudará a determinar se o sistema está atendendo às suas expectativas e a identificar áreas para melhoria.

Treinamento das equipes

Um dos aspectos mais importantes de uma implementação bem sucedida é o treinamento das equipes que vão utilizar o sistema.

Eles precisam estar familiarizados com suas características e funções para poder aproveitá-las ao máximo.

Também é importante fornecer treinamento contínuo à medida que novas funcionalidades são adicionadas ou mudanças são feitas no sistema.

Personalização

Quando uma empresa começa a olhar para a ideia de um sistema de gestão integrado, é importante que ela entenda que nem todos são desenvolvidos de forma igual.

Assim como cada empresa tem suas próprias necessidades específicas, cada solução deve ser adaptada para atender a essas demandas.

Afinal, seria impossível ter um sistema do tipo “tamanho único” que funcionasse para cada negócio em cada indústria, então é importante ter certeza de que o sistema que você escolher possa ser facilmente personalizado para sua operação

Há algumas maneiras diferentes de se fazer isso.

Você pode comprar um pacote de software pronto para uso e então contratar alguém para customizá-lo para você, ou você pode trabalhar com uma empresa especializada no desenvolvimento de soluções sob medida.

Normalmente, é mais econômico ir com esta última opção.

Enquanto você terá que pagar pelos custos de desenvolvimento antecipadamente, você economiza dinheiro a longo prazo porque não terá que continuar pagando pelos custos de customização toda vez que atualizar seu sistema.

Além disso, trabalhar com uma empresa especializada em desenvolvimento IMS irá garantir que seu sistema é projetado especificamente para o seu negócio, o que o tornará mais eficaz.

Atualizações

Uma vez que você tenha um sistema implementado, é importante acompanhar as atualizações do mesmo. Essa é uma máxima que se encaixa para todo tipo de tecnologia, na verdade.

Conforme seu negócio cresce e muda, seu sistema precisará ser atualizado para refletir essas mudanças.

Além disso, novas características e funcionalidades serão adicionadas ao sistema ao longo do tempo, por isso é importante ter certeza de que você está se mantendo atualizado.

Sistemas de gestão da TOTVS

Você sabia que a TOTVS tem os melhores sistemas integrados do mercado?

Muito além do ERP, a maior empresa de tecnologia do Brasil é líder em tecnologia para gestão de negócios.

Ou seja, nossas soluções podem complementar todo seu backoffice, automatizar vários processos e simplificar a execução do planejamento estratégico.

O melhor? Nossos sistemas são compostos de módulos que podem ser adicionados conforme as necessidades do seu negócio e o seu segmento de atuação.

Os melhores sistemas integrados que a sua empresa precisa estão na TOTVS.

Confira recursos, diferenciais e todo potencial tecnológico dos sistemas de gestão da TOTVS!

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Conclusão

Um sistema de gestão integrada é uma ferramenta que pode ser usada para gerenciar todos os aspectos de uma operação de negócios.

Ele permite que as empresas simplifiquem seus processos e melhorem a eficiência geral.

Por isso, são tão essenciais para os negócios hoje em dia. Sua empresa já conta com uma solução completa para orquestrar todos os setores da operação? Então, conte com as tecnologias TOTVS!

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