Software de controle de estoque: o que é, tipos e como escolher

Equipe TOTVS | 01 abril, 2022

Um software de controle de estoque é essencial para empresas que precisam armazenar matéria-prima, produtos semi-fabricados ou finalizados. Contar com as melhores práticas ajuda a evitar problemas que podem impactar vendas, trazer divergências ao setor financeiro e prejudicar a satisfação dos clientes.

Além disso, a tecnologia ajuda as empresas a melhorarem seus processos e, principalmente, automatizarem várias tarefas.

Com um software de controle de estoque, uma organização pode rastrear e melhor gerenciar seu armazenamento, garantindo mais visibilidade e controle na requisição, compra e movimentação de itens, de modo a se alinhar com seu modelo operacional.

E a sua empresa, faz o controle de estoque da maneira correta ou ainda sofre com falhas, atrasos e incapacidade de lidar com as demandas?

Quer descobrir como a tecnologia pode ser uma grande aliada nessa rotina? Continue a leitura e entenda como ela é fundamental nesse processo!

O que é um software de controle de estoque?

O software de controle de estoque é um sistema que permite o rastreio, gerenciamento e organização de produtos (finalizados ou semi-fabricados), bem como insumos ou matérias-primas no estoque de uma empresa.

Esse sistema também ajuda a controlar as compras de materiais e ainda contribui para o alinhamento de outros processos de produção — como o Planejamento e Controle de Produção (PCP).

Até alguns anos atrás, era comum que as empresas mantivessem o controle de seus estoques baseado em anotações manuais, em cadernos de papel.

No entanto, hoje, com um software de controle de estoque, é possível se aproveitar de tecnologias como a leitura de códigos de barras ou identificação por radiofrequência (RFID) para rastrear e localizar rapidamente os itens em seu armazém.

Assim, ao utilizar um software, as empresas reduzem o tempo e os esforços que antes eram dedicados ao rastreamento tradicional e, em vez disso, concentram-se em analisar, encontrar e reduzir ineficiências em seu modelo.

Quais são os principais tipos de estoque?

Agora, por que é importante investir em um software de controle de estoque? Bom, as empresas possuem diferentes tipos de estoque —— dinâmicas distintas e ainda assim funcionais.

Há de se levar em conta que há indústrias, varejos e distribuidoras que funcionam de maneira diferente — inclusive entre elas mesmas.

Entre os principais tipos de controle de estoque, podemos mencionar:

  • Estoque sazonal: funciona para que as empresas, especialmente varejos, se preparem com antecedência para as vendas de datas comemorativas.
  • Estoque consignado: é mantido por terceiros, enquanto a empresa apenas mantém a “guarda” dos produtos. É muito comum em livrarias, em que as editoras são detentoras dos livros e os negócios que os vendem acabam com uma porcentagem em cima do valor (e não o valor inteiro).
  • Estoque de ciclo: ideal para empresas com grande rotatividade de produtos, que respondem a ciclos produtivos ou de demanda, como é o caso de fabricantes de carros.
  • Estoque mínimo: no caso do estoque mínimo, a empresa mantém o menor número possível de itens em armazenamento. É o que se conhece como “ponto de ressuprimento“. Ou seja, quando a empresa atinge o estoque mínimo, ela deverá realizar um novo pedido.
  • Estoque máximo: já este tipo, acontece quando uma empresa define um volume máximo para estocar determinado produto. Caso o atinja, a organização suspende os pedidos de compra e apenas o faz quando o volume é menor. O objetivo é ter o máximo possível de produtos em um determinado período de tempo.
  • Dropshipping: neste modelo, muito funcional para e-commerces e marketplaces, é o fornecedor quem entrega o produto ao cliente. Ou seja, a empresa em que a compra é realizada não mantém estoque algum, apenas cria uma ordem de compra e a envia direto ao fornecedor.

Como o software de controle de estoque otimiza a operação?

Realizar o controle manual na gestão de estoque traz um risco alto pela exposição às falhas humanas. Um sistema de gestão é eficaz na redução desses erros, uma vez que possibilita a automação e precisão em sua abordagem.

Com previsibilidade na palma da mão, fica muito mais fácil desafogar as tarefas do gestor para dar mais espaço às ações que dependem de decisões estratégicas. 

Confira a seguir os principais pontos que são otimizados pelo programa de controle de estoque.

  • Monitoramento contínuo: visualização da situação e problemas do estoque. Indicadores de maior relevância são o controle de perdas, curva de saída, itens deteriorados e índice de desperdício;
  • Mapeamento de processos: criação de um fluxo de trabalho que especifica regras e políticas internas, como o procedimento padrão para o pedido de um produto. Também permite construir relatórios detalhados sobre o setor;
  • Padronização: divisão do estoque em setores, por meio de numerações, letras e cores. Cada área pode servir a uma classe específica de itens, com as prateleiras destinadas aos subtipos de cada produto;
  • Estreitamento da relação com fornecedores: aproximação dos fornecedores nos processos da empresa, em que a qualidade e entrega devem ser quesitos impecáveis, além da forma de pagamento;
  • Conferência pré-armazenamento: checagem de materiais que não são da própria empresa, estabelecendo critérios de acordo com cada item, conferindo integridade e funcionamento antes de levar ao estoque,
  • Definição de quantidades: com a integração de setores, é possível definir a quantidade mínima e máxima de cada produto colocado no estoque, observando a sazonalidade de mercadorias específicas.

Principais funcionalidades do software de controle de estoque

Mas o que a sua empresa deve buscar em um software de controle de estoque? Temos algumas dicas de funcionalidades que o sistema ideal deve oferecer, veja:

Curva ABC

A análise da curva ABC otimiza as regras de movimentação no estoque, seguindo a classificação de cada produto. Essa atualização de entrada e saída é realizada automaticamente.

Como já citamos, é possível identificar a sazonalidade e preparar o estoque para receber produtos em épocas específicas, como Natal, Dia das Mães, Dia dos Namorados etc.

Dessa forma, é possível definir quais produtos devem estar mais próximos às áreas de embarque, agilizando a movimentação e evitando desperdícios.

Mapeamento por pedidos de expedição

A preparação de pedidos para expedição analisa e separa os produtos, de acordo com o endereço de expedição, fazendo uma comparação das movimentações diárias com a capacidade máxima do estoque.

A partir dessa funcionalidade, o programa para estoque permite planejar as ações a partir de simulações de situações.

O gestor é capaz de obter um panorama de crescimento do negócio, com a projeção das separações de expedição por período e sazonalidade.

Nova call to action

Solicitações por preparação para pedidos de expedição

Movimentações no estoque ocorrem quando há procura por uma mercadoria. Um único operador de estoque dificilmente dá conta de controlar todas as fases da operação, como a chegada do item ao estoque, solicitação de carga e entrega.

Com o uso do software para estoque são analisados determinados períodos, juntamente com a indicação do melhor mapeamento do endereço de expedição.

A solução pode, por exemplo, sugerir melhorias para uma grande movimentação de caixas, se o endereço do produto não estiver adequado.

Visões em tela única

O software para controle de estoque conta com uma análise gerencial apresentada em apenas uma tela, facilitando a visualização e leitura. Essa tela indica uma série de dados, como:

  • Movimentações internas dos itens;
  • Recebimento;
  • Expedição;
  • Documentos movimentados;
  • Visualização por período,
  • Setores de estoque que precisam de novos recursos.

O software pode indicar a necessidade de compras de produtos novos, seguindo a ordem de saída dos itens e a quantia em dinheiro que precisa ser disponibilizada para a aquisição, evitando a ruptura de estoque.

Embora pareçam complexas, essas operações são dinâmicas, com influência direta para o gestor, que pode bater o martelo nas prioridades do momento e focar em ações estratégicas baseadas em resultados.

As análises dos relatórios emitidos permitem compreender o andamento dos processos por setor e como um todo.

Registro de entradas e saídas

E, afinal, como você vai saber exatamente qual o status de um produto no seu estoque, se existe um pedido de compra ativo, se é necessário repor determinado insumo?

Compreender todas as entradas e saídas é, portanto, essencial para que os responsáveis pelo estoque, pelo chão de fábrica e pelo setor de compras se organizem ao longo do dia a dia.

Análise de perdas

Um dos grandes problemas dentro do estoque é a perda de mercadorias. Ela acontece quando há uma diferença entre o que se calcula individualmente e se compara com o volume informado no sistema.

Caso haja uma diferença negativa, representa uma perda de estoque.

Mas afinal, porque ela aconteceu e como aconteceu? E como lidar com isso?

O software de controle de estoque permite que a sua empresa possa rastrear em detalhes toda a movimentação do seu estoque, aumentando seu poder de controle, reduzindo perdas e custos.

Quais os tipos de sistemas de controle de estoque?

Existem diferentes tipos de softwares de controle de estoque — e provavelmente você já ouviu falar deles, mas possui dúvidas sobre a sua aplicação. Vamos esclarecer o que cada um significa:

  • Planilha de controle de estoque: uma ferramenta básica e limitada, que permite o controle manual do estoque. É boa para operações pequenas, de microempresas. No entanto, pode ocasionar falhas.
  • ERP: O ERP é um sistema de gestão empresarial que cobre cada aspecto de um negócio — incluindo o estoque. É um software único, que integra toda a empresa.
  • WMS: O Warehouse Management System (Sistema de Gestão de Armazém), conhecido como WMS, é um sistema que empodera o time do armazém para que trabalhe da maneira mais eficiente e ágil possível.
  • YMS: O Yard Management System (Sistema de Gestão de Pátio), ou YMS, é uma tecnologia que otimiza o controle logístico e de distribuição das empresas, especificamente sobre as etapas de carregamento e descarregamento nos centros de distribuição.

Quanto custa um software de controle de estoque?

O valor do software de controle de estoque vai depender de alguns fatores, como suas funcionalidades e o nível de suporte técnico, por exemplo.

Uma solução baseada na nuvem apresenta menos custos iniciais, pois pode ser acessada de qualquer dispositivo, sem a necessidade de investir em infraestrutura física, como hardwares e computadores.

Nossa indicação é buscar as melhores opções do mercado baseado em pontos como a reputação e a expertise da empresa desenvolvedora, entendendo a relação entre custo e benefício.

Existe algum software de controle de estoque grátis?

Existem empresas que oferecem planos gratuitos de softwares de controle de estoque.

Normalmente, são soluções limitadas a apenas alguns módulos e que somente podem ser acessadas por um período de tempo específico, como 30 dias.

Como escolher o melhor software para controle de estoque?

Agora que você sabe o que é um bom software de controle de estoque, como escolher o melhor para a sua empresa?

Como mencionamos, é necessário certificar-se de que a solução possua todas as funcionalidades que sua empresa precisa para ter controle e visibilidade dos processos de estoque.

Além disso, reforçamos a necessidade de encontrar não apenas o melhor software, mas que seja de uma desenvolvedora reconhecida no mercado.

Além da expertise, fique atento ao nível de suporte técnico.

Faça questão de firmar SLAs flexíveis e adequados para sua operação, de modo que contribuam com sua produtividade e a mantenham estável.

Software de controle de estoque é com a TOTVS!

Você sabia que os melhores softwares de controle de estoque são da TOTVS?

Os ERPs da TOTVS, maior empresa de tecnologia do Brasil, proporcionam toda estrutura tecnológica para automatizar cada aspecto do seu negócio — do financeiro ao estoque.

Contar com um programa de estoque traz vantagens para toda a empresa, uma vez que pode controlar melhor as compras, vendas, finanças e o gerenciamento de setores.

Com o módulo de controle de estoque e custos, é possível monitorar toda a movimentação, gestão do inventário, rastreabilidade, custo médio e ainda realizar consultas rápidas para identificar os itens estocados.

Os relatórios gerados apresentam detalhes importantes e são emitidos diária ou mensalmente, de acordo com a necessidade.

A quantidade de mercadorias em estoque, ordens de compras e históricos são atualizados em tempo real.

Além disso, um ERP hospedado em nuvem possibilita que seus dados sejam acessados por dispositivos móveis de qualquer lugar, a qualquer momento, apenas com uma conexão com a internet.

A TOTVS é referência em tecnologia e inovação.

Há mais de 30 anos no mercado, nossos sistemas são desenvolvidos para simplificar e otimizar a rotina das empresas, trazendo soluções que atendem necessidades dos mais variados segmentos.

Que tal fazer parte da revolução digital e colocar seu negócio em um novo patamar?

Automatize toda a gestão do seu estoque e dos processos operacionais da sua empresa com as tecnologias TOTVS! Confira os benefícios e diferenciais das nossas soluções!

Conclusão

Neste artigo, você conferiu as principais funcionalidades do software de controle de estoque e como ele pode trazer benefícios ao seu negócio.

Na sua empresa, um software como esse já é utilizado?

Esperamos que esse guia ajude você a modernizar sua operação, otimizando processos e melhorando os resultados?

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