Gerenciamento de arquivos: como torná-lo mais eficiente?

A informação é hoje um ativo tão importante quanto qualquer outro para as empresas. Com a transformação digital, a possibilidade de transformá-la em valor para os negócios se tornou ainda maior.

Entretanto, a estratégia de armazenamento adotada, principalmente nos processos de gestão, é fundamental para que haja organização e, consequentemente, eficiência no uso.

É por isso que o gerenciamento de arquivos se tornou parte tão importante da rotina do gestor. Ainda assim, é natural se deparar com alguns desafios para transformar essa ideia em ações práticas.

Pensando nisso, mostraremos aqui algumas dicas essenciais para tornar o seu gerenciamento de arquivos mais eficiente. Confira!

1. Invista em tecnologia

A digitalização dos negócios é uma tendência inevitável. Nos processos de gestão, contar com sistemas de armazenamento físico de documentos não só está se tornando uma prática obsoleta como tende a apresentar problemas.

Documentos perdidos ou extraviados, roubos de informações sigilosas, alto custo de armazenamento e impressão, desperdício de papel e dificuldade para localizar arquivos são apenas alguns deles.

Por isso, é crucial investir na digitalização dos documentos e no armazenamento online. Atualmente, nem o servidor interno é mais um grande obstáculo — as empresas estão migrando amplamente para a nuvem.

Basicamente, os seus arquivos ficam armazenados em um servidor digital contratado e os seus funcionários podem acessá-los de qualquer lugar, desde que tenham a autorização da sua empresa e uma senha.

Os próprios custos com segurança digital são reduzidos, pois essa responsabilidade passa a ser da provedora do serviço.

A digitalização não só favorece esse tipo de redução de gastos como otimiza o acesso e o armazenamento dos documentos. A era do papel impresso está definitivamente ficando para trás, ainda que ele seja necessário em determinados processos.

2. Crie um código específico

A Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Dados (ABGD) aponta que um dos principais problemas relacionados a essa prática é a dificuldade de encontrar arquivos importantes.

Isso acontece pela falta de padronização adotada no gerenciamento dos documentos: cada arquivo é nomeado e armazenado com critérios diferentes, por pessoas diferentes.

Entretanto, o uso costuma ser coletivo e o tempo perdido para encontrar os documentos é enorme. Por isso, o primeiro passo é criar uma padronização para a nomeação de arquivos, baseando-se em um código específico.

Um bom exemplo é começar com a inicial do setor, o nome do autor e o nome do documento — por exemplo, “F-Silva-Solicitação de compras”, para um arquivo do Financeiro.

No caso de grandes empresas, o nome do autor pode ser substituído por sua matrícula. O padrão, no entanto, deve ser pensado de forma a atender às necessidades específicas da sua empresa.

3. Padronize o tipo de arquivo

Separar os arquivos em tipos específicos, de acordo com a sua finalidade, permite que o acesso e o gerenciamento desses dados sejam facilitados. Um bom exemplo é a distinção entre documentos ativos, que são de uso frequente (formulários de inscrição, planilhas de valores, contratos etc.), e inativos, que são menos utilizados (documentos de acordos específicos, plantas, projetos etc.) e documentos nulos, que raramente são procurados.

Esse tipo de distinção será mais eficiente se aplicado às pastas nas quais os arquivos estão armazenados, pois reduzirá o número total de itens em cada uma.

4. Defina o formato e o suporte

É importante que os documentos tenham informações para ajudar a rastrear a sua origem, assim como o formato específico em que se encontram. Essa é uma prática que muitas empresas costumam ignorar, mas que faz grande diferença — principalmente no caso de documentos que são mantidos com cópias impressas.

Imagine um técnico da manutenção que vai atualizar um checklist das ações preventivas de uma máquina na virada do mês. O papel assinado deve ser armazenado e um novo documento deve ser impresso. Porém, se ele não encontrar na folha o link para o local de origem ou o endereço do servidor, ele perderá muito mais tempo para encontrar e imprimir o novo documento. E isso se repetirá com cada técnico, em cada máquina, todo mês!

Então, é importante que haja uma padronização de formato e suporte (físico ou digital) de cada arquivo e que essas informações estejam à disposição.

5. Determine a temporalidade do documento

O excesso de documentos pode ser um problema tão grande quanto a ausência de um deles. Sabemos que, principalmente no caso de auditoria ou fiscalização, é importante garantir que certos arquivos estejam disponíveis. Entretanto, o acúmulo de documentos sobrecarrega a gestão, dificultando o acesso àqueles que são realmente importantes e gerando custos.

Criar uma tabela de temporalidade é uma boa solução, pois nela os funcionários encontrarão o prazo específico para cada tipo de documento e a gestão poderá executar limpezas periódicas. Documentos de projetos terminados, por exemplo, podem passar de ativos para inativos.

Contratos encerrados, por sua vez, se transformam em nulos, pois raramente serão acessados — ainda que o armazenamento continue sendo necessário.

6. Estabeleça níveis de acesso

O gerenciamento de documentos depende de diversos fatores, mas nenhum deles tende a ser eficiente sem a colaboração total dos funcionários da empresa. É preciso treinar e conscientizar sobre a importância de manter os documentos armazenados, de acordo com a política estabelecida pela empresa. Por isso, cada profissional só deve ter acesso aos documentos que são necessários para executar a sua função.

O compartilhamento indevido de arquivos deve ser combatido. Além de colocar em risco a segurança jurídica da sua empresa, promove uma cultura de tráfego não-monitorado da informação. Em pouco tempo, a organização dos documentos pode ser totalmente comprometida.

7. Unifique o arquivo e mantenha backups

Armazenar os arquivos em um único lugar é a melhor forma de garantir a organização. Se eles ficam espalhados, torna-se mais difícil encontrá-los e, ao mesmo tempo, a ausência do profissional que sabe a localização de um documento específico pode prejudicar o desempenho de outros setores. É preciso unificar o armazenamento e, então, dividir as pastas por departamentos e níveis de acesso.

Por outro lado, é preciso estar atento à segurança dessa informação — e isso não significa simplesmente estar protegido contra roubos de dados. Assim como um incêndio pode destruir um arquivo físico, um servidor danificado pode corromper ou perder documentos digitais.

Para evitar esse cenário, estabeleça uma política de segurança da informação na qual o backup seja uma prática de rotina. Essa cópia dos arquivos deve ser feita com frequência, se possível diariamente ou a cada hora. Mantê-la em um servidor separado é essencial, mas a nuvem é uma opção ainda melhor.

São ações simples, mas que representam uma melhoria significativa na eficiência do gerenciamento de arquivos. Faça uma análise na sua empresa e identifique quais desses pontos precisam ser melhorados. Os resultados são expressivos!

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