Aprovisionamento: como garantir os recursos necessários para o sucesso do seu planejamento logístico

Garantir que os recursos necessários para realizar uma atividade estejam disponíveis é de responsabilidade da etapa de aprovisionamento.

É uma ação intermediária entre o planejamento e a execução de uma tarefa, nesse caso, referentes ao setor de logística.

Envolve diversas etapas, como pesquisa de mercado, seleção de fornecedores, negociação de contratos, controle de estoque, gestão de pedidos, avaliação de desempenho e muito mais. 

Por isso, vamos explicar todas estas etapas e quais são as formas de organizá-las com auxílio de tecnologias para gestão eficiente da logística. Boa leitura.

O que é aprovisionamento?

O aprovisionamento na logística consiste em garantir os recursos para que todas as atividades da cadeia de suprimentos possam ser executadas.

Visa a permitir que o fluxo produtivo e de distribuição seja o mais eficiente sem que haja falta ou excesso de insumos e materiais.

Por exemplo, para o setor de produção, o aprovisionamento é responsável pela provisão das matérias primas necessárias de acordo com a previsão de demanda.

O objetivo maior é que sejam antecipadas eventuais baixas de estoque, bem como para que haja uma reserva de segurança.

Dessa maneira, a empresa pode se precaver a eventuais variações de demanda.

Por isso, é uma etapa fundamental para o bom fluxo dos procedimentos logísticos de uma operação.

Qual a função do aprovisionamento na logística?

Sua função é fundamentalmente estratégica do ponto de vista logístico, pois influencia diretamente na eficiência e na competitividade de um negócio. 

Por garantir que os materiais necessários para a produção e distribuição de bens e serviços estejam disponíveis nas condições adequadas de custo, qualidade, quantidade e tempo, ele contribui para:

• Reduzir os custos operacionais e de aquisição dos materiais;
• Aumentar a qualidade e a satisfação dos clientes;
• Melhorar o desempenho e a produtividade dos processos;
• Minimizar os riscos e as incertezas na cadeia de suprimentos;
• Promover a sustentabilidade e a responsabilidade social.

Qual a importância de gerenciar o aprovisionamento de um negócio?

A gestão eficiente da aquisição de recursos é imprescindível para atender às demandas operacionais de um negócio.

Sem ela, a empresa pode estar exposta a eventuais imprevistos sem que haja tempo hábil para correção, impactando diretamente a entrega final.

Algumas matérias primas são sazonais, e essa provisão planejada de recursos serve para que a empresa se prepare em caso de escassez de determinados materiais.

Além disso, você tem outros benefícios operacionais como a otimização dos recursos materiais, financeiros e humanos.

Permite também a diminuição – ou erradicação – de desperdícios, melhor controle de estoque e flexibilidade para se adaptar às mudanças de mercado.

Como funciona o ciclo de aprovisionamento?

O ciclo de aprovisionamento é o conjunto de etapas que envolvem o planejamento, a compra e o armazenamento dos materiais de forma periódica e planejada.

Pode variar de acordo com o tipo e a complexidade da organização, mas geralmente passa pelas seguintes etapas:

• Definição das necessidades: consiste em identificar e quantificar os materiais que serão necessários para atender às demandas da organização;
• Pesquisa de mercado: é a busca e análise das informações sobre os fornecedores, os preços, as condições e a disponibilidade dos materiais no mercado;
• Seleção de fornecedores: escolher os fornecedores mais adequados para cada material, levando em conta critérios como qualidade, custo, prazo, confiabilidade e capacidade;
• Negociação de contratos: é a fase onde se estabelecem os termos e as condições da relação comercial entre a organização e seus fornecedores;
• Controle de estoque: monitoramento e gerenciamento dos níveis de estoque dos materiais, evitando excessos ou faltas que possam comprometer a produção e a distribuição;
• Gestão de pedidos: passa pela emissão, recebimento e conferência dos pedidos e dos materiais junto aos fornecedores;
• Avaliação de desempenho: consiste em medir e avaliar os resultados do aprovisionamento, tanto em relação aos fornecedores quanto aos objetivos internos da empresa.

O que faz um aprovisionador de materiais?

Essa é a função de quem realiza as tarefas referentes ao aprovisionamento e pode ser um profissional específico ou outro agente da cadeia de suprimentos.

A depender do tamanho da empresa, é necessário um responsável em tempo integral dedicado à realização das etapas. É ele quem irá se comunicar com os demais setores para garantir o sucesso dos processos.

Dentre suas atribuições, está a definição das necessidades baseadas na demanda, pesquisa de bons fornecedores e o controle do estoque e dos materiais.

Também cabe ao aprovisionador negociar melhores condições e fazer constantes avaliações nos processos a fim de otimizá-los.

E um aprovisionador de manutenção?

No setor de manutenção, há um tipo específico de aprovisionador de materiais que atua na área de manutenção de equipamentos e instalações. 

Ele é responsável por garantir que os materiais necessários para a realização das manutenções corretivas e preventivas estejam disponíveis e em boas condições. 

Também cuida da pesquisa e aquisição de peças de reposição, maquinários e acompanhamento da vida útil dos itens envolvidos no processo.

Por exemplo, quando a empresa tem uma frota de caminhões, o aprovisionador de manutenção tem que ter ciência do estado de cada veículo.

Assim, pode agendar troca de óleos, filtros, troca de pastilhas de freios etc., sempre dentro dos prazos adequados para o pleno funcionamento.

Além disso, deve cuidar também do espaço físico, conseguindo materiais para limpeza e conservação do ambiente e outros itens de organização e acondicionamento das mercadorias.

Como aplicar o processo de aprovisionamento de forma eficiente?

Comentamos brevemente sobre alguns processos de aprovisionamento e a seguir vamos ver em detalhes como funciona cada um deles:

Analise a demanda e os recursos necessários

É preciso ter uma projeção de demanda para fazer a aquisição de recursos que a atendam com uma certa folga.

Para isso, o uso de big data é fundamental para compreender o histórico de vendas, sazonalidade e outros fatores que impactam na aquisição de recursos.

Por meio dessa análise, é possível se antecipar a problemas como escassez de matéria-prima para buscar alternativas e não deixar a distribuição atrasar.

Avalie os fornecedores do mercado

Esse processo visa verificar se os fornecedores estão cumprindo com os requisitos estabelecidos no contrato e se estão entregando os materiais com a qualidade esperada. 

Essa função cabe ao aprovisionador, que pode ser também o gestor de estoque e deve seguir alguns critérios para garantir a eficiência dos processos.

Atividades como pesquisa de satisfação, auditorias periódicas e análises de relatórios são alguns dos dispositivos usados para avaliar fornecedores.

É ideal manter um bom relacionamento com seus fornecedores, porém é importante sempre buscar a opção de mercado que melhor atende sua operação.

Considere o lead time

O lead time é o tempo decorrido entre o pedido do material ao fornecedor e a sua entrega na empresa. 

É um fator importante para o planejamento do aprovisionamento, pois influencia na definição da quantidade e do momento de compra dos materiais.

Se o lead time de uma matéria prima for de 1 mês e seu estoque está em baixa, há grandes chances de haver falta de recursos, culminando em atrasos nas entregas.

Por isso, o lead time é um ótimo critério para definição de fornecedores.

Conseguir acordos que ofereçam flexibilidade é importante, principalmente em momentos em que há falta repentina de algum material.

Assim você pode acionar o fornecimento de emergência para não deixar sua operação parada e seus clientes esperando.

Faça a correta gestão do estoque

Gerenciar corretamente o estoque significa manter níveis otimizados de estoque dos materiais.

Engloba o controle fino que evita falta ou excessos no estoque, mantendo um equilíbrio.

Há custos de armazenagem, portanto, ter estoque inflado não é ideal. Contudo, em alguns casos, é importante ter uma reserva.

Outra opção é ter fornecedores que possam atender no modelo just in time, com agilidade em eventuais casos de alta súbita de demanda.

Vale lembrar que esse tipo de modalidade pode ter custos maiores, porém gera economia com armazenagem.

Atente-se ao recebimento e armazenamento das mercadorias

Ter atenção ao processo de recebimento e armazenamento de mercadorias significa verificar se os materiais entregues pelos fornecedores atendem aos requisitos acordados.

Cabe ao aprovisionador responsável essa conferência para identificar no ato qualquer irregularidade.

Utilize ferramentas de checklist para não perder nenhum aspecto relevante dentro do que foi contratado.

Monitore as etapas de abastecimento e expedição

O monitoramento do fluxo de abastecimento e expedição é ideal para encontrar gargalos no processo.

Isso permite a ação rápida a fim de garantir que o fornecimento seja feito dentro dos prazos corretos.

A tecnologia como aliada na cadeia de suprimentos

A tecnologia é sua maior aliada para a gestão da cadeia de suprimentos e do aprovisionamento.

Ao oferecer soluções que facilitam, agilizam e otimizam os processos envolvidos nessa área, o uso dessas ferramentas potencializa a operação logística como um todo.

Além desses recursos, podemos destacar outras soluções como:

• Integração dos elos da cadeia de suprimentos, melhora da comunicação, da colaboração e da transparência entre os parceiros;
• Automatização das atividades operacionais para redução de erros, de custos e do tempo de execução;
• Geração e análise dos dados em tempo real, que traz informações precisas e confiáveis para o planejamento e para uma tomada de decisão data driven;
• Promove aumento da flexibilidade e a adaptabilidade da cadeia de suprimentos e permite responder às mudanças e demandas do mercado de maneira ágil;
• Traz inovação e diferenciação dos produtos e serviços, agregando valor e competitividade ao seu negócio.

Plataformas como sistemas de gestão permitem que você automatize vários processos e reduza erros e o tempo das operações.

ERPs (Enterprise Resource Planning), WMS (Warehouse Management System) e TMS (Transportation Management System) são alguns exemplos eficientes dessa gestão tecnológica.

O ponto mais importante é que esses softwares possam trabalhar integrados entre si para que a comunicação entre os envolvidos seja mais ágil possível.

Há de se considerar também os fornecedores e clientes nessa comunicação para obter feedbacks que permitam a constante melhoria dos processos.

Isso tudo permite um fluxo maior de aquisição de dados que irão embasar as decisões gerenciais para que sejam bem mais prolíficas.

Suíte Logística da TOTVS

A Suíte Logística da TOTVS é a opção mais completa para gestão da cadeia logística e processos de aprovisionamento.

Oferece soluções integradas e especializadas para cada segmento do setor logístico. Assim, você pode controlar as atividades de transportes e logística de carga e fazer a gestão de frota própria ou de terceiros.

Também é possível gerenciar as atividades logísticas de ponta a ponta, principalmente nos armazéns e centros de distribuição com o TOTVS WMS SaaS.

O monitoramento de todos esses processos fica por conta do TOTVS YMS, para um controle preciso dos processos de abastecimento e expedição.

Faça a negociação com fornecedores e controle prazos e datas com o TOTVS Agendamento e faça a conferência dos recebimentos com o TOTVS Checklist.

Ainda tem muito mais vantagens em contar com a Suíte Logística TOTVS na gestão da cadeia de suprimentos da sua empresa. 

É tecnologia de ponta, suporte especializado e atualização constante das soluções. 

Veja tudo que a Suíte Logística da TOTVS pode oferecer a sua operação.

Conclusão

O aprovisionamento no contexto da logística é uma etapa intermediária porém fundamental para o funcionamento dos demais processos.

Contribui para um fluxo contínuo dentro da operação já que evita que ocorra falta de suprimentos essenciais para produção e distribuição dos seus produtos.

Você também viu neste conteúdo quais são as funções de um aprovisionador de materiais e de manutenção, como funciona o ciclo de aprovisionamento e como aplicá-lo de forma eficiente. 

Além disso, você descobriu como a tecnologia é a maior aliada para gestão do aprovisionamento, e conheceu a Suíte Logística da TOTVS, a opção mais completa para o seu negócio.

Com todas essas informações, é possível otimizar os processos dentro da sua empresa e aplicar tecnologias que potencializam a sua operação.

No blog da TOTVS, temos também outros conteúdos sobre gestão de negócios e gestão logística para auxiliar seu planejamento estratégico.

Veja como a acuracidade de estoque pode ajudar a reduzir custos com armazenagem.

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