Gestores empresariais estão acostumados com uma série de tecnologias relacionadas à gestão documental, como a assinatura digital e o carimbo do tempo.
Este recurso pode ser utilizado por pessoas físicas, por empresas, órgãos e entidades públicas, ONGs e organizações sociais.
Porém, antes disso, é preciso conhecer o funcionamento, o emissor, a importância e a aplicabilidade desta tecnologia. Afinal, você sabe como usar carimbo de tempo?
Explicamos, neste artigo, tudo que você precisa saber sobre esta espécie de selo!
O que é carimbo do tempo?
O carimbo do tempo (Timestamp) é um selo que certifica a criação ou assinatura digital de um documento em um momento específico, com data e hora exata. Para ter validade jurídica, ele deve ser acompanhado de um certificado digital ICP-Brasil.
Este recurso garante a integridade e o não repúdio da informação, bem como a validade da assinatura, e pode fornecer evidências sobre a temporalidade do documento em caso de controvérsia.
A definição do portal do governo brasileiro também é bastante clara:
“O Carimbo do Tempo é um selo que atesta a data e a hora exatas em que um documento foi criado e/ou recebeu a assinatura digital, criando evidências de sua existência temporal e ao mesmo tempo garantindo a validade de sua assinatura digital“.
Como funciona um carimbo do tempo?
A relação entre carimbo de tempo e assinatura digital já traz uma ideia de seu funcionamento: ele deve ser acompanhado de um certificado digital no padrão ICP-Brasil para ter validade jurídica.
Por meio da extensão dos pacotes de assinatura digital, os carimbos são emitidos sobre documentos eletrônicos para evidenciar a existência dos documentos naquela data e hora específicas. Veja:
- Com a assinatura digital, é criado um hash (resumo criptográfico) do documento;
- O carimbo combina o hash com a data e a hora exata, provenientes de uma fonte segura e que não podem ser modificados por ninguém;
- Caso o arquivo seja modificado, o valor do hash não será correspondente, situação em que o usuário é avisado sobre a alteração dos dados.
Percebe como a tecnologia evita fraudes e confere validade jurídica eterna para aquela assinatura digital?
Ou seja, atesta o tempo exato e garante a validade da assinatura mesmo se houver revogação ou expiração do certificado digital do signatário.
E quem emite carimbo de tempo?
Para obter o Timestamp, o interessado deve entrar em contato com a Autoridade de Carimbo do Tempo (ACT).
Quem emite o carimbo de tempo?
A Autoridade de Carimbo do Tempo (ACT) é a responsável por emitir o Timestamp.
Ela é a terceira parte confiável que assina o documento eletrônico e que serve como evidência irrefutável que determinada informação digital existe em certa data e hora.
Esta instituição possui os chamados Sistemas de Carimbo do Tempo (SCT), que são auditados e sincronizados com as normas e os padrões dos Sistemas de Auditoria e Sincronismo da ICP-Brasil.
Em outras palavras, a ACT gera e aplica os carimbos de data e hora nos documentos, retornando-os para o remetente junto com um certificado de Timestamp.
No Brasil, as ACT credenciadas pela ICP-Brasil são CAIXA, SERPRO, CERTISIGN, VALID, BRY, QUICKSOFT, SAFEWEB, SOLUTI e PRODESP.
Por que carimbos de tempo são importantes? Que tipos de problemas eles resolvem?
Os selos que atestam data e hora são importantes porque fornecem provas irrefutáveis de que um documento existiu em um ponto específico no tempo.
Isto é útil por uma variedade de razões, como por exemplo:
- Demonstrar a ordem temporal dos eventos;
- Provar a existência de um documento em caso de disputa legal;
- Proteger contra modificações nas informações do documento original;
- Certificar a data e hora de uma assinatura digital para garantir sua validade jurídica inquestionável;
- Garantir a autenticidade das informações e a integridade na guarda de evidências de processos digitais e transações;
- Impossibilitar a assinatura de documentos em datas passadas, de forma a garantir mais credibilidade ao processo e evitar fraudes;
- Manter a validade de documentos no longo prazo, uma vez que o carimbo é válido mesmo após a expiração de certificados digitais usados na assinatura.
Com o carimbo, mesmo que o relógio eletrônico do computador seja alterado, o documento terá o registro da hora exata, o que evita a invalidação do processo.
Outro ponto que merece destaque é que a ICP-Brasil, responsável pela certificação no país, não exige carimbos em todos os documentos digitais.
Mas a confirmação de data é essencial para a validade jurídica de contratos, procurações e outros documentos.
Entendeu por que carimbos de tempo são importantes e que tipos de problemas eles resolvem? Então vamos detalhar algumas situações em que o recurso é aplicado no ambiente empresarial.
Situações em que o carimbo do tempo pode ser aplicado
Como usar carimbo de tempo? Em quais situações um gestor empresarial utilizará a tecnologia?
De maneira geral, ele é aplicado nas assinaturas digitais de documentos ou no documento como um todo.
Assinaturas digitais de documento
No caso de assinaturas digitais, o carimbo de tempo serve para certificar o momento exato em que a assinatura foi aplicada e garantir sua validade legal.
É importante lembrar que para este tipo de aplicação é necessário utilizar um certificado digital no padrão ICP-Brasil.
Ele deverá estar válido no momento da assinatura, o que será verificado pelo Timestamp.
Com a tecnologia, mesmo que o certificado expire ou seja revogado, o documento se manterá válido. É o que chamamos de validação em longo prazo da assinatura digital.
Documento como um todo
Além da relação entre carimbo de tempo e assinatura digital, a tecnologia pode ser aplicada ao documento como um todo.
Isso inclui qualquer documento digital, seja um contrato em PDF, uma imagem etc. Ele pode ou não estar assinado, porque isso não faz diferença quanto à essa aplicação.
Neste caso, ele serve como prova de que o documento existiu em um ponto específico no tempo e não foi alterado desde então.
Todos os signatários ou destinatários podem verificar a data e a hora da assinatura e se certificar que o documento permanece íntegro. É, por isso, uma segurança adicional àquela conferida pelo próprio certificado digital.
Como usar carimbo de tempo?
Para utilizar um carimbo de hora, é necessário solicitar o serviço a uma Autoridade de Carimbo de Hora credenciada pela ICP-Brasil. Lembre-se de que você também precisa ter um certificado digital.
A maioria das empresas adota essa tecnologia a partir de uma boa plataforma de gestão de assinaturas eletrônicas. Porém, é também possível integrar a funcionalidade no sistema empresarial por meio de uma API específica.
Como utilizar o carimbo do tempo no dia a dia?
O uso e a aplicação do Timestamp no dia a dia dos negócios se relacionam à validação a autenticidade de algumas operações, como:
- Protocolar e digitalizar documentos em papel;
- Confirmar data e hora em prontuários eletrônicos;
- Realizar operações de compra e venda de duplicatas;
- Conceder garantias ao encadeamento e à integridade de registros eletrônicos;
- Registrar apólices de seguro, data em diplomas digitais, direitos autorais de músicas e ponto eletrônico.
Imagine, por exemplo, que o departamento jurídico da empresa elaborou um contrato comercial a ser assinado por um parceiro.
É preciso registrar a data e hora da validação do documento, pois essa marcação inicia o período de duração do contrato e define seu prazo.
Ao aplicar o Timestamp, mesmo que haja alteração no relógio do dispositivo eletrônico, as partes terão segurança sobre a hora exata da assinatura.
Percebe como é importante entender melhor sobre carimbo de tempo e assinatura digital? São recursos indispensáveis para as empresas. Mas será que é essencial para todas?
Para que tipo de empresa essa solução é indicada?
O uso de carimbos de tempo é indicado para todos os tipos de empresas, especialmente aquelas que precisam certificar a autenticidade e integridade de seus documentos.
Isto inclui desde indústrias a empresas do segmento jurídico, financeiro, de seguros, de saúde, dentre outras.
Em resumo, qualquer empresa que preze pela segurança e confiabilidade de seus documentos eletrônicos pode se beneficiar do uso da tecnologia de Timestamp.
As respostas para as principais dúvidas sobre o tema
O carimbo do tempo é válido juridicamente?
Sim. A tecnologia é válida juridicamente, pois a Autoridade de Carimbo do Tempo (ACT) responsável por emiti-la é considerada a terceira parte confiável neste processo.
Ela emite o selo de acordo com os padrões estabelecidos e atesta data e hora a partir de sistemas auditados e sincronizados com as normas e os padrões da ICP-Brasil.
Vale lembrar que é preciso ter um certificado digital válido para utilizá-lo, certo? Além de reconhecer a data e a hora em que o documento foi assinado, o carimbo certifica a validade do certificado que produziu a assinatura digital naquele momento.
É possível visualizar o carimbo do tempo nos documentos?
Não. Por ser um código criptográfico, ele não possui representação visual. Ou seja, você não verá um selo semelhante àqueles que são colocados em cartas, por exemplo.
No entanto, nada impede que os fornecedores criem grafismos e imagens para representá-lo, o que não significa nada na prática.
Não usei o carimbo do tempo em minha assinatura, o que acontece com o documento?
Depende do documento. Há casos em que a legislação brasileira exige o uso da assinatura digital em conjunto com o Timestamp. Ou seja, ele é um requisito técnico.
Isso acontece, por exemplo, com os diplomas de graduação em formato digital. Se não houver o carimbo neste caso, a assinatura não tem validade, já que ele é um requisito técnico para atender ao artigo 2º, § 1º da Portaria nº 554/2019 do MEC.
Outro ponto de atenção é a contestação da assinatura. Sem um carimbo de data, sua autenticidade e validade legal pode ser posta em questão.
Por mais que a Medida Provisória nº 2.200-02/2001 confira validade jurídica à assinatura digital, é possível que exista contestação quanto à data de sua realização.
Ao utilizar o carimbo, essa discussão não se sustenta, pois ele comprova a data e a hora da assinatura.
Em quais casos o carimbo do tempo se torna inválido?
O carimbo da hora pode se tornar inválido se não for aplicado com um certificado digital válido ou se o documento tiver sido adulterado desde que o Timestamp foi aplicado.
Diante de tantos benefícios e utilidades, você já deve estar pensando em comprar um carimbo de tempo, certo?
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Nosso sistema está em constante atualização e uma das funções acrescentadas recentemente é exatamente o uso do carimbo do tempo nas assinaturas digitais.
Com a funcionalidade, você poderá manter a máxima validade jurídica existente no mercado brasileiro com o registro de tempo.
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Conclusão
O carimbo do tempo é uma tecnologia que existe para trazer maior segurança e validade jurídica aos documentos.
Quando associado com uma assinatura digital com certificado padrão ICP-Brasil válido, ele torna incontestável a data e a hora em que um documento foi assinado.
Por isso, ele proporciona muitos benefícios às empresas, como evitar fraudes e garantir a autenticidade e a integridade das informações.
Para facilitar o uso do recurso, recomenda-se que os gestores escolham um bom sistema de gestão de assinaturas eletrônicas. Saiba como escolher uma plataforma de assinatura digital!
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