Um gestor empresarial que passa a assinar documentos online em sua rotina percebe uma agilidade considerável ao lidar com essa burocracia.
Essa é a prática indicada para formalizar relações por meio de contratos e acordos, sem depender das idas e vindas de motoboy para coletar assinaturas e evitar o risco de perda de documentos sigilosos.
Com o desenvolvimento de diversas ferramentas de assinatura eletrônica, as partes conseguem firmar documentos em qualquer lugar e a qualquer distância.
Você sabe como assinar documentos online? Apontamos um passo a passo sobre essa prática simples, bem como suas vantagens.
Acompanhe!
As vantagens de assinar documentos online
Assinar documentos online pode economizar custos e tempo, além de garantir mais mais eficiência, agilidade, segurança e mobilidade ao processo de assinatura.
Isso se tornou tão corriqueiro que as assinaturas eletrônicas realizadas pelo GOV.BR, portal do Governo Federal, bateram recordes em agosto de 2022.
Veja os benefícios que a assinatura de documentos online traz para as organizações:
- Economia de custos: é possível enviar e receber documentos eletronicamente para assinatura. Não há necessidade de imprimir ou enviar cópias físicas, reconhecer firma ou fazer autenticação em cartório;
- Maior agilidade: ao utilizar um sistema ou site para assinar documentos, sua empresa ganha agilidade, pois bastam 37 minutos para obter uma assinatura eletrônica. É um ganho de 85% em produtividade;
- Otimização de tempo: assinar documentos online é gastar apenas alguns cliques para enviar e coletar assinaturas. Isso agiliza outros processos de negócios, como a integração de novos funcionários ou alterações em contratos existentes;
- Maior organização dos documentos: ao utilizar um sistema para assinar um documento com certificado digital online ou com outro tipo de assinatura eletrônica, você pode utilizar a mesma plataforma para fazer a guarda deste documento. Quando for necessário, basta acessar o sistema que, em geral, conta com armazenamento em nuvem;
- Mais segurança: ao aprender como assinar documentos online, as empresas não correm riscos de perder documentos importantes na hora de carregá-los. Além disso, as assinaturas eletrônicas adicionam uma camada extra de segurança às suas operações, especialmente se for utilizada a assinatura digital, feita com certificado do padrão ICP-Brasil;
- Mais eficiência e mobilidade: além de ser mais ágil adotar a assinatura de documento online, a prática permite acessar os documentos de qualquer lugar do mundo, desde que exista acesso à internet. Não é necessário também ter que carregar vários documentos para assinar, e os sistemas de assinatura online funcionam em tablets e smartphones.
Está convencido das vantagens de utilizar uma plataforma ou site para assinar documentos?
Mas será que é possível adotar a prática em qualquer caso?
Qualquer documento pode ser assinado online?
Sim. Dependendo do tipo de documento, é recomendável assinar documento online com certificado digital do padrão ICP-Brasil.
Em teoria, todos os tipos de documentos podem ser assinados online. Isso significa procurações, notas fiscais eletrônicas, contratos de prestação de serviços, dentre outros.
Agora que você já sabe que a assinatura eletrônica pode simplificar a rotina empresarial de forma ampla, vamos aprender como assinar documentos online!
3 formas de assinar documentos online
O processo de assinatura de documento online é diferente conforme a ferramenta que o usuário utiliza.
Já parou para pensar como assinar um documento online no Word? E se ele estiver em formato PDF?
Vamos apresentar a seguir três formas de assinar documento digitalmente!
1. Assinar documento online com certificado digital
O primeiro passo para assinar um documento online com certificado digital é ter um certificado válido e instalado no seu computador ou dispositivo móvel.
O recurso, que funciona como uma identidade digital que garante a autenticidade, a integridade e a validade jurídica das transações realizadas pela internet, pode ser um e-CPF, um e-CNPJ, dentre outros.
Você pode adquiri-lo em uma autoridade certificadora credenciada ao ICP-Brasil.
Depois de ter o seu certificado digital, você pode assinar documentos em diversos formatos, como PDF, Word, Excel, e em variadas ferramentas, como um sistema de gestão de assinaturas.
No entanto, existem alguns passos similares que devem ser seguidos nestas plataformas:
- Abrir o documento;
- Clicar em uma opção que indique “Assinar com certificado digital”, “Assinar digitalmente”, “Adicionar uma assinatura digital” ou algo similar;
- Selecionar o local onde deseja inserir a sua assinatura no documento;
- Escolher o seu certificado digital na lista de certificados disponíveis;
- Digitar a sua senha do certificado digital e confirmar a operação;
- Salvar o documento assinado.
Vale destacar que esse tipo de assinatura tem a mesma validade jurídica de uma assinatura manuscrita e é reconhecida pela legislação brasileira.
Além disso, a assinatura digital oferece mais segurança, praticidade e economia para você e para os seus negócios.
Vamos ver como assinar um documento em PDF grátis?
2. Assinar PDF online
O documento PDF pode ser assinado nas diversas ferramentas voltadas para essa extensão de documento. Existem versões gratuitas, com recursos limitados, e versões premium, com acesso ilimitado a todas as funcionalidades.
Porém, o mais comum em ambientes corporativos é utilizar um sistema próprio para assinatura eletrônica. Afinal, ele aceita outros tipos de documento.
Neste tipo de plataforma, assinar documento em PDF online é bem simples:
- Faça o upload do PDF na plataforma escolhida;
- Adicione os signatários do documento, inclusive com suas informações (nome, e-mail etc.);
- Indique a ordem das assinaturas, se for o caso;
- Envie o documento para as partes e aguarde a assinatura delas.
3. Assinar contrato online
A melhor forma de assinar contrato online é usar uma plataforma de assinatura eletrônica. A ferramenta permite que você crie, envie e receba documentos assinados digitalmente, com validade jurídica e sem papel.
O processo é simples e rápido:
- Acesse a plataforma de sua preferência e faça o upload do documento que deseja assinar;
- Adicione as pessoas que devem assinar o documento e indique onde elas devem inserir suas assinaturas;
- Escolha o tipo de assinatura eletrônica que deseja usar, como simples, avançada ou qualificada;
- Colete as assinaturas das partes envolvidas por meio de um link enviado por e-mail;
- Salve o documento assinado na plataforma ou baixe para o seu computador.
Pronto! Você acabou de assinar um contrato online com facilidade e segurança.
Essa forma de assinatura é reconhecida pela legislação brasileira e oferece mais agilidade, economia e sustentabilidade para os seus negócios.
É possível assinar documentos online grátis?
Sim. Existem aplicativos e sites para assinar documentos online grátis.
No entanto, um assinador digital confiável deve utilizar criptografia para garantir a validade e a segurança da assinatura. Esse é o principal requisito que deve ser considerado e pode não estar presente em soluções gratuitas.
Em geral, essas soluções apresentam limite no número de documentos e recursos limitados.
Portanto, além da segurança, avalie a demanda da sua empresa para escolher a solução mais adequada para sua realidade, que pode não ser a ferramenta gratuita.
Como faço para assinar um documento pelo celular?
A assinatura de documentos pelo celular deve ser realizada por aplicativos disponíveis para Android e iOS.
É possível encontrar opções gratuitas com recursos básicos e limitados, bem como ferramentas que apresentam uma caneta virtual controlada pelos dedos, e outras opções.
No caso do iPhone, é possível assinar documentos digitalmente e online na função “Arquivos”, sem qualquer aplicativo.
Neste caso, siga os seguintes passos:
- Abra o arquivo;
- Toque no botão com o símbolo de uma caneta e apertar no símbolo “+”;
- Clique na opção “Assinatura” e assine o documento;
- Toque em “OK” para salvá-lo.
Além desta opção, existem soluções mais completas e seguras, como os sistemas de assinatura eletrônica que possuem versão mobile, como é o caso do app Minha Assinatura Eletrônica, da TOTVS.
Como verificar a autenticidade de um documento assinado de forma online?
É possível verificar a autenticidade de um documento assinado de forma online por meio do Validar, o serviços de validação de assinaturas eletrônicas do governo federal.
Antes chamado de Verificador de Conformidade do Padrão de Assinatura Digital ICP-Brasil, ele foi criado em 2014 pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
A ferramenta permite confirmar se a assinatura digital do documento está em conformidade com os padrões preestabelecidos.
Ela avalia o nome do signatário, o hash/resumo criptográfico, o carimbo de tempo (opcional) e o código para verificação (opcional).
Para realizar o processo, basta seguir os passos do site (“Ler QR Code”, “Escolher Arquivo” ou “Colar URL”) para validar a assinatura digital pelo ITI.
No fim, você terá em mãos um relatório com as informações sobre a validade da assinatura e sobre o próprio certificado digital utilizado.
Agora você já sabe como assinar documento online e validá-lo, certo? Mas é importante saber os cuidados ao assinar documento com certificado digital online (e sem ele também).
Cuidados necessários ao assinar um documento online
Qualquer profissional da empresa, ao utilizar assinaturas eletrônicas em documentos, deve adotar certos cuidados. Veja alguns:
- Atente-se à validade do certificado e da assinatura digital;
- Opte por uma Autoridade Certificadora vinculada à ICP-Brasil ao emitir seu certificado digital;
- Ao usar assinaturas digitais, evite utilizar computadores compartilhados ou que permitam fácil acesso ao e-mail de validação;
- Opte por uma ferramenta confiável e que contribua também para a gestão de documentos, como um software de assinatura eletrônica;
- Escolha o certificado digital adequado às necessidades empresariais e aos tipos de documentos, pois pode ser que o certificado não seja necessário;
- Em algumas assinaturas eletrônicas, dê atenção à proteção dos documentos, com senhas PIN de máxima segurança (mistura de letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos).
Ao adotar esses cuidados, você garante que a assinatura considere a integridade, a autenticidade e a confiabilidade do documento.
Para que você não precise se preocupar com esses requisitos, escolha um sistema de assinatura eletrônica confiável. O TOTVS Assinatura Eletrônica é a ferramenta da maior empresa de tecnologia do Brasil.
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução que realiza a gestão centralizada de assinaturas eletrônicas e garante total segurança e validade jurídica aos documentos.
Ela conta com um alto padrão de criptografia, auxilia na gestão documental e garante a mobilidade com o app Minha Assinatura Eletrônica.
Confira o vídeo de demonstração da solução:
Na plataforma, o usuário pode realizar diversas ações que vão além da assinatura online, como localizar documentos e fazer o controle de pendências.
Conheça tudo sobre a solução TOTVS Assinatura Eletrônica!
Conclusão
Assinar documento online é uma prática que pode trazer maior produtividade para a rotina empresarial. Além disso, pode proporcionar redução de custos e maior organização na gestão documental.
Existem muitas ferramentas à disposição do gestor que garantem a segurança e a autenticidade dos documentos. Os sistemas de assinatura eletrônica e o aplicativo para assinar documentos online são apenas algumas delas.
Utilizar esta ferramenta, que é voltada especificamente para a assinatura eletrônica, é inclusive um dos cuidados importantes que devem ser tomados no ambiente empresarial.
Dessa forma, garante-se todos os benefícios que apontamos, em especial a integridade do documento.
Aprenda mais sobre a plataforma de assinatura digital!
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