Assinar documento online: vantagens e como fazer

Equipe TOTVS | 20 janeiro, 2023

Um gestor empresarial que passa a assinar documentos online em sua rotina percebe uma agilidade considerável ao lidar com essa burocracia.

Diariamente, o mundo dos negócios demanda a formalização de relações por meio de contratos e acordos. 

Já pensou ficar refém das idas e vindas de motoboy para coletar assinaturas de todas as partes? Quanto tempo é perdido em cada negociação? E o risco de perda de documentos sigilosos?

Esse tipo de situação motivou o desenvolvimento de diversas ferramentas de assinatura eletrônica. Com esse recurso, as partes conseguem firmar documentos em qualquer lugar e a qualquer distância.

Você sabe como assinar documento online? Apontamos um passo a passo sobre essa prática simples, bem como suas vantagens.

Acompanhe!

Assinar documento online: qual a validade jurídica?

A assinatura realizada em documento online é a chamada assinatura eletrônica

De acordo com a Lei da Assinatura Digital (Lei nº 14.063/2020), a assinatura eletrônica é juridicamente válida caso apresentem os requisitos técnicos de cada tipo. 

Veja a seguir seus tipos em ordem de complexidade:

  • Assinatura eletrônica simples: permite identificar o signatário e é capaz de anexar ou associar dados a outros dados eletrônicos do signatário. É bem simples e mais utilizada em rotinas internas empresariais.
  • Assinatura eletrônica avançada: utiliza certificados fora do padrão ICP-Brasil ou outro meio admitido pelas partes como válido para comprovar autoria e integridade de documentos. Necessária para processos e transações que demandam um nível de segurança e sigilo elevado.
  • Assinatura eletrônica qualificada (assinatura digital): aquela que utiliza certificado digital, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2/2001. Utilizada para transações que demandam máxima segurança.

Todos esses tipos de assinatura são válidas quando garantem:

  • integridade do conteúdo (evita alterações, falsificações e fraudes);
  • autenticidade (confirmação e validação da identidade do signatário);
  • não repúdio (a origem do conteúdo é provada para todas as partes, e elas não podem negá-lo).

Portanto, para garantir a validade jurídica do documento, basta assiná-lo com a assinatura eletrônica capaz de garantir integridade, autenticidade e não repúdio.

Vamos ver as vantagens de assinar documento online com certificado digital, mas também com outros tipos de e-signature?

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Quais são as vantagens de assinar documento online?

Assinar documentos online pode economizar custos e tempo com mais eficiência, agilidade, segurança e mobilidade. 

Isso se tornou tão corriqueiro que as assinaturas eletrônicas realizadas pelo GOV.BR, portal do Governo Federal, bateram recordes em agosto de 2022.

Veja os benefícios que a assinatura online de documentos traz para as organizações:

Economia de custos

A assinatura de documentos é uma parte crítica dos negócios e pode ser um processo caro e demorado. 

Os métodos tradicionais de assinatura de documentos geralmente exigem que cópias físicas dos documentos sejam enviadas e recebidas, o que pode gerar custos significativos em termos de tempo e dinheiro. 

Felizmente, existe uma maneira melhor. Ao assinar um documento digitalmente e online, as empresas podem economizar dinheiro.

Isso porque é possível enviar e receber documentos eletronicamente para assinatura. Não há necessidade de imprimir ou enviar cópias físicas, reconhecer firma ou fazer autenticação em cartório. 

Otimização de tempo

Quanto mais tempo você gasta em uma tarefa, menos tempo você tem para se concentrar em outras áreas do negócio. 

É por isso que o documento assinado online pode ser uma ferramenta tão valiosa para as empresas. 

Ao permitir que os funcionários assinem documentos online, as organizações economizam uma quantidade significativa de tempo. 

Bastam alguns cliques para enviar e coletar assinaturas. 

Vale pontuar que, ao assinar documento online, há maior agilidade em outros processos de negócios, como a integração de novos funcionários ou alterações em contratos existentes. 

Em suma, é uma forma simples de poupar tempo às empresas e melhorar a eficiência.

Maior eficiência e agilidade

Por que assinar documento PDF online? Isso traz maior eficiência e agilidade para uma empresa. Afinal, essa é uma prática muito mais ágil do que assinar documentos físicos.

Você sabia que, conforme estudo da LunarPen, de 2020, é preciso apenas 37 minutos para obter uma assinatura eletrônica? O mesmo processo tradicional demora 5 dias.

Essa prática traz um aumento de 85% em produtividade.

Outra vantagem que confere eficiência à empresa é a possibilidade de acessar os documentos de qualquer lugar do mundo, desde que exista acesso à internet. 

Na prática, os profissionais não precisam se preocupar em perder um documento importante ou em ter que carregar vários documentos para assinar. 

Mais segurança e mobilidade

Atualmente, vivemos em um mundo digitalizado onde quase tudo é feito online. As empresas também se adaptaram a essa nova realidade, e muitas agora estão realizando suas operações totalmente online. 

Uma das vantagens dessa mudança é que ela tornou as empresas mais móveis e ágeis. No entanto, também trouxe novos desafios, como garantir a segurança dos documentos digitais. 

É aí que entram as assinaturas eletrônicas. 

Ao assinar documentos online, as empresas podem adicionar uma camada extra de segurança às suas operações. 

Com a assinatura digital, por exemplo, é possível ter certeza de que o documento não foi adulterado e que a pessoa que o assinou realmente concorda com o conteúdo. 

Sem falar que existem sistemas de assinatura online que funcionam inclusive em tablets e smartphones, com o mesmo nível de segurança.

Maior organização dos documentos

Imagine que você precisa assinar um documento com certificado digital online. Após a coleta das assinaturas, poderá utilizar a mesma plataforma para fazer a guarda deste documento, sabia?

Esse é um exemplo de como a assinatura de documentos online traz organização para uma empresa. Todos eles ficam armazenados em um mesmo lugar e são acessíveis a qualquer momento. 

Alguns sistemas contam com armazenamento em nuvem, o que garante um nível ainda maior de segurança.

Está convencido das vantagens de se utilizar assinatura eletrônica? Então vamos ver como assinar documento online!

Como assinar documento online?

O processo de assinatura de um documento online é diferente conforme a ferramenta que o usuário utiliza. Vamos começar aprendendo como assinar um documento PDF online?

Como assinar um documento PDF online?

O documento PDF pode ser assinado nas diversas ferramentas voltadas para essa extensão de documento. Existem versões gratuitas, com recursos limitados, e versões premium, com acesso ilimitado a todas as funcionalidades.

Porém, o mais comum em ambientes corporativos é utilizar um sistema próprio para assinatura eletrônica. Afinal, ele aceita outros tipos de documento. 

Neste tipo de plataforma, assinar documento em PDF online é bem simples:

  1. Faça o upload do PDF na plataforma escolhida;
  2. Adicione os signatários do documento, inclusive com suas informações (nome, e-mail etc.);
  3. Indique a ordem das assinaturas, se for o caso;
  4. Envie o documento para as partes e aguarde a assinatura delas.

É possível assinar documento online grátis?

Sim. Existem aplicativos para assinar documento  online grátis, bem como alguns sites. 

No entanto, um assinador digital confiável deve utilizar criptografia para garantir a validade e a segurança da assinatura. Esse é o principal requisito que deve ser considerado e pode não estar presente em soluções gratuitas.

Em geral, essas soluções apresentam limite no número de documentos e recursos limitados.

Portanto, além da segurança, avalie a demanda da sua empresa para escolher a solução mais adequada para sua realidade, que pode não ser a ferramenta gratuita.

Como faço para assinar um documento pelo celular?

A assinatura de documentos pelo celular deve ser realizada por aplicativos disponíveis para Android e iOS. 

É possível encontrar opções gratuitas com recursos básicos e limitados, bem como ferramentas que apresentam uma caneta virtual controlada pelos dedos, e outras opções.

No caso do iPhone, é possível assinar documentos digitalmente e online na função “Arquivos”, sem qualquer aplicativo. 

Neste caso, siga os seguintes passos:

  1. Abra o arquivo;
  2. Toque no botão com o símbolo de uma caneta e apertar no símbolo “+”;
  3. Clique na opção “Assinatura” e assine o documento
  4. Toque em “OK” para salvá-lo.

Além desta opção, existem soluções mais completas e seguras, como os sistemas de assinatura eletrônica que possuem versão mobile, como é o caso do app Minha Assinatura Eletrônica, da TOTVS.

Qualquer documento pode ser assinado online?

Sim. Dependendo do tipo de documento, é recomendável dar preferência à assinatura digital, pois ela depende do certificado digital padrão ICP-Brasil.

Em teoria, todos os tipos de documentos podem ser assinados online. Isso significa procurações, notas fiscais eletrônicas, contratos de prestação de serviços, dentre outros.

A assinatura digital é confiável?

Sim. Como apontamos anteriormente, as assinaturas eletrônicas, inclusive as digitais, conferem validade jurídica ao documento ao atender os aspectos de integridade, autenticidade e não repúdio.

No caso da assinatura digital, a vinculação de um certificado traz ainda mais confiabilidade para o recurso. 

Isso porque esta é uma tecnologia que usa chaves criptografadas, o que garante alto nível de autenticidade, validade da identidade do signatário e segurança das informações.

Os interessados podem, ainda, fazer a validação da assinatura. 

Como verificar a autenticidade de um documento assinado online?

Imagine que você deve autorizar o pagamento de uma compra efetuada pelo setor de RH. Ao receber o contrato por e-mail, percebe uma possível inconsistência na assinatura digital. Como saber se ela é autêntica? 

Em 2014, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação criou o Verificador de Conformidade do Padrão de Assinatura Digital ICP-Brasil.

Por meio desta ferramenta, você poderá confirmar se a assinatura digital do documento está em conformidade com os padrões preestabelecidos. 

Você sabia que cada documento traz um código de verificação específico? Ele será necessário na hora de validar a assinatura digital pelo ITI.

No fim do processo pela plataforma, você terá em mãos um relatório com as informações sobre a validade da assinatura e sobre o próprio certificado digital utilizado. 

Vale destacar que este processo de validação avalia quatro informações: nome do signatário, hash/resumo criptográfico, carimbo de tempo (opcional) e código para verificação (opcional).

Em caso de documento emitido com código de validação pela Receita Federal, você deve utilizar o e-Assina RFB

Esta ferramenta também serve para validar a autenticidade e a integridade documental e demanda a inserção do código de localização que está disponível no verso do documento.

Agora você já sabe como assinar documento online e validá-lo, certo? Mas é importante saber os cuidados ao assinar documento com certificado digital online (e sem ele também).

Cuidados necessários ao assinar documento online

Qualquer profissional da empresa, ao utilizar assinaturas eletrônicas em documentos, deve adotar certos cuidados. Veja alguns:

  • Atente-se à validade do certificado e da assinatura digital;
  • Opte por uma Autoridade Certificadora vinculada à ICP-Brasil ao emitir seu certificado digital;
  • Ao usar assinaturas digitais, evite utilizar computadores compartilhados ou que permitam fácil acesso ao e-mail de validação;
  • Opte por uma ferramenta confiável e que contribua também para a gestão de documentos, como um software de assinatura eletrônica;
  • Escolha o certificado digital adequado às necessidades empresariais e aos tipos de documentos, pois pode ser que o certificado não seja necessário;
  • Em algumas assinaturas eletrônicas, dê atenção à proteção dos documentos, com senhas PIN de máxima segurança (mistura de letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos).

Ao adotar esses cuidados, você garante que a assinatura considera a integridade, a autenticidade e a confiabilidade do documento.

Para que você não precise se preocupar com esses requisitos, escolha um sistema de assinatura eletrônica confiável. O TOTVS Assinatura Eletrônica é a ferramenta da maior empresa de tecnologia do Brasil. 

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução que realiza a gestão centralizada de assinaturas eletrônicas e garante total segurança e validade jurídica aos documentos.

Ela conta com um alto padrão de criptografia, auxilia na gestão documental e garante a mobilidade com o app Minha Assinatura Eletrônica.

Confira o vídeo de demonstração da solução:

Na plataforma, o usuário pode realizar diversas ações que vão além da assinatura online, como localizar documentos e fazer o controle de pendências. 

Conheça tudo sobre a solução TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

Assinar documento online é uma prática que pode trazer maior produtividade para a rotina empresarial. Além disso, pode proporcionar redução de custos e maior organização na gestão documental.

Existem muitas ferramentas à disposição do gestor que garantem a segurança e a autenticidade dos documentos, como os sistemas de assinatura eletrônica.

Utilizar esta ferramenta, que é voltada especificamente para a assinatura eletrônica, é inclusive um dos cuidados importantes que devem ser tomados no ambiente empresarial.

Dessa forma, garante-se todos os benefícios que apontamos, em especial a integridade do documento.

Aprenda mais sobre a plataforma de assinatura digital!

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