Antes da revolução digital, a assinatura manuscrita de documentos era uma atividade diária na rotina empresarial. Era o recurso mais importante para validar um aceite e confirmar as relações entre stakeholders.
Sua importância diminuiu com o tempo devido à aparição da assinatura eletrônica e seus diversos tipos. Aliás, começaram a questionar se a assinatura à mão é realmente segura, prática e sustentável.
Para entender esta mudança, vamos explicar o que é a assinatura manuscrita, como criá-la e quais são os seus principais problemas.
Você vai descobrir que existem alternativas mais modernas e eficientes para assinar os seus documentos de forma digital, como a assinatura eletrônica.
Acompanhe!
O que é assinatura manuscrita?
A assinatura manuscrita ou assinatura à mão é o aceite do signatário em um documento em papel. Ela é utilizada para identificar e validar a vontade e a autoria dele em um contrato, uma procuração ou qualquer outro papel que exija a sua confirmação.
Esse recurso é estilizado de acordo com a caligrafia da pessoa. É possível optar por um formato simples ou mais elaborado — o critério cabe ao autor.
No entanto, é recomendável que a assinatura seja legível e coerente com os dados pessoais do signatário.
Como criar uma assinatura manuscrita?
Para criar uma assinatura manual ou manuscrita, basta usar sua imaginação e ter à frente um papel e uma caneta. No caso de documento, leia atentamente seu conteúdo e verifique se está de acordo com o que foi combinado.
Em seguida, você deve procurar o espaço reservado para a sua assinatura e escrever o seu nome completo ou abreviado com a sua caligrafia.
E quais as regras de uma assinatura? Recomendamos alguns cuidados na hora de criar assinatura manuscrita:
- Evitar rasuras ou correções na sua assinatura;
- Escolher uma caneta de boa qualidade e que não borre;
- Manter um padrão na sua assinatura para facilitar a sua identificação;
- Treinar a sua assinatura em um papel à parte antes de assinar o documento definitivo;
- Assinar sempre na presença de testemunhas ou de um cartório, quando a situação exigir.
A assinatura manuscrita é segura?
Apesar de ser tradicional e amplamente utilizada, a assinatura à mão não é a forma mais segura de validar os seus documentos.
Isso porque ela apresenta diversos problemas que podem comprometer a sua credibilidade e a sua eficácia. Veja alguns deles:
Há chance de fraudes
A assinatura manual pode ser facilmente copiada, falsificada ou adulterada por pessoas mal-intencionadas, o que compromete a segurança e a validade jurídica dos documentos.
Além disso, ela exige que os documentos sejam transportados e guardados fisicamente, o que aumenta o risco de perda, roubo ou danificação.
Existem etapas burocráticas envolvidas
Para realizar uma simples assinatura à mão, é preciso vencer algumas etapas burocráticas.
Em primeiro lugar, ela demanda que os signatários estejam presentes ou disponíveis para assinar os documentos, o que pode gerar atrasos, deslocamentos e custos adicionais.
Isso acaba atrasando os processos e as atividades do escritório referentes à relação contratual.
Em alguns tipos de contratos empresariais, é exigido o reconhecimento de firma ou a autenticação de documentos.
Além de ser burocrático, há um gasto excessivo de tempo para preparar, enviar, receber e arquivar os documentos, o que reduz a produtividade e a eficiência dos processos.
Não é uma opção sustentável
O uso da assinatura manual ou manuscrita não é sustentável.
Se considerarmos que uma empresa realiza diariamente centenas de atividades que demandam a formalização em documentos, a utilização de papel seria absurda.
Pensando em atender aos critérios ESG e às exigências de um novo perfil de consumidor, que prefere produtos e serviços advindos de cadeias sustentáveis, as organizações precisam buscar alternativas para registrar em seus documentos.
Diante disso, uma ótima alternativa é optar pelas assinaturas eletrônicas. Você sabia que é possível utilizar uma assinatura manuscrita digital?
Os benefícios de usar assinaturas eletrônicas
Diante dos problemas da assinatura à mão, surge uma solução mais moderna e eficiente: a assinatura eletrônica, que permite a assinatura de documentos virtuais.
Essa espécie de identidade digital do signatário utiliza diversos meios de autenticação, inclusive o certificado digital, por exemplo.. É a chamada assinatura digital ou assinatura eletrônica qualificada.
Além de ter validade jurídica, conforme a Lei nº 14.063/2020, ela oferece diversos benefícios para quem a utiliza. Veja os principais:
- Maior segurança: a assinatura eletrônica é protegida por criptografia e blockchain, que garantem a integridade e a autenticidade dos documentos.
- Mais sustentabilidade: ao eliminar o uso de papel e tinta, a assinatura eletrônica contribui para a preservação dos recursos naturais e para a redução de custos com impressão e armazenamento.
- Menor burocracia: este recurso dispensa o uso de cartórios e intermediários para validar os documentos. Ela pode ser feita de forma rápida e simples, usando apenas um dispositivo conectado à internet.
Se você quer aproveitar todos os benefícios da assinatura eletrônica nos seus documentos, você precisa conhecer a solução da TOTVS.
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma online que permite que você crie, envie e assine documentos de forma digital, com segurança e praticidade.
Com a solução da TOTVS, você pode:
- Criar documentos personalizados ou usar modelos prontos;
- Assinar documentos com apenas alguns cliques, usando o seu celular ou computador;
- Enviar documentos para múltiplos destinatários e acompanhar o status das assinaturas etc.
No momento de assinar o documento eletronicamente, é possível que ele tenha sido configurado para exigir assinatura manuscrita digital, ok?
Caso o usuário não tenha cadastrado o aceite, será solicitado que ele a insira desenhando ou em formato de texto.
Saiba mais sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica e veja como ele pode trazer produtividade e segurança ao seu negócio!
Conclusão
A assinatura manuscrita é uma forma antiga e ultrapassada de validar os seus documentos. Ela apresenta diversos problemas que podem prejudicar a sua segurança, a sua agilidade e a sua sustentabilidade.
Por isso, é hora de entrar de vez na transformação digital e substituí-la pela assinatura eletrônica, uma solução mais moderna, segura e eficiente.
Para facilitar a sua vida na hora de assinar os seus documentos de forma digital, você pode contar com uma tecnologia adequada para esta atividade.
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