Você sabe como fazer assinatura digital? Na era digital, muitas ferramentas, como as plataformas de assinatura eletrônica, contribuem para o dia a dia corporativo.
No entanto, para utilizar o recurso, o gestor deve conhecer as funcionalidades da ferramenta e a forma como os signatários devem atuar.
Isso porque, apesar das várias opções, há muitos aplicativos e softwares com limitações que impedem que esse processo ocorra de forma ágil e eficiente para a organização.
Portanto, se você está pensando em implementar esse recurso na rotina do seu negócio, este conteúdo tem tudo o que você precisa saber.
Apresentamos a seguir um passo a passo bem simples.
Assim, será possível reduzir a burocracia na assinatura de documentos e contratos com a melhor opção de ferramenta disponível para a sua empresa.
Continue a leitura para saber mais!
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é um recurso em que uma empresa, entidade ou usuário consegue assinar documentos eletrônicos e comprovar sua identidade na internet por meio de um certificado digital.
Assim como na assinatura feita à mão em documentos impressos, a assinatura digital também tem validade legal e é um recurso confiável, utilizado justamente para impedir fraudes em arquivos digitais.
Ou seja, esse tipo de funcionalidade surgiu para garantir maior segurança e agilidade nos negócios firmados de maneira online.
Com este recurso, quem está assinando comprova sua identidade por meio da assinatura digital e a pessoa que recebe o documento também tem a garantia de que se trata de uma assinatura autêntica.
Como funciona a assinatura digital?
A assinatura digital funciona como uma substituta da assinatura feita à mão com caneta em papel. A ferramenta utiliza criptografia para identificar cada usuário e garantir a autenticidade dos documentos.
Dessa forma, é possível acelerar processos burocráticos que fazem parte da empresa.
Isso significa otimizar os processos com contratos em recrutamento e seleção, assinatura de documentos de RH, contratos com fornecedores e outros acordos que exigem uma formalização de todas as partes envolvidas.
Antes de explicar como fazer assinatura digital, é importante pontuar que o recurso deve garantir aos usuários:
- Autenticidade: o signatário tem sua identidade confirmada/validada;
- Integridade: garante que o conteúdo não foi alterado, falsificado ou fraudado a partir do momento que foi assinado digitalmente;
- Não repúdio: prova para todas as partes envolvidas a origem do conteúdo assinado e, além disso, representa o direito de um signatário negar a associação ao conteúdo assinado;
- Reconhecimento de firma: documentos que recebem carimbo de data e hora por um servidor seguro, em algumas situações, têm validade de um reconhecimento de firma. Isso inclui assinaturas digitais em Word, Excel ou PowerPoint, por exemplo.
Além disso, tecnicamente, vale lembrar que a assinatura digital funciona a partir da criação de um certificado digital para autenticação eletrônica e criptografada.
Tipos de assinatura digital
Antes de descobrir como fazer assinatura digital, é importante saber que existem diferentes categorias de assinaturas.
Aqui, vale esclarecer uma dúvida comum: a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. A assinatura eletrônica, por sua vez, é a “categoria master”, que engloba diferentes modelos deste recurso de identificação online.
São esses tipos de assinatura eletrônica que vamos conhecer a seguir. Confira.
Assinatura eletrônica simples
É opção mais básica, como o próprio nome sugere. Geralmente, essa assinatura é vinculada a um login e senha em plataformas específicas.
Além disso, o processo pode incluir também confirmação via e-mail ou SMS para aumentar a segurança.
É um método indicado para documentos de menor risco jurídico, como declarações, termos de ciência ou aprovações internas da empresa.
Assinatura eletrônica avançada
Oferece um nível maior de segurança, pois utiliza métodos de verificação que garantem a identidade do signatário, como biometria, tokens de segurança ou chaves criptográficas.
A assinatura eletrônica avançada é ideal para documentos digitais que exigem maior confiabilidade, mas sem a obrigatoriedade de um certificado digital, como acordos de confidencialidade.
Certificado digital
O certificado digital é composto por um conjunto de chaves (chave pública e privada), que tornam o processo ainda mais seguro e confiável, além de ser uma opção com validade legal.
Para ser considerado válido, esse certificado digital deve ser aprovado por uma Autoridade Certificadora (AC).
No Brasil, existem várias empresas credenciadas que oferecem esse serviço com aval do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), responsável pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
A partir desse sistema de verificação da assinatura, as pessoas físicas e jurídicas podem realizar transações online de documentos sigilosos sem riscos e com mais segurança.
O passo principal para ter uma assinatura digital, portanto, é adquirir um certificado digital no padrão ICP-Brasil.
Dito isto, agora podemos nos perguntar como fazer assinatura digital com certificado e nas diversas plataformas!
Como fazer assinatura digital?
A forma mais simples de fazer assinatura digital é utilizar um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas.
A ferramenta automatiza todo o processo de assinatura, desde a distribuição dos documentos para o aceite até o armazenamento digital dos arquivos assinados.
E como assinar digitalmente um documento? Veja a seguir o passo a passo comum nas plataformas:
- O usuário deve fazer seu login no sistema, a partir da senha cadastrada;
- Em seguida, deve realizar o upload dos documentos a serem assinados na plataforma, que podem estar em Word ou PDF;
- A terceira etapa é realizar o envio dos documentos aos destinatários. Eles devem ser informados sobre a ação a ser executada (assinatura, validação ou testemunho). Você poderá estabelecer uma ordem de assinatura, o prazo e configurar o processo de coleta de assinaturas de acordo com suas demandas;
- O destinatário receberá um e-mail para realizar a assinatura, o que poderá ser feito a partir de qualquer dispositivo conectado à internet;
- Após abrir o documento, ele deverá seguir as orientações da plataforma para assinar e concluir o procedimento;
- Por fim, basta armazenar os documentos com segurança para acessá-los rapidamente sempre que necessário. No caso do sistema de assinatura eletrônica da TOTVS, por exemplo, eles são armazenados na TOTVS Cloud.
É possível consultar o status dos documentos enviados pelo sistema, verificando quais ainda estão pendentes de assinatura e quais já foram assinados. Se for o caso, é possível remetê-los novamente ao destinatário.
Além da consulta, é possível realizar a gestão do processo de confirmação e validação das assinaturas.
Vale pontuar que remetentes e destinatários podem acessar o conteúdo online ou realizar o download do documento.
Este é o passo a passo geral de como fazer assinatura digital na prática, mas as etapas podem variar um pouco de um sistema para outro e conforme o método de assinatura escolhido.
Como fazer assinatura digital no celular?
A assinatura digital pelo celular pode ser feita facilmente no sistema de gestão de assinaturas eletrônicas. Basta abrir o e-mail recebido e clicar no link para efetuar o aceite.
Vale pontuar, ainda, que algumas ferramentas de assinatura eletrônica, como a TOTVS, apresentam um app que facilita o processo.
Basta fazer o download do aplicativo Minha Assinatura Eletrônica e realizar o login com usuário e senha.
Por meio do app, é possível assinar, acompanhar os documentos em tempo real, assim como gerenciar e pesquisar os documentos assinados na plataforma.
Tudo isso de maneira muito simples e ágil.
Como fazer assinatura digital no gov.br?
O portal gov.br oferece o recurso de assinatura eletrônica gratuitamente, válido para documentos ligados a órgãos públicos. As etapas para utilizar o serviço são as seguintes:
- Acesse o gov.br: entre no portal de assinatura eletrônica do gov.br e faça login com sua conta;
- Confirme sua identidade: dependendo do nível da sua conta (prata ou ouro), pode ser necessário validar dados adicionais;
- Carregue o arquivo: faça o upload do documento que deseja assinar (formato PDF, DOC, DOCX, ODT, JPG ou PNG);
- Escolha o tipo de assinatura: pode ser simples (confirmação por código de autenticação via aplicativo gov.br ou SMS) ou qualificada (com certificado digital, se disponível);
- Finalize a assinatura: clique em “assinar digitalmente” e salve o documento já validado.
Como assinar documento com certificado digital?
O certificado digital é uma das formas mais seguras de realizar assinaturas eletrônicas, como vimos. Na prática, o processo para utilizar a ferramenta segue um passo a passo simples:
- Ter o certificado instalado no computador ou em token/ cartão;
- Usar um software compatível, como soluções específicas de assinatura eletrônica;
- Abrir o arquivo que será assinado (geralmente em formato PDF);
- Selecionar a opção “Assinar com certificado digital” e escolher o certificado válido;
- Concluir a assinatura digitando a senha vinculada ao dispositivo.
Para entender o processo na prática, confira como assinar digitalmente um documento com certificado digital pelo TOTVS Assinatura Eletrônica:
A assinatura digital é confiável?
Sim, a assinatura digital é o formato de autenticação online mais seguro e confiável para as empresas e pessoas físicas, possuindo a mesma validade legal das assinaturas feitas de próprio punho.
Além da Lei nº 14.063/2020 e da MP 2.200-2, que regulamentam o uso de assinaturas eletrônicas e garante a validade jurídica do recurso, é possível ter plena confiança na assinatura digital por conta do certificado digital.
Lembre-se de que esse certificado funciona como a identidade eletrônica de uma pessoa ou de uma empresa.
Por usar um mecanismo de criptografia, esse tipo de assinatura oferece um nível bastante alto de segurança.
Leia mais sobre como verificar a autenticidade da assinatura digital.
Quais são as vantagens da assinatura digital?
Aprender como fazer assinatura digital traz diversos benefícios para pessoas físicas e jurídicas.
Para pessoas físicas
As pessoas físicas realizam negociações e podem utilizar a assinatura digital para dar validade aos seus compromissos.
A escolha por este tipo de assinatura eletrônica se dá principalmente em transações de bens de maior valor agregado, como carros ou imóveis, ou operações que exigem maior segurança, como processos bancários.
Os benefícios são evidentes:
- Diminuir a burocracia do envio e da coleta de documentos;
- Garantir maior segurança nas transações realizadas em ambiente digital;
- Reduzir o uso de papel e, consequentemente, os custos com material de escritório e frete;
- Permitir a troca e assinatura de documentos digitais a distância, com praticidade e segurança;
- Agilizar processos, como no caso de assinatura de contratos de trabalho, compra ou aluguel de imóveis.
Para pessoas jurídicas
Você sabia que, conforme dados da Gartner, as organizações gastam 400 horas anuais localizando documentos e 25 horas refazendo aqueles que não foram localizados?
Este é um dado simples que reforça a importância de compreender como fazer assinatura digital e mostra como a tecnologia traz benefícios para as empresas.
Veja a seguir as principais vantagens no contexto corporativo:
- Integração com outros sistemas, como o ERP, por meio de APIs;
- Otimização do tempo, pois os signatários precisam de poucos minutos para assinar os documentos;
- Possibilidade de centralizar a gestão e execução de assinaturas eletrônicas em uma única plataforma intuitiva;
- Diminuição de custos, pois não há gastos com impressão, trânsito de documentos ou reconhecimento de firma;
- Aumento da produtividade, pois os profissionais executam tarefas dependentes de assinaturas em poucos minutos;
- Mais segurança, pois as assinaturas digitais são reconhecidas pelos tribunais brasileiros como recursos autênticos, válidos e legítimos;
- Aumento na satisfação dos clientes, pois eles poderão assinar documentos importantes de qualquer lugar, sem perder tempo com deslocamento.
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma ferramenta que oferece diversas funcionalidades para as empresas que desejam agilizar a assinatura e gestão de documentos de maneira segura, eficiente e online.
Tanto no desktop como na versão mobile, é possível criar documentos para enviar aos signatários e fazer a gestão dos arquivos em um dashboard simplificado.
Além disso, você pode realizar pesquisa de documentos assinados e dividi-los em pastas para melhorar a organização.
Olha só todas as vantagens para o seu negócio:
- Anexos;
- Usuários e signatários ilimitados;
- Assinaturas e rubricas digitais manuscritas;
- Possibilidade de inserção da sua marca;
- Notificações sobre o status dos documentos;
- Integração com o Google Drive e outras plataformas;
- Compartilhamento de pastas entre as áreas de negócio;
- Dashboard intuitivo para acompanhamento dos indicadores de usabilidade.
Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica e otimize a gestão de assinaturas no seu negócio!
Conclusão
Existem diversos recursos para você que se pergunta como fazer assinatura digital, como vimos ao longo deste conteúdo.
Porém, o ideal é contar com um sistema robusto de gestão de documentos na sua empresa. Para encontrar a melhor opção, é importante analisar cada alternativa cuidadosamente.
Ao fazer uma escolha errada, você pode comprometer a gestão de uma parte muito importante da administração do seu negócio, que é a validação e o armazenamento de documentos e contratos.
Como vimos, o TOTVS Assinatura Eletrônica conta com uma série de benefícios para as empresas.
Para ajudar na decisão, confira nosso conteúdo com dicas exclusivas sobre como escolher um sistema de gestão de assinaturas!
Como fazer assinatura digital: perguntas frequentes
Vamos concluir esse guia respondendo às perguntas mais frequentes sobre o tema. Confira!
A assinatura digital pode ser usada em quais tipos de documentos?
A assinatura digital pode ser utilizada em diversos tipos de transações, como em arquivos com validade jurídica (contratos) e até na emissão de documentos.
Procurações, termos de uso, documentos fiscais, contratos de prestação de serviço e acordos de compra e venda com fornecedores são alguns exemplos.
Como fazer uma assinatura digital gratuita?
Você pode utilizar um editor de texto para criar uma linha de assinatura no documento ou planilha desejado e seguir os passos da plataforma para a configuração da assinatura.
No entanto, essa é uma opção mais trabalhosa e limitada em comparação às ferramentas pagas de gestão de assinaturas eletrônicas. O ideal é contar com uma plataforma especializada para garantir a segurança e eficiência do processo.
Assinatura digital e assinatura eletrônica: quais são as diferenças?
A assinatura eletrônica é uma categoria mais ampla, que se refere a todos os tipos de validação de documentos por meios eletrônicos, incluindo a assinatura digital.
Portanto, a diferença principal é que a assinatura digital é um dos tipos de assinatura eletrônica.
Qualquer pessoa pode fazer uma assinatura digital?
Sim, as assinaturas digitais podem ser utilizadas por qualquer pessoa que precise realizar alguma autenticação de determinado documento ou contrato online, desde que sigam os requisitos previstos na legislação brasileira.
O uso mais comum ocorre entre transações de empresas, que trabalham com uma demanda de emissão de documentos muito maior do que pessoas físicas.
Como saber se tenho assinatura digital?
Para confirmar se você tem uma assinatura digital válida, consulte a Autoridade Certificadora que emitiu seu certificado digital ou utilize o validador de assinaturas ITI, ferramenta do governo federal.
Qual o valor de uma assinatura digital?
A assinatura digital, em si, não tem um valor específico, mas para realizá-la, você precisa adquirir um certificado digital — este sim, é pago. O valor varia conforme a Autoridade Certificadora emissora e o modelo de certificado.
É possível encontrar certificados de R$ 100 para pessoas físicas com validade de 1 ano, até certificados de R$ 250 ou mais para pessoas jurídicas com validade de 3 anos.
Qual a melhor forma de fazer uma assinatura digital?
A melhor forma de assinar um documento digitalmente é com uma ferramenta de assinatura eletrônica qualificada, como o TOTVS Assinatura Eletrônica. Isso garante segurança, praticidade e conformidade legal ao processo.
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