Os aceites em documentos são o elo final de validação em um ciclo de negócios. Há poucos anos, falávamos apenas sobre assiná-los à mão. Mas com a evolução da tecnologia, as regras para a assinatura de documentos têm se adaptado.
Atualmente, existem diferentes opções para atender às demandas modernas de agilidade, segurança e conformidade legal.
Pensando nisso, você sabe quais são os 3 tipos de assinaturas que existem? E quais as regras para cada uma delas? Quando a assinatura é válida? Será que a assinatura digital substitui reconhecimento de firma? E a lei, o que diz?
Este guia destina-se a empresários e gestores que buscam esclarecimento sobre todas essas regras.
Venha conosco explorar conosco o universo das assinaturas manuais, digitais e eletrônicas!
Quais são as regras para a assinatura de documentos?
Compreender as regras para a assinatura de documentos é crucial para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de acordos e contratos.
Este conhecimento não apenas habilita as empresas a conduzirem negócios com segurança jurídica, mas também proporciona a adoção de processos mais eficientes.
Para entender essas regras, devemos inicialmente pensar: quais são os 3 tipos de assinaturas que existem? A partir delas, podemos esclarecer o que é válido para cada tipo. Confira!
Assinatura manual
A assinatura manual é o método tradicional de validação de documentos, onde o signatário utiliza caneta e papel para deixar sua marca pessoal.
Este tipo de assinatura é amplamente reconhecido e ainda é necessário em diversos contextos, como no caso em que as partes se encontram presencialmente e em certos documentos notariais e registros públicos.
As regras para a assinatura de documentos manualmente não mudaram significativamente ao longo dos anos e continuam a ser fundamentadas nos princípios básicos de consentimento e intenção de assinar.
Seu principal benefício é a sua universalidade e o fácil reconhecimento de sua autenticidade. No entanto, apresenta desvantagens quando se considera a praticidade e a velocidade, uma vez que processos manuais tendem a ser mais lentos e suscetíveis a extravios e danos físicos.
Além disso, em um mundo cada vez mais digitalizado, a gestão e armazenamento de papel tornam-se desafios logísticos.
Assinatura digital
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, sendo uma forma segura de assinar documentos eletronicamente utilizando certificados digitais em vigor do padrão ICP-Brasil.
Ela é especialmente útil em transações que requerem alto nível de confiança, como acordos corporativos e documentos legais. E a validade da assinatura digital em contratos?
Conforme a Lei da Assinatura Digital, essas assinaturas possuem validade jurídica e são equiparadas às assinaturas manuais em muitos cenários legais.
Para isso, devem ser respeitados os padrões estabelecidos pelo ICP-Brasil e os princípios de não-repúdio, autenticidade e integridade, que veremos adiante.
Suas principais vantagens são a sua segurança avançada e a facilidade de comprovação de autenticidade e integridade do documento.
Como pontos negativos, podem ser mencionados os custos associados à aquisição de certificados digitais e a necessidade de conhecimento técnico para a sua gestão.
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é um termo mais amplo que se refere a qualquer método eletrônico utilizado para assinar documentos.
Ela inclui desde a simples digitalização de uma assinatura manual até mecanismos mais complexos, como códigos de autenticação e certificados digitais.
Este tipo de autenticação foi legalmente reconhecido no Brasil com a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e, mais recentemente, com a Lei da Assinatura Digital (Lei nº 14.063/2020).
Suas vantagens residem na rapidez, conveniência e na redução de custos operacionais. Elas são ideais para transações diárias, operações de baixo risco e documentos com menor exigência de segurança.
Um ponto negativo é que nem todas as assinaturas eletrônicas possuem a mesma força legal que as assinaturas digitais com certificação ICP-Brasil.
As regras para a assinatura de documentos, com o uso de assinaturas eletrônicas, também constam na Lei da Assinatura Digital, que definiu as situações em que cada tipo de assinatura eletrônica pode ou não ser utilizada.
Além disso, devem ser respeitados os princípios de não-repúdio, autenticidade e integridade.
Leia também: Tipos de assinatura digital: quais são e quando usá-los
Qual a melhor forma de fazer a assinatura de documentos?
A decisão sobre a melhor forma de assinar documentos envolve verificar as necessidades específicas de cada negócio, a natureza dos documentos em questão e as regras para a assinatura de documentos vigentes.
Para estabelecer a prática mais adequada, é crucial avaliar os seguintes aspectos:
- Eficiência operacional: a metodologia precisa se adaptar à agilidade e à dinâmica do setor;
- Validade jurídica: a assinatura deve ser reconhecida pela legislação como prova de consentimento e intenção;
- Segurança: a assinatura escolhida deve garantir a proteção contra modificações e fraudes e garantir uma segurança plausível diante da transação realizada.
Levando em conta esses critérios, considere os seguintes pontos:
- Casos onde as partes estão frente a frente, assinatura manual resolve;
- Para documentos oficiais ou que exijam conformidade e segurança elevada, opte pela assinatura digital;
- Em transações do dia a dia que demandam eficiência e prontidão, mas que não exigem alto grau de segurança, a assinatura eletrônica pode ser mais conveniente.
Lembre-se de que as regras para a assinatura de documentos que constam na Lei da Assinatura Digital endossam o uso das assinaturas eletrônicas para uma variedade crescente de documentos.
Por isso, elas se tornaram tão frequentes na era digital. O mercado global de assinatura eletrônica deve sair de US$ 7,4 bilhões em 2023 para US$ 34,8 bilhões até 2028.
Afinal, qual a validade da assinatura digital em contratos?
A evolução do cenário digital provocou mudanças significativas nas normativas legais, especialmente quanto à validade das assinaturas.
A validade da assinatura digital em contratos é assegurada por leis específicas que reconhecem a credibilidade dos métodos eletrônicos de autenticação.
Como apontamos, no Brasil, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), definindo a equivalência legal entre assinaturas digitais e manuais.
Fique atento aos pontos cruciais sobre a validade das assinaturas digitais incluem:
- Não-repúdio: o signatário não pode negar a autoria de uma assinatura digital validada;
- Autenticidade: a assinatura digital é vinculada de forma exclusiva ao signatário, assegurada por meio de um certificado digital válido;
- Integridade: qualquer alteração no documento após a assinatura é detectável, o que garante que o conteúdo permaneça inalterado e íntegro.
Essas características tornam a assinatura digital igualmente confiável, se não mais, que a assinatura manual para contratos.
Assim, seu uso está amplamente disseminado em diversos setores, como bancário, jurídico, saúde, entre outros, onde a segurança e a eficiência são primordiais.
Assinatura digital substitui reconhecimento de firma? O que diz a lei?
O reconhecimento de firma é um procedimento jurídico em que a assinatura de um indivíduo é validada presencialmente por um tabelião. Isso garante que quem assinou o documento é realmente a pessoa em questão.
Por muitos anos, esse foi o padrão para a autenticação de documentos importantes. No entanto, com o avanço da assinatura digital, o cenário mudou.
A legislação brasileira, por meio da mesma medida provisória que instituiu a ICP-Brasil, estabelece que a assinatura digital tem o mesmo valor jurídico que a assinatura reconhecida em cartório.
Isso significa que, sim, assinatura digital substitui reconhecimento de firma por autenticidade.
É possível utilizá-la como reconhecimento de firma em contratos de locação, atestados médicos, contratos de prestação de serviços, entre outros.
Mas fique atento à exceção da regra: a compra ou venda de imóveis exige escritura pública, caso em que é preciso realizar o reconhecimento de firma tradicional.
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Conclusão
Frente ao complexo cenário atual das empresas, entender as regras para a assinatura de documentos e aplicá-las corretamente é vital.
É importante reconhecer como e quando utilizar cada tipo de assinatura, seja manual, digital ou eletrônica, alinhando práticas empresariais com os requisitos legais e expectativas de eficiência.
A escolha apropriada não só reforça a legalidade dos documentos, mas também contribui para uma gestão mais ágil e menos burocrática.
Empresas que conseguem adaptar-se e integrar soluções tecnológicas nesse âmbito podem esperar melhorias significativas em termos de produtividade e satisfação do cliente.
Aproveite para entender o que é uma plataforma de assinatura digital!
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