Descarte de documentos confidenciais: como fazer com segurança

Equipe TOTVS | 26 fevereiro, 2024 - Atualizado em 11 abril, 2024

Fazer o correto descarte de documentos confidenciais em sua empresa é fundamental para garantir a segurança das informações e evitar vazamentos, fraudes e multas. 

Afinal, essa é uma exigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que entrou em vigor em 2020 e estabelece regras para o tratamento de dados pessoais.

E qual a forma correta de descartar documentos? 

Vamos começar pelo básico, que é o conceito de documentos confidenciais e a relação do descarte deles com a LGPD. 

Vamos lá?

Afinal, o que são documentos confidenciais?

Documentos confidenciais são aqueles que contêm informações sigilosas, que não devem ser divulgadas ou acessadas por pessoas não autorizadas. Eles podem ser de natureza jurídica, financeira, comercial, operacional, estratégica ou pessoal. 

Veja alguns exemplos:

  • Dados pessoais de stakeholders;
  • Relatórios, planilhas, gráficos, indicadores e metas;
  • Projetos, planos de negócio, pesquisas e inovações;
  • Contratos, propostas, orçamentos, notas fiscais, recibos, faturas.

Esses documentos podem ser físicos ou digitais, e devem ser armazenados, protegidos e descartados de forma adequada, de acordo com as normas e conforme a sua classificação e o seu ciclo de vida.

A LGPD e o descarte de documentos

A LGPD é a lei que regula o tratamento de dados pessoais no Brasil, ou seja, qualquer informação que possa identificar ou tornar identificável uma pessoa natural. 

Ela se aplica a qualquer pessoa ou entidade que colete, armazene, use ou compartilhe dados pessoais, seja no meio físico ou digital.

Além de sanções administrativas, direitos e deveres para o tratamento desses dados, a lei estabelece princípios que devem ser obedecidos. E um deles é o da eliminação.

O princípio da eliminação (artigo 16) determina que os dados pessoais devem ser eliminados após o término do seu tratamento, no âmbito e nos limites técnicos das atividades, ressalvadas as hipóteses de conservação previstas na lei. 

Ou seja, a empresa que lida com dados pessoais não pode mantê-los indefinidamente e deve descartá-los quando não forem mais necessários para a finalidade que justificou a sua coleta.

Além disso, deve garantir a segurança da informação mesmo após o término da relação (artigo 47).

E para que o descarte de documentos confidenciais, que contêm dados pessoais, seja feito de forma segura, é fundamental ter uma boa política de gestão documental.

Implementando uma política de gestão de documentos na empresa

A política de gestão de documentos é um conjunto de normas, procedimentos e responsabilidades que orientam como eles devem ser criados, classificados, armazenados, acessados, preservados e eliminados.

Ela considera aspectos legais, administrativos, operacionais e estratégicos da empresa, bem como as boas práticas de governança corporativa e de segurança documental e da informação.

Entre outros aspectos, esta política deve definir:

  • O ciclo de vida documental;
  • Os critérios e as técnicas para o processo de descarte, bem como os responsáveis e a periodicidade;
  • A forma de emissão e armazenamento do termo de descarte de documentos empresariais;
  • A classificação dos documentos conforme o seu grau de confidencialidade (público, restrito ou secreto).

Para que seja efetiva, a política de gestão documental deve ser divulgada e cumprida por todos os colaboradores da empresa, e deve ser revisada periodicamente para se adequar às mudanças legais e organizacionais.

Vamos ver qual a forma correta de descartar documentos?

Leia também: Como organizar documentos de uma empresa: 13 dicas

Como fazer o descarte de documentos confidenciais?

Seja por meio de uma empresa de descarte de documentos empresariais ou por conta própria, o descarte deve ser feito de forma a garantir a sua destruição completa e irreversível, sem deixar vestígios ou possibilidade de recuperação

Existem diferentes formas de fazer o descarte, dependendo do tipo e da quantidade de documentos. Algumas delas são:

  • Incineração: é a queima de documentos, transformando-os em cinzas. Pode ser feita em fornos industriais ou em incineradores portáteis, desde que sigam normas ambientais e de segurança;
  • Trituração: máquinas próprias que cortam os papéis em pequenos pedaços, impossibilitando a sua leitura ou reconstrução. Pode ser realizada pela própria organização ou via empresa de descarte de documentos, que faz o serviço no local ou na sua sede;
  • Reciclagem: transforma o papel em matéria-prima para a produção de novos papéis ou outros produtos. É uma forma ecológica e sustentável de realizar o descarte de documentos empresariais. De igual maneira, pode ser realizada pela própria organização ou por uma empresa de descarte de documentos físicos.

Independentemente do método escolhido, o processo deve ser registrado em um termo de descarte de documentos, que deve conter as seguintes informações:

  1. Identificação da empresa e do responsável pelo processo;
  2. Descrição dos documentos descartados (classificação, quantidade e data de criação);
  3. Método utilizado para o descarte e a data da realização;
  4. Assinatura do responsável e de uma testemunha.

Este documento comprova que a empresa cumpriu com o seu dever de eliminar os dados pessoais, conforme a LGPD. Por isso, ele deve ser armazenado de forma segura e acessível, para eventuais consultas ou fiscalizações.

Quer facilitar o descarte de documentos confidenciais? Basta reduzir a quantidade de papel na empresa e adotar a assinatura eletrônica como forma de validar contratos, propostas e orçamentos. 

Para isso, você pode contar com o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Leia também: Fluxo de documentos: etapas e como fazer na empresa

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução que oferece a assinatura eletrônica de forma simples, rápida, com validade jurídica e segurança. 

Com a ferramenta, você pode criar e enviar documentos para assinatura de forma online, sem a necessidade de imprimir, escanear ou enviar por correio. 

Isso auxilia a reduzir o volume de papel em sua empresa e, consequentemente, o descarte.

Outro benefício da solução é que você pode armazenar os documentos digitais assinados de forma segura e organizada na nuvem, com fácil acesso e controle.

A TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução completa, que se adapta às necessidades de cada tipo de documento e de negócio, e que conta com o respaldo da TOTVS, a maior empresa de tecnologia do Brasil.

Quer simplificar, agilizar e modernizar o processo de assinatura de documentos na sua empresa? Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica. 

Nova call to action

Conclusão

O descarte de documentos confidenciais é uma atividade essencial para a segurança das informações e o cumprimento da LGPD na sua empresa.

Para fazê-lo de forma adequada, é preciso ter uma política de gestão documental que defina os critérios, as técnicas e os responsáveis pelo processo. 

Além disso, é preciso escolher um método de descarte que garanta a destruição completa e irreversível dos documentos, e emitir um termo de descarte que comprove a eliminação dos dados.

Uma forma de facilitar o processo é reduzir a quantidade de documentos físicos na empresa. Saiba o que é e como fazer a gestão eletrônica de documentos!

Artigos Relacionados

Deixe aqui seu comentário

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *


Usamos cookies para fornecer os recursos e serviços oferecidos em nosso site para melhorar a experência do usuário. Ao continuar navegando neste site, você concorda com o uso destes cookies. Leia nossa Política de Cookies para saber mais.