Documentos de importação: conheça os principais

Importar produtos é uma atividade crucial para muitas empresas que buscam expandir seus negócios e oferecer uma gama diversificada de produtos aos seus clientes. 

No entanto, para que o processo ocorra sem problemas, é fundamental entender e gerenciar adequadamente os documentos de importação. 

Eles garantem que todas as exigências legais e regulamentares sejam cumpridas, o que evita atrasos e penalidades. 

Quanto a este quesito, você sabe o que é preciso para importar e exportar? Qual é o documento que controla o despacho de importação? E os documentos para importação simplificada?

Vamos explorar as principais questões sobre o assunto para que sua empresa realize essa operação de comércio exterior de maneira eficiente e segura.

Quais são os principais documentos de importação?

Para garantir que o processo seja conduzido corretamente, é essencial estar familiarizado com os principais documentos para importação. Eles estão previstos no chamado Regulamento Aduaneiro (Decreto nº 6.759/2009).

A seguir, detalharemos cada um desses documentos e sua importância no processo.

Declaração de Importação (DI)

A Declaração de Importação (DI) é um dos documentos necessários para a importação e serve como base para o chamado despacho de importação. 

Ela é exigida pela Receita Federal do Brasil e contém todas as informações necessárias sobre a mercadoria importada, como:

• Valor aduaneiro;
• Classificação fiscal;
• Dados do importador e do exportador;
• Outras informações relevantes, como origem da mercadoria. 

A DI deve ser preenchida e apresentada eletronicamente por meio do Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex) até outubro de 2024. Após este prazo, as operações realizadas pelo Siscomex serão transferidas para a Declaração Única de Importação (Duimp) no Portal Único de Comércio Exterior.

Este documento é crucial para o processo de desembaraço aduaneiro, pois permite que as autoridades verifiquem a conformidade das mercadorias com as normas e regulamentações brasileiras. 

A partir dela, conforme consta no artigo 553 do Regulamento Aduaneiro, aparecem os documentos instrutivos do despacho de importação.

Além disso, a correta elaboração da DI é essencial para evitar multas e atrasos na liberação das mercadorias.  

Leia também: Operações de importação migradas para o Portal Único de Comércio Exterior

Certificado de Origem (CO)

O Certificado de Origem (CO) é um documento que atesta a procedência das mercadorias importadas, indicando o país onde foram produzidas ou fabricadas.

Algumas de suas principais características são:

• Deve acompanhar a carga durante todo o processo de importação;
• É emitido por entidades autorizadas, como câmaras de comércio ou associações empresariais;
• É essencial para determinar se os produtos se beneficiam de tarifas preferenciais ou isenções de impostos, conforme acordos comerciais entre países.

A importância do Certificado de Origem reside na garantia de que os produtos atendem às regras de origem estabelecidas pelos acordos comerciais. 

Além disso, o CO ajuda a evitar fraudes e a garantir a transparência nas transações internacionais. 

Ter o Certificado de Origem corretamente emitido e autenticado é fundamental para assegurar a conformidade legal e otimizar os custos de importação, tornando os produtos mais competitivos no mercado.

Conhecimento de embarque ou conhecimento de carga

O Conhecimento de Embarque ou Conhecimento de Carga é um dos principais documentos para importação, pois serve como prova de que as mercadorias foram embarcadas e detalha as condições do transporte. 

Ele é um dos documentos instrutivos do despacho de importação e pode aparecer em diferentes tipos, como:

• CMR: transporte rodoviário;
• Air Waybill (AWB): transporte aéreo;
• Bill of Lading (B/L): transporte marítimo.

Este documento é emitido pela empresa de transporte e contém informações sobre o remetente, o destinatário, a descrição das mercadorias, o valor do frete e as condições de entrega. 

O Conhecimento de Embarque também funciona como um contrato de transporte entre o embarcador e o transportador e pode ser usado como título de posse das mercadorias. 

A precisão nas informações fornecidas neste documento é crucial para evitar problemas durante a liberação aduaneira e para assegurar que as mercadorias cheguem ao destino correto, dentro do prazo estipulado e em boas condições.

Romaneio de carga (Packing List)

O Romaneio de Carga, também conhecido como Packing List, é um documento que detalha a lista completa das mercadorias contidas em uma remessa. 

Ele especifica a quantidade, a descrição dos itens, o peso, o volume, e como as mercadorias estão embaladas (paletes, caixas etc.). 

Por isso, facilita o trabalho das autoridades aduaneiras ao verificar a conformidade dos itens importados com as informações declaradas na Declaração de Importação e outros documentos relacionados. 

Além de ser um documento essencial para a conferência e inspeção das mercadorias tanto no momento do embarque quanto no desembarque, ele ajuda a evitar problemas logísticos e comerciais.

Dessa forma, assegura que todas as partes envolvidas tenham um registro preciso do conteúdo da carga. 

Ao manter um Romaneio de Carga detalhado e preciso, sua empresa garante a integridade do processo de importação e soluciona possíveis discrepâncias durante a movimentação das mercadorias.

Fatura Proforma

A Fatura Proforma é um dos documentos de importação e exportação muito conhecidos, pois é enviado pelo exportador ao importador para detalhar os termos da venda antes da concretização do negócio. 

Ela contém informações essenciais, como a descrição das mercadorias, quantidade, preço, condições de pagamento, prazo de entrega, e outras condições comerciais acordadas entre as partes. 

Embora não tenha valor fiscal, a Fatura Proforma é fundamental para a obtenção de licenças de importação e para a realização de processos de financiamento e câmbio. 

Este documento também é utilizado pelo importador para avaliar os custos envolvidos na operação e para iniciar os trâmites aduaneiros necessários. 

A precisão e clareza das informações fornecidas na Fatura Proforma são cruciais para evitar mal-entendidos e garantir que ambas as partes estejam de acordo com os termos da transação. 

Com ela, você emitirá a Fatura Comercial, que será utilizada na liberação aduaneira das mercadorias.

Fatura Comercial

A Fatura Comercial é um dos principais documentos para importação e possui valor fiscal, sendo um dos documentos instrutivos do despacho de importação e essencial para o desembaraço aduaneiro das mercadorias. 

Emitida pelo exportador, ela detalha todas as informações pertinentes à transação comercial, como:

• Termos de entrega;
• Valor unitário e total;
• Condições de pagamento;
• Dados do comprador e vendedor;
• Descrição e quantidade das mercadorias.

Este documento é utilizado pelas autoridades aduaneiras para determinar os impostos e taxas aplicáveis, bem como para verificar a conformidade dos produtos com as regulamentações de importação. 

Por tudo isso, a Fatura Comercial deve ser precisa e completa, refletindo fielmente os termos acordados entre as partes. Qualquer discrepância pode resultar em atrasos ou problemas na liberação das mercadorias. 

Portanto, é crucial que este documento seja elaborado com atenção aos detalhes, de modo que garanta a fluidez do processo de importação e a conformidade legal.

Licença de importação (LI)

Finalizando nossa lista de documentos necessários para a importação, temos a LI ou Licença de Importação.

O Licenciamento de Importação (LI) é um procedimento administrativo necessário para a importação de determinados produtos que exigem autorização prévia de órgãos governamentais específicos. 

O documento é, portanto, essencial para garantir que as mercadorias atendam às regulamentações e normas técnicas de saúde, segurança e qualidade exigidas pelo país importador, quando for o caso. 

O processo de licenciamento pode variar dependendo do tipo de produto e do órgão regulador responsável, como o Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (MAPA), a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA), entre outros. 

A licença deve ser obtida antes do embarque das mercadorias no país de origem, e sua ausência pode resultar em retenção ou devolução da carga. 

Diante do grande volume de documentos de importação e exportação, é recomendável contar com o auxílio da tecnologia para lidar com o processo.

A tecnologia como aliada para um processo de importação eficiente

No cenário atual, a tecnologia desempenha um papel crucial na otimização e eficiência dos processos de comércio exterior. 

Utilizar soluções tecnológicas adequadas pode fazer uma grande diferença na gestão e operação logística, bem como na gestão dos documentos de importação. Aqui estão algumas maneiras pelas quais a tecnologia pode ser uma aliada essencial:

• Análise de dados: ajuda a identificar padrões e otimizar rotas e estratégias de importação;
• Automação de processos: reduz erros humanos e acelera procedimentos burocráticos;
• Rastreamento de carga: fornece visibilidade em tempo real da localização e situação das mercadorias;
• Assinatura eletrônica: simplifica a assinatura de documentos críticos, garantindo autenticidade e segurança;
• Sistemas de Gestão Integrada (ERP): centraliza informações e facilita a comunicação entre departamentos.

Adotar essas tecnologias não só agiliza o processo de importação, mas também garante maior precisão e segurança nas operações comerciais.

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Leia também: DUIMP: como esse recurso impacta na importação

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Com a plataforma da TOTVS, as empresas podem eliminar a necessidade de documentos físicos, reduzindo custos e aumentando a eficiência operacional. 

Esta ferramenta oferece uma série de benefícios, incluindo a garantia de autenticidade e integridade dos documentos, além de conformidade com as normas legais.

Além de utilizar criptografia avançada para proteger os dados, você pode assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer hora, com o app Minha Assinatura Eletrônica. 

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Conclusão

Compreender os principais documentos de importação é essencial para garantir um processo tranquilo e eficiente. 

Desde a Declaração de Importação até a Fatura Comercial, cada documento desempenha um papel crucial na conformidade e na gestão logística. 

Adotar práticas eficientes e tecnológicas pode otimizar significativamente esses processos, garantindo que sua empresa se mantenha competitiva no mercado global.

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