Um fluxograma de organização de documentos auxilia para que a empresa tenha um bom funcionamento, independentemente do seu tamanho ou setor. Ele facilita a visualização de todos os processos relacionados aos documentos.
Ter uma gestão adequada de documentos permite acessar rapidamente as informações necessárias, protege as informações sensíveis e garante a conformidade com regulamentações legais.
Para isso, cada etapa do fluxograma é essencial para assegurar que os documentos são tratados de maneira correta, o que minimiza os erros e otimiza os recursos disponíveis.
Neste conteúdo, mostraremos as etapas fundamentais de um fluxograma de organização de documentos, oferecendo uma visão detalhada de cada uma delas.
Além disso, abordaremos sobre como a tecnologia pode ser uma aliada poderosa nesse processo, proporcionando soluções avançadas para melhorar ainda mais a eficiência da organização de documentos empresariais.
Acompanhe!
O que é o fluxograma de organização de documentos?
Trata-se de uma ferramenta visual que descreve a ordem de ações necessárias para o gerenciamento de documentos de forma eficiente em uma empresa.
O fluxograma de organização de documentos ajuda a visualizar os processos de arquivamento, recuperação e descarte de documentos, o que garante que todas as etapas sejam seguidas de maneira correta.
O seu uso facilita o entendimento de como os documentos devem ser tratados, desde sua criação até o arquivamento de cada um deles.
Imagine que a TechSolutions, uma empresa de tecnologia, enfrentava diversos problemas: documentos importantes perdidos, funcionários gastando horas procurando arquivos e até multas por não conseguir encontrar documentos durante auditorias.
Após implementar um fluxograma de organização de documentos, a empresa transformou sua gestão documental.
Os documentos estavam sempre à mão, a produtividade aumentou e a empresa nunca mais teve problemas com auditorias.
Portanto, um fluxograma de organização de documentos pode reduzir o tempo gasto na busca de documentos, garantir conformidade legal, proteger informações sensíveis, aumentar a produtividade e facilitar a digitalização e automação de processos.
Vale ressaltar que ele pode ser utilizado como fluxograma de documentos administrativos, contábeis, financeiros e para diversas áreas.
Qual é a importância desse fluxo em um negócio?
O fluxograma de organização de documentos é importante para qualquer empresa que tem como objetivo melhorar a eficiência de suas operações.
Confira as principais vantagens da sua implementação:
- Reduzir o tempo gasto na busca de documentos: com processos bem definidos é possível encontrar o documento certo, o que se torna uma tarefa rápida e simples;
- Garantir a conformidade com regulamentações legais: manter registros organizados é essencial para estar em conformidade com leis e regulamentações, evitando multas e penalidades;
- Proteger informações sensíveis: um bom sistema de organização ajuda a garantir que informações confidenciais sejam adequadamente protegidas;
- Aumentar a produtividade: menos tempo perdido procurando documentos significa mais tempo disponível para atividades produtivas;
- Facilitar a digitalização e automação de processos: com uma estrutura organizada, é mais fácil implementar soluções tecnológicas que automatizam o gerenciamento de documentos.
As etapas do fluxograma de organização de documentos
Já deu para entender o que é um fluxograma de organização de documentos e a sua importância, certo?
Para que ele funcione de maneira correta, é necessário seguir algumas etapas. Confira:
1. Identificação dos tipos de documentos existentes
Identificar os tipos de documentos existentes que a empresa gera e recebe é a primeira etapa. Ela é importante para entender a variedade de documentos que precisam ser gerenciados e saber como cada um deve ser tratado.
Como exemplo podemos citar:
- Contratos;
- Notas fiscais;
- Relatórios;
- E-mails;
- Correspondências.
Cada tipo de documento deve ser classificado de acordo com sua natureza e importância para a empresa.
É importante destacar que os documentos legais e fiscais devem ser mantidos por um período específico conforme a legislação vigente, enquanto os documentos operacionais e relacionados às atividades diárias podem ter uma vida útil mais curta.
2. Mapeamento dos principais passos de tramitação
Após identificar os tipos de documentos, é preciso determinar como os documentos entram na empresa, as etapas do processamento e os procedimentos para armazenamento e descarte.
O mapeamento mostra como eles se movimentam pela organização. Ele deve ser detalhado e incluir as etapas desde o momento que o documento foi recebido até o arquivamento final, o que garante que todos os envolvidos saibam exatamente suas responsabilidades.
Adotar técnicas de mapeamento de processos, como fluxogramas detalhados e diagramas SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers), pode fornecer uma visão abrangente e identificar gargalos ou redundâncias.
3. Definição de prioridades
Definir a prioridade dos documentos é fundamental, pois nem todos têm importância no fluxograma de organização de documentos. Mas outros, se perdidos, podem causar um impacto significativo nos processos e na conformidade legal.
Contratos e registros financeiros, que são documentos mais críticos, precisam ter um tratamento especial e procedimentos mais rigorosos de armazenamento e backup. Enquanto os documentos menos importantes podem seguir um fluxo mais simples.
Assim, a definição de prioridade auxilia em focar os recursos e esforços nos documentos que realmente importam, além de saber quais os que têm impacto nas operações diárias, informações confidenciais e sensíveis.
4. Separação dos documentos
A separação de documentos físicos e digitais conforme as suas categorias deve ser feita depois da definição de prioridades.
Os documentos físicos podem ser separados em pastas, gavetas e arquivos específicos, enquanto os documentos digitais podem ser organizados dentro de pastas virtuais e na nuvem.
Quando os documentos estão organizados, facilita o acesso rápido e eficiente para acessar ou encontrar cada um.
Além disso, implementar um sistema de fluxograma de arquivamento de documentos hierárquico pode ajudar na organização, como:
- Arquivos ativos: documentos em uso frequente, mantidos em local de fácil acesso;
- Arquivos semiativos: documentos que não são usados diariamente, mas ainda são necessários periodicamente;
- Arquivos inativos: documentos que raramente são usados, mas devem ser armazenados por razões legais ou históricas.
5. Nomeação dos arquivos
Nomear os arquivos eletrônicos corretamente é essencial para ter uma boa organização dentro da sua empresa. Por isso, no fluxograma de organização de documentos, é preciso estabelecer um padrão de nomeação que seja claro.
Para isso, é necessário incluir o uso de datas, descrições detalhadas e códigos específicos que identifiquem facilmente os documentos e que todos os colaboradores da empresa entendam.
Um exemplo de padrão de nomenclatura poderia ser: 2024-06-19_Contrato_FornecedorXYZ.pdf.
6. Digitalização dos documentos
Ter os documentos digitalizados e armazenados na nuvem faz parte das etapas do fluxograma de organização de documentos. Ou seja, é preciso converter os documentos físicos em formatos digitais, como PDF ou imagens.
Segundo pesquisa da Forrester, a adoção de documentos digitais subiu 54% no Brasil, o que mostra que as empresas estão investindo em digitalização.
Ela facilita o armazenamento dos documentos e o seu compartilhamento entre todos da empresa, além de reduzir a necessidade de espaço físico para arquivos.
Tecnologias como scanners e softwares de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) são aliados importantes nessa etapa.
Além disso, implementar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) pode automatizar e otimizar o processo de digitalização, permitindo:
- Transforma documentos digitalizados em arquivos pesquisáveis;
- Adicionar informações extras aos documentos digitalizados para facilitar a busca e a indexação;
- Utilizar workflows automatizados para aprovações e movimentações de documentos.
7. Indexação dos arquivos
A indexação é o processo de atribuir tags ou palavras-chave aos documentos digitais para facilitar sua busca e recuperação.
No fluxograma de organização de documentos, ela deve ser bem planejada para garantir que os documentos possam ser encontrados rapidamente através de uma busca simples.
Isso pode incluir a indexação por tipo de documento, data, autor, assunto e outras categorias relevantes.
8. Adoção de normas de acesso
É importante que as empresas adotem normas de acesso e garantam que somente pessoas autorizadas possam acessar determinados documentos, o que é importante para a segurança da informação.
Assim, no fluxograma de organização de documentos, é preciso definir claramente as normas de acesso e quem pode visualizar, editar e, até mesmo, excluir cada tipo de documento.
Para isso, é possível usar sistemas de gerenciamento de documentos digitais ou controles físicos de acesso para arquivos impressos.
Também pode ser feito através de:
- Controle de Acesso Baseado em Função (RBAC): permissões são concedidas com base nas funções e responsabilidades dos usuários;
- Autenticação de Dois Fatores (2FA): adiciona uma camada extra de segurança para o acesso a documentos críticos;
- Registros de auditoria: mantém logs detalhados de quem acessou ou modificou os documentos.
9. Backups periódicos
Realizar backups periódicos ajuda na proteção contra perdas de dados e, por isso, é importante fazer essa etapa no fluxograma de organização de documentos.
Assim, deve-se garantir que as informações importantes sejam copiadas e armazenadas em locais seguros. Isso pode ser feito em servidores remotos e armazenamento em nuvem.
Além disso, implementar uma estratégia de backup 3-2-1 é recomendável:
- 3 cópias dos dados: o documento original e duas cópias de backup;
- 2 tipos diferentes de mídia: por exemplo, uma cópia em um servidor local e outra na nuvem;
- 1 cópia off-site: para proteção contra desastres locais.
Vale ressaltar que a frequência dos backups deve ser adequada à importância e à frequência de atualização dos documentos.
A tecnologia como aliada para a organização de documentos empresariais
A tecnologia é aliada em todos os setores e processos e não seria diferente com o fluxograma de organização de documentos.
As ferramentas de software de gerenciamento de documentos, como sistemas de armazenamento em nuvem, automação de processos e inteligência artificial, podem transformar a maneira como as empresas gerenciam seus documentos.
Essas tecnologias podem ajudar a:
- Automatizar a categorização e indexação de documentos;
- Identificar padrões e insights a partir dos dados documentais;
- Implementar chatbots para auxiliar na busca e recuperação de documentos.
Elas facilitam a digitalização, indexação, armazenamento seguro e acesso controlado a documentos, o que aumenta a eficiência e reduz o risco de erros humanos.
TOTVS Assinatura Eletrônica
Um exemplo de tecnologia que pode ser uma grande aliada na organização de documentos empresariais é o TOTVS Assinatura Eletrônica.
Ela permite que empresas realizem a assinatura de documentos de forma totalmente digital, eliminando a necessidade de impressões e assinaturas físicas.
Com o TOTVS Assinatura Eletrônica, documentos podem ser assinados de maneira rápida e segura, garantindo a integridade e a autenticidade das assinaturas.
Além disso, ela garante que as assinaturas digitais sejam seguras e facilita a aprovação e a movimentação de documentos.
Também ajuda a cumprir exigências legais e regulatórias e oferece funcionalidades avançadas de gestão e armazenamento de documentos.
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Conclusão
Neste conteúdo, você entendeu que o fluxograma de organização de documentos é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que deseja melhorar sua eficiência operacional e garantir a segurança de suas informações.
Seguir as etapas de identificação, mapeamento, definição de prioridades, separação, nomeação, digitalização, indexação, adoção de normas de acesso e backups periódicos é fundamental para uma gestão documental eficaz.
A tecnologia, como a oferecida pelo TOTVS Assinatura Eletrônica, pode ser uma grande aliada nesse processo, trazendo mais praticidade e segurança para o dia a dia das empresas e na assinatura de documentos.
Lembre-se que adotar um fluxograma de organização de documentos bem estruturado é um passo importante para otimizar processos e garantir o sucesso do negócio a longo prazo.
Saiba mais sobre o assunto em nosso artigo sobre assinatura eletrônica!
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