Você sabia que o arquivo eletrônico pode trazer muitas vantagens para o seu negócio? Ele consiste em digitalizar e armazenar os documentos em um sistema online, que permite o acesso rápido e seguro às informações.
Ele é um documento digital que pode ser armazenado em computadores, tablets, celulares ou na nuvem. Além disso, pode ter vários formatos, como PDF, Word, Excel, PowerPoint, entre outros.
Segundo dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), os gestores gastam aproximadamente quatro semanas por ano procurando informações. Isso mostra como problemas com o armazenamento inadequado ou desorganização dos arquivos podem prejudicar a produtividade da empresa.
Neste artigo, mostraremos alguns benefícios do arquivo eletrônico para as empresas, bem como os seus tipos e como organizá-lo. Confira!
O que é arquivo eletrônico?
Um arquivo eletrônico reúne a informação sobre uma pessoa física ou jurídica e é um conjunto de documentos eletrônicos. No geral, é formado por:
- documentos eletrônicos: registros, e-mails, documentos em PDF;
- metadados: dados que descrevem os documentos eletrônicos, como autor, data, assunto, formato;
- sistema de gestão: software que permite criar, armazenar, organizar, consultar e preservar os documentos eletrônicos.
Ele pode ter diferentes finalidades, como administrativa, legal, fiscal, histórica ou cultural. Por exemplo: um arquivo eletrônico ou digital pode conter as informações sobre a situação de uma empresa ou indivíduo durante um processo judicial.
Quais são os tipos de arquivos eletrônicos?
Os arquivos eletrônicos podem ser classificados de acordo com diferentes critérios, como a frequência de uso, a extensão ou o formato dos documentos.
Alguns dos tipos mais comuns são:
- arquivo ativo: é o conjunto de documentos eletrônicos que são usados com frequência e que precisam estar em local de fácil acesso. São arquivos que podem ser alterados ou alimentados a qualquer momento;
- arquivo inativo: é o conjunto de documentos eletrônicos que são usados esporadicamente e que não sofrem modificações. São arquivos que ainda têm importância, mas que o uso é pontual;
- arquivo morto: é o conjunto de documentos eletrônicos que têm valor documental, mas que não são consultados ou modificados. São arquivos que podem ser preservados por questões legais ou históricas;
- PSD: é um tipo de arquivo gerado pelo software Photoshop, usado para editar imagens;
- CDR: é um tipo de arquivo gerado pelo software Corel Draw, usado para criar desenhos vetoriais;
- XML: é um tipo de arquivo usado para estruturar documentos usados na internet;
- SQL: é um tipo de arquivo usado para administrar e manipular dados em bancos de dados;
- TXT e WORD: são tipos de arquivos usados para criar e editar textos;
- EXE: é um tipo de arquivo usado para executar programas ou aplicativos;
- ZIP e RAR: são tipos de arquivos usados para compactar e descompactar outros arquivos;
- JPG e PNG: são tipos de arquivos usados para armazenar imagens.
Como você pode ver, existem muitos tipos de arquivos eletrônicos e cada um tem suas características e funções. É importante conhecer os tipos de arquivos para saber como usá-los e organizá-los da melhor forma possível.
Os benefícios do arquivamento eletrônico para as empresas
Economia de custos
Um dos principais benefícios do arquivamento eletrônico é a economia de custos. Ao digitalizar os documentos, você reduz o espaço físico necessário para armazená-los, o que diminui os gastos com aluguel, energia, manutenção e transporte.
Além disso, você também economiza com a compra de papel, impressão, cópias e encadernação.
O arquivo eletrônico também reduz o tempo e o trabalho que estão envolvidos na busca, organização e atualização dos documentos, o que aumenta a produtividade e a eficiência da sua equipe.
Segurança da informação
Outro benefício do arquivamento eletrônico é a segurança da informação. Ao digitalizar os documentos, você evita que eles sejam perdidos, danificados, roubados ou extraviados.
Além disso, também pode controlar o acesso aos documentos, definindo quem pode visualizar, editar ou compartilhar cada arquivo.
O sistema de arquivamento eletrônico também conta com recursos de backup, criptografia e assinatura digital, que garantem a integridade e a autenticidade dos documentos.
Documentos organizados
O arquivamento eletrônico também facilita a organização dos documentos. Ao digitalizar os documentos, você pode categorizá-los por assunto, data, autor ou qualquer outro critério que desejar.
É possível também usar ferramentas de busca e filtros para encontrar rapidamente o documento que precisa.
O arquivamento eletrônico também permite que você atualize os documentos de forma fácil e rápida, evitando duplicidades e inconsistências.
Processos mais ágeis
O arquivamento eletrônico também agiliza os processos da sua empresa. Ao digitalizar os documentos, você pode acessá-los de qualquer lugar e a qualquer momento, usando um computador, tablet ou smartphone.
Ainda é possível também compartilhar os documentos com outras pessoas, internas ou externas à sua empresa, de forma simples e segura.
O arquivamento eletrônico também possibilita a automatização de alguns processos, como o envio de notificações, lembretes e aprovações.
Compliance e sustentabilidade
O arquivamento eletrônico também contribui para o compliance e a sustentabilidade da sua empresa. Ele facilita o cumprimento das normas legais e regulatórias que exigem a guarda e a apresentação dos documentos.
Assim, também reduz o consumo de papel e outros recursos naturais, diminuindo o impacto ambiental da sua empresa.
Como criar um arquivo eletrônico?
Existem várias formas de fazer isso, dependendo do tipo de documento que você quer criar.
Por exemplo, se você quiser criar um texto, você pode usar um programa de edição de texto, como o Word ou o Google Docs. Se você quer criar uma apresentação, você pode usar um programa de edição de slides, como o PowerPoint ou o Google Slides.
Para criar um arquivo eletrônico, você precisa seguir alguns passos básicos:
- abrir o programa que você vai usar;
- digitar ou inserir o conteúdo do seu documento;
- salvar o arquivo com um nome e uma extensão;
- escolher a pasta onde você guardará o arquivo.
Organizar arquivo eletrônico pode trazer várias vantagens, como:
- economizar espaço físico e papel;
- facilitar o acesso e a busca de informações;
- proteger os documentos de danos ou perdas;
- compartilhar os arquivos com outras pessoas ou dispositivos;
- reduzir custos e impactos ambientais.
Como organizar arquivos eletrônicos?
Mas não basta apenas criar os arquivos eletrônicos. Você também precisa organizá-los de forma lógica e prática. Isso vai facilitar a sua vida na hora de encontrar e usar os seus documentos, não é mesmo?
Confira algumas dicas:
- crie pastas com nomes claros e específicos para cada tipo de arquivo ou assunto;
- evite guardar arquivos soltos na área de trabalho ou na pasta “Documentos”;
- use subpastas para agrupar arquivos relacionados dentro de uma pasta maior;
- mantenha os nomes dos arquivos consistentes e informativos;
- exclua ou faça backup dos arquivos que você não usa mais;
- use etiquetas ou cores para destacar arquivos importantes.
Como você pode ver, o arquivamento eletrônico é uma solução moderna e eficiente para a gestão dos documentos da sua empresa. Se você quer aproveitar todos esses benefícios, conheça a solução da TOTVS.
TOTVS Assinatura Eletrônica
É claro que seguindo as dicas anteriores, você vai conseguir criar e organizar arquivos eletrônicos com mais facilidade e eficiência.
No entanto, um sistema que possa armazenar os documentos e ainda fazer a assinatura de cada um deles, pode garantir ainda mais agilidade nos processos. É o que o TOTVS Assinatura Eletrônica proporciona para você.
Com ele, você consegue ter todos os documentos digitalizados e organizados, bem como consegue saber o que precisa ser validado e assinado. Além disso, pode enviar toda a documentação para o destinatário com mais rapidez.
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Conclusão
Agora você já sabe o que é um arquivo eletrônico, quais são os seus tipos e benefícios e como ele pode ser vantajoso para a sua empresa.
Com um sistema como o TOTVS Assinatura Eletrônica, você pode organizar os seus arquivos e saber quais são os documentos pendentes, bem como encaminhar facilmente para todos os destinatários. Que tal aproveitar e saber mais sobre o assunto com os conteúdos do nosso blog? Saiba também quais são os tipos de assinatura digital.
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