A gestão eficiente de compras é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação.
Nesse contexto, a ordem de compra emerge como uma ferramenta indispensável, pois formaliza as aquisições, assegura a organização dos processos e previne erros que poderiam gerar retrabalho ou prejuízos financeiros.
Ainda assim, muitas empresas não sabem o que é o documento, confundem seu conceito com pedidos de compra ou negligenciam sua importância no fluxo de aquisições. Isso resulta em processos ineficazes e falta de rastreabilidade, dificultando o cumprimento de obrigações fiscais e contratuais.
Neste artigo, explicaremos detalhadamente o que é uma ordem de compra, sua relevância no ambiente corporativo e como elaborá-la de forma prática e eficiente. Acompanhe!
O que é ordem de compra?
A ordem de compra é um documento formal que expressa a intenção de adquirir bens ou serviços de um fornecedor. Mais do que uma simples solicitação, ela é um contrato que vincula o comprador e o vendedor aos termos previamente acordados, como preço, quantidade, condições de pagamento e prazo de entrega.
Esse documento é gerado após a aprovação de um pedido de compra interno e funciona como um elo entre a empresa e o fornecedor.
Ele garante que ambas as partes estejam alinhadas sobre os detalhes da transação, o que minimiza ambiguidades e garante maior transparência em todas as etapas do processo.
No Brasil, o documento também tem implicações fiscais importantes, pois auxilia na emissão e no controle de notas fiscais, de modo a assegurar a conformidade com as exigências legais.
Qual a importância deste documento?
Este documento é um elemento estratégico que oferece inúmeros benefícios para empresas de todos os portes. Veja por que ele é indispensável:
- Otimização de custos: ao estruturar o processo de compras, evita desperdícios, compras duplicadas e aquisições desnecessárias;
- Melhor relacionamento com fornecedores: documentos claros e bem elaborados fortalecem a confiança e a parceria entre as partes;
- Redução de riscos: a ordem formaliza os termos do acordo, o que reduz a possibilidade de disputas ou problemas jurídicos com fornecedores;
- Organização e rastreabilidade: o documento centraliza informações de cada aquisição, facilitando o acompanhamento de pedidos e prevenindo confusões;
- Conformidade fiscal: um bom modelo de ordem de compra garante que as informações estejam alinhadas para a emissão correta de notas fiscais, o que diminui erros tributários.
Empresas que utilizam este documento de forma consistente ganham não apenas eficiência operacional, mas também vantagem competitiva no mercado.
No entanto, para que isso aconteça, o setor responsável deve ter clareza sobre o que é ordem de compra e suas diferenças para o pedido de compra.
Leia também: O que significa a triangulação de notas fiscais e como emitir?
Qual a diferença entre pedido e ordem de compra?
Apesar de relacionados, esses documentos possuem funções distintas dentro do processo de aquisição.
O pedido de compra é uma solicitação inicial feita por um setor da empresa que identifica a necessidade de adquirir um produto ou serviço.
Ele é um documento interno, cuja principal função é formalizar essa demanda e encaminhá-la ao setor responsável por gerenciar as compras, geralmente o departamento de suprimentos ou compras.
Por exemplo, imagine que o departamento de produção precise de um lote de matéria-prima para a fabricação de um novo produto. Esse setor emite um pedido de compra detalhando a quantidade, a especificação do material e o prazo necessário.
Esse pedido será analisado e validado pelo setor de compras antes de ser transformado em uma ordem.
Após a análise e aprovação do pedido de compra, é gerada a ordem de compra, que é o documento oficial enviado ao fornecedor.
Ela formaliza a intenção de compra da empresa e estabelece todos os detalhes da transação, como preço, condições de pagamento, prazos de entrega e especificações dos produtos ou serviços.
Diferentemente do pedido de compra, a ordem tem validade jurídica e representa um contrato entre a empresa compradora e o fornecedor. Assim, ela funciona como uma garantia para ambas as partes, oferecendo segurança de que os termos combinados serão cumpridos.
A seguir, você vê uma tabela detalhando as diferenças entre os conceitos:
Aspecto | Pedido de Compra | Ordem de Compra |
Definição | Solicitação interna para a aquisição de bens ou serviços. | Documento formal que oficializa a compra junto ao fornecedor. |
Objetivo | Registrar a necessidade de um setor e obter aprovação interna. | Formalizar os termos da transação com o fornecedor, garantindo segurança jurídica. |
Natureza | Documento interno, utilizado dentro da organização. | Documento externo, enviado ao fornecedor. |
Validade Jurídica | Não possui validade jurídica. | Possui validade jurídica e pode ser usado como contrato entre as partes. |
Responsável pela Emissão | Geralmente o setor que solicita a compra, como produção ou TI. | Departamento de compras ou suprimentos da empresa. |
Informações Incluídas | Detalhes da solicitação, como itens, quantidade e prazos estimados. | Informações completas da transação, como valores, condições de pagamento e prazos. |
Aprovação Necessária | Sim, geralmente precisa passar pelo gestor do setor e pelo departamento de compras. | Não, já representa a decisão final e é enviada diretamente ao fornecedor. |
Uso no Fluxo de Compras | Primeira etapa, que dá início ao processo de aquisição. | Etapa final, que formaliza a compra e autoriza o fornecimento. |
Referência Futura | Serve para controle interno e aprovação. | Usado como referência para emissão de nota fiscal e auditorias. |
Como fazer uma ordem de compras?
A criação de uma ordem para comprar exige cuidado e organização para garantir que o processo seja eficiente e livre de erros.
Como apontado, esse documento, além de formalizar a aquisição de bens ou serviços, é fundamental para o alinhamento entre os departamentos internos da empresa e o fornecedor.
A seguir, exploramos detalhadamente cada etapa para ajudá-lo a elaborar uma ordem completa e funcional.
Estabeleça uma política de compras
Uma política de compras bem definida é a base para um processo eficiente e padronizado. Essa política deve incluir:
- Procedimentos claros: inclua diretrizes para o envio, acompanhamento e armazenamento do documento;
- Critérios para aprovação: determine quem tem autoridade para aprovar as ordens, especialmente para itens de alto valor ou que envolvam contratos complexos;
- Limites financeiros: especifique valores máximos para compras sem aprovação adicional, ajudando a evitar burocracia desnecessária para aquisições de baixo custo;
- Fornecedores preferenciais: liste os fornecedores aprovados para diferentes categorias de produtos ou serviços, priorizando aqueles com histórico de qualidade e confiabilidade.
Esses elementos garantem que o processo de compras seja consistente e alinhado aos objetivos estratégicos da empresa, evitando desvios e atrasos.
Tenha um processo de compras estruturado
No mesmo sentido da política, a empresa deve estabelecer um bom processo de compras, o que permitirá que a ordem seja emitida de forma precisa e eficiente. As etapas devem incluir:
- Identificação da necessidade: o primeiro passo é reconhecer a necessidade de um produto ou serviço, que pode vir de setores como produção, manutenção ou TI;
- Elaboração do pedido de compra interno: o setor solicitante deve detalhar os itens necessários, especificando quantidades, prazos e qualquer característica técnica relevante;
- Análise e aprovação: o departamento de compras revisa o pedido para verificar sua viabilidade, verificar fornecedores e aprovar a solicitação;
- Negociação com fornecedores: antes de emitir a ordem para comprar, é importante negociar preços, prazos e condições com os fornecedores selecionados;
- Emissão da ordem: após a aprovação e negociação, o documento final é gerado, contendo todas as informações essenciais.
Esse processo reduz erros, garante a rastreabilidade e promove maior transparência.
Leia também: Strategic sourcing: o que é, benefícios, etapas e ferramentas
Garanta a comunicação entre as partes envolvidas
Outra etapa de suma importância na hora de elaborar uma boa ordem para comprar insumos é a comunicação clara entre todos os envolvidos – solicitantes, compradores e fornecedores.
Fundamental para o sucesso do processo de compras, algumas práticas podem melhorar a comunicação, como:
- Envio do documento e confirmação de recebimento: certifique-se de que a ordem seja enviada ao fornecedor por canais confiáveis e solicite uma confirmação para garantir que os termos e condições foram compreendidos;
- Alinhamento interno: compartilhe o documento de compra com os departamentos relevantes, como o financeiro e o almoxarifado, para que possam se preparar para as próximas etapas, como pagamento e recebimento;
- Canal aberto para dúvidas: mantenha um canal de comunicação direto com o fornecedor para resolver rapidamente qualquer questão que possa surgir.
Essa abordagem evita mal-entendidos e aumenta a eficiência do fluxo de trabalho.
Automatize processos
Por fim, a automatização dos fluxos de trabalho relacionados ao setor, com ferramentas como o TOTVS Assinatura Eletrônica, agiliza aprovações, elimina papeladas e oferece maior controle sobre cada etapa do processo.
Com boas ferramentas digitais, é possível eliminar tarefas manuais, integrar departamentos, acompanhar o status das ordens em tempo real e promover a conformidade fiscal com maior facilidade.
Ou seja, ao implementar a automação, sua empresa não apenas ganha agilidade, mas também garante maior controle e segurança em todo o processo.
Elementos e informações que não podem faltar em uma ordem de compra
Seja em uma ordem de compra simples ou complexa, o documento deve ser claro e conter alguns elementos e informações. São eles:
- Dados do comprador e fornecedor: razão social, CNPJ, endereço e contatos;
- Descrição dos itens: especificações detalhadas, quantidade e preços unitários;
- Condições de pagamento: prazo, forma de pagamento e possíveis descontos;
- Prazos e local de entrega: data prevista e endereço de destino;
- Referências fiscais: número da nota fiscal associada;
- Assinaturas ou validações digitais: garantem a validade jurídica do documento.
A precisão das informações evita problemas no momento da entrega ou faturamento.
Modelo de ordem de compra
Aqui está um modelo de ordem de compra simples para ajudar sua empresa:
[Logo da Empresa]
ORDEM DE COMPRA Nº: [Número Sequencial]
Data: [DD/MM/AAAA]
Comprador:
– Nome: [Nome da Empresa]
– CNPJ: [CNPJ]
– Endereço: [Endereço Completo]
Fornecedor:
– Nome: [Nome do Fornecedor]
– CNPJ: [CNPJ]
– Endereço: [Endereço Completo]
Itens:
1. [Descrição do Item] – Quantidade: [X] – Valor Unitário: [R$]
2. [Descrição do Item] – Quantidade: [Y] – Valor Unitário: [R$]
Condições de Pagamento:
[Detalhar]
Prazo e Local de Entrega:
[Detalhar]
Termos e Condições Gerais:
[Detalhar]
Assinatura do Responsável
Esse modelo pode ser personalizado conforme as necessidades da sua empresa.
Para agilizar os processos de gestão de compras e outros fluxos em seu negócio, você pode contar com a maior empresa de tecnologia do Brasil!
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TOTVS Assinatura Eletrônica
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Com ele, sua empresa pode automatizar a emissão e assinatura de ordens de compra, contratos, orçamentos e outros documentos, economizando tempo e recursos.
Além disso, garante a validade jurídica das transações com assinaturas eletrônicas e digitais, centraliza o controle e o acompanhamento de aprovações em um único ambiente digital, e reduz custos operacionais ao eliminar processos manuais e papeladas.
Essa ferramenta é ideal para empresas que desejam simplificar e agilizar a gestão de compras, mantendo segurança e conformidade.
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Conclusão
A ordem de compra é um documento essencial para empresas que buscam eficiência, organização e segurança em seus processos de aquisição.
Com ela, é possível estruturar as etapas de compras, garantir transparência nas negociações e otimizar a comunicação com fornecedores.
Ao adotar uma abordagem planejada e ferramentas digitais apropriadas, sua empresa estará mais preparada para enfrentar os desafios do mercado e alcançar resultados superiores.
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