Saiba o que é ordem de compra e como elaborar este documento

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Escrito por Equipe TOTVS
Última atualização em 16 janeiro, 2025

A gestão eficiente de compras é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação. 

Nesse contexto, a ordem de compra emerge como uma ferramenta indispensável, pois formaliza as aquisições, assegura a organização dos processos e previne erros que poderiam gerar retrabalho ou prejuízos financeiros.

Ainda assim, muitas empresas não sabem o que é o documento, confundem seu conceito com pedidos de compra ou negligenciam sua importância no fluxo de aquisições. Isso resulta em processos ineficazes e falta de rastreabilidade, dificultando o cumprimento de obrigações fiscais e contratuais.

Neste artigo, explicaremos detalhadamente o que é uma ordem de compra, sua relevância no ambiente corporativo e como elaborá-la de forma prática e eficiente. Acompanhe!

O que é ordem de compra?

A ordem de compra é um documento formal que expressa a intenção de adquirir bens ou serviços de um fornecedor. Mais do que uma simples solicitação, ela é um contrato que vincula o comprador e o vendedor aos termos previamente acordados, como preço, quantidade, condições de pagamento e prazo de entrega.

Esse documento é gerado após a aprovação de um pedido de compra interno e funciona como um elo entre a empresa e o fornecedor. 

Ele garante que ambas as partes estejam alinhadas sobre os detalhes da transação, o que minimiza ambiguidades e garante maior transparência em todas as etapas do processo.

No Brasil, o documento também tem implicações fiscais importantes, pois auxilia na emissão e no controle de notas fiscais, de modo a assegurar a conformidade com as exigências legais.

Qual a importância deste documento?

Este documento é um elemento estratégico que oferece inúmeros benefícios para empresas de todos os portes. Veja por que ele é indispensável:

  • Otimização de custos: ao estruturar o processo de compras, evita desperdícios, compras duplicadas e aquisições desnecessárias;
  • Melhor relacionamento com fornecedores: documentos claros e bem elaborados fortalecem a confiança e a parceria entre as partes;
  • Redução de riscos: a ordem formaliza os termos do acordo, o que reduz a possibilidade de disputas ou problemas jurídicos com fornecedores;
  • Organização e rastreabilidade: o documento centraliza informações de cada aquisição, facilitando o acompanhamento de pedidos e prevenindo confusões;
  • Conformidade fiscal: um bom modelo de ordem de compra garante que as informações estejam alinhadas para a emissão correta de notas fiscais, o que diminui erros tributários.

Empresas que utilizam este documento de forma consistente ganham não apenas eficiência operacional, mas também vantagem competitiva no mercado.

No entanto, para que isso aconteça, o setor responsável deve ter clareza sobre o que é ordem de compra e suas diferenças para o pedido de compra.

Leia também: O que significa a triangulação de notas fiscais e como emitir?

Qual a diferença entre pedido e ordem de compra?

Apesar de relacionados, esses documentos possuem funções distintas dentro do processo de aquisição.

O pedido de compra é uma solicitação inicial feita por um setor da empresa que identifica a necessidade de adquirir um produto ou serviço. 

Ele é um documento interno, cuja principal função é formalizar essa demanda e encaminhá-la ao setor responsável por gerenciar as compras, geralmente o departamento de suprimentos ou compras.

Por exemplo, imagine que o departamento de produção precise de um lote de matéria-prima para a fabricação de um novo produto. Esse setor emite um pedido de compra detalhando a quantidade, a especificação do material e o prazo necessário. 

Esse pedido será analisado e validado pelo setor de compras antes de ser transformado em uma ordem.

Após a análise e aprovação do pedido de compra, é gerada a ordem de compra, que é o documento oficial enviado ao fornecedor. 

Ela formaliza a intenção de compra da empresa e estabelece todos os detalhes da transação, como preço, condições de pagamento, prazos de entrega e especificações dos produtos ou serviços.

Diferentemente do pedido de compra, a ordem tem validade jurídica e representa um contrato entre a empresa compradora e o fornecedor. Assim, ela funciona como uma garantia para ambas as partes, oferecendo segurança de que os termos combinados serão cumpridos.

A seguir, você vê uma tabela detalhando as diferenças entre os conceitos:

AspectoPedido de CompraOrdem de Compra
DefiniçãoSolicitação interna para a aquisição de bens ou serviços.Documento formal que oficializa a compra junto ao fornecedor.
ObjetivoRegistrar a necessidade de um setor e obter aprovação interna.Formalizar os termos da transação com o fornecedor, garantindo segurança jurídica.
NaturezaDocumento interno, utilizado dentro da organização.Documento externo, enviado ao fornecedor.
Validade JurídicaNão possui validade jurídica.Possui validade jurídica e pode ser usado como contrato entre as partes.
Responsável pela EmissãoGeralmente o setor que solicita a compra, como produção ou TI.Departamento de compras ou suprimentos da empresa.
Informações IncluídasDetalhes da solicitação, como itens, quantidade e prazos estimados.Informações completas da transação, como valores, condições de pagamento e prazos.
Aprovação NecessáriaSim, geralmente precisa passar pelo gestor do setor e pelo departamento de compras.Não, já representa a decisão final e é enviada diretamente ao fornecedor.
Uso no Fluxo de ComprasPrimeira etapa, que dá início ao processo de aquisição.Etapa final, que formaliza a compra e autoriza o fornecimento.
Referência FuturaServe para controle interno e aprovação.Usado como referência para emissão de nota fiscal e auditorias.

Como fazer uma ordem de compras?

A criação de uma ordem para comprar exige cuidado e organização para garantir que o processo seja eficiente e livre de erros. 

Como apontado, esse documento, além de formalizar a aquisição de bens ou serviços, é fundamental para o alinhamento entre os departamentos internos da empresa e o fornecedor. 

A seguir, exploramos detalhadamente cada etapa para ajudá-lo a elaborar uma ordem completa e funcional.

Estabeleça uma política de compras

Uma política de compras bem definida é a base para um processo eficiente e padronizado. Essa política deve incluir:

  • Procedimentos claros: inclua diretrizes para o envio, acompanhamento e armazenamento do documento;
  • Critérios para aprovação: determine quem tem autoridade para aprovar as ordens, especialmente para itens de alto valor ou que envolvam contratos complexos;
  • Limites financeiros: especifique valores máximos para compras sem aprovação adicional, ajudando a evitar burocracia desnecessária para aquisições de baixo custo;
  • Fornecedores preferenciais: liste os fornecedores aprovados para diferentes categorias de produtos ou serviços, priorizando aqueles com histórico de qualidade e confiabilidade.

Esses elementos garantem que o processo de compras seja consistente e alinhado aos objetivos estratégicos da empresa, evitando desvios e atrasos.

Tenha um processo de compras estruturado

No mesmo sentido da política, a empresa deve estabelecer um bom processo de compras, o que permitirá que a ordem seja emitida de forma precisa e eficiente. As etapas devem incluir:

  1. Identificação da necessidade: o primeiro passo é reconhecer a necessidade de um produto ou serviço, que pode vir de setores como produção, manutenção ou TI;
  2. Elaboração do pedido de compra interno: o setor solicitante deve detalhar os itens necessários, especificando quantidades, prazos e qualquer característica técnica relevante;
  3. Análise e aprovação: o departamento de compras revisa o pedido para verificar sua viabilidade, verificar fornecedores e aprovar a solicitação;
  4. Negociação com fornecedores: antes de emitir a ordem para comprar, é importante negociar preços, prazos e condições com os fornecedores selecionados;
  5. Emissão da ordem: após a aprovação e negociação, o documento final é gerado, contendo todas as informações essenciais.

Esse processo reduz erros, garante a rastreabilidade e promove maior transparência.

Leia também: Strategic sourcing: o que é, benefícios, etapas e ferramentas

Garanta a comunicação entre as partes envolvidas

Outra etapa de suma importância na hora de elaborar uma boa ordem para comprar insumos é a comunicação clara entre todos os envolvidos – solicitantes, compradores e fornecedores.

Fundamental para o sucesso do processo de compras, algumas práticas podem melhorar a comunicação, como:

  • Envio do documento e confirmação de recebimento: certifique-se de que a ordem seja enviada ao fornecedor por canais confiáveis e solicite uma confirmação para garantir que os termos e condições foram compreendidos;
  • Alinhamento interno: compartilhe o documento de compra com os departamentos relevantes, como o financeiro e o almoxarifado, para que possam se preparar para as próximas etapas, como pagamento e recebimento;
  • Canal aberto para dúvidas: mantenha um canal de comunicação direto com o fornecedor para resolver rapidamente qualquer questão que possa surgir.

Essa abordagem evita mal-entendidos e aumenta a eficiência do fluxo de trabalho.

Automatize processos

Por fim, a automatização dos fluxos de trabalho relacionados ao setor, com ferramentas como o TOTVS Assinatura Eletrônica, agiliza aprovações, elimina papeladas e oferece maior controle sobre cada etapa do processo.

Com boas ferramentas digitais, é possível eliminar tarefas manuais, integrar departamentos, acompanhar o status das ordens em tempo real e promover a conformidade fiscal com maior facilidade.

Ou seja, ao implementar a automação, sua empresa não apenas ganha agilidade, mas também garante maior controle e segurança em todo o processo.

Elementos e informações que não podem faltar em uma ordem de compra

Seja em uma ordem de compra simples ou complexa, o documento deve ser claro e conter alguns elementos e informações. São eles:

  1. Dados do comprador e fornecedor: razão social, CNPJ, endereço e contatos;
  2. Descrição dos itens: especificações detalhadas, quantidade e preços unitários;
  3. Condições de pagamento: prazo, forma de pagamento e possíveis descontos;
  4. Prazos e local de entrega: data prevista e endereço de destino;
  5. Referências fiscais: número da nota fiscal associada;
  6. Assinaturas ou validações digitais: garantem a validade jurídica do documento.

A precisão das informações evita problemas no momento da entrega ou faturamento.

Modelo de ordem de compra

Aqui está um modelo de ordem de compra simples para ajudar sua empresa:

[Logo da Empresa]

ORDEM DE COMPRA Nº: [Número Sequencial]

Data: [DD/MM/AAAA]

Comprador:

– Nome: [Nome da Empresa]

– CNPJ: [CNPJ]

– Endereço: [Endereço Completo]

Fornecedor:

– Nome: [Nome do Fornecedor]

– CNPJ: [CNPJ]

– Endereço: [Endereço Completo]

Itens:

1. [Descrição do Item] – Quantidade: [X] – Valor Unitário: [R$]

2. [Descrição do Item] – Quantidade: [Y] – Valor Unitário: [R$]

Condições de Pagamento:

[Detalhar]

Prazo e Local de Entrega:

[Detalhar]

Termos e Condições Gerais:

[Detalhar]

Assinatura do Responsável

Esse modelo pode ser personalizado conforme as necessidades da sua empresa.

Para agilizar os processos de gestão de compras e outros fluxos em seu negócio, você pode contar com a maior empresa de tecnologia do Brasil!

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Com ele, sua empresa pode automatizar a emissão e assinatura de ordens de compra, contratos, orçamentos e outros documentos, economizando tempo e recursos.

Além disso, garante a validade jurídica das transações com assinaturas eletrônicas e digitais, centraliza o controle e o acompanhamento de aprovações em um único ambiente digital, e reduz custos operacionais ao eliminar processos manuais e papeladas.

Essa ferramenta é ideal para empresas que desejam simplificar e agilizar a gestão de compras, mantendo segurança e conformidade. 

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Conclusão

A ordem de compra é um documento essencial para empresas que buscam eficiência, organização e segurança em seus processos de aquisição.

Com ela, é possível estruturar as etapas de compras, garantir transparência nas negociações e otimizar a comunicação com fornecedores.

Ao adotar uma abordagem planejada e ferramentas digitais apropriadas, sua empresa estará mais preparada para enfrentar os desafios do mercado e alcançar resultados superiores.

Quer entender mais sobre como a tecnologia pode transformar a gestão de sua empresa? Explicamos tudo sobre o Manifesto Eletrônico (MDFe): o que é, quando e como emitir o documento!

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