Frente de caixa: por que investir em um sistema?

Você sabia que a frente de caixa é essencial para a satisfação do cliente? É ali que você consolida uma venda bem sucedida, ágil e organizada, que é a parte final de todo o processo de produção, logística e distribuição de um produto.

Ela tem uma série de etapas essenciais que atingem o controle de caixa e toda a contabilidade. Além disso, proporciona vários benefícios para o seu negócio, com a integração de dados e a facilidade do processo de compra.

Para entender tudo sobre o assunto, além das vantagens de investir em um sistema especializado, é só continuar a leitura! Vamos lá?

O que é frente de caixa?

Trata-se do momento em que o cliente efetua a compra de um produto. Ou seja, quando o consumidor paga por ele.

É a consumação de toda jornada do cliente, na qual pesam questões como organização do PDV, qualidade e apresentação do produto, atendimento e tomada de decisão.

Nessa etapa, são utilizadas ferramentas e tecnologias específicas que visam simplificar e agilizar o processo. Assim, tornam a compra mais rápida, o que contribui para uma boa experiência do cliente, além de facilitarem o controle financeiro.

Quais são as funções da frente de caixa?

Ela tem várias funções, e é uma etapa crucial para o controle financeiro, contábil e para a gestão de estoque do negócio.

Confira as suas principais funcionalidades:

• emissão de notas e cupons fiscais;
• liberação de descontos;
• vouchers para compras futuras;
• conferência de mercadorias;
• cancelamento da transação.

Com o uso de um sistema de frente de caixa, é possível agilizar o trânsito de suas informações para o financeiro, por exemplo.

Além disso, elas servem de insumo para melhorar o entendimento da jornada de compra do cliente e, então, buscar oportunidades de melhoria, aumento do ticket médio ou brechas para instigar a fidelização.

Qual é a importância da frente de caixa para uma empresa?

A importância está em focar na satisfação do cliente e na fidelização. No entanto, para que a frente de caixa seja eficiente, é preciso seguir várias obrigações fiscais, contábeis e legais. 

Com isso, é possível simplificar o trabalho da sua contabilidade e possibilitar maior organização de informações.

Ademais, é preciso que a frente de caixa seja estruturada, para que a sua contabilidade não se perca nos números, o que complica o seu nome e de sua empresa perante o Fisco.

Vale ressaltar que ela auxilia ainda na lucratividade do negócio. Afinal, é a porta de entrada do dinheiro do cliente.

Por isso, além de um ótimo atendimento, é necessário confiar em sistemas robustos que mantenham a integridade financeira do negócio.

Como funciona a frente de caixa?

No momento em que um cliente conclui uma compra, alguns processos entram em ação. É um momento decisivo para a frente de caixa, por isso a organização é essencial.

O sucesso de cada operação, portanto, depende de como sua empresa lida com esses três processos:

Terminal de Pagamentos

É o local onde o pagamento é efetuado, seja através de máquina de cartão de crédito e débito, caixa registradora ou outro dispositivo.

Sistema de Gestão

Atualmente, é difícil encontrar negócios que não operem em conjunto com sistemas de gestão. Na verdade, essa é uma obrigatoriedade do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

Por meio do Sistema de Gestão, você integra uma boa parte do backoffice da empresa, facilitando o acesso às informações.

Integração de Dados Bancários

Por fim, é necessário que seus sistemas sejam integrados às instituições financeiras, para que os dispositivos de pagamento se comuniquem.

Dessa forma, os bancos sabem quando os valores entram e saem, aprovando as operações com agilidade.

Por que investir em um sistema de frente de caixa?

Com o sistema, os seus processos internos ficam mais práticos e eficientes. Pois, atualmente, é vital ter um atendimento ágil e eficaz para garantir que os clientes saiam satisfeitos.

Além disso, o gerenciamento do seu negócio deve ser descomplicado para fluir sem problemas. Neste sentido, a solução digital deve proporcionar uma experiência de compra agradável para o cliente. 

É importante destacar que, sem um controle financeiro preciso, seu negócio pode até gerar prejuízos. Ou seja, investir nesse tipo de solução pode significar mais lucro e mais clientes para a sua empresa.

O sistema de frente de caixa unificado facilita seu dia a dia, pois simplifica várias operações do negócio. Os processos podem ser controlados e monitorados em tempo real. Isso evita prejuízos e outros problemas, como:

• clientes insatisfeitos;
• dificuldade no repasse fiscal;
• perda de arquivos importantes.

Nas lojas, por exemplo, é possível automatizar processos e fazer um acompanhamento detalhado de estoque e dos seus pedidos. Isso proporciona um ganho considerável, além de possibilitar tomadas de decisões mais assertivas.

Outro ponto é que essa solução evita filas, demoras no checkout da compra, problemas com forma de pagamento, entre outros transtornos. E, além de otimizar tópicos como os citados, deixa a clientela satisfeita e com uma boa impressão do comércio.

Vale ressaltar que um sistema pode promover vários recursos que complementam o seu planejamento estratégico. 

Afinal, não é à toa que, para 61% dos varejistas americanos entrevistados pela Grand Review Research, um dos fatores determinantes para investir em um sistema é usar os dados para entender as preferências dos consumidores.

A tecnologia é capaz de personalizar o atendimento, além de agilizar os processos e tornar as execuções mais rápidas.

Quais são os benefícios de implementar um sistema de frente de caixa?

Como já mencionamos, por mais que sua loja tenha ótimos vendedores, uma experiência ruim na finalização da compra pode arruinar tudo.

Confira, a seguir, algumas vantagens que a solução para frente de caixa no PDV pode trazer para o seu negócio varejista.

Aumentar a satisfação do cliente

O mais importante é, com certeza, a satisfação do cliente. Ter um bom ponto de venda, produtos de qualidade e funcionários proativos é ótimo. No entanto, nada disso será suficiente sem uma boa finalização da compra.

Vivenciar a chamada “experiência fantástica”, em um processo de compra rápido e agradável, faz com que o consumidor volte mais vezes ao estabelecimento.

Para isso, o caixa precisa conseguir finalizar a compra com agilidade e sem nenhum tipo de transtorno.

Maior controle financeiro

O controle financeiro é feito por meio de uma boa organização da contabilidade e da administração do fluxo de caixa. Essas ações são mais fáceis com uma frente de caixa muito bem estruturada no ponto de venda.

Por meio dos softwares de gestão, você pode emitir balancetes, demonstrativos e relatórios com facilidade. Também tem acesso rápido à tesouraria e às contas a pagar e receber, além de controlar e conciliar cartões de crédito.

Mais eficiência na emissão de notas fiscais

Uma tecnologia para frente de caixa permite mais precisão e praticidade ao realizar tarefas como emissão de cupons fiscais. Assim, a movimentação financeira do negócio fica mais organizada.

Com esse sistema, o risco de erros em emissão de notas e repasse para a contabilidade é muito menor. Além disso, proporciona facilidade ao armazenar, conferir e repassar documentos ao Fisco de forma eletrônica.

Ganho de agilidade nos processos

Atualmente, os consumidores precisam fazer suas compras de forma rápida e sem complicações. Então, é comum o cliente entrar no estabelecimento com pressa e sem tempo para esperar pelo atendimento.

Por isso, estabelecimentos que não têm filas grandes e caixas sem lentidão saem na frente da concorrência. Com isso, a leitura do código de barras e impressão do cupom fiscal de forma rápida são essenciais na finalização da compra

As soluções de frente de caixa permitem isso, o que otimiza o processo e garante um atendimento ágil e de qualidade, bem como minimiza a espera em filas.

Gerenciamento mais simples de negócio

Gerenciar um negócio não é tarefa fácil, pois são muitas responsabilidades que devem ser administradas ao mesmo tempo, não é mesmo? 

Por isso, migrar para um único sistema onde é possível integrar todos os processos é um alívio para os empresários, além de ser benéfico para os clientes.

Com os softwares, atividades como aquisição de mercadorias, controle de estoque e realização do inventário ficam muito mais simples.

Além disso, com todas as etapas do processo de atendimento integradas em um único sistema, o atendimento se torna mais eficiente, e o negócio, mais lucrativo.

Redução de custos

O sistema realiza todos os cálculos (impostos, descontos e troco) de forma instantânea. Dessa forma, você reduz drasticamente os custos com possíveis falhas simples de matemática que, muitas vezes, acontecem quando o processo é feito manualmente.

Tudo isso é possível com auxílio de um sistema que, quando corretamente escolhido, oferece total escalabilidade.

Assim, sua contratação não pesa em seu bolso — e o valor é adequado para o momento e necessidades do seu negócio, sendo perfeitamente escalável à medida que a operação se desenvolve.

Redução de falhas

Outro fator que anda de mãos dadas com a organização é a redução de falhas. Ao utilizar meios tradicionais, como planilhas ou mesmo cadernos, você corre sérios riscos de perder os registros e mesmo se equivocar nas contas. 

Por isso, o sistema pode ser determinante na organização, armazenamento e processamento desses dados.

Além disso, o sistema garante que os documentos, como os cupons fiscais, cheguem às mãos do seu setor financeiro.

Dessa forma, nenhuma transação é ignorada e sua contabilidade pode ser feita de forma assertiva, garantindo que nenhum problema ocorra com a Receita Federal.

Integração de dados

No dia a dia, é preciso de muita sintonia entre setores para emissão de NFC-e para seus clientes, bem como seu repasse à contabilidade.

Ao fazer isso manualmente, como você já aprendeu, os riscos são consideráveis. Há uma série de problemas que podem ocorrer nesse entremeio, prejudicando o fechamento do seu mês.

Uma das principais vantagens em ter um sistema, portanto, é seu potencial de integração de dados. Com um clique, é possível registrar uma venda e todos os documentos que a envolvem, facilitando o acesso dos profissionais de contabilidade a eles.

Além disso, não se esqueça que esse nível de registro é amplo, impactando também sua gestão de estoque, o que possibilita a antecipação de demandas.

Ou seja, um grande poder de previsibilidade que evita problemas, como a falta de um produto por falhas de comunicação entre PDV e estoque.

6 pontos para avaliar na hora de contratar um sistema de frente de caixa?

Você já sabe que a sua empresa precisa de um sistema de frente de caixa, não é mesmo? No entanto, há várias opções no mercado. Mas como escolher a melhor?

O primeiro passo é analisar as necessidades do seu negócio. Isso porque os processos mudam de empresa para empresa, por isso, é ideal fazer um mapeamento da situação dela.

Depois disso, é hora de buscar as ferramentas mais adequadas. Nessa hora, o que deve pesar em sua avaliação? Procure considerar os seguintes tópicos:

1. Funcionalidades

O sistema de frente de caixa pode ser a base do seu negócio ou apenas um complemento. O que vai determinar isso é o nível e a quantidade de funcionalidades que ele oferece.

Em alguns estabelecimentos, o que falta é apenas uma ferramenta que automatize a emissão de NFC-e, bem como seu envio à contabilidade. Em outros negócios, falta toda estrutura para o seu desenvolvimento.

O mais adequado é escolher por uma opção que permita flexibilidade para verificar as funcionalidades, com possibilidade de agregar outras conforme necessário.

2. Integração com outros sistemas

O compartilhamento de dados entre seus sistemas é um fator indispensável para sua frente de caixa. É preciso que ele seja compatível com ferramentas como ERP ou CRM, aumentando o alcance e qualidade das informações.

3. Atualizações periódicas

Como o desenvolvedor da solução trabalha em cima dela? É comum que soluções do tipo, especialmente as SaaS, possuam calendários de atualizações que visam otimizar seu uso e acrescentar novas funcionalidades. Assim, o sistema ganha valor e novas funções.

4. Segurança

A frente de caixa se relaciona com dados sensíveis de seus clientes, bem como com informações valiosas para manutenção do dia a dia do negócio. Portanto, a segurança dos dados é essencial.

A plataforma escolhida deve desfrutar de uma robusta arquitetura contra fraudes, perdas e vazamentos, mantendo os dados seguros.

5. Suporte técnico

Lembre-se que um sistema de gestão pode apresentar pontos de dificuldade em vários estágios da sua utilização, da implementação ao uso diário.

Para responder às suas dúvidas, bem como resolver problemas com agilidade, é vital que o desenvolvedor estabeleça canais acessíveis e níveis satisfatórios de atendimento e suporte técnico.

6. Implementação

O sistema de frente de caixa deve ser uma solução instantânea para seu negócio, por isso sua implementação deve ser fácil e rápida.

Seu uso, além disso, deve ser pensado para favorecer a intuição do usuário e facilitar o fechamento das vendas e o compartilhamento de dados.

Sistema de gestão para frente de caixa

Agora que você já sabe que uma frente de caixa otimizada depende do potencial tecnológico por trás de cada processo, que tal conhecer um sistema que pode auxiliar você desde o fechamento da venda até a emissão do cupom fiscal?

As tecnologias TOTVS para supermercados ajudam na gestão eficiente de lojas de qualquer porte, tornando a operação realmente digital.

Assim, é possível fazer o controle dos processos de compras e vendas, além de ter disponíveis todas as informações sobre o estoque da sua loja.

Os sistemas TOTVS para supermercados gerenciam todas as operações fiscais, financeiras e contábeis do seu dia a dia. Com isso, automatizam todos os processos e otimizam o tempo dos colaboradores.

Não espere mais para administrar com segurança e eficiência todos os processos de frente de caixa. Conheça as tecnologias TOTVS para supermercados! 

Conclusão 

Neste conteúdo, você entendeu sobre a importância da frente de caixa e como a tecnologia é um dos pilares de uma operação bem-sucedida.

Trata-se do final de todo processo de produção, envio e distribuição de um produto. Para isso, são vários processos que precisam de atenção e que geram dados valiosos para o seu negócio.

Por todos esses motivos, investir em uma solução tecnológica proporciona várias vantagens para a sua empresa.

Aproveite e continue aprendendo com o nosso conteúdo sobre como otimizar a gestão de estoque da sua loja.