O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que auxilia no controle, registro, compartilhamento e backup de informações existentes de uma empresa.
O sistema GED é um conjunto de inovações que permite à organização fazer a gestão de vários documentos digitalizados. O acesso é ágil, seguro e pode ser feito de qualquer lugar. Isso otimiza a rotina de trabalho e tem um impacto direto na produtividade.
Que tal entender mais sobre o tema? Preparamos um guia completo. Leia agora mesmo!
O que é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)?
O GED, sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é um sistema que centraliza a organização, armazenamento, controle e acesso a documentos em formato digital. Em termos simples, trata-se de uma tecnologia que substitui processos baseados em papel por uma gestão informatizada, segura e acessível.
Esse tipo de solução foi criado para garantir que arquivos, como contratos, notas fiscais, relatórios, laudos, históricos médicos ou registros acadêmicos, possam ser armazenados em um ambiente único, com fácil rastreabilidade, controle de versões e permissões de acesso.
Com isso, o GED não é apenas um repositório de arquivos, mas uma ferramenta estratégica de produtividade e compliance, que assegura o ciclo de vida dos documentos: criação, revisão, publicação, aprovação, distribuição, arquivamento e descarte.
Além de otimizar rotinas administrativas, o sistema reduz custos com impressão e espaço físico, reforça a segurança das informações sensíveis e melhora a colaboração entre equipes, já que permite acessar e compartilhar arquivos de qualquer lugar, algo essencial em modelos de trabalho híbrido ou remoto.
Como funciona um sistema GED
Um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) funciona a partir da digitalização e indexação de arquivos, que passam a ser armazenados em um repositório centralizado e seguro.
Nesse processo, os documentos são capturados, seja por meio de digitalização ou importação de arquivos já eletrônicos, e recebem metadados, como título, autor, data ou categoria, que permitem a localização rápida em buscas inteligentes.
Depois de organizados e salvos em nuvem ou em servidores dedicados, ficam acessíveis apenas para usuários autorizados, com diferentes níveis de permissão. Além de facilitar o acesso e o compartilhamento em tempo real, o sistema controla todo o ciclo de vida do documento, desde a criação até a atualização, a definição de prazos de retenção e o descarte final.
Na prática, isso significa mais agilidade, segurança da informação e produtividade, já que a empresa deixa de depender de processos manuais e consegue centralizar sua gestão documental em uma única plataforma.
Agora, como o funcionamento acontece na prática? Podemos destrinchar um tipo de aplicação:
- Digitalização: os documentos físicos são escaneados e convertidos em formato digital (como PDF), tornando-se prontos para gestão eletrônica.
- Indexação: após a captura, os arquivos recebem metadados e são indexados, o que permite que sejam facilmente localizados por meio de buscas.
- Armazenamento seguro: os documentos digitais são armazenados em servidores ou na nuvem, com controle de acesso e versionamento.
Acesso e compartilhamento: usuários autorizados podem consultar, editar ou compartilhar os arquivos de qualquer lugar, diretamente pela interface do sistema.
Qual o principal objetivo do GED?
O objetivo principal da Gestão Eletrônica de Documentos é armazenar arquivos eletronicamente de uma forma que os torne fáceis de encontrar e compartilhar. Aderir à estratégia e investir em um sistema capaz disso pode ser de muita utilidade para uma empresa.
Por exemplo, de acordo com uma pesquisa de 2023 da Gartner, 47% dos trabalhadores digitais relatam que não conseguem localizar com eficiência informações essenciais para realizar seu trabalho.
Outro levantamento da Adobe mostra que 48% dos funcionários têm dificuldade em encontrar arquivos rapidamente dentro dos sistemas da empresa, problemas que o GED se propõe a resolver.
Ou seja, o objetivo é dinamizar a rotina dos funcionários e proporcionar um ambiente, ferramentas e a cultura certa para que nenhuma hora de trabalho seja perdida por desorganização.
Além de, claro, contribuir enormemente para outros objetivos, como adequação ao compliance interno e certificados de gestão administrativa.
Por fim, vale mencionar o papel da gestão de documentos na redução de custos de um negócio.
Um estudo da Huddle descobriu que uma empresa que mantém práticas desatualizadas (ou mesmo nenhuma estratégia) de gerenciamento eletrônico de documentos pode perder até 4 mil dólares ao mês por funcionário, um valor associado à perda de produtividade.
Quando minha empresa precisa de um sistema GED?
A gestão eletrônica de documentos é uma tendência nos negócios. A virtualização de processos abre novas possibilidades e aplicações nos segmentos em que atua. Se você está pensando em implementar essa solução, saiba quando adotar o GED é indicado.
Sua empresa quer reduzir despesas e espaços?
A gestão de arquivos funciona em rotinas de empresas de diferentes portes. Se você quer tornar os processos da sua organização mais ágeis, ou se falta espaço para fazer o armazenamento de documentos, isso pode ser feito ao digitalizar os arquivos que são usados frequentemente.
Outro ponto que tem a ganhar com essa tecnologia é a sustentabilidade. Com a eliminação do uso de papéis e impressões, o meio ambiente agradece e os custos da operação diminuem consideravelmente.
Sua empresa quer ter mais segurança com os dados?
Garantir o controle e a segurança da informação deve ser uma prioridade em sua empresa. Com a gestão de arquivos e documentos feita eletronicamente, esse objetivo é assegurado.
Isso acontece porque é possível definir permissões de acesso e determinar níveis de segurança no sistema, passando a bola para pessoas de confiança. Dessa forma, os dados com que a organização lida estão protegidos contra roubos e extravios.
Sua empresa precisa melhorar a organização?
A solução de GED é recomendada para empresas que lidam com uma grande quantidade de papéis e documentos. Isso é muito comum em escolas e faculdades, operadoras de planos de saúde e empresas voltadas a recursos humanos, por exemplo.
A acessibilidade também é otimizada nessa modalidade de gerenciamento de documentos. Vamos tomar como exemplo as operadoras de plano de saúde.
Essas instituições dependem de respostas e envio de informações rapidamente aos órgãos fiscalizadores. É nesse tipo de cenário que o gerenciamento eletrônico de documentos se destaca.
Sua empresa deseja ser mais sustentável?
A gestão eletrônica de documentos também torna possível ser mais sustentável, já que a empresa não precisa mais depender de papéis e do seu armazenamento físico, por exemplo.
Além disso, ao facilitar o acesso aos arquivos (e eliminar a necessidade de se mover de um lugar para outro procurando por eles), você acaba economizando muito tempo — o que pode ser usado em tarefas mais produtivas.
Sua empresa quer fazer a gestão dos arquivos a distância?
A possibilidade de acessar documentos de qualquer lugar (desde que haja uma conexão de internet) é uma das principais vantagens oferecidas pelo gerenciamento eletrônico de documentos.
Portanto, se sua organização quer otimizar processos e permitir que os funcionários trabalhem de casa ou de qualquer outro lugar, este é um bom momento para investir em uma gestão moderna dos arquivos e documentos.
Sua empresa deseja se manter competitiva no mercado?
A implementação de uma ECM é estratégica para se manter à frente da concorrência. Afinal, esta solução traz agilidade e ganhos de produtividade, dois fatores-chave para o sucesso no mercado.
Além disso, a tecnologia pode (e deve) ser usada por empresas de todos os tamanhos e de diferentes segmentos. Trata-se de um passo definitivo em direção à transformação digital.
Quais os benefícios em obter uma solução de GED
Nós já te contamos alguns dos pontos em que o gerenciamento eletrônico de documentos pode ter uma aplicação satisfatória e que traga resultados.
Mas, você deve estar se perguntando que outros benefícios esse sistema traz para sua empresa, certo?
Separamos os principais em uma lista abaixo, confira:
- Racionaliza a produção documental;
- Faz o controle do fluxo de documentos;
- Acessa os dados mesmo em modo offline;
- Promove a transparência dos atos administrativos;
- Organiza seus documentos com pastas e metadados;
- Busca por conteúdo que está dentro dos documentos;
- Traz maior consciência ao processo de tomada de decisão;
- Permite lidar com documentos publicados sem a necessidade de download;
- Controla a documentação desde a publicação, segurança de acesso e aprovação;
- Categoriza os documentos, com uso de tabelas de temporalidade e ações de disposição;
- Normatiza os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de arquivos;
- Faz a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas, convertendo informações em voz, texto ou imagem para a forma digital.
Entre outras vantagens que podemos citar em utilizar o sistema GED estão as ilimitadas possibilidades de indexação, o que leva a mais qualidade de atendimento ao cliente.
Respostas rápidas e precisas nas transações também entram em cena, afinal o gerenciamento automatizado de processos dá suporte às atividades dos colaboradores.
Sua empresa estará um passo à frente da concorrência, com os documentos sempre disponíveis na rede, prontos para serem usados em uma visita ao cliente, negociação de contratos etc.
Setores beneficiados com adoção de uma solução GED
A gestão eletrônica de documentos é uma tecnologia versátil e que pode transformar a rotina de empresas de diferentes segmentos. Isso porque seus benefícios vão muito além da digitalização: tratam-se de ganhos reais em produtividade, segurança da informação e redução de custos.
A seguir, veja como setores estratégicos podem se beneficiar.
Contabilidade
Na contabilidade, o GED garante organização e agilidade na gestão de documentos financeiros, como faturas, recibos e relatórios. Isso reduz o tempo gasto na busca por informações e otimiza processos internos.
Com um sistema estruturado, é possível centralizar todos os registros em um único ambiente, gerar relatórios rapidamente e dar mais segurança às operações contábeis. Como resultado, empresas e departamentos internos de finanças conseguem elevar sua produtividade e minimizar riscos de inconsistências.
Instituições de ensino
Para instituições de ensino, a dor principal está no grande volume de informações a serem administradas, registros acadêmicos, notas, horários de aulas e outros documentos.
O GED educacional resolve essa questão ao digitalizar e organizar os arquivos, facilitando o acesso de professores, alunos e gestores. Além disso, permite compartilhamento seguro de dados sensíveis, como bolsas de estudo e resultados de provas, além de criar trilhas de auditoria que reforçam a conformidade da instituição. Essa eficiência impacta diretamente na experiência do aluno e na agilidade das operações administrativas.
Área da saúde
Na saúde, o GED representa segurança e precisão na gestão de informações críticas, como prontuários, exames laboratoriais e imagens médicas. Com a tecnologia, hospitais, clínicas e operadoras de planos de saúde reduzem a dependência de processos baseados em papel e centralizam dados em um único sistema. Isso garante maior agilidade no atendimento, diminui riscos de erros médicos e assegura acesso rápido a registros atualizados.
Além de apoiar a conformidade com normas de segurança e privacidade, o GED contribui para melhorar a jornada do paciente, com um cuidado mais eficiente e humanizado.
Setor jurídico
No setor jurídico, a principal vantagem do GED é a agilidade na recuperação de informações e conformidade regulatória. Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos lidam diariamente com contratos, petições e documentos sigilosos, que precisam ser bem organizados e protegidos.
O GED possibilita armazenamento seguro, categorização inteligente e controle de acesso restrito, garantindo confidencialidade. Além disso, automatiza tarefas repetitivas, reduz o risco de erro humano e mantém registros organizados para auditorias e prazos processuais. Dessa forma, profissionais do direito ganham tempo e confiabilidade em suas atividades.
Principais componentes e módulos de uma solução GED
Agora, do que um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos confiável, robusto e com os principais recursos que uma empresa precisa é composto? Vamos responder a dúvida a seguir:
Entre as funcionalidades que toda organização necessita de um sistema de gestão de documentos, podemos mencionar as principais:
- Controle de todo ciclo de vida de um documento: todas as etapas de publicação até o descarte, controle de vigências, relatórios de alterações e mais.
- Taxonomia e folksonomia: organização de documentos por tags, separação de comentários, mapas de permissão de acesso etc.
- Busca por conteúdo: um buscador rápido e inteligente.
- Visualizador de documentos: uma interface simples, intuitiva e segura para visualizar cada detalhe dos documentos, independente do seu formato.
- Alçadas de aprovação: separação de níveis de aprovação, com dinâmicas de envio para diferentes stakeholders e condições para cada ação.
- Acesso mobile: possibilidade de acessar todo ecossistema de arquivos diretamente do celular.
Quais são as etapas para implantação do sistema GED?
Agora, como a sua empresa pode implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos? Para tal, saiba que será necessário mobilizar várias pessoas e setores.
Confira o passo a passo para melhor se organizar:
- Planejamento: quais setores mais necessitam da digitalização? Como será feita a captura? Onde os documentos serão armazenados? Essa é a etapa de organização.
- Preparação dos documentos: assegure que os documentos estejam em condições ideais de qualidade e legibilidade para passar pela digitalização.
- Digitalização de documentos: o trabalho mais “manual”, onde os arquivos físicos são lidos por um scanner e digitalizados. Assegure-se de supervisionar essa etapa.
- Controle de qualidade: tenha alguém de olho na qualidade das peças digitalizadas para assegurar que manchas ou riscos não afetem sua legibilidade.
- Indexação: migração para o local onde os documentos serão armazenados, normalmente já divididos por categorias, como setor, assunto, data de criação, responsável, etc.
- Disponibilização: é hora de integrar o banco de dados dos arquivos com o sistema GED e disponibilizar todos os documentos com a maior facilidade e segurança possíveis!
A evolução do GED: conheça o ECM
Atualmente, o conceito do GED evoluiu para trazer outros elementos que o Enterprise Content Management (ECM) possui.
Sua definição é de uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida.
Enquanto o sistema GED é direcionado à gestão e armazenamento de documentos, o ECM também se encarrega dessa tarefa e ainda engloba ferramentas de workflow e BPM.
Isso permite que documentos e processos da empresa saiam do papel, reduzindo custos operacionais e agregando inteligência às informações estratégicas.
Algumas características do ECM são:
- Personalização de formulários e instruções;
- Diagramas flexíveis que facilitam o entendimento dos processos;
- Possibilidade de apontamento de horas para custeio do processo;
- Configuração de alertas automáticos para execução e prazo das tarefas;
- Acionamento de aplicações a partir de tarefas ou estrutura dos processos;
- Possibilidade de anexar vários documentos aos processos em andamento;
- Comunicação distribuída e em tempo real, permitindo que as solicitações sejam atendidas rapidamente.
Gestão eletrônica de documentos é com a TOTVS
O melhor GED do mercado é da TOTVS,
O GED da TOTVS oferece uma solução completa e escalável para organizar e automatizar documentos e processos em sua empresa. Com ele, todas as informações ficam centralizadas em um único ambiente seguro e acessível, permitindo busca rápida e inteligente por conteúdo, títulos, datas, autores ou filtros personalizados, além de classificação por tags, pastas e metadados.
O sistema automatiza o ciclo de vida dos documentos, incluindo publicação, aprovação, divulgação, alterações, controle de vigências e descarte, garantindo total controle e rastreabilidade. Suas funcionalidades avançadas incluem visualização segura de documentos sem download, suporte a arquivos complexos como plantas 3D, comentários, notificações de alterações e relatórios completos com lista mestra, taxonomia e folksonomia.
O GED da TOTVS também oferece níveis de alçada de aprovação, envio de documentos a grupos específicos, definição de condições de aprovação e visão consolidada de pendências na Central de Tarefas.
Para equipes em movimento, o acesso mobile permite visualizar documentos offline, aprovar arquivos em qualquer lugar, marcar favoritos e receber alertas sobre mudanças, garantindo produtividade e agilidade.
Além disso, a implantação é flexível e escalável, atendendo desde pequenas equipes até grandes corporações, promovendo maior eficiência, segurança e organização em todos os setores da empresa.
Funcionalidades do GED da TOTVS
1. Automação e controle de documentos
- Centralização e controle de versionamento de documentos
- Ciclo de vida completo: publicação, aprovação, divulgação, visualização e descarte
- Controle de vigências e acompanhamento de alterações
- Geração de relatórios com lista mestra, taxonomia e folksonomia
2. Organização de documentos
- Estruturação por pastas e metadados
- Classificação por tags
- Comentários e notificações de alterações
- Mapeamento de áreas e definição de permissões
3. Busca e pesquisa inteligente
- Busca rápida e por conteúdo inserido no documento
- Filtros por título, data, autor, responsável pela publicação, relevância, etc.
4. Visualizador de documentos
- Acesso seguro sem necessidade de download
- Recursos de zoom, rotação e ajuste de imagem
- Suporte a arquivos complexos, como plantas 3D
5. Alçadas de aprovação
- Definição de níveis de aprovação conforme o tipo de documento
- Envio para grupos de trabalho específicos
- Condições de aprovação personalizáveis
- Visão consolidada de pendências na Central de Tarefas
6. Acesso mobile e remoto
- Visualização offline de documentos
- Aprovação de documentos a qualquer momento
- Definição e visualização de favoritos
- Alertas sobre mudanças em documentos
7. Implantação e escalabilidade
- Flexível para diferentes tamanhos de empresas
- Suporte a múltiplos setores e equipes
- Maior eficiência, organização e segurança corporativa
O GED da TOTVS é ideal para todo tipo de negócio. Que tal conhecer mais sobre suas funcionalidades? Acesse o site!
Confira também o nosso webinar sobre gestão de documentos:
Conclusão
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é uma solução que ajuda organizações de todos os tamanhos a gerenciar seus arquivos ao longo de todo seu ciclo de vida.
O software é projetado para automatizar vários processos e centralizar o acesso, o que apesar de não parecer, à primeira vista, agiliza muito o dia a dia operacional e pode contribuir para uma melhor produtividade do seu time!
Aprender sobre o tema é essencial para qualquer empresa, já que o GED é um dos pilares das organizações mais modernas e lucrativas do mercado.
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