Administrar uma empresa não é fácil e gerenciar controles de acesso para evitar fraudes, erros e ataques cibernéticos pode ser ainda mais difícil. Uma forma de mitigar esses riscos é a implementação do modelo de Separação de Funções ou SoD.
Não apenas isso, já que a segregação de funções também é fundamental para uma gestão mais eficiente.
Caso um funcionário tenha acesso a várias funções para executar um processo do início ao fim, isso pode gerar gargalos produtivos e vulnerabilidades na segurança.
Esse assunto é amplo e bastante complexo, por isso vamos abordá-lo de forma detalhada.
Traremos de pontos relacionados à gestão de negócios e também às atribuições que demandam ação de um time de TI e também uma visão ampla de como aplicar a Separação de Funções na sua empresa.
Fique até o final para conhecer uma ótima solução para implementar o conceito de forma eficiente.
O que é SoD? Para que serve?
A Segregação de Funções (SoD) é um modelo de controle interno que busca prevenir fraudes, erros e ataques cibernéticos.
Por meio da delegação de tarefas distintas entre diferentes pessoas ou grupos, é possível otimizar processos e aumentar a produtividade.
Com o uso de controle de acesso sistêmico, o gestor pode atribuir funções a cada colaborador sem que tenha visualização de outros dados.
Isso ajuda a garantir que nenhum indivíduo tenha a capacidade de fazer uma alteração sem obter a aprovação de outra pessoa.
Funciona atribuindo tarefas específicas a diferentes usuários, portanto, eles devem confiar uns nos outros para fazer qualquer mudança relevante.
Dentro de um sistema, é possível criar tarefas vinculadas, ou seja, um colaborador só tem acesso a sua parte do processo, quando o anterior conclui a sua parte.
Vamos ver como funciona em um exemplo?
A panificadora da Flávia precisa adquirir farinha para a produção dos bolos e pães.
É atribuição do setor de compras buscar orçamentos variados a fim de encontrar melhor custo-benefício.
Isso feito, passa para o financeiro os valores e informações como marca e tipo de farinha para conseguir liberação da verba.
O financeiro faz o pagamento e entrega a nota para que o estoque possa comprovar a compra quando a farinha for entregue.
Quando a mercadoria chega, os estoquistas conferem se está tudo conforme foi solicitado e validam a entrega.
Depois de tudo isso, os produtos vão para a dispensa para serem usados pelos padeiros na hora de produzir os pães da padaria da Flávia.
Agora pense o contrário: e se fosse só a Flávia fazendo todos esses processos sozinha?
Talvez em uma microempresa, isso seja viável por um tempo, mas à medida que a operação vai crescendo, esse comportamento expõe o negócio a vários riscos.
Qual a importância do SoD nas organizações?
A Segregação de Funções é um importante modelo de controle interno para as empresas, principalmente na proteção contra fraudes, vazamento de dados e afins.
Hoje em dia, toda empresa opera com sistemas eletrônicos, então todos os colaboradores têm acesso aos dados em algum nível.
Estabelecer uma hierarquia é importante para controlar as ações e também para mapear e encontrar o ponto a ser corrigido caso haja algum tipo de erro ou vazamento de dados.
Ao atribuir diferentes tarefas a diferentes indivíduos ou equipes, reduz o risco de qualquer pessoa ou grupo ter muito poder sobre uma tarefa.
Também incentiva a transparência e a supervisão, o que garante que várias partes estejam envolvidas na realização de alterações nos processos e sistemas.
Por fim, pode ajudar a aumentar a eficiência ao agilizar a comunicação entre os grupos responsáveis pela execução de diferentes tarefas em setores distintos.
Os riscos da má administração dos acessos dos usuários aos sistemas da empresa
Voltando ao exemplo da padaria da Flávia: se um único funcionário tivesse controle sobre todas aquelas etapas, não haveria nenhuma proteção contra fraudes.
Um funcionário agindo de má fé, poderia pegar o valor do maior orçamento no caixa e adquirir a opção mais barata e embolsar a diferença.
Quando essas tarefas estão diluídas e atribuídas a vários colaboradores, em alguma etapa, um deles pode perceber alguma discrepância e corrigi-la ou reportá-la no ato.
Com uso de tecnologia para gestão como um bom ERP, o time de TI da empresa pode fazer esse controle de acesso de forma mais segura.
Para isso, é preciso uma matriz SoD onde estejam definidos os cargos, a hierarquia e o nível de acessos que cada um deve ter, portanto é um ação que junta RH e TI para funcionar com excelência.
Tipos de aplicação do SoD
A Segregação de Funções apresenta uma variedade de aplicações em um ambiente de negócios, sempre voltados a mais controle e segurança.
Por exemplo, pode ser usado para garantir que nenhum indivíduo tenha pleno controle sobre as tarefas e assim manter uma organização hierárquica.
Também pode ajudar a incentivar a transparência e a supervisão, exigindo que várias partes verifiquem quaisquer alterações feitas nos processos e sistemas.
Além disso, o SoD pode melhorar a eficiência ao simplificar a comunicação entre os grupos responsáveis pela execução de diferentes tarefas.
Exemplo de como a Segregação de Funções é feita na prática
Na prática, funciona atribuindo diferentes funções dentro de uma organização a diferentes indivíduos, com cada função com propósitos distintos para atingir o objetivo geral.
Por exemplo, em um cenário financeiro, uma pessoa pode ser responsável por criar faturas, outra por receber pagamentos e ainda uma terceira por garantir que os pagamentos sejam depositados nas contas corretas.
Ao segmentar essas tarefas entre diferentes pessoas, reduz-se o risco de ocorrência de atividades fraudulentas ou erros dentro da organização.
Essa divisão, além de ser mais segura contra fraudes, é mais produtiva e facilita futuras auditorias sobre o processo.
Como implementar métodos de SoD na sua empresa de forma eficaz?
Podemos dividir a aplicação do método em 4 etapas para facilitar a visualização de como vai funcionar no seu negócio.
A seguir veremos em detalhes cada um desses passos:
Formalização e viabilização
A implementação do projeto passa por um bom planejamento, onde tudo que envolve a operação será colocado ali.
É fundamental que o processo tenha aprovação dos gestores da empresa para que não haja conflitos.
Uma vez estabelecida a matriz SoD, ela é validada pelo RH e aplicada nos sistemas pelo time de TI, e a partir daí ela não deve ser alterada.
Mesmo se um gestor solicitar privilégios de acesso fora da matriz estabelecida, isso não deverá ser feito, já que coloca em risco os dados e os processos da empresa.
Nessa etapa, também é importante garantir que o financeiro tenha os recursos para aplicação de ferramentas para que o método funcione.
Mapeamento dos processos
Levante todos os processos de todos os departamentos bem como quais são os cargos e as funções relacionadas a eles.
A presença do RH é importante para coletar essas informações e também para nomear cada função de forma correta para que a matriz seja construída de maneira acurada.
Confirme também se há um sistema de ERP vigente na empresa e se este dá conta de todas as operações com excelência.
Estrutura da Matriz de Funções
A matriz de funções é o documento que vai fazer essa relação de funções e cargos bem como estabelecer quais os níveis de responsabilidade de cada um.
Isso é necessário para que sejam definidos os acessos e quais os privilégios de cada nível de colaborador.
Por fim, verifique se os sistemas da empresa têm recursos suficientes para a gestão de todos esses processos de forma segura.
Importante ressaltar a importância de um time ou uma consultoria de TI para direcionar essa construção da matriz de funções.
Implementando a metodologia
Com todas as informações reunidas e a matriz criada é hora de colocar em prática tudo que foi criado.
O método mais indicado para implementação é fazer por etapas para que não haja um choque organizacional muito grande.
Em todo caso, a realidade de cada empresa vai falar mais alto no momento da implementação, por isso é ideal ter um consultoria auxiliando o processo.
A importância de contar com uma consultoria nesse processo
O maior objetivo de aplicar métodos SoD na empresa é garantir a lisura, eficiência e segurança dos processos.
Portanto, é um processo muito sensível para toda empresa, por isso uma consultoria profissional é o melhor caminho para não ficar exposto a riscos.
A única consideração que você precisa fazer antes de contratar uma consultoria, é entender que o consultor precisa ter conhecimento em várias áreas de um negócio.
Saber sobre gestão de projetos, RH, administração, finanças e TI, são as principais habilidades que o consultor deve ter para aplicar de forma eficiente os métodos SoD.
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Conclusão
Entender os conceitos de Segregação de Funções é um divisor de águas para a gestão de empresas, por isso nesse conteúdo trouxemos os principais pontos sobre o tema.
Porém, sua aplicação é um tanto mais complexa do que parece, por isso é muito importante contar com o auxílio de profissionais especializados.
A TOTVS Consulting utiliza a nossa expertise de 20 anos de mercado com milhares de clientes atendidos para levar soluções a empresas que precisam de uma matriz de funções organizada.
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