O Planejamento Estratégico nos Escritórios de Advocacia

Equipe TOTVS | Biblioteca | Uncategorized | 01 outubro, 2018
– Crescer ou permanecer aonde estamos?

– Incorporar novos profissionais especializados em áreas que não atuamos?

– Abrir filiais em outras praças?

– Deixar de atender clientes não rentáveis no momento?

– Alterar a nossa política de contratação, o plano de carreira ou a possibilidade de entrada de novos sócios?

Esses e muitos outros são questionamentos que os gestores de escritórios de advocacia terão, algum dia, de enfrentar. Haveria algo que pudesse auxilia-los nessa tarefa tão difícil? A resposta é sim.

Dispomos de uma metodologia eficaz que, se corretamente aplicada, será de muita valia para os gestores dos escritórios: o PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO.

•      Planejamento Estratégico é um plano de ação destinado a alcançar os objetivos específicos em uma estrutura organizacional;

•      É crítico para o desenvolvimento organizacional já que compatibiliza a visão e a missão com as operações e,

•      E, é um processo envolvendo administradores de todos os níveis da organização, que formulam e implementam objetivos estratégicos.

Ele mostrará aos gestores dos escritórios o que deverá ser feito para leva-los de sua posição atual para aquela que se pretende ter no futuro. Para tal dispomos de ferramentas que nos auxiliarão na elaboração do planejamento estratégico.

Antes de entramos no mérito do seu uso, porém, façamos uma reflexão e tenhamos bem claro que nem tudo pode dar certo. Os casos malsucedidos no passado são de grande valia para que não repitamos os erros cometidos. Lembremo-nos de algumas empresas relevantes nos seus mercados, tais como Xerox, Polaroid, Kodak, Burroughs, entre muitas, que se hoje ainda estão por aqui, deixaram de há muito serem líderes. Por que perderam? Será que habitualmente não planejavam seu futuro? Certamente que sim.

Então o que aconteceu?

Tomemos o caso da Xerox. Seu laboratório de desenvolvimento (PARC – Palo Alto Research Center) foi uma usina de ideias brilhantes e criou, entre outros, a impressão via computador, a internet, a interface gráfica, o mouse e, mesmo assim, a Xerox experimentou um grande declínio e nunca mais recuperou sua liderança.

Muitas empresas se aproveitaram de suas ideias e tornaram-se líderes: Microsoft e Apple são as mais conhecidas.

Steve Jobs inclusive achava que a Xerox poderia ter sido a maior empresa da história.

O que ocorreu: uma miopia da empresa em não ter em mente a visão estratégica do que aquelas maravilhosas invenções significariam. Fixou-se no seu objetivo de desenvolver e fabricar copiadoras e nele permaneceu.

Aqui mesmo, no nosso país, houve alguns anos atrás uma cisão em um grande escritório. Hoje, cada um dos escritórios remanescentes ocupa uma posição de destaque no ranking. Porém, se tivesse havido um planejamento adequado naquela ocasião, eles poderiam ter permanecido unidos e seriam uma potência hoje no mercado. Isso posto, como fazer?

Uma das ferramentas à nossa disposição é o SWOT (acrônimo de Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças)), que é um método estruturado de planejamento que avalia esses quatros elementos da organização:

Devemos separar em nossa analise os ambientes de atuação de nosso escritório: o externo e o interno.

Uma vez feito isso consideremos aqueles aspectos que são favoráveis nos dois ambientes.

São FORÇAS no ambiente interno aquelas representadas pelas vantagens internas do escritório em relação aos concorrentes como, por exemplo, qualidade dos trabalhos jurídicos, solidez financeira, prestação de serviços, etc.

No ambiente externo, são OPORTUNIDADES que podem ajudar na vantagem competitiva do escritório como, por exemplo, estar em uma região na qual estão sendo implantados negócios nos quais a banca tem reconhecido know how.

Consideremos agora, os desfavoráveis.

Por outro lado, são FRAQUEZAS no ambiente interno, desvantagens do escritório em relação à concorrência, tais como, falta de capacitação profissional em determinado nicho de mercado em que se quer competir, inabilidade na captação de clientes, etc.

E, AMEAÇAS no externo, os aspectos externos que impactam nosso negócio, por exemplo, pressão do mercado para redução de preços, decisões governamentais adversas, etc.

Outra ferramenta importante de planejamento é o CANVAS que nos permite obter um “raio-x” do escritório definindo seu modelo de negócios. É uma ferramenta que explora 9 aspectos relativos ao negócio, cujas respostas levam o seu escritório a definir as suas PROPOSTAS de VALOR, ou seja, o que ele pretende entregar aos clientes.

Você pode pensar, mas, para que isso? Afinal, o negócio é meu, eu o conheço perfeitamente. Perca um tempo fazendo esse exercício e você verificará, tenho certeza, que a ferramenta ajudou-o a organizar as ideias acerca do negócio e permitiu-lhe ter uma visão clara e concisa de tudo que é necessário para que o que se pretende realizar torne-se realidade.

Estes 9 aspectos, são:

1.      Proposta de Valor o que seu escritório traz ao seu cliente e que características faz a prestação de seus serviços especial e diferenciada;

2.      Segmento de Clientes quais clientes pretende atender (Publico Alvo);

3.      Relação com Clientes que tipo de relacionamento seus clientes podem esperar de seu escritório;

4.      Canais de Distribuição é a ligação entre o seu Segmento de Clientes e a sua Proposta de Valor;

5.      Principais Parceiros quem pode direta ou indiretamente contribuir para o desenvolvimento do seu escritório;

6.      Atividades Principais o que seu escritório fará para entregar a sua Proposta de Valor para seus clientes;

7.      Recursos de que recursos seu escritório precisará para entregar sua Proposta de Valor;

8.      Estrutura de Custos como estão distribuídos os custos de seu escritório;

9.      Fontes de Receita de que maneira serão cobrados os serviços de seu escritório.

Respondendo corretamente a esses quesitos, repito, definiremos de forma clara e objetiva seu ambiente de negócios e o que seu escritório pretende entregar aos seus clientes.

Uma vez definidos o modelo de negócios, a análise dos pontos positivos e negativos do escritório, partimos para a elaboração do 5W2H, que é uma ferramenta simples, de fácil compreensão e utilização, além de ser muito eficiente e completa, permitindo inclusive sua atualização periódica.

Devemos responder aos quesitos abaixo:

•      WHAT – O que será feito? Objetivo que se quer alcançar

•      WHY – Por que será feito?  As razões que embasam a pertinência do objetivo

•      WHERE – Onde será feito?  O local em que o objetivo será realizado

•      WHEN – Quando será feito? O prazo para conclusão do objetivo

•      WHO – Por quem será feito? Quais os responsáveis pelo cumprimento da ação

•      HOW – Como será feito? De que maneira o objetivo será alcançado

•      HOW MUCH – Quanto custará fazer? A que custo

Pelo atendimento às perguntas acima, poderemos de maneira muito simples visualizar os objetivos que se pretende alcançar, vinculados a tudo que for necessário para o seu sucesso.

Atualmente critica-se o planejamento estratégico por não estar condizente com o tempo que vivemos em um ambiente de permanente mutação.

O ambiente dos negócios, especialmente em nosso país, sofre variações constantes e, é claro, conspira fortemente com um sistema de planejamento, se este for engessado.

Depois de algum tempo, algumas condições ou suposições sobre o negócio mudam e, naturalmente, o planejamento precisa se adequar ao novo cenário.

Não é uma tarefa fácil, reconheçamos. Então, por força disso, abandona-se o planejamento, e nada se faz?

Acredito que não, os benefícios são relevantes, há uma conscientização de todo o escritório nos seus objetivos e o planejamento, se bem feito, atua como catalizador da sinergia necessária para que as metas sejam atingidas e o negócio prospere.

Creio que o processo funciona tão bem hoje como anteriormente. Apenas precisamos atentar, para que não percamos tempo, dinheiro e aumentemos a frustação pelo não atingimento dos objetivos determinados, que o processo sofra uma revisão periódica na qual os pressupostos e os objetivos sejam reavaliados, adequando-os ao novo ambiente do negócio.

Quando nos depararmos com a necessidade de estudar, montar e implementar o planejamento estratégico do nosso escritório devemos nos cercar daqueles que no nosso entender, independentemente de sua posição, tenham algo a contribuir, não cercear sua imaginação e criatividade e manter sempre presente que não basta criar é necessário implementar.

Enfatizo que ele terá maiores chances de êxito se for designado para geri-lo um sócio com poder para decidir, motivador e conhecedor do escritório. É preciso que o comandante que estiver à frente do processo não seja um “general” de gabinete, mas um condutor que esteja no front e reaja com presteza às mudanças de situação.

Parafraseando Winston Churchill: “He who fails to plan is planning to fail”, ou em uma tradução livre, quem não planeja está fadado ao fracasso!

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