A maioria das pessoas busca por formas de otimizar os processos da sua empresa para reduzir os custos e aumentar a satisfação dos clientes. Uma maneira de fazer isso é utilizar os processos organizacionais.
Com eles, é possível melhorar a eficiência e a qualidade dos seus produtos e serviços, além de aumentar a produtividade e alcançar os melhores resultados.
Mas como fazer isso de forma eficiente? Como eles podem auxiliar na sua empresa? Quais são os tipos que podem ser empregados no seu negócio?
Neste artigo, vamos apresentar algumas metodologias que podem ajudá-lo a otimizar seus processos organizacionais de forma prática e simples. Continue lendo e entenda tudo sobre o assunto!
O que são os processos organizacionais?
São um grupo de atividades estruturadas em cadeia, envolvendo pessoas, procedimentos e informações, que ajudam na estruturação de metodologias para que um serviço ou produto agregue maior valor ao cliente.
Eles transformam as entradas (insumos) em saídas (produtos) que atendem às necessidades dos clientes, tanto internos quanto externos.
Normalmente, as entradas são matérias-primas, informações e equipamentos, enquanto as saídas são os serviços ou produtos em seu formato final, já prontos para a comercialização.
A importância de ter processos bem definidos e eficientes
Nenhuma empresa consegue sobreviver sem processos de negócios ou organizacionais eficientes.
Eles identificam oportunidades de melhorias, reduzem os custos e distribuem os recursos disponíveis.
Com isso, podem oferecer vários benefícios para as companhias. Confira alguns:
- faz a integração entre vários departamentos e melhora os resultados para alcançar os objetivos, com funções bem definidas para que os colaboradores saibam o que precisam fazer;
- padroniza os resultados e garante que tudo seja feito conforme as metas da empresa, utilizando ferramentas tecnológicas, o que garante a satisfação dos clientes;
- reduz os custos, porque ocorre a diminuição dos desperdícios, e os recursos são direcionadas de forma adequada;
- diminui o desperdício com processos ineficientes, pois os recursos são utilizados de maneira otimizada e a capacidade dos colaboradores de maneira eficaz;
- passa a ter uma atuação mais estratégica, porque, com os processos organizacionais e a automação, os colaboradores perdem menos tempo com tarefas manuais e se dedicam a outras atividades mais estratégicas;
- aumenta a produtividade, pois os processos possibilitam que várias atividades sejam otimizadas e não feitas de maneira manual, o que levaria mais tempo.
Quais são os tipos de processos organizacionais?
Os processos organizacionais são agrupados conforme as suas características comuns, para que seja possível identificar como cada um contribui no resultado final.
Explicaremos sobre os tipos a seguir:
1. Processos primários
Também conhecidos como processos essenciais ou finalísticos, são os que geram valor diretamente para o cliente, ou seja, agregam nos serviços ou produtos para o cliente externo. Com isso, atendem às suas necessidades.
Além disso, os processos primários também demonstram as tarefas principais relacionadas com às atividades mais importantes de uma organização, ou seja, o core business.
É importante destacar que, esses processos precisam de atenção e suporte para entregarem uma boa experiência para o cliente.
2. Processos de apoio
Os processos de apoio ou suporte auxiliam na execução dos processos primários e não têm relação com o cliente externo, ou seja, não precisam agregar valor para eles.
Geralmente, estão ligados às áreas que afetam o processo primário para garantir que ele ocorra adequadamente, como recursos humanos, marketing, contabilidade, logística, entre outras.
Além disso, eles otimizam e aumentam a organização dos processos finais.
3. Processos gerenciais
São processos que também não agregam valor ao cliente, mas monitoram o desempenho de todos os outros processos, com foco em uma gestão estratégica.
Eles garantem que todas as atividades alcancem as metas que foram definidas, além de medirem o desempenho das tarefas para que possam ser otimizadas e melhoradas. Com isso, proporcionam mais eficiência nos processos e melhora nos resultados.
Exemplos de processos de uma empresa
Gestão de estoque, gestão de TI, gestão estratégica, gestão de performance e governança corporativa são exemplos de processos organizacionais de uma empresa.
Confira exemplos de processos de uma empresa:
- fabricação de um produto alimentício desde a compra da matéria-prima até a entrega ao cliente, exemplificando o processo primário;
- treinamentos dos colaboradores e que são responsáveis pela fabricação do produto, definindo o processo de apoio;
- planejamento estratégico da empresa para aumentar as vendas do produto.
Para ficar mais claro, vamos explicar de uma maneira mais didática. Imagine que Mara tem uma pizzaria e que faz entrega em domicílio.
Os processos primários são aqueles que envolvem a produção e a entrega do produto ao cliente, como o processo de preparação do produto, ou seja, da massa, do molho, do recheio e da montagem, até a entrega ao cliente e recebimento do pagamento.
Já os processos de apoio são aqueles que dão suporte aos processos primários, garantindo os recursos necessários para o seu funcionamento.
Ou seja, os processos de compra e armazenamento de ingredientes, de manutenção dos equipamentos e veículos, de limpeza e higienização do ambiente e de treinamento dos funcionários.
Por fim, os processos gerenciais são aqueles que planejam, coordenam, controlam e avaliam os processos primários e de apoio, buscando melhorar a qualidade e a eficiência da empresa.
Portanto, são os processos de definição da missão, visão e valores da empresa, de estabelecimento de metas, indicadores de desempenho, elaboração, planejamento estratégico, monitoramento dos resultados e reconhecimento dos funcionários.
Metodologias para otimizar seus processos organizacionais
Uma metodologia é um conjunto de princípios, técnicas e ferramentas que orientam a execução de um processo.
Existem metodologias que podem otimizar os processos organizacionais. Conheça algumas delas a seguir:
Ciclo PDCA
Ciclo PDCA significa planejar, fazer, checar e agir. Trata-se de uma metodologia que torna os processos mais ágeis e eficientes nestas quatro fases:
- planejar (plan): a empresa identifica o objetivo que deve ser alcançado e traça um plano de ação para implementar as melhorias. Assim, pode encontrar soluções para os problemas que foram detectados;
- fazer (do): coloca em prática tudo que foi traçado no tópico anterior e presta atenção para que não ocorram desvios que impeçam a execução do que foi definido;
- checar (check): aqui, é necessário coletar os dados mensuráveis, ou seja, tudo que pode ser medido e acompanhado. Com isso, é possível verificar se houve melhorias ou não;
- agir (act): corrigir as ações que já foram tomadas, caso houver. Do contrário, haverá a conclusão do plano.
O Ciclo PDCA é utilizado para solucionar problemas e melhorar os processos. Também pode ser utilizado sempre que for necessário. Basta que seja elaborado um novo plano de ação.
Vale ressaltar também que ele auxilia na tomada de decisão, promove o trabalho em equipe, assim como garante que seja feito um diagnóstico apurado sobre os processos e criado um método padronizado para alcançar a melhoria necessária.
BPM (Business Process Management)
Trata-se de uma metodologia que também é aplicada em ciclos e tem foco na melhoria contínua dos processos.
Assim, o BPM consegue analisar, executar e monitorar os processos com eficiência, o que faz com que ganhe competitividade no mercado, ao mesmo tempo em que atende às expectativas dos clientes.
Ele funciona em seis etapas:
- alinhamento e planejamento estratégico: em que deve ser avaliado quais os processos que estão de acordo com o que está sendo feito. Assim, é possível eliminar os processos que são desnecessários;
- análise dos processos: para avaliar como os processos estão sendo aplicados, o que auxilia na verificação do que pode ser melhorado;
- fazer o desenho dos processos: verifica os processos que apresentaram gargalo, fazendo o desenho para que ele seja remodelado;
- implantação dos processos: depois do desenho dos processos, é preciso implantá-los e colocá-los em prática;
- monitorar os processos: depois de todas as etapas, é necessário acompanhar os resultados que foram obtidos por meio dos dados coletados;
- refinar os processos: é como se fosse uma análise extra para saber se as mudanças estão tendo bons resultados.
Como ampliar sua performance empresarial e alcançar melhores resultados?
Existem algumas estratégias que podem ajudar você no processo de ampliar sua performance empresarial e alcançar melhores resultados.
Confira algumas dicas que podem fazer a diferença no seu negócio:
Faça o mapeamento de processos
O mapeamento dos processos é fundamental para entender quais são os que estão de acordo com os objetivos estratégicos da empresa, bem como quais podem ser excluídos do projeto.
Assim, é possível eliminar desperdícios, reduzir custos, aumentar a qualidade e a eficiência do serviço ou produto. Para isso, você pode utilizar um fluxograma de processos organizacionais.
Ofereça capacitação à equipe
Capacitar os funcionários é fundamental para potencializar os resultados da sua empresa e ainda possibilita aos colaboradores que sejam mais produtivos e engajados.
No entanto, todo treinamento de equipe deve ser focado em objetivos que foram definidos anteriormente, com o mapeamento das competências essenciais para cada um dos cargos da sua empresa.
Com isso, é possível identificar onde é necessário mais conhecimento e deve ser investido mais energia. Além disso, é preciso considerar as competências técnicas e comportamentais, para desenvolver melhor os membros do time.
Acompanhe os resultados
O acompanhamento de resultados ajuda a saber se as estratégias estão funcionando. Isso pode ser feito utilizando:
- indicadores de desempenho;
- feedbacks;
- pesquisas de satisfação.
Além desses métodos, também podem ser utilizados outros para verificar se os seus objetivos estão sendo alcançados.
Conte com soluções tecnológicas
Você sabia que 72% das empresas utilizam soluções tecnológicas por causa do aumento da produtividade? É o que mostra o levantamento da Sondagem Especial Indústria 4.0 – Cinco anos depois. Isso mostra como é importante focar em estratégias que possam proporcionar isso na sua empresa.
Utilizar a automação de processos e soluções tecnológicas são algumas delas, além de facilitar a comunicação, organizar a rotina e gerenciar projetos.
Para isso, identifique as que podem ser automatizadas, principalmente as que são mais repetitivas, manuais e operacionais.
Com isso, é possível direcionar a energia para os objetivos mais estratégicos da empresa, aumentando a produtividade e otimizando o tempo.
TOTVS Assinatura Eletrônica
Você já entendeu que os processos organizacionais podem auxiliar no crescimento da sua empresa, não é mesmo? No entanto, é preciso contar com soluções tecnológicas e automatizar os processos.
O TOTVS Assinatura Eletrônica é um sistema que auxilia na gestão e assinatura de diversos documentos e contratos. Tudo de maneira online.
Assim, é possível enviar os documentos aos destinatários e saber quais as ações que eles precisam executar, seja assinatura ou validação, por exemplo. Tudo pode ser acompanhado por um dashboard, simples e intuitivo.
Além disso, pode-se gerenciar os processos de confirmação e validação de assinatura, com os protocolos sendo armazenados na nuvem. Isso proporciona mais segurança e facilidade de acesso para todos envolvidos no processo.
Torne os processos organizacionais mais fáceis e ágeis. Utilize o sistema TOTVS Assinatura Eletrônica!
Conclusão
Neste conteúdo, você entendeu que os processos organizacionais de uma empresa são as atividades que transformam os recursos em produtos ou serviços que atendem às necessidades dos clientes.
Além disso, explicamos sobre três tipos principais: primários, de apoio e gerenciais. Para um melhor entendimento, mostramos alguns exemplos deles. Também mostramos sobre algumas metodologias que podem torná-los mais eficientes.
Por fim, abordamos algumas dicas de como alcançar os melhores resultados e ampliar a performance da sua empresa.
Para ajudar você com os processos organizacionais, recomendamos utilizar o sistema TOTVS Assinatura Eletrônica, que facilitará a assinatura, validação e armazenamento de documentos no dia a dia da sua empresa.
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