Gestão de Custos: Para que serve, quais as vantagens e dicas

Equipe TOTVS | GESTÃO DE SERVIÇOS | 20 março, 2021

A gestão de custos feita de maneira eficiente contribui para a saúde financeira da empresa.

Todo gestor precisa estar inteirado sobre o tema para administrar os gastos e manter uma boa lucratividade para o negócio.

No entanto, mergulhar no dia a dia produtivo do negócio muitas vezes nubla a visão do responsável pela empresa. Assim, sem nem perceber, ele define um preço sobre produtos e serviços que não condiz com a realidade dos gastos.

No fim das contas, isso pode prejudicar o negócio de várias formas.

Uma delas é que a empresa não cresce, pois há, claro, um desequilíbrio entre seu investimento e o preço final da sua produção.

Além, é claro, de possíveis prejuízos e impactos no seu fluxo de caixa.

Portanto, é mais do que essencial entender como realizar uma boa gestão financeira para administrar os seus custos, bem como conhecer as ferramentas que facilitam nesse controle.

Nesse artigo, vamos te mostrar tudo sobre o assunto, num guia completo que vai te ensinar o que é e como gerenciar os custos do seu negócio. E então, vamos lá?

O que é gestão de custos?

A gestão de custos é mais uma parte dos processos que compõem a estratégia de uma empresa bem-sucedida. No entanto, é uma das mais importantes pois afeta todos os setores da empresa — em especial o financeiro.

Como você deve imaginar, é uma prática que visa gerenciar os custos de um negócio.

Mas o que são esses custos?

Basicamente, todos os investimentos necessários para que a organização realize suas atividades e produza — seja no caso de um serviço como de um produto e se mantenha no verde.

Esses custos são variados, incluindo uma série de despesas fixas, diretas e indiretas que logo mais nos aprofundaremos. 

O importante é saber que o processo de gestão de custos busca entender, calcular e controlar esses valores.

Assim, é possível manter produção ou a prestação de serviços a custos acessíveis. Com isso, a empresa consegue chegar a um preço final competitivo.

Qual é o objetivo da gestão de custos?

Parece uma atividade óbvia e inerente a um negócio, no entanto, uma gestão de custos eficiente tem vários objetivos além de definir um preço final para seus produtos ou serviços.

Em especial, a gestão de custos serve para direcionar o planejamento estratégico de um negócio.

Isso porque cabe à essa atividade a responsabilidade de contabilizar todos os custos da organização.

Assim, é possível ter em mãos as informações necessárias para otimizar o desenvolvimento de produtos ou serviços e exercer um melhor controle financeiro.

Esse fator é decisivo em situações que exigem tomada de decisão.

Como funciona a gestão de custos?

Na área de serviços observa-se certa dificuldade devido à falta de informação ou a falta de acompanhamento dos gastos.

No entanto, é possível realizar a gestão estratégica de custos seguindo alguns passos. Veja a seguir:

Custo por serviço

Para entender melhor o assunto e gerir os gastos com mais sabedoria, é preciso estudar quais são os custos realizados durante a prestação de serviço.

São eles: gastos com mão-de-obra, materiais (peças e produtos), além de outros fatores que possam existir. O custo pode variar conforme o serviço e o cliente.

Precificação de serviço

Pensando nos custos citados acima, podemos entender melhor como precificar o serviço para que haja lucros.

O orçamento deve ser pensado levando todos esses fatores em consideração. 

Redução de custos

Quando há a intenção de fazer uma redução de custos na empresa que presta serviço, é preciso se atentar para que a qualidade não seja afetada.

Deve ser feito um cuidadoso estudo, analisando onde é possível fazer cortes sem prejudicar a qualidade. 

Qual a importância da gestão eficiente de custos para a empresa?

Ao compreender os custos do negócio, fica mais fácil entender sua situação econômica — tanto macro como micro.

Um ponto importante é que a gestão de custos é parte essencial na gestão de desempenho e rendimento da empresa.

Afinal, ela auxilia na definição da melhor margem de lucro.

E isso impacta diretamente os resultados financeiros do negócio, bem como sua capacidade de investimentos ou a necessidade de realizar cortes nos gastos.

Uma boa gestão de custos serve, portanto, como ferramenta indispensável para uma empresa manter a saúde financeira.

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Quais são os tipos de custos de um negócio?

O gerenciamento de custos é uma das partes mais importantes da empresa.

É aqui que são controlados os gastos para que seja mantida a saúde financeira da organização.

Por meio desse processo, o gestor pode identificar oportunidades de investimento, aumentar os lucros e tomar decisões mais assertivas.

Para entender melhor quais tipos de gastos existem dentro da empresa, é preciso organizá-los entre os gastos fixos e os variáveis.

Custos diretos

Os custos diretos têm total relação com o produto vendido ou serviço prestado por uma empresa.

Ou seja, seu valor influencia diretamente nos custos do valor final comercializado.

Por isso, são gastos mais fáceis de mapear, pois normalmente são as matérias-primas e a mão de obra envolvida.

Custos indiretos

Os custos indiretos são quase invisíveis, pois não entram no serviço, mas são necessários para sua realização.

Por isso, também devem ser contabilizados.

Temos como exemplo gastos com gasolina, alimentação dos funcionários, marketing, entre outros.

Custos fixos

Os custos fixos são aqueles que acontecem frequentemente, como contas de energia e água, pagamento a fornecedores, salário dos funcionários, aluguel e outros desse tipo.

Ele é considerado fixo por ser periódico, no entanto, seu valor pode mudar de tempos em tempos.

Custos variáveis

Já os custos variáveis são aqueles gastos correspondentes à produção e comercialização dos produtos e/ou serviços.

Podemos tomar como exemplo a comissão de vendedores.

Eles costumam sofrer alterações em curto prazo, pois seus valores dependem de uma série de fatores externos.

A matéria-prima, por exemplo, pode ser um custo variável dependendo da estação, no caso da indústria alimentícia.

Quais são os benefícios de fazer a gestão de custos de uma empresa?

Durante a jornada de uma empresa, nem todos os momentos são dedicados à busca por maior lucratividade.

Há diferentes cenários a se considerar — algo que algumas empresas enfrentam de forma rotineira.

Negócios de prestação de serviço são um exemplo. Empresas que importam produtos são outro.

Por isso, a gestão de custos ajuda o empresário a controlar seus processos de forma que seus ganhos sejam compatíveis com o que o cenário econômico pede (como a redução de custos em um momento de desequilíbrio político).

E há um outro fator a ser considerado nessa equação e que mostra a importância de entender e aplicar a gestão de custos.

Para 75% dos consumidores, o preço não necessariamente condiz com a  qualidade dos produtos.

Esse é um dado de uma pesquisa do KMPG, sobre a percepção do consumidor de e-commerce em relação ao valor do produto. 

E apesar do estudo ter relação com comércio eletrônico, ele pode ser replicado para o varejo ou a prestação de serviços em geral.

Afinal, o consumidor de hoje sabe quais são as estratégias de precificação. Por isso, ele também sabe que o mais caro não necessariamente é o melhor em qualidade — e vice-versa.

Assim, entender os benefícios da gestão de custos é muito importante para que você saiba equilibrar entradas e saídas. Entre os benefícios dessa prática, temos:

Redução dos riscos 

Sabia que não conhecer a dinâmica por trás dos custos de um negócio pode ser o que leva uma empresa à falência?

Um estudo de 2014 do Sebrae descobriu que essa era uma das principais razões da não-sobrevivência dos negócios no Brasil.

Muitas pessoas entram no empreendedorismo apenas levando em conta os (potenciais) ganhos, sem antes considerar os gastos relativos.

Assim, quando entram no mercado, se deparam com registros imprecisos pois não possuem conhecimento sobre a gestão de custos da empresa.

Maior produtividade

Entender a situação financeira e lógica de investimentos e custos lhe dá total controle sobre a produtividade empresarial.

Em um primeiro momento, a relação entre esses dois pontos pode não ser tão clara, mas explicamos o que isso significa::

Ao compreender os gastos relativos à operação, você entende também quais pontos da produção deve priorizar ou até mesmo automatizar — sabendo quanto deve gastar, o que pode melhorar e o que pode cortar.

Assim, tem maior possibilidade de promover ações de melhoria no chão de fábrica ou nos processos de prestação de serviços, de forma que otimize a produtividade em prol dos objetivos do negócio.

Aumento da lucratividade

Com controle sobre a produtividade e sobre os processos, você tem a chance de eliminar custos desnecessários, ter uma rotina de trabalho mais fluida e diminuir riscos.

Assim, de forma direta, você impacta na margem de lucro do negócio.

Do  mesmo modo, ao gastar menos, você pode manter a operação estável (sem investir mais em equipe de vendas, por exemplo), pois o lucro aumentou.

Vantagem competitiva

Ao realizar a gestão de custos com eficiência e cuidado, prestando atenção em especial aos custos fixos e variáveis, é possível precificar com mais assertividade.

Ou seja, seu produto ou serviço acaba se destacando pois acompanha a volatilidade do mercado.

Claro, isso não quer dizer que o preço precisa mudar a cada semana.

No entanto, ao realizar a gestão de custos, você garante que ao menos conseguirá se manter de acordo com a realidade do consumidor.

Assim, você consegue criar  um método adequado que proporciona a melhor lucratividade ao negócio.

Mais qualidade 

Ao entender seus custos e ganhos, você também passa a compreender aspectos importantes sobre suas vendas.

Ou seja, quais produtos ou serviços mais vendem, por exemplo.

Assim, é possível readequar sua estratégia para reduzir os custos com as opções com menos saída, agregando mais valor, investimento e tempo com as opções mais buscadas.

Dessa forma, você melhora a qualidade produtiva dos produtos ou serviços de maior saída.

Quais são os erros mais comuns na gestão de custos?

É claro que, tanto gestores novatos como experientes podem (e vão) errar ao gerenciar os custos. Afinal, trata-se de um mercado cada vez mais competitivo.

No entanto, para evitar que você caia nas armadilhas da função, separamos alguns pontos de atenção. Veja os principais erros que podem ocorrer na gestão de custos!

Não controlar o estoque 

Sabe qual outra prática que precisa ser alinhada com a gestão de custos? O controle do estoque!

Sem uma gestão adequada dos produtos e mercadorias, você não tem noção se possui o necessário para cumprir com a demanda.

Assim, se faltar produtos, o prazo de entrega fica prejudicado e pode perder negócios.

E no caso de sobrar produtos ao ponto do excesso, você terá bens encalhados, cujo valor se depreciará com o tempo.

Não fazer o controle do fluxo de caixa corretamente 

Ao não dedicar tempo em controlar entradas e saídas com exatidão, você perde detalhes sobre ganhos e perdas em potencial. Ou seja, você pode até achar que sua margem de lucro é X — mas na verdade é Y, um valor bem menor.

O quanto isso pode prejudicar suas contas a pagar do próximo mês, já pensou?

Por isso, a gestão financeira é essencial para você gerenciar corretamente os custos.

O uso de um sistema de gestão é fortemente aconselhado, viu?

A tecnologia ajuda a manter registro de cada movimentação, facilitando o processo de cálculos e melhorando sua tomada de decisão.

Não conhecer os custos da empresa

Você já conheceu os tipos de custos envolvidos na operação corporativa. Agora pare e pense: você sabe quais e qual o valor dos seus gastos? Dos fixos às variáveis.

Esse entendimento é essencial para que nenhum deslize seja cometido, o que pode acarretar em uma precificação errada — que, se for parar no mercado, pode complicar toda a operação.

Não calcular o preço de venda

Por fim, não adianta precificar seus produtos ou serviços com base na experiência, nem mesmo se baseando no valor dos concorrentes.

Cada empresa possui uma estrutura e uma operação diferente e única.

Seu concorrente pode, por exemplo, ter uma estratégia de supply chain que permite que o valor seja menor que o seu.

Por isso, é importante realmente parar para calcular o preço final, levando em conta os custos gerados durante o processo produtivo.

6 Dicas de como fazer uma gestão de custos eficiente

Para controlar os custos de maneira mais assertiva e eficiente, é preciso saber quais são as despesas da empresa.

Investigando de onde os custos vêm e o impacto que eles têm sobre o capital da prestadora de serviços, é possível geri-los.

Faça um bom planejamento

Antes de mais nada, é essencial fazer uma descrição formal dos serviços prestados. 

É preciso detalhar cada etapa que compõe a atividade, passando por toda a cadeia de profissionais e recursos envolvidos.

Alguns exemplos que podem ser citados são: transporte, uso de equipamentos, alimentação dos colaboradores, salário, entre outros.

Isso ajuda muito no gerenciamento de custos em projetos.

Evite gastos desnecessários 

Notou que há esforço e investimento demais em tarefas de pouco valor? Corte.

O objetivo por trás de uma boa gestão de custos é entender como adequar melhor os investimentos para que a margem de lucro seja a maior possível.

Por isso, evitar gastos desnecessários e tarefas sem valor agregado é obrigatório.

Atenção ao estoque 

A gestão de estoque é realmente necessária na prática de uma boa gestão de custos.

Por isso, leve em conta toda previsibilidade de demandas, bem como os prazos de entrega, para coordenar a melhor forma de manter seu estoque.

Estabeleça metas

Nenhum planejamento vai adiante se você não definir metas e objetivos. É o mesmo no caso da gestão de custos.

Não basta apenas gerenciar as entradas e saídas, é necessário buscar pela melhoria constante. Por isso, pare e pense:

O que sua empresa precisa? Vamos supor que seja “vender mais”. Então, talvez a estratégia seja a busca pela redução do preço final. Isso acarreta em mudar fornecedores ou repensar a margem de lucro.

E assim por diante. Não é difícil, pelo contrário: são caminhos que você encontra conforme define as metas do negócio.

Entenda a diferença entre custos e despesas

Você deve ter o entendimento que nem tudo que você investe no negócio é inerente ao produto ou serviço que entrega ao cliente. E essa percepção é essencial na hora de realizar a gestão de custos.

Uma despesa, por exemplo, está ligada à manutenção do negócio — e são consideradas não-essenciais.

Já o custo é relativo à entrega para o cliente final: a matéria-prima utilizada para produzir o produto ou mesmo os insumos utilizados no serviço prestado.

Invista em tecnologia 

Por fim, nenhum processo de gestão atual vai funcionar 100% sem o apoio da tecnologia.

E se você não sabe disso, é hora de entender o benefício de contar com uma ferramenta que auxilie na gestão de custos.

Afinal, falamos de números: controlá-los e organizá-los é uma tarefa complexa. 

Qualquer erro de digitação em uma planilha e pronto: você pode comprometer o planejamento de um ano inteiro.

Agora, pense no potencial de erros assim na gestão de custos?

O uso de um ERP é a melhor alternativa para evitar cenários assim e realizar o controle dos custos, bem como cálculos de precificação.

Por que usar um software para a gestão de custos?

Utilizar planilhas e fazer a administração de custos de forma manual nem sempre é o melhor caminho, pois as informações podem se perder e dificultar o processo de organização.

Isso porque erros podem aparecer e a conta pode não fechar como deveria.

Por esse motivo, as empresas implementam soluções tecnológicas em sua rotina de trabalho.

Um exemplo disso é o sistema de gestão, também conhecido como Enterprise Resource Planning (ERP), que auxilia no controle, monitoramento e padronização dos custos da empresa.

Com ele, é possível fazer gestão de oportunidade de vendas, orçamento de serviços, entre outras coisas.

O software também faz a gestão de contratos de compras, recebimento e cotação on-line, além de busca de fornecedores.

É uma ferramenta que ajuda a usar os recursos de modo inteligente, evitando prejuízos.

ERP TOTVS 

O ERP da TOTVS é o sistema ideal para você automatizar toda gestão do backoffice da sua empresa, possibilitando uma imersão nos processos administrativos e financeiros.

Dessa forma, você facilita a gestão de custos, pois possui todas as informações financeiras à disposição — um controle rígido, atualizado em tempo real e que permite que você tome decisões rápidas, na velocidade que o mercado exige.

O ERP TOTVS é o software mais completo do mercado por que, além de auxiliar na gestão de custos, possibilita controle e automatização de processos do Financeiro, Contabilidade, Fiscal, Estoque, Faturamento, Compras e muito mais.

Personalizado, é possível integrar módulos ao seu sistema de acordo com a especificidade do seu negócio. Além disso, conte com dados por meio de dashboards intuitivos que passam uma visão ampla de indicadores pré definidos. 

Que tal duplicar a eficiência da sua operação, padronizar processos e realizar uma gestão eficiente e ágil, melhorando sua tomada de decisão?

Então conheça mais sobre o TOTVS ERP!

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Conclusão

A gestão de custos é uma parte essencial do negócio — não dar a devida atenção é como emitir um recibo que sua empresa não pensa no futuro.

Muitos gestores preferem desenvolver seus preços com base nos concorrentes ou na própria experiência de mercado, sem levar em conta os gastos reais do negócio.

Esse pode ser um tiro no pé — é algo que, aos poucos, está levando várias empresas para o limbo corporativo.

Que tal realizar a melhor gestão de custos para ter uma margem de lucros condizente com o mercado, ganhando mais espaço e se destacando da concorrência?

O primeiro passo você já sabe: fazer um bom planejamento e investir na tecnologia certa!

E agora, interessado em entender mais sobre a gestão de negócios?

Fique ligado no nosso blog para esse e outros assuntos relacionados e entenda mais sobre como o sistema de gestão empresarial pode beneficiar uma prestadora de serviços para automatizar processos.

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