BPMN: saiba como modelar e otimizar processos com eficiência

Entender tudo o que acontece ao longo de um dia de trabalho e garantir que cada etapa ocorra corretamente é algo complexo. O BPMN serve justamente para isso: organizar os processos de negócios, de modo que sejam realizados com eficiência. 

A modelagem de processos é uma solução que apara as arestas e permite que a sua empresa funcione da melhor maneira, de acordo com seus objetivos, proporcionando uma visão transparente de como as coisas devem ser feitas.

Entretanto, é preciso entender melhor o que isso significa e como esse método pode ser aplicado no seu negócio. 

Continue a leitura para entender quais as vantagens dessa notação, que é uma das mais difundidas quando o assunto é modelagem de processos de negócio.

O que é BPMN e para que serve?

O BPMN (Business Process Model and Notation) é uma representação gráfica feita a partir de ícones que simbolizam o fluxo de processo. Por meio de símbolos visuais padronizados, ele permite representar todas as etapas de um workflow.

Cada símbolo representa uma ação, decisão ou evento, mostrando como as atividades se conectam do início ao fim do processo.

Podemos usar como exemplo a manufatura, em que o registro do pedido poderia ser representado pelo símbolo “T01”, a produção por “T02”, a estocagem por “T03” e a entrega por “T04”.

Ao visualizar essas etapas em um diagrama BPMN, fica mais fácil compreender a sequência das atividades, as responsabilidades envolvidas e possíveis pontos de melhoria.

Desse modo, é possível ter uma visão ampla de como funciona todo o processo da empresa.

Como surgiu o BPMN?

A metodologia BPMN foi criada pela Business Process Management Initiative (BPMI), que foi fundida com a Object Management Group (OMG) e é, atualmente, mantenedora dessa notação.

O objetivo era, justamente, promover uma padronização de processos que fosse comum a todos os negócios.

Inicialmente, a metodologia surgiu com o nome de Business Process Modelling Notation. Em 2011, o nome foi alterado para Business Process Model and Notation e é mantido pela OMG desde então.

Com o avanço dos anos e a consolidação da transformação digital, a OMG manteve a notação atualizada para lidar com os novos processos.

Atualmente, estamos na era do BPMN 2.0, e a própria OMG disponibilizou um guia rápido da versão, explicando tudo sobre o padrão.

O modelo cresce cada vez mais, como mostram os dados de mercado divulgados pela Mordor Intelligence. 

De acordo com o levantamento, o mercado de automação de fluxo de trabalho foi avaliado em US$ 26,01 bilhões e deve ultrapassar a marca de US$ 40 bilhões até 2029. 

Como funciona o BPMN?

O BPMN funciona de maneira muito similar a um fluxograma convencional, mas diferente no quesito informacional. Por conta do padrão de símbolos, ele informa de maneira muito mais completa.

Esses símbolos representam eventos, tarefas, decisões, responsáveis e interações, o que permite uma visão completa e estruturada do processo.

Aprender como aplicá-lo é semelhante a aprender como programar em uma linguagem de desenvolvimento: antes de tudo, é necessário saber o básico.

Vamos a um exemplo para visualizar o fluxo BPMN na prática:

Com o domínio dos símbolos e da lógica dos fluxos, você consegue mapear processos simples ou complexos, desde rotinas operacionais até fluxos que envolvem múltiplos departamentos e sistemas.

Relação entre BPMN e BPM

BPM e BPMN são conceitos complementares: enquanto o BPM (Business Process Management) orienta a gestão e melhoria contínua dos processos de uma empresa, o BPMN é a notação gráfica utilizada para representar esses processos de forma visual e padronizada.

Na prática, BPM se trata da padronização de processos em geral das empresas, com a finalidade de sistematizar e facilitar processos organizacionais.

O objetivo é tornar as operações mais eficientes, organizadas e alinhadas às metas do negócio.

Para aplicar o BPM na empresa, é preciso fazer uma análise sobre o modo como ela opera. Isso envolve a revisão dos processos com a finalidade de encontrar possíveis erros e potencializar os acertos.

A partir dessa análise, é possível redesenhar os fluxos, automatizar tarefas e melhorar a produtividade.

Enquanto isso, o guia do Business Process Model Notation é usado para mapear os processos de uma empresa por meio de ícones. É uma padronização que pode ser encontrada sob o guarda-chuva do BPM.

Ou seja, o BPM define o que deve ser gerenciado e melhorado, enquanto o BPMN mostra como esse processo funciona visualmente.

Qual a diferença entre BPMN e fluxograma?

A principal diferença entre BPMN e fluxograma está no nível de padronização e detalhamento. Enquanto o fluxograma é uma representação visual mais simples e genérica de um processo, o Business Process Model Notation é uma notação padronizada.

Fluxogramas são ferramentas bastante simples, que ajudam a mapear um ou mais processos de um negócio.

Não por menos são utilizados em sprints de design thinking, entre outras metodologias de gestão.

No entanto, sua principal característica é também sua “desvantagem” em relação à notação: fluxogramas não possuem um conjunto de regras e símbolos de modelagem padronizados.

Existem, sim, símbolos comuns e muito utilizados, mas não há um conjunto de regras.

Já o BPMN, apesar de na prática ser realizado da mesma forma que um fluxograma, possui uma sutil diferença: usa seus próprios elementos e símbolos.

São regras que tornam o mapa de processos compreensível para um maior número de pessoas, facilitando também seu entendimento dentro de uma organização e de seus setores.

Assim, a notação permite que qualquer um crie padrões de processos mais complexos, incluindo exceções, decisões e eventos.

Quais são os 4 tipos de símbolos BPMN?

Antes de aplicar a notação BPMN 2.0 na sua empresa, é preciso primeiro dominar os seus elementos básicos. Conforme a necessidade de mais dados se apresente, você pode procurar outros elementos que ajudem na modelagem.

Existem quatro grupos de elementos, que são os símbolos do Business Process Model Notation: objetos de fluxo, objetos de conexão, raias e artefatos.

Vamos entender cada um deles a seguir.

Objetos de fluxo

Os objetos de fluxo são os básicos para definir o comportamento do processo de negócio. Eles são divididos em três:

Eventos (Events)

Uma coisa que aconteceu ou que pode acontecer em um processo, afetando, assim, o fluxo, e causando um impacto. Representados por círculos, suas características são:

• Início: simples, tempo, condicional, sinal, múltiplo;
• Intermediário: simples, condicional, ligação e múltiplo. Associados às atividades de cancelamento, compensação, condicional, sinal e múltiplo;
• Fim: simples e término.

Atividades (Activities)

São as etapas lógicas que acontecem dentro do processo, significando, também, trabalho executado. As atividades são representados por retângulos com bordas arredondadas e se dividem em:

• Subprocessos: são conjuntos de atividades relacionadas que formam um fluxo interno próprio. Eles permitem organizar processos mais complexos em blocos menores e mais fáceis de entender, e podem ser exibidos de forma resumida ou detalhada em outro diagrama.
• Tarefas: representam a menor unidade de trabalho dentro de um processo. São atividades simples, executadas em um único passo, como “registrar pedido”, “enviar e-mail de confirmação” ou “aprovar solicitação”.
• Atividades de chamada: são atividades que reutilizam subprocessos ou processos já definidos anteriormente. Elas funcionam como uma referência a um fluxo existente.

Além desses tipos, também existe a transação, que é um subprocesso especializado. Ela representa um conjunto de tarefas que devem ser concluídas com sucesso como um todo. 

Caso alguma etapa falhe, a transação é cancelada ou revertida. Essa é uma atividade comum em contextos que envolvem operações críticas, como pagamentos, contratos ou integrações entre sistemas.

Decisões (Gateways)

Representados por um losango, os gateways são usados para controlar o fluxo de frequência, além de controlar a divergência e a convergência. Desse modo, é possível determinar decisões tradicionais.

Na prática, eles marcam alguma decisão ou desvio no fluxo de trabalho. 

O guia do Business Process Model Notation define os seguintes tipos de gateways:

• Gateway exclusivo sem marcador;
• Gateway exclusivo com marcador;
• Gateway baseado em eventos;
• Gateway baseado em eventos para iniciar um processo;
• Gateway paralelo baseado em eventos para iniciar um processo;
• Gateway inclusivo;
• Gateway complexo;
• Gateway paralelo.

Objetos de conexão

Já os objetos de conexão simbolizam a maneira como os objetos de fluxo se conectam no diagrama BPMN. Podem ser divididos em três tipos:

• Fluxo de sequência: é a ordem do fluxo, sua sequência;
• Fluxo de mensagem: retrata o fluxo das mensagens entre o emissor e o receptor;
• Associação: serve para associar dados, textos e outros artefatos aos objetos do fluxo.

Raias

São um meio de organização das atividades em categorias visuais separadas. Atuam como um container para os objetos de fluxos. São elas:

Piscinas

Correspondem à organização em si. É onde são desenhados os elementos representativos do processo. 

As piscinas servem como um container para dividir um conjunto de atividades de outras. São empregados quando o diagrama envolve duas entidades de negócio. 

Estão separados fisicamente no diagrama e especificam “o que faz o que”, colocando os eventos e os processos em áreas protegidas, chamadas de pools.

Raias

Representam as subdivisões de um pool e servem para organizar as atividades do processo. 

Nas subdivisões, é possível separar as atividades conforme suas associações (função, equipes ou papel).

Artefatos

Usados para colocar as informações adicionais no processo, os artefatos também podem servir para representar as entradas ou saídas de uma atividade. Eles são três:

• Objetos de dados: elementos produzidos ou requeridos por uma atividade, conectados a ela por meio de associações;
• Grupo: possui finalidade de documentação ou análise;
• Anotações: usado para passar ao leitor informações adicionais de uma atividade.

Principais vantagens do BPMN 

O BPMN oferece uma forma estruturada e padronizada de visualizar processos, o que facilita o entendimento, a análise e a melhoria das operações.

A notação transforma fluxos complexos em representações visuais claras, que permitem a identificar gargalos, alinhar equipes e criar processos mais eficientes e preparados para automação.

Isso contribui diretamente para a gestão de processos da empresa, além de trazer outros benefícios para o negócio. 

Veja, a seguir, as principais vantagens do Business Process Model Notation.

Comunicação mais eficiente entre equipes

O processo de modelagem e notação serve como uma ferramenta de comunicação universal, já que utiliza uma linguagem padronizada que pode ser entendida por todos os envolvidos nos processos de negócio.

Isso reduz ruídos de comunicação entre diferentes áreas e garante que todos os envolvidos tenham a mesma visão sobre como o processo funciona.

O resultado são fluxos de trabalho mais alinhados e tomadas de decisão mais estratégicas, que consideram uma visão mais ampla da operação.

Versatilidade para diferentes tipos de processos

A notação é muito versátil, pois pode ser aplicada a muitos tipos de processos diferentes, como: administrativos, financeiros, operacionais, entre outros.

Essa flexibilidade permite que empresas utilizem o BPMN para mapear desde fluxos simples até operações complexas que envolvem múltiplos sistemas e departamentos.

Mais organização e visão estratégica dos processos

Outra vantagem é a organização que essa notação proporciona. Quando é possível visualizar todas as operações de uma empresa, o gestor tem mais facilidade em tomar decisões com segurança e assertividade.

Graças a representação visual do fluxo, é possível encontrar dependências, pontos críticos e oportunidades de melhoria com mais rapidez e precisão.

Ganho de eficiência operacional

Além de organizar, a notação permite que vários processos sejam padronizados, o que consequentemente eleva a eficiência da sua operação.

A metodologia traz gráficos simples, com informações objetivas, o que facilita muito a compreensão dos processos e, consequentemente, agiliza o dia a dia na sua empresa.

Na prática, a padronização evita variações na execução das atividades, melhora a qualidade das entregas e torna os fluxos mais previsíveis, além de facilitar o treinamento de equipes e a documentação dos processos.

Redução de custos

Outro fator de destaque é que processos padronizados e organizados ajudam a revelar possíveis gargalos nos processos para que possam ser eliminados.

Com uma visão clara dos fluxos operacionais, torna-se mais fácil identificar falhas, retrabalhos, desperdícios e etapas desnecessárias, assim como oportunidades de melhorar o uso de recursos.

Isso reduz o retrabalho e otimiza a operação, o que vai resultar em menos custos para sua empresa.

Possibilidade de automação de processos

Automatizar processos é uma das formas mais eficientes de diminuir ou até de zerar os erros operacionais.

Com o BPMN, fica bem mais simples diagnosticar onde estão as tarefas que podem se beneficiar dessa automação de processos.

Dessa forma, o trabalho manual é consideravelmente reduzido, liberando as equipes para trabalhar em outras frentes, aprimorando os demais processos e focando em ações mais estratégicas.

Mais transparência e controle das operações 

A forma de organização dos elementos nesse modelo permite que você organize e padronize os processos, assim tudo pode ser acompanhado de forma bem mais simples.

Os gráficos simplificados facilitam a interpretação dos dados, o que deixa os processos da empresa mais transparentes, permitindo que todos os envolvidos possam contribuir com insights valiosos.

Isso não só melhora o acompanhamento das atividades, como também facilita a identificação de responsabilidades e pontos de melhoria.

Facilidade no acompanhamento e análise do desempenho

O BPMN em si não é uma métrica, porém ele apresenta os processos de uma maneira que deixa explícito as operações e também quais KPIs podem ser aplicados ali.

O acompanhamento no dia a dia também é simplificado, já que é possível agregar várias métricas importantes para mensurar a evolução do seu negócio.

Enfim, podemos dizer que essa metodologia ajuda empresas a identificar ineficiências, otimizar processos e alocar recursos de forma eficiente para reduzir custos.

Como a tecnologia facilita a aplicação do BPMN?

Para que a aplicação do BPMN seja bem-sucedida, é fundamental que o gestor tenha acesso a todas as informações da empresa em um único lugar.

Isso é possível com um sistema de gestão empresarial, por exemplo. Isso porque essa solução permite o controle total das operações administrativas e financeiras da empresa.

Com informações integradas, torna-se muito mais simples criar diagramas coerentes com a realidade da empresa.

Além disso, a tecnologia permite ir além do mapeamento: plataformas digitais ajudam a documentar processos, padronizar fluxos, acompanhar a execução das atividades em tempo real e identificar gargalos com mais rapidez. 

Isso torna o Business Process Model Notation um recurso estratégico para otimização contínua da sua operação.

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Conclusão

Sim, gerenciar negócios é complicado, como lembramos no começo deste guia. No entanto, contar com soluções como o BPMN e ferramentas tecnológicas pode simplificar sua rotina.

Para uma organização, projetar e implementar novos processos é algo desafiador, especialmente porque o seu sucesso depende da colaboração entre departamentos ou funções.

A modelagem de processos de negócios e os diagramas permitem que as equipes visualizem novos fluxos antes da implementação para garantir que maximizem a eficiência.

E você, agora que entendeu tudo sobre o BPMN, está pronto(a) para aplicá-lo em seu negócio?

Para seguir de olho em nossos conteúdos e continuar aprendendo, recomendamos que leia nosso artigo sobre BPMS e saiba como os sistemas especializados em gestão de processos facilitam a aplicação da notação na sua empresa.