WMS: tudo o que você precisa saber sobre o sistema de gestão de armazéns

O WMS é uma solução de gerenciamento de armazém que potencializa a performance das empresas, integrando os processos do negócio, desde o chão de fábrica até a expedição do produto.

Trata-se de uma resposta tecnológica ao novo nível de demanda dos consumidores, que voltam suas preferências de compra para o ambiente online. Neste sentido, o setor logístico precisa ser cada vez mais ágil e produtivo para atender a esse público.

Isso porque, em um mercado cada vez mais volátil, suprir essas expectativas pode fazer toda a diferença na corrida contra os concorrentes.

Neste conteúdo, você vai entender como o WMS pode auxiliar em tudo isso, quais são os seus tipos disponíveis, sua importância, bem como as razões pelas quais sua empresa deve investir na tecnologia. Vamos lá?

O que é WMS (Warehouse Management System)?

WMS é a sigla para Warehouse Management System, uma solução digital (software ou aplicativo) que integra processos, automatiza tarefas e ajuda na gestão da logística de uma empresa. Ele é aplicado em armazéns e centros de distribuição.

É uma ferramenta que representa a inovação na operação logística das empresas, algo já visto como essencial para líderes da indústria. 

Segundo dados do IPT (Índice de Produtividade Tecnológica) de Logística da TOTVS, a adoção de sistemas para gestão de armazenagem é uma prioridade para 46% dos embarcadores. 

Esta tecnologia proporciona tamanha eficiência por centralizar o controle e a operação de diversos processos.

Dessa forma, atividades que antes eram difundidas entre vários funcionários e ocorriam sem controle adequado, ficam registrados e monitorados no sistema. São elas:

Manufatura

Entre as necessidades da área de manufatura que o Warehouse Management System auxilia, incluem-se: 

• Estoque;
• Separação de itens;
• Picking;
• Impressão de etiquetas;
• Endereçamento;
• entre outros.

Distribuição

A distribuição é o que permite um melhor fluxo de produtos e mercadorias pelo armazém.

Cuidar de processos pilares dessa área de atuação é uma das principais missões do WMS, agindo comumente nas seguintes necessidades:

• Paletização;
• Pré-inventário;
• Geração de nota fiscal;
• Impressão de etiqueta dupla;
• Shelf life;
• Troca de informações entre sistemas;
• Planejamento de armazenagem.

Logística

Apesar de parecer ser um software com atuação muito mais operacional, ele também auxilia na parte estratégica relacionada aos processos logísticos.

Do recebimento à expedição, o WMS facilita o gerenciamento de execuções e otimiza a rotina dentro do armazém.

É o braço direito de uma estratégia logística moderna, como o cross docking e ship from store.

Automatização na gestão de estoque 

O Warehouse Management System é uma ferramenta que apoia completamente a gestão de estoque da sua empresa, assumindo total controle das atividades e da gestão de informações.

Ou seja, o software atua do momento em que o produto chega ao estoque até a sua expedição.

Com tecnologia de ponta, é possível que as empresas rastreiem movimentações dentro do armazém ou CD, bem como facilitem todo o processo de localização e separação de produtos e mercadorias.

Tudo que entra e sai vai para o sistema, e tecnologias como RFID, código de barras ou QR Code auxiliam no controle de logística interna.

Dessa forma, atividades que antes tomavam muito tempo são agilizadas ao máximo com o WMS.

Sem atrasos, é possível favorecer sua estratégia logística, como cross docking ou just in time.

Quais as principais funções do sistema WMS?

O Warehouse Management System atua de ponta a ponta no processo logístico das empresas, incorporando o fator tecnologia a cada atividade. Assim, pode mudar totalmente a rotina do centro de distribuição ou estoque.

Na prática, as suas funcionalidades são muitas. Separamos algumas das principais para você entender como e onde utilizar o sistema.

Confira a seguir:

Mapeamento por picking

Essa função faz a análise e separação das mercadorias por endereço de picking (preparação de pedidos para expedição), comparando as movimentações diárias com a capacidade máxima de cada mapeamento.

Ele permite o planejamento das ações do negócio com base em simulações de possíveis cenários.

Dessa forma, é possível visualizar um cenário em que a loja cresça, com a projeção das separações de picking por período e sazonalidade.

Solicitações por picking

Quando os produtos são procurados, ocorrem as movimentações no estoque. Assim, quando a empresa compra um produto, ele fica no estoque até a venda acontecer. 

Depois disso, o operador recebe uma solicitação de carga e entrega. É importante ter o controle sobre todas as fases desse processo para conseguir se organizar.

Com o uso de um Warehouse Management System, a empresa obtém a análise de um determinado período e a indicação do melhor mapeamento do seu endereço de picking.

Curva ABC

A curva ABC é um dos pontos mais importantes da operação, pois melhora as regras de movimentação no estoque segundo a classificação do produto, cuja atualização é automática. 

Também é possível identificar a sazonalidade de acordo com o artigo e o período.

O objetivo aqui é definir quais itens devem estar mais perto das áreas de embarque para que a movimentação seja rápida, evitando desperdício de recursos e mão de obra.

Visões em tela única

O Warehouse Management System oferece uma tela de análise gerencial, que aponta uma variedade de dados, como, por exemplo:

• Expedição;
• Recebimento;
• Visualização por período;
• Documentos movimentados;
• Movimentações internas dos itens;
• Áreas de estoque que precisam de novos recursos.

Tudo isso acontece de forma rápida e dinâmica, para garantir uma gestão com ações estratégicas, focadas em resultados, e definir as prioridades.

Gerenciamento do armazém e dos fluxos operacionais

O gerenciamento precisa ser realmente abrangente e significativo para que todas as funcionalidades consigam operar.

É preciso que o sistema WMS ofereça mais do que o poder de visualizar fluxos, mas de alterá-los quando necessário.

Assim, consegue-se gerenciar todo o armazém e centro de distribuição, ajustando processos conforme a necessidade e causando impactos positivos e rastreáveis com essas ações.

Apoio ao planejamento da produção

Com o sistema de gerenciamento de armazém, é possível compreender a fundo qual a disponibilidade dos produtos e insumos.

Assim, ele facilita o planejamento produtivo do dia, semana ou mês, adiantando as demandas com base em dados reais.

Expedição de mercadorias

O Warehouse Management System possibilita maior organização na separação de itens para o despacho, o que adianta todo o processo de expedição e traz ganhos de produtividade à sua empresa.

Armazenamento 

Compreender o espaço físico e a disponibilidade de prateleiras de um armazém ou centro de distribuição é uma tarefa um tanto difícil, como você percebeu.

Uma das vantagens de utilizar o Warehouse Management System é que o sistema facilita e agiliza essa etapa, indicando com assertividade os espaços disponíveis para armazenamento de novas mercadorias.

Trata-se de um recurso indispensável, que contribui com seu método de controle de estoque, como first in, first out (FIFO); first expire, first out (FEFO); last in, first out (LIFO), entre outros.

Como funciona um sistema WMS?

Uma empresa com um sistema Warehouse Management System possui acesso aos dados em tempo real, com atualizações quanto ao status do uso de prateleiras e da quantidade de mercadorias.

Os dados são coletados a partir de alguma tecnologia de rastreio (RFID, código de barras, QR Code etc.), que identifica cada tipo de produto e as prateleiras ou espaços de armazenagem.

A cada entrada ou baixa, os operários utilizam um equipamento que lê a tecnologia e, por meio de WiFi ou redes móveis, atualiza o sistema em tempo real.

Assim, o WMS é automaticamente atualizado e cria relatórios assertivos, informando as condições do estoque, com a classificação que for necessária.

Além disso, por meio do Warehouse Management System, a equipe pode verificar os espaços vagos nas prateleiras, ordenando de forma mais ágil o trabalho de armazenagem.

E, nas ocasiões de venda, o sistema automaticamente aponta o local de onde o produto deve ser retirado.

Alguns sistemas ainda podem contar com outra etapa de atualização: de chegada ao destinatário, completando o ciclo de venda.

Qual empresa utiliza o WMS?

O sistema de gerenciamento de armazém é ideal para empresas que buscam automatizar muitas das tarefas associadas ao seu estoque.

Na prática, a ferramenta ajuda organizações a melhorarem sua eficiência e precisão, por meio de um melhor controle dos níveis de estoque.

Como resultado, o WMS pode ser uma ferramenta indispensável para qualquer empresa que depende de operações de armazém para administrar seus negócios.

Tanto pequenas, médias ou grandes companhias, o Warehouse Management System pode ajudá-las a controlar o estoque e lidar com diferentes desafios relativos aos níveis de demanda.

Os impactos de não contar com uma ferramenta WMS na gestão de estoque

Uma das principais perdas de uma empresa sem o Warehouse Management System é em sua performance. 

Uma gestão do estoque arcaica, sem recursos de automação, pode prejudicar todo seu esforço para se manter competitivo, já que interfere diretamente na qualidade da experiência do cliente.

Aliás, podem afastar sua organização do topo da concorrência, prejudicando seus resultados no curto, médio e longo prazos.

A falta de automação é um dos principais sintomas de problemas atuais e futuros.

De acordo com dados divulgados pela McKinsey, 70% dos executivos planejam investir mais de US$ 100 milhões em automação nos próximos cinco anos com o objetivo de trazer mais agilidade e estabilidade para a operação logística.

A pesquisa menciona um estudo aplicado em uma rede de supermercados. Com armazéns automatizados e eficientes, a empresa conquistou ganhos significativos:

• Tempos de resposta de 15% a 20% mais rápidos;
• Redução de 20% no uso do espaço do armazém;
• 20% de economia na taxa de operação;
• 4x mais produtividade.

Esses são alguns dos inúmeros benefícios que a implementação de sistemas como o WMS podem trazer. Além disso, podemos destacar outros impactos na empresa, como:

• Perda de qualidade: por causa de um processo logístico mais dinâmico e automatizado, os colaboradores precisam de mais tempo hábil para as tarefas estratégicas;
• Falta de padronização: o que faz os funcionários se perderem nas tarefas, com uma gestão sem integração e desconexa;
• Baixa produtividade: sem um sistema isso pode ocorrer, e a empresa não consegue superar os concorrentes. Isso porque a tecnologia integra os setores da empresa e otimiza a comunicação.

Conheça 7 benefícios do WMS

Agora que você conheceu mais sobre o Warehouse Management System e como funciona, que tal entender por que vale realmente a pena investir nesse sistema?

Muito além de organizar sua logística, é uma solução ideal para aprimorar e automatizar o controle de estoque.

Conheça agora outros motivos para investir no sistema:

1. Redução no tempo de espera dos pedidos

Seus clientes não precisam se preocupar: com a tecnologia, você economiza tempo em várias operações logísticas.

A leitura de QR Code ou etiquetas RFID agiliza o registro de entrada e saída de produtos, atualizando ainda outros parâmetros como peso, validade e modelo.

Assim, processos como picking e expedição decorrem de forma mais ágil, possibilitando uma entrega mais rápida.

2. Mais qualidade e eficiência

Com um sistema WMS, sua equipe atua rápido no armazenamento e na localização de itens.

Assim, cada ordem de compra que chega já ativa uma série de funções que, de forma automática e quase instantânea, facilitam o processo de separação dos produtos para despacho.

3.  Melhora da comunicação interna 

Quem trabalha em armazém sabe o quão complexa pode ser a troca de informações entre o time.

O nível de demandas por vezes distorce o fluxo de informações, que chegam incompletas ou incorretas às pessoas, gerando erros que acarretam em custos.

Com auxílio do Warehouse Management System, a empresa melhora essa parte do trabalho, pois os dados são assertivos e corretos.

Cada movimentação fica registrada, o que facilita na conferência na hora de acolher mercadorias e de despachá-las.

4. Informações em tempo real

Um complemento ao ponto anterior sobre a comunicação é que o sistema de gerenciamento de armazém permite um fluxo de informações em tempo real.

Com a leitura dos códigos de barras, QR Code ou RFID, é possível atualizar todo controle de estoque a partir de dispositivos móveis.

Assim, sua empresa não corre o risco de se encontrar sem mercadorias de maior giro, por exemplo, o que pode prejudicar os negócios.

5. Otimização do espaço físico

Uma melhor leitura da ocupação dos espaços e das prateleiras também permite um maior nível organizacional dos produtos, o que otimiza o espaço físico do armazém.

Assim, é possível aprimorar as estratégias de fluxo de produtos dentro do local, o que contribui para processos logísticos mais rápidos e eficientes.

6. Melhor gerenciamento de equipe

O sistema permite que você aprimore não apenas a gestão de processos, mas também as tarefas dos funcionários.

Assim, é possível reduzir a carga de tarefas repetitivas dos seus ombros e realocá-los para atividades mais vitais para o funcionamento da estratégia logística.

Ou seja, você reduz (ou elimina) o índice de tempo ocioso e torna a rotina produtiva do time mais eficiente e focada.

7. Redução de custos 

A tecnologia é uma grande aliada das empresas que buscam reduzir as taxas de erros humanos. No caso da logística, é algo bastante presente.

O uso de um sistema dedicado pode ajudar, pois reduz consideravelmente os custos com mão de obra em tarefas agora automatizadas.

Assim, você diminui a taxa de erros e sofre com menos retrabalho, o que contribui para o bolso da empresa.

E desvantagens do WMS? 

Na prática, qualquer investimento em uma tecnologia tão ampla como o WMS pode ter algumas desvantagens.

Confira algumas:

• Falta de integração: se o seu software não estiver integrado ao seu sistema financeiro, ele poderá criar dados duplicados e ocasionar possíveis erros contábeis;
• Investimento: custo do próprio sistema, bem como o tempo necessário para implementar e aprender sobre o novo sistema.

Essas desvantagens devem ser ponderadas em relação às suas vantagens, como maior eficiência e precisão nas operações do armazém, o que pode economizar dinheiro para sua empresa no longo prazo.

Além disso, existem opções de sistemas no mercado que podem se adequar ao nível de necessidade do seu negócio, sem comprometer a produtividade e com uma baixa curva de aprendizagem.

Portanto, é importante considerar cuidadosamente todos os fatores antes de tomar uma decisão sobre investir ou não em um Warehouse Management System para sua empresa.

Quais as diferenças entre os sistemas WMS, TMS e YMS?

Ao procurar por soluções para melhorar sua logística e distribuição, é comum se deparar com diferentes sistemas, mais especificamente TMS, YMS e WMS. Entenda as diferenças entre eles:

Sistema	O que é?	Principal foco	Funções	Indicações de uso
WMS (Warehouse Management System)	Sistema de Gestão de Armazém	Operação interna do armazém	Recebimento, endereçamento, armazenagem, separação (picking), embalagem (packing), inventário e expedição de mercadorias	Empresas que precisam de controle detalhado de estoque, ganho de produtividade e redução de erros no armazém
TMS (Transportation Management System)	Sistema de Gestão de Transporte	Movimentação externa de cargas	Planejamento de rotas, rastreamento de entregas, gestão de fretes, transportadoras, documentos fiscais e custos de transporte	Negócios com alto volume de entregas, múltiplas rotas ou necessidade de controle rigoroso de fretes
YMS (Yard Management System)	Sistema de Gestão de Pátio	Fluxo de veículos nas instalações	Controle de entrada e saída de caminhões, agendamento de docas, gestão de filas, permanência no pátio e comunicação com motoristas	Operações com grande circulação de veículos e necessidade de organizar pátios e docas de forma eficiente

Como escolher o melhor WMS para sua empresa?

O sistema ideal para sua empresa existe, basta saber como encontrá-lo e como achar o melhor fornecedor. Para isso, é importante considerar as necessidades do seu negócio e como o software pode ajudar. 

Afinal, a relação da sua empresa com o desenvolvedor da solução não deve ser unilateral e pontual.

Ao contrário, você busca por uma solução que lhe entregue mais para potencializar seu poder estratégico, além de uma parceria comercial que compartilhe dos seus objetivos, certo?

Portanto, busque por um sistema e um fornecedor que proporcionem tudo isso:

• Funcionalidades: é importante pesquisar e entender sobre as principais plataformas do mercado para que o sistema atenda às necessidades da sua empresa e que arquem com a demanda do seu negócio;
• Atualização do sistema: é preciso verificar o cronograma de atualizações e saber o nível de comprometimento da desenvolvedora com a sua empresa. Isso porque a solução precisa estar por dentro das atualizações necessárias para o seu funcionamento;
• Integração com outros softwares: faça negócio com fornecedores que pensam na sua capacidade de integração, possuem uma suíte completa e facilitem o processo, independentemente dos sistemas que você utilize;
• Implementação: é preciso contar com um sistema flexível e dinâmico, fácil de utilizar e que ofereça um processo de implementação que não prejudique sua rotina atual. Por isso, busque por empresas que oferecem todo suporte necessário, incluindo treinamento para a equipe;
• ROI: a ferramenta precisa trazer resultados que devem ser analisados constantemente para a tomada de decisão.

TOTVS WMS SaaS

O TOTVS WMS SaaS é o melhor sistema de gestão de armazenagem para o seu negócio. Altamente flexível, ele garante alta eficiência operacional, redução de perdas e melhor controle de estoque. 

Deste modo, você reduz custos operacionais, melhora a qualidade de atendimento e aumenta a rentabilidade da sua operação. 

Com o TOTVS WMS  SaaS, torna-se muito mais simples trabalhar com estoques ideais e organizar um mix diversificado de produtos em seu armazém ou centro de distribuição. 

Isso acontece porque o controle de saldo de estoque é completo, permitindo criar estoques por características, realizar controle por lote, validade ou data de produção. 

Também é possível criar saldos por condições como cor, tamanho e outras especificações técnicas.  

Assim, há a possibilidade de criar categorias especiais de acordo com o seu negócio. Uma distribuidora de vinhos, por exemplo, poderia classificar o estoque por safra, país e tipo de uva. 

Conheça agora mesmo o TOTVS WMS SaaS e descubra como o sistema pode tornar a sua operação logística mais estratégica!

Conclusão

Neste conteúdo, você entendeu o que é WMS na logística, como ele funciona e as suas vantagens e desvantagens.

É importante ressaltar que uma empresa que busca inovação deve pensar, primeiro, na experiência do cliente. E isso vai muito além do produto entregue, passando por todo o ciclo de compra. 

Essa responsabilidade se estende, especialmente, pelo estoque da empresa e pelo seu setor logístico.

O Warehouse Management System surgiu como uma solução para os problemas de ontem, hoje e do futuro, colocando sua empresa à frente da concorrência.

E, agora, que tal atender melhor e entregar mais rápido, reduzindo custos e tornando sua operação mais eficiente? Saiba que, para isso, implementar um sistema Warehouse Management System é necessário!

A TOTVS se baseia na inovação dos produtos e nas especializações necessárias para atender às exigências dos mais diversos segmentos.

Continue acompanhando nosso blog e outros conteúdos semelhantes para estar sempre por dentro das novidades. Para completar a sua leitura, recomendamos o nosso artigo sobre automação logística.

FAQ – Perguntas frequentes sobre o WMS

O que é WMS e como funciona?

O WMS é um sistema do tipo Warehouse Management System (Sistema de Gerenciamento de Armazém). Este software é uma parte importante da cadeia de suprimentos, pois ajuda a gerir, automatizar e tornar mais eficientes os processos logísticos, otimizando o uso do espaço dos armazéns.

Onde o WMS é utilizado?

Trata-se de uma ferramenta importante para indústrias, empresas que atuam no segmento logístico, varejistas, atacadistas e distribuidoras. Ou seja, negócios que precisam administrar fluxos de recebimento, armazenagem, separação e expedição de mercadorias.

Quais são os benefícios do WMS?

O uso de um sistema de gestão de armazém apresenta uma série de vantagens, como: otimização no espaço de armazenagem, redução de custos por perda ou extravio de mercadorias, informações em tempo real, aumento de produtividade, menor incidência de erros devido a falha humana, aproveitamento máximo de recursos e mão de obra, entre outros.

Qual a diferença entre WMS e ERP?

O WMS é um sistema focado na gestão operacional do armazém, cuidando de processos como recebimento, armazenagem, separação e expedição de mercadorias. Já o ERP é uma plataforma de gestão integrada que centraliza dados de diferentes áreas da empresa, como financeiro, fiscal, compras e vendas.

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