AS-IS: o que é, quando usar e como implementar

Você sabe o que é o AS-IS? É uma ferramenta de gestão que permite mapear os processos atuais de uma organização e propor melhorias. 

Ela tem o objetivo de entender como as atividades são realizadas hoje, quais são os recursos envolvidos, quais são os resultados esperados e os problemas enfrentados. 

Quer saber a definição correta do AS-IS? Para que serve? Como implantá-lo na sua empresa?

Acompanhe o nosso artigo que explicaremos tudo sobre o assunto para você, quando usá-lo e os benefícios da sua implementação.

O que é o mapeamento AS-IS?

Trata-se de uma técnica que é representada por diagrama ou fluxograma que mapeia um processo organizacional, mostrando como eles são realizados atualmente. Ela ajuda as empresas no acompanhamento desses processos para verificar os problemas que possam surgir.

O objetivo é identificar os pontos fortes e fracos dos processos, bem como as oportunidades de melhoria. O mapeamento AS-IS é como um diagnóstico médico, que revela a situação real de um ambiente corporativo.

Para fazer o mapeamento, é preciso que o executor do processo relate como ele deve ser executado. Com isso, é possível fazer um detalhamento das informações e estampas que o processo precisa ser feito.

A partir do mapeamento AS-IS, é possível definir o mapeamento TO-BE, que é a situação futura desejada para os processos, com as mudanças necessárias para otimizá-los.

Explicaremos mais sobre isso no decorrer do artigo.

Questões que o fluxo AS-IS pode te ajudar a responder

Trata-se de uma ferramenta que permite analisar a situação atual de um processo e identificar as oportunidades e ameaças. Com ele, é possível responder a questões como:

• O que é feito em cada etapa do processo?
• Por que esse processo é necessário e quais são seus objetivos?
• Quem é responsável por cada atividade e qual é o seu papel?
• Onde o processo ocorre e quais são os recursos envolvidos?
• Quando o processo começa e termina e qual é o seu tempo de execução?
• Como o processo é realizado e quais são as regras, normas e padrões seguidos?
• Quanto custa o processo e quais são os indicadores de desempenho?

Ao responder a essas questões, você pode obter uma visão clara e detalhada do fluxo AS-IS, o que facilita a identificação de problemas e oportunidades de melhoria. Assim, pode planejar o fluxo TO-BE, que é o estado desejado para o processo e definição das ações necessárias para alcançá-lo.

Além de tudo isso, o mapeamento do processo pode ser utilizado para compras, produção e atendimento ao cliente. 

Por exemplo, o AS-IS pode mostrar como os clientes são recebidos, atendidos e encaminhados pelos funcionários da empresa, quais são as etapas, os documentos e os sistemas envolvidos.

Além disso, pode mostrar qual é o tempo médio de cada atividade e qual é o nível de satisfação dos clientes.

Afinal, segundo pesquisa da Hibou, 50% dos consumidores brasileiros acreditam que para a fidelização, é preciso de um bom atendimento.

Qual a diferença entre um mapeamento AS-IS e TO-BE?

O foco do mapeamento AS-IS é identificar os pontos fracos no processo atual e identificar o que pode ser melhorado. Ele deve ser executado com os direcionamentos do executor e os usuários envolvidos no dia a dia do processo são os que participam desse mapeamento. 

Já o mapeamento TO-BE, serve para apresentar as correções que são indicadas pelo AS-IS e uma definição futura do processo organizacional. 

Ele leva em conta as necessidades dos clientes, as melhores práticas e os objetivos estratégicos. Dessa maneira, ele mostra como alcançar o ponto que se deseja no processo.

A diferença entre um mapeamento AS-IS e TO-BE é que o primeiro mostra o estado atual, enquanto o segundo mostra o estado desejado.

É importante destacar que os dois mapeamentos se complementam e permitem a visualização detalhada do processo, o que auxilia em encontrar melhorias e bons resultados nos processos.

Situações em que vale a pena usar o AS-IS e TO-BE

O mapeamento é um diferencial dentro da empresa que ajuda no controle dos processos, o que facilita enxergar as falhas que estão ocorrendo.

Tanto o AS-IS quanto o TO-BE são ferramentas utilizadas para mapear os processos de uma organização, identificando o estado atual e o estado desejado. Elas são úteis para diagnosticar problemas, propor melhorias e implementar mudanças nos processos organizacionais.

Algumas situações em que vale a pena usá-las são:

• otimização de recursos e redução de custos de um processo;
• aumento da qualidade e da satisfação dos clientes de um processo;
• adaptação de um processo às novas demandas do mercado ou às novas tecnologias disponíveis;
• padronização de um processo e eliminar as inconsistências ou as falhas de comunicação entre as áreas envolvidas;
• alinhamento de um processo aos objetivos estratégicos da organização e aos requisitos legais ou normativos.

Por que fazer o mapeamento de processos na empresa?

Você já sabe que o AS-IS é um tipo de mapeamento de processos, que é uma ferramenta que permite visualizar e analisar os fluxos de trabalho de uma empresa, identificar as atividades, os responsáveis, os recursos e os resultados esperados, certo?

Confira a seguir alguns benefícios de fazê-lo na sua empresa:

• redução de custos e desperdício: com a identificação de oportunidades de melhoria contínua, sugerindo ações de correção, prevenção e inovação nos processos, é possível reduzir os custos;
• padronização de processos e produtividade: os colaboradores terão um conhecimento maior sobre a empresa e sobre todos os processos, além de facilitar o treinamento e a capacitação de cada um deles;
• melhora na tomada de decisão: é possível visualizar a trajetória do processo dentro da empresa, reconhecer o que precisa ser melhorado e otimizar o tempo;
• entregas com maior qualidade: com o mapeamento, é possível manter um padrão de qualidade dos produtos e serviços que são entregues ao cliente;
• satisfação dos clientes: porque alinha os processos aos objetivos estratégicos da empresa, garantindo que eles estejam focados na entrega de valor aos clientes e ao negócio.

O passo a passo para implementação do mapeamento AS-IS

Confira o passo a passo para implantação do mapeamento:

Definição dos usuários-chave

É a escolha das pessoas que atuam efetivamente nas atividades da produção e tem conhecimento sobre o processo. Eles são as pessoas que executam, gerenciam ou se beneficiam deles. 

Além disso, devem ser envolvidos desde o início do projeto, pois são eles que conhecem os seus detalhes e as suas dificuldades. Os usuários-chave também são os responsáveis por validar e implementar as mudanças propostas.

Reunião geral de kick-off

É a reunião com os usuários-chave para deixar claro os benefícios de fazer o mapeamento. Assim, eles podem detalhar como as atividades funcionam e alinhar as expectativas e garantir o comprometimento de todos.

Nessa reunião, devem ser apresentados os objetivos, o escopo, o cronograma e a metodologia do projeto. Também devem ser definidos os papéis e as responsabilidades de cada um, bem como as formas de comunicação e o seu acompanhamento.

Coleta de dados e informações

É a coleta de todos os dados que são úteis para o mapeamento do processo, como relatórios e planilhas. Eles podem ser obtidos por meio de documentos, sistemas, relatórios, indicadores ou outras fontes. 

Além disso, devem ser organizados e analisados para entender o fluxo, as entradas, as saídas, os recursos e os resultados dos processos.

Entrevistas

É a identificação dos processos e o levantamento de dados dentro da empresa ou local de interesse, por meio da descrição das regras de negócio e da explicação do caminho do processo.

As entrevistas complementam os dados coletados e devem ser estruturadas com perguntas abertas e focadas nos processos. Além disso, devem ser conduzidas de forma imparcial e respeitosa, buscando entender a visão e a experiência de cada um. 

Avaliação de possíveis melhorias

Após fazer todas as etapas anteriores, agora começa o mapeamento TO-BE para definir as melhorias para os problemas encontrados no mapeamento AS-IS.

Assim, é possível fazer o processo novamente com foco no futuro e utilizar ferramentas de automação de processos. Com isso, é possível organizar o fluxo de trabalho, estruturar as tarefas e remover as atividades manuais.

Essa avaliação deve considerar aspectos como eficiência, eficácia, qualidade, satisfação, custo, tempo, risco e conformidade. 

Além disso, as melhorias devem ser priorizadas de acordo com o seu impacto e viabilidade. Elas devem ser descritas em termos de benefícios esperados, requisitos necessários e responsáveis pela execução.

Validação

É importante validar o processo depois que ele estiver desenhado para verificar se realmente é funcional. Ela deve ser feita por meio de reuniões ou workshops, onde as melhorias devem ser apresentadas e discutidas com os envolvidos. 

O objetivo é obter o feedback e o consenso dos usuários-chave sobre as melhorias, bem como definir um plano de ação para a sua implantação.

Implantação e monitoramento dos novos processos

Após tudo estar validado e esquematizado, é hora de fazer a implantação e o monitoramento do processo. Ao mesmo tempo, é preciso buscar formas de reduzir os impactos que podem causar.

Ela deve seguir o plano de ação definido na validação, respeitando os prazos, os recursos e as responsabilidades estabelecidas. 

Além disso, o monitoramento deve acompanhar o desempenho e os resultados dos novos processos, bem como verificar se eles estão atendendo aos objetivos esperados. Caso contrário, devem ser feitos ajustes ou correções necessárias.

Reunião final

É a retomada de todos os passos anteriores que devem ser revisados para assegurar a qualidade e eficiência do processo.

Nela, devem ser apresentados os resultados do projeto, destacando as principais melhorias realizadas nos processos. 

Também devem ser reconhecidos os esforços e as contribuições de cada um para o sucesso do mesmo.

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Além disso, é possível controlar todos os processos de assinatura com um dashboard intuitivo, tanto para os destinatários quanto para os remetentes.

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Conclusão

Neste artigo, você entendeu o que é AS-IS e que ela é uma ferramenta importante para quem quer melhorar a performance da sua organização.

Além disso, compreendeu que ela permite conhecer a realidade atual dos processos e planejar as mudanças necessárias para alcançar os resultados desejados.

Para complementar e facilitar o monitoramento de processos, utilize o TOTVS Assinatura Eletrônica e tenha mais facilidade na gestão de assinaturas dos seus documentos.

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