Assinatura digital substitui reconhecimento de firma? Entenda!

Equipe TOTVS | 20 maio, 2022

“A assinatura digital substitui reconhecimento de firma?” 

Essa pergunta é bastante comum no ambiente empresarial, e para respondê-la é preciso dar um passo atrás e entender o que é essa modalidade de validação.

Assinatura digital é um recurso utilizado para fazer a autenticação eletrônica e criptografada de um documento. 

Por meio dela, uma pessoa física ou jurídica pode comprovar a sua identidade na internet.

Mas a assinatura digital vale como reconhecimento de firma? Assinatura com certificado digital tem validade jurídica? Pode autenticar documento com assinatura digital?

Explicamos neste artigo o que é reconhecer firma com assinatura e seus tipos, os casos de obrigatoriedade deste reconhecimento e como ele já é substituído pela assinatura digital.

Vem com a gente!

Afinal, o que é reconhecimento de firma?

O reconhecimento de firma é o ato pelo qual o tabelião confirma que a assinatura constante em certo documento corresponde àquela da pessoa que o assinou.

Em palavras mais simples, o que é reconhecer firma com assinatura? 

De acordo com a Associação dos Notários e Registradores do Brasil (ANOREG), “é uma declaração pela qual o tabelião confirma a autenticidade ou semelhança da assinatura de determinada pessoa em um documento”. 

E será que a assinatura digital substitui reconhecimento de firma? 

Para entender o que é reconhecer firma com assinatura e como a prática se relaciona atualmente com a identificação digital, precisamos saber mais sobre sua história.

Um pouco da história sobre o reconhecimento de firma

O sistema registral brasileiro remonta à chegada dos portugueses ao país, com a política de entrega de sesmarias a donatários para povoar as terras recém-descobertas. 

Pode parecer surpreendente, mas o registro imobiliário apareceu ainda no início do século 16 com o Registro Paroquial, que deu origem a outras formas de registros.

Já no século 19, tivemos a edição do Decreto nº 79/1892, que trouxe requisitos de validade para o chamado escrito particular. 

Foi quando apareceu o registro nas notas do tabelião e o reconhecimento de firma.

Passada essa parte histórica, para entender o que é reconhecer firma com assinatura nos dias atuais, vale mencionar outras normas mais recentes que tratam do tema, como:

  • Lei nº 11.419/2006: criação do Processo Judicial Eletrônico (PJe), que passou a permitir o uso de assinatura digital nos processos. 
  • Instrução Normativa RFB nº 1.149/2011: uso obrigatório de certificado digital para a transmissão da DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica) à Receita Federal. 
  • Portaria RFB nº 2.860/2017: eliminação da exigência de reconhecimento de firma para qualquer cidadão em relação à Receita Federal.
  • Lei nº 13.726/2018: eliminação da exigência de reconhecimento de firma em qualquer órgão público. 

Entendeu de onde vem a necessidade de confirmar a autenticidade ou semelhança da assinatura de uma pessoa em um documento? 

Agora é hora de conhecer quando o reconhecimento de firma é obrigatório ou recomendado.

O reconhecimento de firma é obrigatório em todos os documentos?

Não. O reconhecimento de firma é obrigatório apenas em situações específicas.

Não há uma relação exata de quais documentos demandam essa prática, devendo o interessado ficar atento à exigência em cada situação específica.

É o caso de registro de compra e venda, permuta, doação ou outros negócios envolvendo imóveis sem obrigatoriedade de escritura (art. 221, II da Lei 6.015/73).

“Então quer dizer que há dispensa de reconhecimento de firma em contratos?” Sim, desde que não haja obrigatoriedade exigida em lei.

Vale pontuar que, conforme o artigo 3º da Lei nº 13.726/2018, é dispensada a exigência de reconhecimento de firma “na relação dos órgãos e entidades dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios com o cidadão”.

Nestes casos, o agente administrativo deve confrontar a assinatura com aquela constante no RG do signatário. Se o signatário estiver presente, basta assinar o documento diante do agente.

Situações em que o reconhecimento de firma é recomendado

Antes de saber se a assinatura digital substitui reconhecimento de firma, você aprendeu os casos de obrigatoriedade, que são mínimos.

No entanto, o reconhecimento de firma é recomendado em algumas situações para afastar possível discussão judicial. 

É o caso de contratos imobiliários que envolvem transmissão de propriedade, posse ou direitos sobre bens imóveis, mesmo se o reconhecimento não for obrigatório. 

Também se recomenda reconhecer firma em outras negociações que demandem maior segurança jurídica, como:

  • Autorização de viagem de menores;
  • Alienação de veículos automotores;
  • Aval ou fiança com renúncia ao benefício de ordem;
  • Alienação ou disposição de direitos pessoais e reais;
  • Disposição de bens ou direitos de conteúdo econômico relevante;
  • Documentos firmados por pessoa relativamente incapaz ou portadora de deficiência visual;
  • Procurações para postular em juízo com cláusula de outorga de poderes de receber e dar quitação.

E então: assinatura digital substitui reconhecimento de firma? Estamos quase lá, mas antes saiba quais são os tipos deste reconhecimento.

Quais são os tipos de reconhecimento de firma que existem?

O reconhecimento de firma pode se dar por autenticidade ou por semelhança. O que determina a modalidade é uma eventual exigência do destinatário do documento ou da lei.

Por autenticidade

No reconhecimento de firma por autenticidade, o usuário comprova pessoalmente ser o signatário do documento apresentado.

A assinatura deve ocorrer diante do tabelião, e o signatário deverá assinar também um termo em livro próprio do cartório. 

Por semelhança

O reconhecimento de assinatura por semelhança ocorre quando o tabelionato compara a assinatura do documento com aquela depositada em seu banco de dados. 

Não há necessidade de o signatário comparecer pessoalmente ao cartório.

Após entender o que é reconhecer firma de assinatura e os tipos de reconhecimento, o que substitui reconhecimento de firma?

Será que a assinatura digital pode ser utilizada para dispensa de reconhecimento de firma em contratos e em outros documentos?

Assinatura digital substitui reconhecimento de firma?

A assinatura digital substitui reconhecimento de firma nas transações nacionais, exceto se houver exigência legal, como é o caso da compra e venda de imóveis. 

Como apontamos, a legislação brasileira possui muitas normas que permitem essa substituição, entendimento seguido amplamente pelos tribunais.

Por isso, a assinatura digital vale como reconhecimento de firma em documentos de locação, aditamentos, prontuários e atestados médicos, contratos de prestação de serviços e muito mais.

E a assinatura com certificado digital tem validade jurídica?

A assinatura digital tem validade jurídica? Entenda o que diz a lei

Antes de saber se assinatura digital tem validade jurídica, você pode estar se perguntando se esse tipo de identificação é igual à assinatura eletrônica.

Esses recursos são diferentes. De forma simples, a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica.

A assinatura eletrônica envolve todos os métodos online de assinatura, como tokens, códigos de segurança, reconhecimento facial e outros.

Um desses métodos é a assinatura digital, baseada em um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora credenciada.

Feita essa distinção, assinatura com certificado digital tem validade jurídica?

Sim. As leis brasileiras amparam a validade de ambos os tipos de assinatura. 

A MP 2.200-2/2001 foi a norma que regulamentou a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos.

Além dela, temos a Lei da Assinatura Digital. Essa lei (Lei nº 14.063/2020) define o que é assinatura eletrônica (art. 3º) e seus diferentes tipos (art. 4º) e traz outras regras para seu uso.

Portanto, assinatura digital tem validade jurídica reconhecida em lei.

Conheça os benefícios da assinatura digital

Você acabou de ver que assinatura digital substitui reconhecimento de firma e tem validade jurídica. 

O compartilhamento de documentos e informações por meios online ocorre a todo o momento, e a assinatura digital aparece para autenticar e validar essa troca. 

Confira algumas de suas vantagens a seguir.

Economia de custos e de tempo

A era de se deslocar para assinar um documento acabou, o que trouxe grande economia de tempo para as partes signatárias. 

Mesmo em caso de transações complexas, já vimos que a assinatura digital substitui reconhecimento de firma. 

Portanto, se não houver exigência legal, será preciso apenas alguns minutos para assinar um documento digitalmente.

Além da economia de tempo de deslocamento, há também redução de custos. 

Não é preciso pagar um motoboy para levar e trazer seu contrato, gastar com impressão ou com taxas de serviços dos cartórios. 

Afinal, a assinatura digital vale como reconhecimento de firma. 

Segurança

As assinaturas digitais são feitas a partir do uso do certificado digital, que conta com criptografia de chave assimétrica. Essa é uma medida de alto padrão de segurança.

Portanto, ao utilizar o recurso, você se previne de fraude, alteração e acesso indevido.

Aliás, você já sabe que a assinatura com certificado digital tem validade jurídica. Mas sabia que ela conta com auditorias especializadas que analisam eventuais mudanças no histórico da documentação?

Mais uma forma de garantir a segurança!

Mais comodidade

Outro traço marcante desse recurso que se configura como benefício é a comodidade. 

De qualquer lugar e a qualquer hora, utilizando um sistema de gestão de assinaturas, você pode usar essa modalidade de validação de forma remota. 

Gestão de documentos simplificada

Você sempre sonhou em realizar uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED) eficiente? Pois isso é possível com o uso de assinatura digital. 

A partir do momento em que a empresa utiliza apenas documentos eletrônicos, é mais fácil lidar com todo o seu ciclo de vida.

A burocracia é menor e a colaboração entre profissionais é maior, permitindo ao gestor garantir um bom desempenho das equipes.

E se não for obrigatório reconhecer firma no documento, não se esqueça de que a assinatura digital substitui reconhecimento de firma.

Menos burocracia

Você se lembra de que a dispensa de reconhecimento de firma em contratos e outros documentos já é algo válido no Brasil? 

São poucos os casos de obrigatoriedade, certo? De toda forma, é preciso garantir a segurança jurídica da transação, o que é possível com a assinatura eletrônica.

O recurso simplifica bastante o processo de validação do contrato e dos documentos pelas partes interessadas.

O gestor pode acabar com o “vai e vem” do documento ao assiná-lo eletronicamente por meio de uma plataforma ou aplicativo de assinatura.

“Ok, há dispensa de reconhecimento de firma em contratos. Mas e em outros documentos?”

Quais documentos aceitam assinatura eletrônica?

Inúmeros documentos aceitam assinatura eletrônica, tais como contratos entre empresas, com prestadores de serviços, de locação de imóveis e outros.

No dia a dia empresarial, como a assinatura com certificado digital substitui reconhecimento de firma, você não terá problemas.

E quais documentos aceitam assinatura digital? A resposta é a mesma: se a assinatura eletrônica é aceita, a digital também será.

Como fazer uma assinatura eletrônica?

Até o momento, falamos que a assinatura digital substitui reconhecimento de firma e apresenta diversos benefícios para o gestor empresarial.

E como reconhecer documentos com assinatura digital? Como fazer uma assinatura eletrônica? 

Basta escolher uma plataforma de assinatura eletrônica oferecida por um fornecedor de confiança, como a TOTVS. 

Nela, você pode utilizar seu certificado digital sem problemas. Não é preciso fazer o reconhecimento de assinatura digital em cartório, por exemplo.

Além de segurança e validade jurídica na assinatura, essas plataformas apresentam recursos adicionais para a gestão de documentos da sua empresa e podem ter integração a outras tecnologias.

Que tal conhecer um pouco mais sobre a TOTVS Assinatura Eletrônica?

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma centralizada de gestão de assinaturas eletrônicas da maior empresa de tecnologia do Brasil.

Como você já viu, a assinatura digital substitui reconhecimento de firma, então você pode utilizar nossa solução para agilizar suas negociações!

O gestor terá à disposição o app Minha Assinatura Eletrônica e um alto padrão de criptografia para garantir a segurança.

E, claro, a solução da TOTVS é compatível com os modelos de certificado A1 e A3. 

Você não precisará, portanto, fazer reconhecimento de assinatura digital em cartório, basta usar seu certificado digital!

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Conclusão

Neste texto, você aprendeu que a assinatura digital substitui reconhecimento de firma, cujo objetivo é apenas confirmar a autenticidade ou semelhança da assinatura de determinada pessoa em um documento.

De fato, a assinatura digital tem validade jurídica, cumpre esse propósito e ainda traz diversos benefícios na rotina corporativa. 

Para tanto, é preciso contar com uma plataforma de gestão de assinaturas eletrônicas de boa reputação, como a TOTVS Assinatura Eletrônica!

A proposta da solução da maior empresa de tecnologia do país é uma só: facilitar a gestão empresarial em todos os aspectos!

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