Autenticação de documentos: o que é e como fazer

Mesmo em tempos de transformação digital, a autenticação de documentos é um procedimento ainda necessário em algumas situações da atividade empresarial.

Um bom exemplo são os processos de compra e venda de imóvel, em que a prática confere segurança jurídica à relação.

Diante da importância do ato, os gestores empresariais precisam compreender o que é autenticar documento, quando isso deve ser feito e o que é necessário para a prática.

Neste artigo, respondemos a todas essas questões e abordamos as normas mais recentes sobre o tema.

Vamos lá?

O que é autenticação de documentos?

Autenticação de documentos é o procedimento pelo qual se tira uma cópia de um documento original e a atesta como de igual teor, dando à reprodução o mesmo valor legal da documentação primária. 

Em outras palavras, o tabelião verifica a igualdade entre a cópia e o documento original, validando a autenticidade e a veracidade da reprodução.

Agora que você sabe o conceito, já parou para se perguntar sobre sua importância?

Há alguns anos, não havia processos de digitalização de documentos como na atualidade. Andar com os documentos originais era perigoso devido às possibilidades de perda, danos, roubo ou furto.

Por isso, passaram a autenticar suas cópias para evitar o trânsito dos originais, mantendo assim sua segurança.

Como pontuamos, esse procedimento tem muita importância e fez surgir recentemente a lei de autenticação de documentos.

O que diz a lei de autenticação de documentos?

A Lei nº 13.726, também chamada de lei de autenticação de documentos ou lei da desburocratização, está em vigor desde 2018.

Seu objetivo foi flexibilizar o processo de criação de cópias autenticadas e reconhecimento de firma junto aos órgãos e entidades da Administração Pública.

Na prática, a lei passa a dispensar esse procedimento nas relações com os órgãos públicos, desde que o interessado apresente os documentos originais na hora da conferência.

O artigo 3º, inciso II, é claro: 

“Na relação dos órgãos e entidades dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios com o cidadão, é dispensada a exigência de autenticação de cópia de documento, cabendo ao agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, atestar a autenticidade”.

Então quer dizer que existem documentos isentos de autenticação?

Documentos isentos de autenticação

Como acabamos de mencionar, a lei confere ao servidor público a possibilidade de autenticar cópia de documento no próprio órgão público. 

Ou seja, você não precisa ir a um cartório para realizar esse procedimento. Por isso, falamos da não necessidade de autenticar documentos. 

Basta levar o original e a cópia para que o servidor comprove sua veracidade. É semelhante a um documento isento de autenticação, certo?

Adiante, veremos os documentos que não podem ser autenticados, mas antes conheceremos os tipos de autenticação.

Quais são os tipos de autenticação de documentos?

Os dois principais tipos de autenticação de documentos atualmente são:

• Autenticação física (no cartório): o agente notarial compara visualmente a assinatura arquivada com o documento assinado a ser validado;
• Autenticação digital: é feita de onde o interessado estiver, com o uso de um mecanismo de autenticação digital que garante a correta identificação dos autores de um documento eletrônico. Ela pode se dar via senha, e-mail, token, biometria, certificado digital e outros mecanismos.

Perceba que só há uma mudança no meio de comprovação, pois em ambos os tipos de autenticação ocorre a identificação dos autores de forma inequívoca.

Com eles, é possível autenticar documentos pessoais e contratuais, bem como assinaturas (reconhecimento de firmas).

Quando a autenticação de documentos é recomendada?

Autenticar documentos já não é mais uma prática necessária nos trâmites com os órgãos públicos. Porém, há situações em que ela é recomendada, veja:

• Constituição de empresa;
• Compra e venda de imóveis;
• Abertura de contas bancárias;
• Matrícula em instituições públicas ou efetivação em cargos públicos.

Nessas situações, o procedimento traz maior segurança jurídica. 

Há casos, inclusive, em que ele é imprescindível por lei, como no registro de negócios envolvendo imóveis sem obrigatoriedade de escritura.

Quais documentos precisam ser autenticados?

Mesmo com o advento da Lei nº 13.726/2018, que dispensa o reconhecimento de firma ou a autenticação para órgãos públicos, há casos em que é preciso constatar a veracidade de um documento. E quais são eles? Veja:

• Balanços;
• Diplomas; 
• Contratos sociais;
• Certidões negativas;
• Históricos escolares;
• Certidões de casamento;
• Certificado de conclusão; 
• Certidões de nascimento;
• Documento de identidade.

Quais documentos não podem ser autenticados?

Existem casos em que não é possível realizar a autenticação, pois há impossibilidade de confrontar o documento original com a cópia ou de atestar a sua legalidade. 

Portanto, você não conseguirá autenticar documentos:

• Com ofensas a terceiros ou à lei;
• Rasurados ou adulterados (raspados ou lavados);
• Com registro feito em papel térmico (folha de fax) ou a lápis;
• Injustificáveis, papéis em branco ou com espaços sem descrição;
• Emitidos pela internet sem carimbo ou assinatura do órgão responsável;
• Jurídicos assinados por pessoas sem poderes ou não autorizadas em contrato social;
• Em língua estrangeira, salvo se acompanhado por tradução realizada por tradutor público.

Neste mesmo sentido, também será impossível fazer o procedimento em relação a uma cópia já autenticada.

Quem pode autenticar documentos?

O responsável por autenticar documentos deve ter fé pública, como é o caso do tabelião ou do escrevente do cartório, ou ainda do funcionário público, como vimos na lei de 2018.

A fé pública é o que resguarda o valor legal do documento, não podendo ser questionado.

Você viu o que é autenticação de documentos, a lei aplicável ao tema e os tipos possíveis para autenticá-los.

Chegou a hora de aprender como fazer autenticação de documentos!

Como autenticar um documento? Veja o que é necessário

Para saber como fazer autenticação de documentos, devemos considerar que o procedimento pode ser feito em cartório ou digitalmente.

E vale lembrar que ele pode ser solicitado por pessoas físicas ou jurídicas. 

Confira!

Autenticar documento em cartório

No cartório, você deve:

1. Levar o original junto com sua cópia;
2. Aguardar a conferência pelo escrevente. Se estiver tudo correto, ele dará sua assinatura e o carimbo, momento em que a cópia passa a ter a mesma validade e legalidade que o original;
3. Pagar o valor de autenticação, o que pode envolver também o valor do reconhecimento de firma, caso ainda não exista.

Autenticar documento digitalmente 

A autenticação digital se dá por meio da Central Notarial de Autenticação Digital (Cenad), disponível no e-Notariado:

1. Solicite a autenticação digital (emissão gratuita do certificado digital) ao tabelionato de notas de sua preferência, bastando apresentar comprovante de residência e identidade;
2. Envie o documento por e-mail (se for digital) ou leve-o impresso ao cartório para que seja feita a digitalização e a autenticação; 
3. Aguarde a autenticação notarial, que gera um registro na plataforma com dados que conferem validade ao documento (responsável pela assinatura, hora, data e código de verificação);
4. Receba por e-mail, WhatsApp ou outro meio eletrônico o arquivo PDF assinado digitalmente pelo cartório. 

Entendeu como fazer autenticação digital de documentos? Basta emitir seu certificado digital notarizado, caso ainda não tenha um, e solicitar os atos notariais eletrônicos.

7 dúvidas sobre a autenticação de documentos esclarecidas

A autenticação de documentos online é uma forma recente de realizar esse procedimento. Mas, mesmo antes dessa possibilidade aparecer, há muitas dúvidas relacionadas à prática.

Posso autenticar para outra pessoa? Quanto custa uma autenticação no cartório? 

Vamos responder a todas elas!

1. Quanto custa autenticar um documento no cartório?

O valor da autenticação varia de acordo com a região do Brasil e com o tipo de serviço que será executado. Para saber o valor exato no seu Estado, confira com os cartórios locais.

Mas, em média, uma autenticação no estado de São Paulo varia entre R$ 6,00 a R$ 15,00. 

2. Posso autenticar documentos de outra pessoa?

Você pode autenticar documentos de outra pessoa se ela tiver firma aberta no cartório em que será feita a autenticação. 

Caso contrário, somente a própria pessoa poderá autenticar o documento. Isso porque será preciso fazer o cadastro ou a abertura de firma, o que depende da coleta de informações pessoais. 

3. Qual a validade de um documento autenticado em cartório?

A cópia autenticada vale pelo mesmo prazo do original, desde que ele permaneça inalterado.

Se houver mudanças no contrato social da empresa, por exemplo, é preciso fazer outra autenticação.

4. Onde fazer a autenticação de documentos?

O cartório para autenticação é o Cartório de Registros de Notas e Ofícios, cujo responsável é o tabelião designado. 

5. É possível fazer autenticação de documentos gratuita?

Existem atos em cartório que podem ser realizados gratuitamente, desde que os interessados manifestem sua condição de insuficiência financeira.

No caso de empresas, não se esqueça de que, com a lei da assinatura digital, é possível substituir reconhecimento de firma, o que evita gastos com taxas de serviços dos cartórios. 

6. É possível fazer a autenticação digital de documentos?

Sim. A autenticação eletrônica é permitida por meio do e-Notariado, como explicamos anteriormente. 

Ela só é possível devido à implementação da assinatura eletrônica no Brasil, o que aconteceu em 2001. 

Atualmente, cidadãos e empresas podem autenticar documentos com o uso de um certificado digital.

Retomando o passo a passo de como fazer autenticação digital, temos:

1. Adquira um certificado digital, caso não tenha;
2. Envie o documento por e-mail ou leve-o impresso ao cartório; 
3. Aguarde a autenticação notarial e seu registro na plataforma;
4. Receba o arquivo PDF assinado digitalmente pelo cartório. 

7. Posso substituir a autenticação pela assinatura eletrônica?

Depende. O uso da assinatura eletrônica permite a comprovação da autoria e a preservação da integridade dos documentos sem precisar ir ao cartório. 

Se você quer agilidade para as rotinas empresariais, pode trocar o método tradicional de autenticação pela assinatura digital, um tipo de assinatura eletrônica que utiliza certificado digital.

Mas há uma condição: ela poderá ser utilizada sempre que a lei não estabelecer a obrigatoriedade de autenticar determinado documento de forma padrão. Isso ocorre na compra e venda de imóveis, que demanda escritura pública, por exemplo. 

Afinal, o recurso possui validade jurídica conforme estabelecido pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Lei da Assinatura Digital. Inclusive, ele substitui o reconhecimento de firma.

Confira algumas vantagens que a assinatura eletrônica traz ao empresário:

• Segurança, pois dificulta a ocorrência de crimes de estelionato e falsificação de documentos;
• Produtividade empresarial, pois há mais agilidade no fechamento dos negócios e na rotina dos profissionais;
• Facilita a gestão de documentos devido à maior agilidade na hora de armazenar e encontrar os arquivos, pois estão em ambiente digital;
• Redução de custos, pois não há custos com motoboy, despesas com armazenamento de documentos, nem espera para coletar assinaturas de pessoas que estão em locais diferentes.

Como a autenticação pode ser feita no ambiente digital, é importante que o gestor adote uma plataforma de assinatura eletrônica para garantir essas vantagens.

A TOTVS, maior empresa de tecnologia do Brasil, desenvolveu uma tecnologia específica para esse tipo de assinatura. 

É o TOTVS Assinatura Eletrônica.

TOTVS Assinatura Eletrônica

O sistema de assinatura eletrônica da TOTVS é uma plataforma centralizada de gestão desse tipo de assinatura, que confere segurança e validade jurídica aos documentos.

Você pode utilizar seu certificado digital para validar diversos atos empresariais e centralizar todos os arquivos em um só lugar, aprimorando a gestão eletrônica de documentos.

Com o app Minha Assinatura Eletrônica, disponível aos usuários do TOTVS Assinatura Eletrônica, você garante ainda mais agilidade.

Se você precisa somente substituir o reconhecimento de firma em um contrato, por exemplo, basta usar a assinatura digital na plataforma e agilizar suas negociações!

A solução é compatível com os modelos de certificado A1 e A3. 

Conheça tudo sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

A autenticação de documentos serve para validar uma cópia de um documento e conferir a ela o mesmo valor do original. 

Atualmente, é possível autenticá-los de forma online ou no cartório. No entanto, com o uso de certificados digitais para a autenticação virtual, o empresário consegue usufruir de uma série de vantagens, como a redução de custos.

Essa é a proposta da TOTVS ao desenvolver a ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica! 

Nós desenvolvemos sistemas para promover a produtividade e a eficiência de empresas de mais de 12 segmentos de negócio, com soluções adequadas a qualquer porte.

Que tal aprender a assinar documento com certificado digital?

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