Autenticação de documentos: o que é e como fazer

Equipe TOTVS | 01 agosto, 2022

Em tempos de transformação digital nas empresas, ainda estamos falando de autenticação de documentos?

Sim! Esse procedimento ainda é necessário em algumas situações da atividade empresarial, como nos processos de compra e venda de imóvel. Em outras, você pode se deparar com um documento isento de autenticação. 

O importante é ter em mente que os tipos de autenticação de documentos conferem segurança jurídica à relação.

Diante da importância, o que é necessário para autenticar um documento? Quanto custa uma autenticação de documento no cartório?

Falamos sobre o que é autenticação de documentos, abordando as normas mais recentes sobre o tema  e outras questões pertinentes.

Vamos lá?

O que é autenticação de documentos?

Autenticação de documentos é o procedimento pelo qual se tira uma cópia de um documento original e a atesta como de igual teor, dando à reprodução o mesmo valor legal da documentação primária. 

Em outras palavras, o tabelião verifica a igualdade entre a cópia e o documento original, validando a autenticidade e a veracidade da reprodução.

Agora que você sabe o conceito da autenticação, já parou para se perguntar sobre sua importância?

Há alguns anos, não havia processos de digitalização de documentos como na atualidade. Andar com os documentos originais era perigoso devido às possibilidades de perda, danos, roubo ou furto.

Por isso, passaram a autenticar cópia de documento para evitar o trânsito dos originais, mantendo assim sua segurança.

Como pontuamos, esse procedimento tem muita importância e fez surgir recentemente a lei de autenticação de documentos.

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O que diz a lei de autenticação de documentos?

A Lei nº 13.726, também chamada de lei de autenticação de documentos ou lei da desburocratização, está em vigor desde 2018.

Seu objetivo foi flexibilizar o processo de criação de cópias autenticadas e reconhecimento de firma junto aos órgãos e entidades da Administração Pública.

Na prática, a lei passa a dispensar esse procedimento nas relações com os órgãos públicos, desde que o interessado apresente os documentos originais na hora da conferência.

Ou seja, se você deseja adotar documentos da sua empresa na junta comercial, basta levar os originais, sem precisar autenticar cópia de documento.

O artigo 3º, inciso II, é claro: 

Na relação dos órgãos e entidades dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios com o cidadão, é dispensada a exigência de autenticação de cópia de documento, cabendo ao agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, atestar a autenticidade”.

Então quer dizer que existem documentos isentos de autenticação?

Documentos isentos de autenticação

Como acabamos de mencionar, a lei de autenticação dá ao servidor público a possibilidade de autenticar cópia de documento no próprio órgão público. 

Ou seja, você não precisa ir a um cartório para realizar esse procedimento. Por isso, falamos da não necessidade de autenticação de documentos.

Basta levar o documento original e a cópia para que o servidor comprove sua veracidade. É semelhante a um documento isento de autenticação, certo?

Adiante, veremos os documentos que não podem ser autenticados, mas antes conheceremos os tipos de autenticação.

Quais são os tipos de autenticação de documentos?

Os dois principais tipos de autenticação de documentos atualmente são:

  • Autenticação feita no cartório: o agente notarial compara visualmente a assinatura arquivada com o documento assinado a ser validado. 
  • Autenticação digital de documentos: a autenticação é feita de onde o interessado estiver, com o uso de um mecanismo de autenticação digital.

Perceba que só há uma mudança no meio de comprovação.

Na autenticação eletrônica de documentos, a ideia é a mesma: identificar corretamente os autores de um documento enviado eletronicamente.

Sobre esses dois tipos de autenticação, é importante destacar que é possível autenticar cópias de documentos pessoais e contratuais, bem como assinaturas (reconhecimento de firmas).

E quando precisamos autenticar um documento?

Em quais situações a autenticação de documentos é recomendada?

Como vimos, a autenticação de documentos não é mais necessária nos trâmites com os órgãos públicos. Porém, há situações em que ela é recomendada, veja:

  • Constituição de empresa;
  • Compra e venda de imóveis;
  • Abertura de contas bancárias;
  • Matrícula em instituições públicas ou efetivação em cargos públicos.

Nestas situações, a autenticação traz maior segurança jurídica. 

Há casos, inclusive, em que esse procedimento é imprescindível por lei, como no registro de negócios envolvendo imóveis sem obrigatoriedade de escritura.

E quem pode autenticar documentos?

Quem pode autenticar documentos?

O responsável por autenticar documentos deve ter fé pública, como é o caso do tabelião ou do escrevente do cartório, ou ainda do funcionário público, como vimos na lei de 2018.

A fé pública é o que resguarda o valor legal do documento, não podendo ser questionado.

Você viu o que é autenticação de documentos, a lei aplicável ao tema e os tipos possíveis para autenticá-los.

Chegou a hora de aprender como fazer autenticação de documentos!

Como fazer autenticação de documentos? Veja o que é necessário

Acabamos de conhecer as duas formas para autenticar documentos: no cartório ou online.

Em cada um dos casos, é preciso saber como fazer autenticação de documentos.

No cartório, você deve:

  1. Levar o documento original junto com sua cópia;
  2. Aguardar a conferência pelo escrevente. Se estiver tudo correto, ele dará sua assinatura e o carimbo, momento em que a cópia passa a ter a mesma validade e legalidade que o original. 
  3. Pagar o valor de autenticação de documentos, o que pode envolver também o valor do reconhecimento de firma, caso ainda não exista.

E como fazer autenticação digital de documentos? Ela se dá por meio da Central Notarial de Autenticação Digital (Cenad), disponível no e-Notariado:

  1. Solicite a autenticação digital ao tabelionato de notas de sua preferência, bastando apresentar comprovante de residência e identidade;
  2. Envie o documento por e-mail (documento digital) ou leve-o impresso ao cartório para que seja feita a digitalização e a autenticação; 
  3. Aguarde a autenticação notarial, que gera um registro na plataforma com dados que conferem validade ao documento (responsável pela assinatura, hora, data e código de verificação);
  4. Receba por e-mail, WhatsApp ou outro meio eletrônico o arquivo PDF assinado digitalmente pelo cartório. 

Entendeu como fazer autenticação digital de documentos? Basta emitir seu certificado digital notarizado, caso ainda não tenha um, e solicitar os atos notariais eletrônicos.

Mas fique atento aos custos, ok?

Autenticação de documentos: dúvidas frequentes

A autenticação de documentos online é uma forma recente de realizar esse procedimento. Mas, mesmo antes dessa possibilidade aparecer, há muitas dúvidas relacionadas à prática.

Posso autenticar documentos de outra pessoa? Quanto custa uma autenticação de documento no cartório? 

Vamos responder a todas elas!

Quanto custa uma autenticação de documento no cartório?

O valor de autenticação de documentos varia de acordo com a região no Brasil e com o tipo de serviço que será executado. 

Em média, o preço para autenticar documentos no estado de São Paulo, por exemplo, varia entre R $6,00 a R $15,00. 

Para saber exatamente quanto custa uma autenticação de documento no cartório, confira diretamente no local.

Posso autenticar documentos de outra pessoa?

Você pode autenticar documentos de outra pessoa se ela tiver firma aberta no cartório em que será feita a autenticação. 

Caso contrário, somente a própria pessoa poderá autenticar o documento. Isso porque será preciso fazer o cadastro ou a abertura de firma, o que depende da coleta de informações pessoais. 

Qual o prazo de validade de um documento autenticado em cartório?

A autenticação de documentos tem prazo de validade? Não. A cópia autenticada de um documento vale indeterminadamente, desde que ele permaneça inalterado.

Portanto, ao se perguntar qual a validade de um documento autenticado em cartório, pense primeiramente se ele sofreu alguma alteração.

Se houver mudanças no contrato social da empresa, por exemplo, é preciso fazer outra autenticação.

Onde autenticar xerox de documentos?

Para autenticar xerox de documentos, você deve se dirigir aos cartórios de registros de notas e ofícios.

Em qual cartório autenticar documentos?

O cartório para autenticação de documentos é o Cartório de Registros de Notas e Ofícios, cujo responsável é o tabelião designado. 

Que tipo de documento não pode ser autenticado?

Vimos que não é preciso autenticar documentos nas relações com os órgãos públicos. Mas você sabia que existem aqueles que não podem ser autenticados? São eles:

  • Outra cópia autenticada;
  • Documentos com ofensas a terceiros ou a leis;
  • Documentos rasurados ou adulterados (lavados ou raspados);
  • Registro feito a lápis ou em papéis térmico (folha de fax, por exemplo);
  • Documentos emitidos pela internet sem assinatura ou carimbo do órgão responsável;
  • Documentos em língua estrangeira, salvo se acompanhados por traduções feitas por um tradutor público;
  • Documentos de pessoas jurídicas assinados por pessoas sem poderes, que não estão especificadas em contrato social;
  • Documentos injustificáveis, papéis em branco ou com espaços sem descrição, pois é impossível comprovar sua legalidade. 

É possível fazer autenticação de documentos gratuita?

Existem atos em cartório que podem ser realizados gratuitamente, desde que os interessados manifestem sua condição de insuficiência financeira.

No caso de empresas, não se esqueça de que, com a lei da assinatura digital, é possível substituir reconhecimento de firma, o que evita gastos com taxas de serviços dos cartórios. 

É possível fazer a autenticação digital de documentos?

Sim. A autenticação eletrônica de documentos é permitida por meio do e-Notariado, como explicamos anteriormente. 

Ela só é possível devido à implementação da assinatura eletrônica no Brasil, o que aconteceu em 2001. 

Atualmente, cidadãos e empresas podem fazer a autenticação digital de documentos com o uso de um certificado digital.

Retomando o passo a passo de como fazer autenticação digital de documentos, temos:

  1. Adquira um certificado digital, caso não tenha;
  2. Envie o documento por e-mail ou leve-o impresso ao cartório; 
  3. Aguarde a autenticação notarial e seu registro na plataforma;
  4. Receba o arquivo PDF assinado digitalmente pelo cartório. 

Quais são as vantagens da assinatura eletrônica?

O uso da assinatura eletrônica permite a comprovação da autoria e a preservação da integridade dos documentos sem precisar ir ao cartório. 

Por isso, traz inúmeras vantagens ao empresário, tais como:

  • Segurança, pois dificultam a ocorrência de crimes de estelionato e falsificação de documentos;
  • Produtividade empresarial, pois há mais agilidade no fechamento dos negócios e na rotina dos profissionais;
  • Facilita a gestão de documentos devido à maior agilidade na hora de armazenar e encontrar os documentos, pois estão em ambiente digital;
  • Redução de custos, pois não há custos com motoboy, despesas com armazenamento de documentos, nem espera para coletar assinaturas de pessoas que estão em locais diferentes.

Como a autenticação pode ser feita no ambiente digital, é importante que o gestor adote uma plataforma de assinatura eletrônica para garantir essas vantagens.

A TOTVS, maior empresa de tecnologia do Brasil, desenvolveu uma tecnologia específica para este tipo de assinatura. 

É o TOTVS Assinatura Eletrônica.

TOTVS Assinatura Eletrônica

O sistema de assinatura eletrônica da TOTVS é uma plataforma centralizada de gestão desse tipo de assinatura, que confere segurança e validade jurídica aos documentos.

Você pode utilizar seu certificado digital para validar diversos atos empresariais e centralizar todos os arquivos em um só lugar, aprimorando a gestão eletrônica de documentos.

Com o app Minha Assinatura Eletrônica, disponível aos usuários do TOTVS Assinatura Eletrônica, você garante ainda mais agilidade.

Se você precisa somente substituir o reconhecimento de firma em um contrato, por exemplo, basta usar a assinatura digital na plataforma e agilizar suas negociações!

A solução é compatível com os modelos de certificado A1 e A3. 

Conheça tudo sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

A autenticação de documentos serve para validar uma cópia de um documento e conferir a ela o mesmo valor do original. 

Atualmente, é possível autenticar documentos online ou no cartório. No entanto, com o uso de certificados digitais para a autenticação virtual, o empresário consegue usufruir de uma série de vantagens, como a redução de custos.

Essa é a proposta da TOTVS ao desenvolver a ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica! 

Nós desenvolvemos sistemas para promover a produtividade e a eficiência de empresas de mais de 12 segmentos de negócio, com soluções adequadas a qualquer porte.

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