Recebe o contrato, imprime, assina, escaneia e envia de volta. Pede ao motoboy para levá-lo a outra parte. Neste processo todo, você gastou pelo menos 30 minutos. É melhor aprender como assinar digitalmente um documento e gastar 5 minutos, certo?
Realizar todas essas etapas de forma manual é sinônimo de perda de tempo, mais custos e ineficiência, além do comprometimento quanto à segurança e à validade dos documentos.
Felizmente, surgiu nos últimos anos uma solução mais prática, rápida e segura: a assinatura digital.
Com ela, você comprova a autenticidade e a integridade de um documento eletrônico, usando técnicas criptográficas e certificados digitais. Ela substitui a assinatura manuscrita em papel, garantindo a mesma validade jurídica.
Mas como faço para assinar um documento de forma digital? É possível assinar digitalmente um documento em PDF?
Neste artigo, vamos esclarecer essas dúvidas e explicar tudo que você precisa saber. Confira!
Como assinar digitalmente um documento?
Saber como assinar um documento digitalmente não é algo complexo, mas é importante cumprir algumas etapas para garantir a validade jurídica e a segurança do processo.
Embora cada ferramenta possa ter procedimentos específicos, o fluxo geral costuma seguir estes passos:
- Escolha da plataforma de assinatura digital: opte por uma solução confiável e que atenda às normas legais;
- Envio ou upload do documento: carregue o arquivo na plataforma escolhida, seja ele em PDF, Word ou outro formato aceito;
- Identificação do signatário: informe os dados da pessoa que irá assinar, como nome, e-mail e, se necessário, CPF. Em muitos sistemas, é possível adicionar mais de um signatário;
- Aplicação da assinatura digital: siga as instruções da plataforma para assinar o documento, seja por certificado digital, token ou código de verificação. Caso necessário, crie uma nova assinatura (importando uma imagem, desenhando ou instalando um certificado);
- Confirmação: finalize o processo e garanta que a plataforma gere um registro de auditoria ou certificado de conclusão para manter tudo documentado;
- Armazenamento seguro: salve o documento assinado em um local seguro, como um sistema de armazenamento em nuvem, para preservar sua integridade pelo prazo necessário e ter fácil acesso para consultas.
5 formas de assinar digitalmente documentos
A assinatura digital pode ser feita em diferentes plataformas, o que significa que o processo e os requisitos podem variar um pouco conforme a ferramenta utilizada.
Por isso, para aprender como assinar um documento digitalmente, também é importante entender qual o tipo de arquivo, o nível de segurança requerido e a ferramenta que será utilizada.
Como assinar digitalmente um documento com certificado digital? É diferente se ele estiver em PDF ou abrir no Word? E para assiná-lo no celular?
Veja a seguir as principais maneiras!
1. Assinatura pelo Word
O Word permite inserir uma assinatura digital em seus arquivos utilizando um certificado digital. O passo a passo é bem simples:
- Abra o documento que deseja assinar e clique na aba “Arquivo”.
- Selecione “Proteger Documento” e depois “Adicionar uma Assinatura Digital”.
- Na janela que se abre, escolha o certificado digital que deseja usar (você pode clicar em “Obter um Certificado Digital” para adquirir um novo).
- Informe o motivo da assinatura e clique em “Assinar”, digitando seu PIN do certificado.
É recomendável salvar este arquivo em formato PDF após a assinatura para reforçar a segurança.
2. Assinatura PDF
Os programas leitores de PDF também permitem inserir uma assinatura eletrônica em seus arquivos. Neste caso, o usuário pode optar por utilizar um certificado digital ou uma imagem da sua assinatura manuscrita.
Saiba como assinar digitalmente um documento PDF:
- Busque pela funcionalidade “Assinar”, “Preencher e Assinar” ou “Certificados”, dependendo do programa que você está usando;
- Na sequência, basta seguir os passos apresentados na ferramenta.
No ambiente corporativo, o ideal é contar com um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas para facilitar este processo.
Isso porque ele permite assinar documentos em Word e PDF com poucos cliques e em diferentes níveis de segurança.
Veja também nosso conteúdo sobre como assinar PDF com certificado digital.
3. Assinar digitalmente um documento com certificado digital
O certificado digital é uma espécie de identidade digital de pessoas físicas e jurídicas que permite comprovar a autoria e a integridade de um documento eletrônico.
E como assinar digitalmente um documento com este recurso? Basta seguir os seguintes passos:
- Obtenha um certificado digital válido e emitido por uma autoridade certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI);
- Escolha uma ferramenta que permita aplicar a assinatura digital no documento, como o Word, o PDF ou o TOTVS Assinatura Eletrônica;
- Siga os passos mencionados na ferramenta utilizada.
O uso desta tecnologia para realizar assinaturas eletrônicas se tornou muito relevante nos dias atuais.
O mercado global de assinatura digital (que é aquela realizada por meio de certificado digital) deve atingir US$16,8 bilhões até 2026, de acordo com dados da Markets and Markets.
Por isso, é tão importante saber utilizar este recurso.
4. Assinatura digital via WhatsApp
A assinatura digital via WhatsApp funciona por meio da integração do aplicativo com plataformas de assinatura eletrônica. O fluxo é simples:
- Envio do documento: o arquivo é encaminhado pelo WhatsApp, via link seguro gerado pela própria plataforma de assinatura;
- Acesso ao documento: o signatário abre o link e visualiza o documento em seu navegador, sem necessidade de instalar outros aplicativos;
- Identificação e assinatura: a assinatura é feita seguindo as etapas definidas pela plataforma, como via código enviado por SMS, e-mail ou autenticação via certificado digital;
- Confirmação e registro: após a assinatura, o sistema gera um comprovante e notifica as partes envolvidas.
É uma ótima opção para quem busca praticidade, sem abrir mão da segurança jurídica da assinatura digital.
5. Assinatura digital pelo celular
Para assinar documentos pelo celular, você pode utilizar os aplicativos destinados para este fim. Existem opções completas, bem como as gratuitas com recursos básicos e limitados.
O iPhone possui uma função nativa chamada “Arquivos” que permite fazer a assinatura sem qualquer aplicativo.
Entender como assinar digitalmente um documento neste modelo de celular é prático: basta abrir o arquivo, tocar no símbolo da caneta, apertar o símbolo “+” e clicar em “Assinatura”.
Se você não usa iPhone, não precisa se preocupar: basta optar pelos sistemas de assinatura eletrônica que apresentam versão mobile, como o app Minha Assinatura Eletrônica, da TOTVS.
Pode assinar qualquer documento digitalmente?
De maneira geral, é possível assinar praticamente qualquer documento de forma digital, desde que o processo siga os padrões estabelecidos pela Lei nº 14.063/2020, que regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas no Brasil.
Conhecida como lei da assinatura digital, ela define os tipos de assinatura (simples, avançada e qualificada) e suas aplicações, além de garantir a validade jurídica do recurso.
Vale destacar que alguns documentos, como contratos de alto valor ou ações ligadas a órgãos públicos exigem níveis mais altos de autenticação.
Nesses casos é possível utilizar recursos como a assinatura qualificada com certificado digital ICP-Brasil.
Antes de assinar o documento, lembre-se de verificar se o tipo de assinatura adotado é aceito para aquela finalidade, bem como se ele cumpre todos os requisitos legais e de segurança.
Como enviar um documento assinado digitalmente?
Após assinar um documento online, é possível enviá-lo para outras pessoas por diferentes meios, como e-mail, aplicativos de mensagem, nuvem, entre outros.
Em geral, basta anexar o arquivo ou fazer o upload na plataforma, especificando os destinatários.
No entanto, se você deseja otimizar o processo de envio de documentos, deve utilizar a plataforma de gestão de assinaturas eletrônicas.
Isso porque ela permite o envio com detalhamento do que cada destinatário deve fazer, a ordem de assinatura e outros recursos que só existem neste tipo de solução.
Dessa forma, é possível garantir um fluxo tranquilo do início ao fim e proporcionar maior eficiência e produtividade em sua rotina de trabalho.
Além de entender como assinar digitalmente um documento, é importante saber como conferir a validade de uma assinatura eletrônica.
Como saber se um documento foi assinado digitalmente?
Para saber se um documento foi assinado digitalmente, você precisa verificar se ele possui uma assinatura digital válida e reconhecida.
Isso pode ser feito de diferentes formas. Veja:
- No Word: clique na aba “Arquivo” > “Informações” > “Proteger Documento” > “Exibir Assinaturas”.
- No PDF: clique em “Assinar” ou “Preencher e Assinar” > “Exibir Assinaturas” ou “Painel de Assinaturas”.
- No Validador ITI: a ferramenta do Governo confirma se a assinatura digital está em conformidade com os padrões.
- No e-Assina RFB: é o validador de assinatura digital da Receita Federal, que se destina a documentos emitidos pelo órgão ou juntados a processo digital.
Também é possível saber se um documento foi assinado digitalmente nos sistemas de assinatura eletrônica. Basta fazer o login, selecionar o documento e ver os aceites nele presentes.
Quais as vantagens de assinar um documento digitalmente?
Entender como assinar digitalmente um documento traz diversas vantagens para você e para a rotina da empresa, como:
- Economia: há redução de custos com papel, tinta, impressora, scanner, envio e custos com cartório, além de economia de tempo e recursos humanos envolvidos no processo de assinatura;
- Agilidade: a tecnologia permite assinar documentos em poucos minutos, sem precisar imprimir, escanear ou enviar por correio ou motoboy. É possível também fazer assinaturas pelo celular, de onde estiver;
- Sustentabilidade: você contribui para a preservação do meio ambiente, pois evita o desperdício de papel e outros materiais de escritório, bem como reduz as emissões de carbono na troca manual de documentos;
- Segurança: os documentos digitais são mais protegidos contra fraudes, alterações ou perdas. Com a assinatura eletrônica, há também garantia de autenticidade e integridade dos documentos com técnicas criptográficas e certificados digitais.
Quer aproveitar todas as vantagens ao aprender como assinar um documento digitalmente de forma fácil, rápida e segura? Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica!
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é a solução ideal para empresas que buscam simplificar o processo de assinatura de documentos com segurança, agilidade e eficiência.
Com garantia de 100% de validade jurídica aos documentos, esta plataforma oferece uma redução significativa no tempo e recursos gastos com o “vai e vem” de contratos.
Uma das grandes vantagens do sistema é sua flexibilidade e integração.
Com integrações nativas a cada release e uma API para conexão com softwares de terceiros, o TOTVS Assinatura Eletrônica se adapta às necessidades da sua empresa e já está em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica e veja por que a ferramenta é a solução ideal para a assinatura de documentos empresariais!
Conclusão
Nos dias atuais, aprender como assinar digitalmente um documento é encontrar uma forma de ser mais eficiente na rotina corporativa.
É uma maneira moderna, prática e segura de validar e compartilhar documentos eletrônicos, seja em Word ou PDF, pelo notebook ou pelo celular, até mesmo via WhatsApp.
Com o uso de certificado digital, é possível garantir a autenticidade e a integridade de contratos, termos de adesão, propostas comerciais e muito mais.
E as vantagens não param por aí.
Como vimos neste conteúdo, você e sua empresa podem contar com agilidade, economia de recursos, maior segurança e sustentabilidade ao utilizar este processo de assinatura.
Com uma solução completa para a gestão e a assinatura de documentos eletrônicos, isto se torna ainda mais simples!
Conheça os benefícios de contar com uma plataforma de assinatura digital!
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