Na era digital em que vivemos, empresários e gestores estão constantemente buscando agilidade e segurança nas transações documentais. Você sabe como assinar PDF com certificado digital? Essa é uma solução eficiente.
Afinal, o certificado funciona como uma espécie de CPF ou CNPJ da pessoa no ambiente digital. Ele atesta que o usuário é quem diz ser, o que confere segurança nas operações.
Neste texto, vamos explicar como usar certificado digital para assinar PDF em plataformas específicas de assinatura eletrônica.
Acompanhe o passo a passo!
Como assinar PDF com certificado digital?
Para assinar digitalmente um PDF com certificado digital, em primeiro lugar, é preciso escolher qual plataforma será utilizada para a tarefa.
Para situações comuns do dia a dia, por exemplo, é possível assinar PDF com certificado digital GOV.BR por meio do assinador do ITI.
Outras pessoas também utilizam as ferramentas que lêem este tipo de documento, e o passo a passo da assinatura varia conforme cada solução.
Mas para empresários e gestores, que assinam um alto volume de documentos, o ideal é contar com uma plataforma de assinatura digital, como o TOTVS Assinatura Eletrônica.
E como assinar PDF com certificado digital neste tipo de solução? Veja a seguir!
Confira se o certificado digital está válido
O primeiro passo para uma empresa assinar digitalmente PDF com certificado digital é verificar a validade do certificado e sua conformidade com o padrão ICP-Brasil.
Ele pode ser do tipo A1, armazenado diretamente no computador, ou o A3, que geralmente é armazenado em uma mídia física como um cartão ou token USB.
Instale o software de assinatura
Para proceder com a assinatura digital, que é aquela que utiliza o certificado no padrão ICP-Brasil, é necessária a instalação de um software específico que possa realizar a leitura e assinatura do documento usando o seu certificado.
O TOTVS Assinatura Eletrônica fornece uma plataforma confiável e eficiente para essa finalidade, além do aplicativo “Minha Assinatura Eletrônica”, em que você pode assinar PDF com certificado digital no celular.
Faça o login na ferramenta e abra o documento PDF
Após a instalação, informe seu login e senha no site ou no aplicativo, e abra o documento PDF que deseja assinar.
Essa etapa é simples: basta localizar o arquivo no seu computador ou na rede da empresa e carregá-lo na plataforma.
Assine o documento
Procure pela opção de assinatura digital no software e selecione seu certificado digital da lista de certificados disponíveis.
Na ferramenta da TOTVS, os passos são: “Assinar” > “Próxima Etapa” > “Tipo de assinatura” > “Assinar com Certificado Digital (A1/A3)”.
Após clicar em “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos”, basta finalizar com “Assinar”.
Neste momento, é possível que a ferramenta solicite a senha do certificado, se for o caso.
Verifique o documento assinado e o envie
Após salvar o documento, verifique se a assinatura foi aplicada corretamente.
Por fim, com o documento devidamente assinado e salvo, você pode distribuí-lo com segurança aos destinatários pertinentes através do e-mail, sistemas de gestão documental ou plataformas de armazenamento em nuvem.
Você pode ver com detalhes como assinar PDF com certificado digital pelo TOTVS Assinatura Eletrônica no vídeo abaixo:
How To | Assinando um documento digitalmente (Certificado A1/A3) #TOTVS_Assinatura_Eletrônica
E se for necessário assinar em várias páginas?
Como assinar várias páginas do PDF com certificado digital?
Caso você utilize plataformas como o TOTVS Assinatura Eletrônica, o processo de assinatura faz com que o usuário leia todo o documento antes de assinar e, após a leitura, é liberado o botão para proceder com a assinatura.
Esta é uma forma de garantir que todo o conteúdo foi lido, o que dispensa a assinatura em todas as páginas.
O autor do documento pode, ainda, solicitar o desenho da assinatura e da rubrica de todos os destinatários. Neste caso, após os destinatários desenharem sua assinatura e rubrica, ou fazerem upload das mesmas, a rubrica será apresentada em todas as páginas do documento e a assinatura no final do documento, no protocolo de assinatura, junto com uma trilha de auditoria.
O autor também pode solicitar que os destinatários assinem com certificado digital A1/A3 padrão ICP-Brasil, proporcionando assim ainda mais segurança ao processo de assinatura.
Por que as empresas têm usado o PDF para realizar contratos digitais?
A adoção do formato PDF para realizar contratos digitais se dá pela robustez e universalidade deste formato.
O PDF mantém a formatação original do documento, independentemente do dispositivo ou sistema operacional utilizado para visualizá-lo, o que assegura que todas as partes vejam o contrato da mesma maneira.
Ele também permite:
- A fácil conversão de outros formatos;
- A integração de campos de formulário editáveis;
- A inclusão de recursos de segurança, como a criptografia e a possibilidade de assinatura digital, o que reforça a autenticidade e a integridade do documento.
Por tudo isso, saber como assinar com certificado digital um documento em PDF se tornou algo comum em empresas que buscam eficiência e uma trilha de auditoria clara.
Como verificar a validade de um PDF assinado com certificado digital?
A validação de um PDF assinado com certificado digital é um processo chave para garantir a autenticidade e a integridade do documento, sendo uma rotina fundamental na gestão corporativa.
Imagine que você aprendeu como usar certificado digital para assinar PDF, mas o fornecedor quer confirmar a validade de sua assinatura. O que fazer?
Plataformas como o VALIDAR, do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), e a TOTVS Assinatura Eletrônica fazem a validação de assinatura digital.
A validação nada mais é do que verificar a autenticidade da assinatura por meio da análise da assinatura do usuário e o conteúdo do documento.
Leia também: Verificador de conformidade: o que é e como funciona?
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma ferramenta robusta projetada para modernizar o processamento de documentos de empresários e gestores.
Ela facilita a assinatura de contratos e outros documentos empresariais com validade legal, com ou sem o uso de certificados digitais.
Além disso, a solução oferece uma interface intuitiva que simplifica o processo de assinatura eletrônica.
Veja por que escolher o TOTVS Assinatura Eletrônica para garantir a integridade dos seus documentos e otimizar o fluxo operacional da sua empresa!
Conclusão
Empresários e gestores podem agora ver como assinar PDFs com certificado digital é uma prática eficaz e segura, essencial na otimização dos processos de negócios atuais.
Utilizar ferramentas como o TOTVS Assinatura Eletrônica simplifica essa tarefa, tornando-a rápida e descomplicada, ao mesmo tempo em que assegura a conformidade e a validade legal dos documentos assinados.
Em um ambiente de negócios cada vez mais digital, conhecer e aplicar esses procedimentos detalhados garante que sua empresa permaneça competitiva, eficiente e à frente na transformação digital.
Ainda com dúvidas em relação a outros formatos? Veja como assinar documento com certificado digital: passo a passo
Deixe aqui seu comentário