Você já teve dificuldade com algum processo dentro da sua empresa e não conseguia entender o que exatamente estava provocando? O Diagrama de Ishikawa pode ajudar com isso.
Isso pode acontecer porque, muitas vezes, não é só uma causa.
Montar um “quebra-cabeça” — ou algo linear parecido com isso —, reunindo todas as possíveis origens dos problemas associados, ajuda a dar uma visão maior da situação.
Por isso, a ferramenta consiste em uma estratégia que tem sido usada para identificar, organizar e abordar as causas subjacentes que podem estar prejudicando o desempenho de uma empresa.
Quer conhecer melhor sobre esse diagrama? Então, continue lendo.
A seguir, vamos falar tudo sobre ele!
O que é Diagrama de Ishikawa e para que serve?
O Diagrama de Ishikawa, “Espinha de Peixe” ou “Diagrama de Causa e Efeito” é uma ferramenta visual utilizada para identificar, analisar e representar as possíveis causas de um problema ou desafio específico.
Em outras palavras, é uma representação gráfica que se assemelha a uma espinha de peixe, com a “espinha” representando o problema central e as “espinhas” secundárias saindo dela.
Nele, esse desafio que você está tentando resolver fica lado direito do diagrama, como se fosse a “cabeça do peixe”.
Cada uma dessas “espinhas” secundárias representa uma categoria de possíveis causas que podem contribuir para o problema. Geralmente, essas categorias são organizadas de forma lógica para facilitar a análise (6Ms, que veremos mais adiante).
Além de identificar e documentar, ele serve para categorizar todas as causas subjacentes do problema, facilitando a visualização e atuação da equipe.
Com ele, é possível “cortar o mal pela raíz”.
A lógica dessa abordagem é bem simples: somente entendendo a causa se consegue eliminar o problema.
Por isso, o diagrama começa pelo papel de identificar o problema, mas deve implicar sempre em uma correção.
Como surgiu essa ferramenta?
O Diagrama de Ishikawa leva esse nome porque foi criado pelo engenheiro químico japonês Kaoru Ishikawa na década de 1960.
Mas o que motivou essa ideia?
Ele era um defensor da qualidade total e um pioneiro na gestão da qualidade no Japão e, para aprimorar esse processo na empresa Kawasaki Heavy Industries, acabou desenvolvendo essa ferramenta.
Seu objetivo era otimizar os produtos e processos industriais, principalmente em relação a defeitos nas etapas de produção.
Na sua visão, a melhor forma de fazer isso era apostando em uma abordagem sistemática para identificar e abordar as causas de problemas de qualidade.
Mas o seu uso hoje vai muito além da indústria manufatureira.
A ferramenta ganhou reconhecimento internacional e se espalhou pelo mundo como parte das práticas de gestão da qualidade — especialmente após a difusão do conceito de Controle de Qualidade Total e da abordagem de melhoria contínua conhecida como Kaizen.
Mas até hoje o diagrama é amplamente utilizado em organizações de diversos setores para identificar, analisar e resolver problemas, bem como para melhorar a qualidade dos produtos, serviços e processos.
Os 6M’s do Diagrama de Ishikawa
Mas afinal, quais são os 6Ms do diagrama?
As “espinhas” secundárias representam categorias amplas de possíveis causas do efeito, que seria o problema central.
Ainda que elas possam variar dependendo do contexto, geralmente incluem aspectos nomeados como: mão de obra, máquinas, materiais, métodos, meio ambiente e medida.
Como todos começam com a mesma letra, dá para entender porque o diagrama também pode ser chamado dessa forma: 6Ms.
A seguir, compreenda melhor o que cada M significa!
1. Método
Na categoria método, é preciso analisar os procedimentos e métodos usados para realizar o trabalho. Ou seja, qual é a forma como esse erro acontece?
Problemas podem surgir quando os procedimentos são inadequados, inconsistências ocorrem na execução de tarefas ou a falta de padronização causa confusão. Inclusive, esses podem ser os casos mais comuns.
Exemplo simples: se os procedimentos de ensamblagem não estiverem bem definidos, isso pode resultar em montagens incorretas.
2. Máquina
Como o nome sugere, a máquina diz respeito aos equipamentos e ferramentas usados no processo. Afinal, como eles podem influenciar na repetição do problema?
Máquinas defeituosas, falta de manutenção preventiva e o mau funcionamento de equipamentos são bons exemplos disso.
Basta uma engrenagem da máquina estar desregulada para produzir produtos defeituosos. Por isso, atentar-se a esse ponto é essencial.
3. Medida
A medição também é uma categoria de problema. Como a sua empresa analisa os resultados durante e depois do processo? Talvez esse seja um ponto decisivo.
As empresas podem medir, controlar e monitorar os processos de forma errada e isso vai gerar um efeito cascata.
Nesse caso, instrumentos de medição imprecisos, falta de calibração de equipamentos, erros humanos ou inadequações nos processos de controle de qualidade resultam em problemas.
4. Meio ambiente
O meio ambiente não precisa ser só natureza: ele significa também as condições ambientais no local de trabalho ou área de produção.
Fatores como temperatura inadequada, umidade, iluminação deficiente, ruído excessivo e outras condições físicas que afetam o processo ou produto tem tudo a ver com isso.
Se a temperatura na área de pintura for muito alta, isso pode levar a problemas de aderência da tinta, percebe?
5. Material
Qual é a qualidade dos materiais que se relacionam de alguma forma com o problema? Essa é a pergunta que deve ser respondida na categoria “material”.
Você precisa analisar a procedência e uso de materiais, matérias-primas e insumos. Quando os materiais são de baixa qualidade, não são inspecionados adequadamente na entrada, ou são armazenados de maneira inadequada, muita coisa pode acontecer.
Um componente que é, aparentemente mais barato, mas tem uma durabilidade muito menor, compromete o resultado final de um produto.
6. Mão de obra
Finalmente, as pessoas também precisam entrar nessa equação e, claro, a compreensão de como cada parte da mão de obra influencia no problema.
A falta de treinamento adequado, motivação dos funcionários, habilidades específicas, ou até mesmo erros humanos — que eventualmente acontecem — são as raízes mais comuns dos problemas.
Um operador de máquina inexperiente ou que não está 100% atento ao seu trabalho já é um grande fator para um erro na esteira de produção.
Quando se usa o Diagrama de Ishikawa?
O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta versátil que pode ser usada em uma variedade de situações para investigar problemas e tomar medidas corretivas.
Problemas de qualidade, investigação de acidentes e criação de novos produtos são algumas das situações que podem ser bastante interessantes.
Problemas de qualidade
Esse costuma ser o caso mais comum. Empresas que enfrentam problemas de qualidade em produtos ou serviços usam o Diagrama de Ishikawa para identificar as causas dos defeitos e implementar melhorias na qualidade.
Pense em uma fábrica de automóveis está enfrentando um aumento nas reclamações dos clientes devido a veículos que apresentam pintura irregular.
Ao criar um diagrama, a equipe pode identificar causas potenciais, como falta de treinamento dos pintores, uso de tintas de qualidade inferior ou problemas de preparação da superfície.
Uma vez identificadas as causas raiz, medidas corretivas podem ser implementadas para resolver o problema de qualidade.
Investigação de acidentes
Em ambientes de segurança no trabalho e gestão de riscos, ele é usado para investigar acidentes e identificar as causas subjacentes que levaram a esses eventos.
Ainda que esse seja um problema “posterior”, é preciso fazer uma avaliação do cenário para que se consiga acabar com a raiz dessa ameaça — e assim, ser o último acidente também.
As causas potenciais podem incluir falta de treinamento em segurança, má manutenção de equipamentos, procedimentos inseguros ou falhas na comunicação.
A investigação permite tomar medidas para evitar futuros acidentes. Claro que isso é apenas uma parte deste protocolo, já que envolve aspectos legais também, porém não deixa de ser uma análise valiosa.
Criação de novos produtos
Na fase de testes, ele também pode ser muito útil para o desenvolvimento de novos produtos ou serviços para considerar todas as variáveis que podem afetar o resultado final.
Isso vale para a equipe de design de uma empresa de eletrônicos que está criando um novo formato de fone de ouvido.
Antes mesmo de ser lançado, se ele apresentar alguma entrave técnica, a equipe pode criar um Diagrama de Ishikawa para investigar melhor o que está provocando esse erro.
A análise ajuda a equipe a priorizar as áreas críticas e tomar medidas para manter o projeto no prazo!
Quais são as vantagens oferecidas pelo Diagrama de Ishikawa?
Essa é uma ferramenta valiosa para análise de problemas. Por isso, alguns dos benefícios de usá-lo envolvem:
- Estrutura visual e organização: ele entrega uma representação visual clara das possíveis causas de um problema, o que ajuda as equipes a entender as complexas interações entre as causas e a organizar as informações de forma lógica;
- Envolvimento da equipe: a colaboração entre membros da equipe aumenta e faz com que todos contribuam com suas perspectivas e conhecimentos para identificar causas e soluções;
- Priorização de causas: as equipes também conseguem priorizar as causas mais significativas e concentrem seus esforços nas áreas que terão o maior impacto na resolução do problema, já que tem uma visão macro;
- Análise sistemática: tudo pode ser feito maneira sistemática, considerando múltiplas categorias, o que provoca uma visão mais segmentada do que tem sido um maior problema na empresa, por exemplo;
- Melhoria contínua: a ferramenta integra-se facilmente a processos de melhoria contínua, como o Kaizen, para identificar oportunidades de aprimoramento e implementar mudanças progressivas;
- Prevenção de problemas futuros: ao identificar “causas originárias” e implementar medidas corretivas, o Diagrama de Ishikawa ajuda a evitar a recorrência de problemas no futuro.
Como fazer um Diagrama Ishikawa?
Estamos falando de uma ferramenta flexível e que pode ser adaptada de acordo com a complexidade do problema e as necessidades da equipe, certo?
Então, independentemente de como for aplicada, a chave sempre vai ser envolver a equipe, identificar causas raiz e implementar ações corretivas para resolver o problema ou melhorar o processo.
Mas, de forma geral, existem alguns passos importantes sobre como fazer um Diagrama de Ishikawa.
Vamos conhecê-los?
Definir o problema central
O que guia o seu diagrama é seu problema. Sempre comece o identificando. Para montar visualmente essa questão, você vai colocá-lo no lado direito do papel ou quadro onde você irá desenhar o diagrama.
É aquela “cabeça do peixe” ou o ponto central do seu diagrama que falamos antes.
Identificar as categorias de causas (6Ms)
Com o problema traçado, liste as categorias amplas de causas que podem estar contribuindo para ele.
Isso normalmente envolve os 6Ms apresentados: mão de obra, métodos, máquinas, materiais, meio ambiente e medição.
Na prática, crie espinhas de peixe saindo da “cabeça” para representar cada uma dessas categorias.
Diagnosticar as causas específicas
Para cada categoria, continue subdividindo as causas em subcategorias mais específicas. Crie “espinhas” menores ou “espinhos” que representam essas causas específicas.
Essas subdivisões podem variar dependendo do contexto do problema.
Inclusive, lembre-se: algumas espinhas são maiores que outras.
Nem sempre todas as categorias vão ter a mesma quantidade de problemas — algumas têm maior relação com a causa dele.
Coletar dados e opiniões
O processo de diagnóstico precisa envolver a equipe direta, mas também outras partes interessadas, para coletar dados, informações e opiniões sobre as possíveis causas do problema em cada categoria.
É por isso que brainstorming e discussões em grupo são muito valiosos nesse ponto.
Analisar e priorizar
Avalie as causas identificadas e, se possível, use técnicas como análise de Pareto para priorizar as causas mais significativas.
Sempre concentre-se nos aspectos que têm o maior impacto no problema.
Se a falta de treinamento dos operadores é generalizada e a manutenção preventiva das máquinas existe, porém ainda acontece, é possível criar uma hierarquia na resolutividade, percebe?
Desenvolver planos de ação
Compreendidas as causas raiz, crie planos de ação para abordá-las.
Todo esse diagrama depende do quanto você consegue detalhar ao máximo o problema e, assim, planejar muito bem a solução.
Certifique-se de que cada um seja específico, mensurável, alcançável, relevante e baseado em um cronograma (os famosos critérios SMART).
É isso que vai fazer com que você consiga, de fato, “cortar o mal pela raíz”.
Acompanhar e comunicar resultados
Todo plano de ação precisa ser acompanhado para que a mensuração (a categoria medida) não se torne, novamente, um problema.
A equipe precisa garantir que as melhorias sejam efetivas na resolução do problema.
Para ajudar nisso, é essencial comunicar os resultados e ações tomadas de forma pública. Assim, fica mais fácil oferecer transparência e incentivar a colaboração.
Exemplo de Diagrama Ishikawa
Para elucidar um exemplo de Diagrama de Ishikawa, imagine uma empresa que, constantemente, sofre com atraso na entrega de produtos de higiene em um supermercado.
Neste cenário, as categorias de causas, ou os “6M’s,” podem ser aplicadas da seguinte forma:
1. Mão de obra:
- Falta de treinamento adequado dos funcionários responsáveis por fazer os pedidos;
- Alta rotatividade de pessoal, levando a falta de experiência;
- Comunicação deficiente entre a equipe responsável pelas solicitações.
2. Métodos:
- Processo de pedido não documentado ou não padronizado.
- Falta de revisão e validação dos pedidos antes do envio aos fornecedores.
- Uso de um sistema de gestão de estoque desatualizado ou ineficaz.
3. Máquinas:
- Problemas no sistema de gerenciamento de estoque ou software de pedidos.
- Falhas nas impressoras ou dispositivos usados para gerar os pedidos.
4. Materiais:
- Produtos com códigos de barras danificados, resultando em erros na digitalização.
- Falta de informações detalhadas sobre os produtos de higiene disponíveis.
- Fornecedores que não fornecem informações atualizadas de produtos.
5. Meio Ambiente:
- Condições de trabalho estressantes ou falta de organização na área de estoque.
- Ruído excessivo durante o processo de pedido pode levar a erros de comunicação.
6. Medição:
- Falta de um sistema eficaz de verificação e controle de pedidos antes de enviá-los aos fornecedores.
- Falta de registros e documentação de erros anteriores para aprendizado e melhoria contínua.
Sistemas de gestão da TOTVS
Um diagrama como este pode ajudar a equipe do supermercado a identificar possíveis causas para os erros nas solicitações de produtos de higiene.
A partir daí, eles podem priorizar as causas raiz mais significativas e implementar medidas corretivas para evitar erros futuros.
Ao lado dele, o uso de tecnologias, muitas vezes, é a melhor solução para eliminar causas como a deste exemplo — principalmente quando não existe um sistema completo para administrar um negócio.
O sistema de gestão ERP da TOTVS tem tudo que sua empresa precisa para automação e padronização da gestão administrativa.
Setores como compras, financeiro, fiscal, estoque, faturamento podem ganhar muito com tecnologia robusta, altamente configurável e que atende empresas de qualquer tamanho.
Automatize os processos da sua empresa com o sistema de gestão da TOTVS!
Conclusão
No final das contas, o principal propósito do Diagrama de Ishikawa é trazer mais qualidade para os processos de maneira visual, mas, claro, que reflita na prática.
É essa visão que ajuda as equipes a identificar e resolver causas de problemas de forma sistemática.
Ao categorizar as causas em diferentes grupos — os 6MS —, ele permite uma abordagem abrangente e organizada.
Tudo isso começa com uma boa definição do problema central, que é a cabeça do peixe; o diagnóstico das causas “espinhas”; a coleta de dados sobre esses entraves para, assim, priorizar as resoluções e criar um plano de ação eficiente e que seja sempre muito bem monitorado.
Porém, há muitos problemas dentro dos processos que podem ser resolvidos com o apoio da tecnologia dentro do negócio.
Por isso, aproveite para investir nela e, claro, entender mais sobre esse impacto. Entenda tudo sobre automação de processos!
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