O que é a metodologia Kaizen? Guia completo

Equipe TOTVS | 13 julho, 2022

A metodologia Kaizen, uma das ferramentas de controle de qualidade mais conhecidas no mundo, é um sinônimo do processo de melhoria contínua.

O termo japonês, popularizado no mundo todo ainda na década de 1980, é relevante até hoje por um motivo simples: quando aplicado, funciona!

E é justamente por isso que você, leitor, está aqui: para aprender o que é e como funciona a metodologia Kaizen, bem como melhora a qualidade e produtividade de um negócio.

A boa notícia é que você está no lugar ideal. A seguir, você vai ler um guia completo sobre a metodologia e como ela pode ser a propulsora de uma estratégia de melhoria contínua de sucesso.

Vamos lá? Basta continuar conosco!

O que é a metodologia Kaizen? Como ela funciona?

Kaizen é uma metodologia que busca a melhoria contínua dos processos, ao conservar a ideia de que mudanças pequenas, positivas e perpétuas podem trazer melhorias significativas.

Trata-se de uma filosofia que abraça várias práticas, métodos e conceitos, como o Just-In-Time, a padronização de processos, o uso eficiente dos recursos e a redução do desperdício.

Na prática, é um mindset que pode ser utilizado tanto na esfera pessoal, quanto corporativa.

Em empresas, sua aplicação visa a melhoria de áreas específicas, a partir do envolvimento tanto de líderes quanto de funcionários, com intuito de realizar pequenas mudanças aqui e ali.

Assim, existe a visão de que essas pequenas alterações podem, ao decorrer do tempo, ocasionar um grande impacto e influenciar os resultados.

Como surgiu o Kaizen?

A origem da metodologia Kaizen, como uma ferramenta de controle de qualidade corporativa, pode ser mapeada nos anos logo após a Segunda Guerra Mundial, no Japão.

À época, o país enfrentava as consequências do grande conflito militar e as empresas precisavam racionar e utilizar com muita sabedoria seus recursos.

Foi esse o embrião de várias metodologias consagradas até hoje, como o Kanban.

Já o Kaizen como conhecemos hoje se tornou famoso após a publicação do livro “Kaizen: A estratégia para o sucesso competitivo“, em 1986, por Masaaki Imai.

Esta foi a primeira vez que o termo foi apresentado ao mundo ocidental.

Naquele tempo, a metodologia Kaizen era apontada como o pilar para o lean manufacturing na Toyota, que impulsionou seu sucesso mundial.

Qual o objetivo da metodologia Kaizen?

O objetivo da metodologia Kaizen é promover uma cultura de melhoria contínua onde quer que seja aplicado.

Esse entendimento tem origem no próprio nome do conceito: “kai” significa “mudança” e “zen” está associada à “bondade”. Ou seja, mudar para melhorar.

Na prática, trata-se de um processo de controle estatístico capaz de melhorar todos os aspectos de um negócio.

Assim, na rotina empresarial, por exemplo, os funcionários são motivados a sugerir ideias que solucionem problemas em comum, de modo que eles não voltem a acontecer.

Desse modo, é possível encarar os problemas de frente, não permitindo que eles persistam e nem que se transformem em desafios ainda maiores.

É uma metodologia que ataca a raiz das situações problemáticas, visando grandes vitórias no médio e longo prazo.

Assim, funciona como um ciclo ininterrupto de melhoria.

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Quais os princípios do Kaizen?

Por ser uma metodologia que define não apenas processos, mas um mindset, é baseada em alguns princípios norteadores. Que tal conferi-los?

Vale mencionar que a lista varia de fonte para fonte, especialmente porque o próprio conceito passou por mudanças e evoluções dos anos 1980 até hoje.

É comum encontrar listas com 10, 11 ou mesmo 15 princípios norteadores.

Com base no que diz o Kaizen Institute, separamos os 5 principais:

  1. Conheça o seu cliente;
  2. Deixe os processos fluírem, mas mire o desperdício zero;
  3. Siga o Gemba: entenda o local de produção da sua empresa, ande por ela, entenda seu layout, dificuldades e desafios;
  4. Seja transparente, utilize dados que transformem as ações de melhoria em resultados tangíveis;
  5. Empodere as pessoas, organize e treine seus times.

Porém, vamos expandir essa lista, de modo a agregar outros pontos aos princípios mencionados. São eles:

  • Não aceite o status quo;
  • Não se baseie em achismos;
  • Não se prenda ao perfeccionismo;
  • Seja proativo na resolução de problemas;
  • Junte informações e opiniões de várias fontes;
  • Procure por soluções quando encontrar problemas;
  • Crie um ambiente onde todos sintam-se motivados a contribuir;
  • Seja criativa para encontrar melhorias pequenas e de baixo custo;
  • Não aceite a causa “óbvia” para um problema, mergulhe no mesmo para achar sua verdadeira raiz;
  • Nunca pare com as melhorias.

Quais são as etapas da metodologia Kaizen?

E afinal, como o Kaizen é aplicado em uma empresa? O principal ponto a se considerar é que a metodologia depende de um bom planejamento.

É por isso que normalmente se pensa na sua aplicação levando em conta três cenários: antes, durante e após a implementação das ações de melhoria.

Antes da aplicação, o objetivo é entender o cenário, quais os líderes, objetivos e o plano de ação.

Durante sua aplicação, acontecem os testes e o constante diálogo sobre o desenvolvimento das ações.

No pós-aplicação, há a apresentação de resultados, com a avaliação das conquistas e também das perdas. Essa inteligência vai servir para que a empresa revise seus processos e possa aplicar novas ações de melhoria.

Porém, como desenvolver o Kaizen, etapa por etapa? Separamos uma explicação a seguir, veja só:

  • Identifique uma área de melhoria: comece com algo pequeno e que pode ser facilmente alterado.
  • Análise: entenda o problema, quais as possíveis ações de melhoria possíveis?
  • Desenvolva uma solução: qual das soluções melhor se encaixa em seu objetivo, (considere aspectos como menor desperdício e custo)?
  • Implemente sua solução: é hora de colocar sua solução em ação.
  • Analise os resultados: munido dos indicadores de performance, meça como a ação impactou o processo e determine se foi bem-sucedida ou não.
  • Normalize a solução: a ação foi bem-sucedida e bem avaliada? Implemente-a de forma contínua, de modo que se torne o novo normal na situação específica.
  • Continue o processo: resolveu um problema? Parta para o próximo desafio e repita esse processo. Você pode replicar em várias áreas do negócio.

Metodologia Kaizen: vantagens e desvantagens

Como qualquer metodologia de negócios, existem diferentes visões sobre o Kaizen. Há vantagens e desvantagens sobre sua aplicação em um negócio.

Essas desvantagens normalmente têm relação com a forma que o negócio é gerenciado. Em uma empresa com um ciclo produtivo muito longo, por exemplo, ele pode ser um problema.

Que tal conferir em detalhes? Separamos os pontos positivos e negativos da metodologia de melhoria contínua, confira:

Vantagens

  • Melhorias graduais podem criar uma cultura adepta à mudança;
  • Evita que as organizações abandonem ações de mudança por conta de resistência interna;
  • Incentiva que sempre haja um “pente-fino” sobre os processos, evitando erros e desperdícios;
  • Com menos erros, há menor necessidade de investir em supervisão, inspeção e manutenção corretiva;
  • Melhor moral dos funcionários, já que a metodologia incentiva um maior senso de valor e propósito;
  • Otimiza o trabalho em equipe, já que os funcionários pensam além das questões específicas do seu setor;
  • O foco no cliente aumenta, já que o time se torna mais consciente dos requisitos do cliente.

Desvantagens

  • Empresas com cultura organizacional e comunicação mais fechadas podem necessitar alterar significativamente suas estruturas para criar um ambiente receptivo;
  • Se não for bem gerenciado, o Kaizen pode criar certo ânimo no começo, mas durar pouco tempo, o que ocasiona um abandono da metodologia.

Em quais setores da empresa a metodologia Kaizen pode ser usada?

Na prática, o Kaizen pode ser aplicado em toda empresa. Como metodologia, é extremamente democrática no ambiente empresarial.

Porém, um ponto importante é que as empresas devem aplicá-lo em cima de problemas que, se resolvidos, apresentem melhor retorno financeiro.

Por isso, seja na gestão financeira ou no chão de fábrica, independe onde o Kaizen será implementado: ele trará resultados!

Em geral, indicamos considerar que o Kaizen atua nos seguintes pontos:

  • Qualidade: um dos focos de aprimoramento das melhorias;
  • Custo: uma das consequências de melhorar continuamente processos;
  • Produtividade: cobrir gaps operacionais ajuda a empresa melhorar o fluxo de processos e otimizar sua cadeia de valor;
  • Gestão: com processos mais otimizados, é mais fácil monitorar indicadores e gerenciar mudanças;
  • Segurança: capacidade de tornar o ambiente de trabalho mais seguro e sustentável.

Como a metodologia Kaizen é aplicada nas empresas?

Conforme a própria literatura de Imai, existem três formas de se implementar a metodologia em um negócio:

  • Administração: envolve as questões mais importantes e estratégicas do negócio;
  • Grupo: manutenção de pontos como o espírito de equipe, engajamento nos processos e cumprimento de metas;
  • Pessoas: estimular indivíduos a apresentarem melhores resultados em suas entregas, com ferramentas como avaliação de desempenho, entre outros.

Agora, sobre a aplicação prática, o framework vai depender do que a sua empresa escolher e da área em que for aplicada.

Existem várias ferramentas que podem ser utilizadas, como o 5S, Just-in-Time, Kanban, 5W2H, cadeia de valor, entre outros.

É difícil indicar apenas uma para que a sua empresa utilize. A dica é conhecer mais sobre cada uma e testá-las.

Normalmente, o 5S combina com o chão de fábrica e a metodologia lean, o que garante maior eficiência na produção.

O Just-in-Time e Kanban são excelentes no controle de estoque e outras tarefas de backoffice.

Já o 5W2H é interessante para questões mais subjetivas, como a busca pela raiz de um problema específico.

Já a cadeia de valor tem aplicação como uma ferramenta analítica, capaz de identificar oportunidades de melhoria e redução de desperdícios.

Kaizen: exemplos

Como mencionamos, o Kaizen é extremamente popular porque é funcional. Um dos exemplos mais notórios é a própria Toyota, fabricante japonesa responsável pela aplicação desta metodologia.

No entanto, ao longo dos anos, várias outras organizações a implementaram e utilizaram, a ponto de produzirem excelentes cases.

Uma dessas empresas é outra fabricante de veículos, a Ford, que utilizou o Kaizen no meio da década de 2000 para evitar sérias complicações financeiras.

Além disso, o estúdio de animação Pixar aplicou o Kaizen em busca da criação de uma cultura de melhoria contínua, assim, seria possível mitigar os riscos na produção de filmes.

Metodologia Kaizen e Lean: entenda como se relacionam

A metodologia Kaizen e Lean são relacionadas. A primeira é parte inerente da aplicação da outra.

Na prática, é considerado um dos pilares do método lead, com foco na eliminação de desperdícios e, como você já viu, melhoria contínua.

Um dos princípios norteadores do lean é, justamente, a possibilidade de melhorar os processos de maneira contínua.

Porém, o Kaizen não é uma metodologia de gestão de pessoas, pois seu foco é transformar o ambiente como um todo.

Assim, as iniciativas são movidas a partir do fundo, enquanto “falta” apoio e direção estratégica de cima.

É aqui que o lean se encaixa, ao empoderar o Kaizen com valores estratégicos.

Os melhores livros sobre a metodologia Kaizen

E você, busca aprender mais sobre essa metodologia e como aplicá-la em seu negócio? Separamos alguns dos melhores livros acerca do tema, veja só:

  • Kaizen: The Key To Japan’s Competitive Success” de Masaaki Imai (Amazon, edição em inglês);
  • Kaizen e Implementação de Eventos Kaizen” de Chris A. Ortiz (Amazon);
  • Gemba Kaizen: Uma Abordagem de Bom Senso à Estratégia de Melhoria Contínua” de Masaaki Imai (Amazon).

Existe algum curso sobre a metodologia Kaizen?

Na internet, é possível encontrar variadas opções de cursos sobre a metodologia Kaizen, dos mais básicos até os mais profissionais, voltados a quem busca aplicá-lo no próprio negócio.

Um exemplo é a formação online da Kaizen Institute Brasil, que disponibiliza um treinamento virtual com videoaulas gratuitas.

Promova a eficiência de seu negócio com os ERPs da TOTVS

E o seu negócio, já opera com máxima eficiência ao mitigar todos os desperdícios possíveis?

Para isso, saiba que você pode contar com os ERPs da TOTVS!

Um dos pontos cruciais para que qualquer metodologia de melhoria contínua seja um sucesso na sua empresa é sua implementação.

As diretrizes devem ser amplamente aplicadas e todos os resultados precisam ser rastreados, com os principais indicadores acompanhados de perto.

E isso você consegue com uma tecnologia de gestão robusta, preparada para integrar todos os setores do seu negócio.

Com os sistemas de gestão da TOTVS, você aproveita o que há de melhor em metodologias como o Kaizen e Kanban, implementando-as com sucesso em sua operação.

Que tal entender mais? Confira os diferenciais dos ERPs da TOTVS!

Conclusão

Gostou de aprender mais sobre o Kaizen? Essa metodologia, embora com décadas de existência, ainda pode transformar operações e salvar empresas.

Esperamos que esse guia ajude você a compreender mais sobre o assunto, sua importância e como aplicá-lo em seu negócio.

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