Single Source of Truth (SSOT): entenda as vantagens

Equipe TOTVS | 16 dezembro, 2021

Por Rodrigo Sartorio, Diretor de Produtos da TOTVS e
Adriano C. Martins, gerente de TI da Harley-Davidson Motor Company

Imagine se todo e qualquer tipo de informação que você precisa estivesse armazenada em um único lugar. Nem mesmo na nossa vida cotidiana, em que temos acesso a quase tudo por meio do nosso celular, isso é muito fácil de imaginar. E como saber se aquela informação que recebemos é mesmo verdadeira ou se trata de fake news?

Agora, imagine esse mesmo cenário em uma empresa, na qual há milhares de novos dados de tipos diferentes produzidos e armazenados diariamente. É possível encontrar uma única fonte de dados e garantir que informação resultante destes dados seja a informação correta?

Sim, é possível. Se pensarmos que isso não implica na existência de apenas uma origem para os dados, mas sim na definição de um processo que garanta que seu ERP seja o guardião dos dados oficiais para obtermos as informações mais corretas e atualizadas para os processos de negócio.

É fundamental implantar uma cultura de utilização deste sistema como a fonte dos dados que geram as informações oficiais dentro da empresa. 

Essa prática, chamada de single source of truth, resulta em um ganho significativo na integridade dos dados e no potencial de acerto das ações tomadas pelos colaboradores.

Também impede que elementos sejam duplicados ou desatualizados e reduz os esforços do time para análises, consultas, criação de relatórios e tomadas de decisão. É um conceito que, quando corretamente implementado, torna-se primordial na transformação digital dos negócios.

Um exemplo prático de como isso funciona: quando uma empresa decide lançar um novo produto, como uma motocicleta, por exemplo, são criados milhares de novos códigos em um sistema para identificar cada peça e acessório que existem neste novo modelo.

Quando uma das peças é cadastrada, seja para manufatura, revenda ou assistência técnica, deve ser garantido no sistema central que exista um único código para ela. Assim, é possível evitar duplicidades que atrapalhem processos de revenda, fabricação ou apuração de custos.

Ainda nesse sentido, cada item recebe novos dados constantemente, como código fiscal, impostos e certificações, que são enriquecidos na mesma base de dados. 

Assim, sempre que precisarmos ter uma fonte de dados completa e fidedigna para os processos de negócio gerenciados pelo ERP, encontraremos este dado dentro do ERP e extraímos como informação por meio do ERP. Garantimos uma única fonte de informação confiável do início ao fim.

Hoje, já existem algumas formas de garantir que as pessoas não consigam coletar dados do local errado. Sabemos que boa parte do processo é humano e requer uma doutrinação de processos até que vire cultura nas empresas.

Mas investir no armazenamento correto de dados e evangelizar os colaboradores a terem uma única fonte para consumir estes dados como informação são uma garantia de retorno e precisão em todas as operações cotidianas.

É comum termos vários sistemas conectados em uma empresa, não importa se é na loja física ou online, na produção ou na expedição. Saber lidar com fontes distintas é sim importante, porém, abastecer e respeitar o ERP como a central de dados – e aqui vale ressaltar que até os dados que não são transacionados pelo ERP podem ser retroalimentados e armazenados nele – é o que traz resultados mais positivos e o que impede que diversos dados incorretos transitem e prejudiquem o negócio.

Isso significa que o ERP sozinho resolve todos os problemas e necessidades de negócio na gestão de dados? Não existe um único remédio para todas as doenças, e o mesmo se aplica neste caso.

Ferramentas de gerenciamento de dados mestre, ou MDM em inglês (Master Data Management), costumam ser os parceiros ideais do ERP nas situações em que a coleta e complemento de dados é constante e descentralizada.

A ferramenta de  MDM cria o famoso “golden record”, ou registro perfeito, com os dados completos e atualizados de uma determinada entidade. Retroalimentar os dados em toda a cadeia de sistemas ligadas ao MDM (obviamente garantindo que o ERP seja o ponto principal desta cadeia) é a chave para o sucesso.

O que é single source of truth?

Single source of truth (SSOT) é uma abordagem que visa centralizar todas as informações do seu negócio. Não se trata de um software em si, mas de uma boa prática de gestão de dados, business intelligence e data science.

Desse modo, ao implementar a single source of truth em um negócio, a empresa garante que todas as decisões sejam data driven.

É justamente o que o termo quer dizer, que traduzido lê-se: “única fonte de verdade”.

Um exemplo prático de um single source of truth é o próprio Google!

Independente do que você ou qualquer usuário pesquisa, o Google pretende ser a única fonte de verdades sobre este objeto. Digamos que você busque por um restaurante italiano na sua cidade.

O Google vai reunir várias informações sobre ele, de várias fontes diferentes (Google Maps, Google Meu Negócio, o site do restaurante, entre vários outros), como:

  • Endereço;
  • Número de telefone;
  • Avaliações de clientes;
  • Horários de funcionamento.

Com uma gestão baseada em SSOT, a empresa garante que seus negócios operem com base em dados relevantes e padronizados em toda a organização.

Sem uma única fonte de verdade, os dados existem em silos e cada departamento opera de forma autônoma.

Por exemplo: na gestão do negócio, você utiliza um ERP da Empresa A, já no Marketing utiliza um CRM da Empresa B, enquanto isso você controla o estoque com uma ferramenta da Empresa C.

A SSOT permite que a empresa evite que silos de dados sejam criados, criando uma cultura de insights de negócios verdadeiramente holística, fortalecendo a tomada de decisão.

O que é necessário para implementar a single source of truth?

A implementação da single source of truth depende de alguns passos. O primeiro e um dos mais fundamentais é contar com a adesão dos líderes organizacionais.

Mesmo a SSOT mais bem estruturada poderá falhar sem o suporte dos líderes do negócio.

Uma vez que você consiga o apoio dos principais stakeholders, é hora de pensar na estrutura. Mas o que compõe uma single source of truth?

A missão é centralizar os dados das mais diversas fontes de coleta do seu negócio — prezando pela agilidade, segurança e utilidade dos dados.

Hoje, existem ferramentas no mercado que possibilitam que sua empresa construa essa estrutura, como o Data Management Platform (DMP) e o Customer Data Platform (CDP).

No entanto, lembramos, a SSOT é um método que varia de negócio para negócio e cuja implementação depende de diferentes tipos de tecnologias. Em geral, os passos são:

  • Identifique todas as fontes de dados;
  • Escolha suas ferramentas de integração de dados;
  • Filtre, limpe e organize os dados para remover redundâncias e erros.

Seu desafio é entender como compor uma single source of truth que faça sentido com o seu negócio.

Para isso, no entanto, é preciso que você faça o seguinte:

Quebrar silos de dados

Um dos principais desafios na implementação de uma single source of truth é a quebra dos silos de dados.

Mas o que são silos de dados? Basicamente, grupos isolados de informações que não foram processados ou que sequer são legíveis pelas ferramentas de business intelligence.

Quando um negócio é pequeno, é difícil possuir silos de dados, pois costuma utilizar uma só plataforma de gestão do negócio.

No entanto, conforme a organização cresce, ela se divide em pequenas operações dentro da sua estrutura corporativa, com seus próprios softwares e diferentes tipos de dados.

Isso pode criar silos, confinando informações relevantes em setores, em vez de permitir que elas sejam utilizadas nas análises e tomada de decisão.

Quebrar os silos de dados significa encontrar caminhos para unificar os setores — ao menos na camada digital, que diz respeito aos dados.

Quebrar silos organizacionais 

A outra parte do processo de quebra de silos de dados passa também pela quebra dos silos organizacionais. 

Como falamos, os silos de dados são uma consequência da natural setorização das empresas em crescimento ou que já possuem uma ampla estrutura.

Agora, como acabar com esses silos e tornar sua operação mais alinhada?

Aqui, vamos além do quesito digital e falamos de cultura organizacional.

Essa é uma mudança para o bem, pois impacta positivamente na capacidade de comunicação de sua empresa (seja para com os funcionários, como entre eles).

Quais as vantagens da single source of truth?

Os benefícios de estabelecer uma single source of truth são vários, mas passam pela escolha deliberada de consolidar, limpar e organizar seu universo de dados por meio de políticas, boas práticas e com um conjunto de softwares que simplifique essa integração e processamento.

Na verdade, de acordo com um estudo do Hackett Group, 60% dos CFOs entrevistados já priorizavam em 2018 o gerenciamento de dados como parte de sua estratégia de transformação digital.

Além disso, 85% planejavam dar um passo além e tornar a gestão de dados e a análise avançada como parte de suas estratégias até 2021.

Eliminação de entradas duplicadas e erros 

Ao estruturar um single source of truth, você define um caminho único para todos os dados do seu negócio.

Isso enriquece suas análises mas, especialmente, evita entradas duplicadas, que podem ocasionar erros graves na sua tomada de decisão.

Isso acontece com um bom ajuste de tecnologias complementares, tanto que coletam dados, como as que os armazenam e que os processam.

No entanto, você não precisará se preocupar em ter que revisar linha por linha de cada relatório, pois tem a certeza de que os dados que chegam até você estão em compliance com as melhores boas práticas de gestão.

Velocidade na recuperação de dados 

Um dos grandes benefícios da single source of truth é a sua capacidade de recuperação de dados de forma ampla.

Você não precisa ficar preso a uma ou duas fontes de dados, mas centralizar as informações provenientes de todas as fontes do seu negócio para basear sua tomada de decisão.

É claro, isso passa não apenas pelo armazenamento de dados, mas pela capacidade de suas ferramentas de desempenharem as funções de business intelligence necessárias no processamento das informações, lapidando-as em insights valiosos.

Controle de versões

Outro ponto importante é que, ao centralizar seus dados, você também garante um melhor controle de versões.

Assim, quando utilizar um dado X ou Y para realizar uma análise de negócios, você tem a certeza de que está consultando sua versão mais atualizada.

Aumento de produtividade 

Imagine o seguinte cenário: para realizar uma análise de produtividade dos setores administrativos, você ou o responsável precisa escavar dados de diferentes setores, em softwares distintos e bancos de dados desconectados.

No mínimo, é uma tarefa morosa e extremamente lenta, correto?

Com o single source of truth situações como essas não ocorrem, já que todos os dados estão centralizados em um único repositório organizado. Ou seja, garantia de melhor produtividade!

Corte de custos com Tecnologia da Informação

Ao tornar a gestão dos dados mais eficiente e centralizada, você reduz vários custos operacionais relacionados, como de infraestrutura e com a assinatura de diferentes softwares.

Armazenamento na nuvem 

Não há como implementar uma single source of truth sem contar com os recursos da computação na nuvem.

Sendo assim, com a single source of truth, sua empresa passa a contar com a nuvem para armazenar e proteger os dados, auxiliando não apenas no quesito acessibilidade, mas também na segurança da informação em relação a quaisquer ataques cibernéticos, ação humana ou desastres naturais.

E você, se interessou em estabelecer uma single source of truth?

Saiba que, para isso, é essencial ter em mãos os principais dados do seu negócio — as informações mais importantes de cada setor da empresa.

Com os ERPs da TOTVS, sua empresa dá esse passo, padronizando processos e centralizando a coleta dos dados.

Além da possibilidade de melhorar a gestão do seu negócio por meio de várias funcionalidades completas, os ERPs da TOTVS integram dados de todo seu negócio, servindo de base para a single source of truth.

Conheça todos os diferenciais dos ERPs da TOTVS e como a nossa solução pode transformar seu negócio!

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Conclusão

Com a single source of truth, os tomadores de decisão do seu negócio têm acesso à inteligência de negócios para melhor gerir a operação, agregando valor ao seu planejamento estratégico.

Com uma boa gestão de dados em torno de uma single source of truth e as ferramentas certas, sua equipe terá tudo o que precisa para colher insights valiosos e tomar decisões de negócios estratégicas e lucrativas.

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