Gestão de estoque: prática garante melhor desempenho para sua empresa

A saúde financeira de uma empresa depende não só de um bom volume de vendas e de uma administração eficiente de seus recursos econômicos, como também de um gerenciamento adequado de seus processos produtivos.

Nesse aspecto, a gestão de estoques tem papel estratégico, pois, quando deficitária, pode comprometer o abastecimento de insumos e até a comercialização de mercadorias.

No Brasil, em janeiro de 2018, o índice de ruptura em supermercados — quando não há itens na prateleira — chegou a 10,29%.

Isso significa que a cada 10 produtos buscados, 1 não era encontrado nas gôndolas. Pode parecer pouco, mas se ampliarmos a escala para milhares de produtos, como ocorre no varejo, a perda de oportunidades de vendas pode ser grande.

Afinal, esse tipo de situação pode afastar consumidores de um negócio, já que não encontram o que desejam.

Além disso, em 2017, o estoque teve perda média — valorizada pelo custo sobre a venda líquida — de 1,32%. O dado é da Segunda Pesquisa de Varejo, feita pela Sociedade Brasileira de Varejo e Consumo (SBVC), com apoio do Portal Prevenir Perdas.

A condução inadequada do estoque gera prejuízos financeiros consideráveis paras as companhias. Para se ter uma ideia, de acordo com um estudo da IHL Group, distorções no inventário acarretaram prejuízos de aproximadamente US$ 1,1 trilhão, em 2015, no mundo.

Portanto, é essencial manter um bom controle de estoque, tendo por base as melhores práticas da área.

Para ajudar nesse propósito, montamos um guia com dicas e sugestões para você melhorar o gerenciamento desse setor. Não deixe de conferir!

O que é gestão de estoque

Gestão de estoque envolve administrar recursos (tempo, dinheiro, mão de obra), insumos, produtos em desenvolvimento e mercadorias prontas em ambientes de armazenagem.

Para isso, são aplicadas técnicas e metodologias que objetivam melhorar a conservação e a rotatividade dos itens nos armazéns e centros de distribuição (CDs).

O foco é manter um bom giro de estoque, priorizando bens de maior saída e organizando-os para que não encalhem, estraguem ou sejam extraviados.

Essa é uma das etapas mais importantes de Supply Chain (Cadeia de Suprimentos), pois é responsável por alimentar os negócios feitos em Pontos de Vendas (PDVs), e-commerces e outros locais.

Uma boa gestão de estoque também busca reduzir custos e gerar um fluxo de entrada e saída de bens constante e devidamente estruturado.

Quanto mais eficiente essa atividade, melhor é o abastecimento e envio de produtos aos consumidores.

Importância da gestão de estoques

Quando o estoque é mal gerido, podem faltar produtos para serem comercializados, gerando níveis de ruptura maiores em prateleiras, vitrines, gôndolas etc. das empresas.

A própria linha de produção pode ser prejudicada com um almoxarifado mal gerenciado.

Por exemplo, se não houver um bom planejamento de entradas e saídas, é possível que mercadorias encalhem.

Isso pode ocasionar paradas na fabricação de novos bens até que os estoques sejam esvaziados, o que pode ocorrer por meio de:

  • vendas a preços mais baixos por meio de liquidações, promoções ou as chamadas queimas de estoque;
  • descartes;
  • vencimento de produtos, especialmente perecíveis, impossibilitando a comercialização deles.

Além do mais, há a possibilidade de obsolência, que tende a afetar setores relacionados à tecnologia. Em alguns segmentos, bastam poucos meses para que um produto se torne ultrapassado.

No mundo da moda, por exemplo, há a troca de coleções conforme as estações do ano o que pode gerar prejuízos já que elas não poderão ser vendidas na próxima estação.

Uma alternativa é a realização de promoções como uma tentativa de diminuir a quantidade de produtos em estoque.

Sendo assim, estoques que demoram a girar podem trazer muitos problemas para os negócios.

Inclusive, tendem a produzir mais custos para a empresa, pois é preciso gastar mais com limpeza, conservação e mão de obra para cuidar dos itens. Em algumas indústrias alimentícias, também há gastos com refrigeração.

Como dá para perceber, é possível ter muitos prejuízos se a gestão de estoque for inadequada. Contudo, existem também ganhos para quem mantém um gerenciamento eficiente. Veja alguns:

Atender com eficiência às demandas da produção

A linha de produção pode ser prejudicada por uma gestão de estoque ineficiente, pois pode faltar insumo para a fabricação de produtos.

Por outro lado, um gerenciamento eficiente dos itens armazenados consegue assegurar o fornecimento de matérias-primas, especialmente se estiver bem integrado com o departamento de compras.

Aliás, veremos mais sobre isso adiante.

Em relação à demanda do público, um estoque bem estruturado também agrega vantagens ao negócio. Ele pode ser organizado por diferentes critérios, como maior volume de saída.

Nesse caso, os itens com mais vendas são colocados em posições estratégicas nos armazéns, como à frente nas prateleiras, para que sejam rapidamente retirados quando necessário.

Também podem ser levados para almoxarifados mais próximos aos locais de venda, para que possam ser rapidamente enviados aos clientes.

A agilidade nesses processos possibilita atender plenamente à demanda do público.

Já em supermercados e estabelecimentos que trabalham com produtos alimentícios e outros itens perecíveis, a ordem de reposição pode seguir os prazos de validade.

Dessa forma, mercadorias mais próximas ao vencimento são colocadas à frente nas gôndolas e comercializadas primeiro. As com prazos maiores ficam atrás, sendo vendidas depois.

Isso evita que produtos estraguem enquanto estão estocados.

Aperfeiçoar o processo de compras

As compras também são guardadas em ambientes de armazenagem. Portanto, também merecem atenção especial por parte da gestão de estoque.

Nesse caso, quando o processo de aquisição é bem conduzido, a linha de produção poderá contar com os insumos de que necessita para a confecção de produtos pela empresa.

O mesmo vale para revendedores e organizações do comércio que não produzem os itens que comercializam. Elas dependem de um processo de aquisição de bens para revenda eficiente, que coordene o tempo de:

  • solicitação dos itens aos fornecedores;
  • produção dos produtos;
  • envio e recebimento pela empresa;
  • estocagem nos armazéns;
  • reposição em vitrines, gôndolas, mostruários e outros locais, quando for o caso;
  • envio para o cliente.

Nesse processo, a gestão de estoques é essencial, já que influencia no tempo de entrada e de saída do produto da empresa.

Calcular o giro da mercadoria

É importante calcular o giro de estoque de cada mercadoria comercializada pela companhia, para saber quais itens entram e saem mais rápido e quais têm maior tendência de encalharem.

Dessa forma, será possível direcionar recursos para divulgação das que ficam mais tempo, no intuito de fomentar a demanda por elas e, assim, fazer com que girem mais rapidamente.

O giro de estoque, em si, corresponde à quantidade de vezes em que ele foi vendido em um determinado período. Por exemplo, se uma organização estoca 100 unidades de um determinado produto em seu armazém e, ao longo de 30 dias, vende 300 itens, então o estoque tem um giro de 3 vezes ao mês.

Para chegar nesse valor, é preciso registrar e controlar os momentos de entrada e saída de cada item.

Fornecer dados para indicadores

O controle do estoque também permite obter uma média do tempo em que cada produto está na empresa até o momento em que ele chega ao cliente.

Por sinal, existem três importantes ciclos que estruturam melhor alguns períodos dentro desse tempo para gerar indicadores de desempenho importantes para os gestores. São eles:

Ciclo Econômico

Esse ciclo envolve o tempo médio que uma empresa precisa para vender uma mercadoria. Para isso, considera-se o período desde a compra desse bem pronto (comércio) ou de seus insumos (indústria), até a sua comercialização.

Dessa forma, esse ciclo considera o tempo em que esse item permanece no negócio, tanto na produção quanto no estoque.

Aliás, no comércio, ele costuma ser equivalente ao chamado Período Médio de Estocagem (PME).

Ciclo Operacional

O ciclo operacional é o período compreendido entre a data de compra de um bem, ou de um insumo para produção de um produto, até a data de recebimento pela venda dessa mercadoria pronta.

Sendo assim, ele envolve o Prazo Médio de Recebimento (PMR), bem como o Prazo Médio de Estocagem (PME). Se a comercialização for feita à vista, apenas será calculado o tempo em que o bem ficou na empresa, sendo parecido com o ciclo econômico.

Ciclo Financeiro ou de Caixa

Aqui, o que conta é o período entre o pagamento aos fornecedores (por produtos prontos ou por matérias-primas) e o recebimento pelas vendas (de mercadorias prontas). Por isso, envolve aspectos financeiros da cadeia de produção.

Benefícios da gestão de estoques

Redução de custos

Uma boa gestão de estoque mantém uma rotatividade adequada de produtos, evitando cuidados adicionais com bens que estejam há demasiado tempo parados.

Também minimiza os gastos com limpeza e conservação, organizando os períodos certos para procedimentos de higienização.

Além disso, considera as embalagens e as condições do ambiente durante essas atividades, evitando umidade e uso de substâncias que podem prejudicar os produtos.

Em empresas que necessitam refrigerar as suas mercadorias, um estoque organizado, sem encalhe, evita gastos adicionais com climatização.

Diminuição das perdas

Outro ponto positivo de uma boa gestão de estoque é a prevenção de quebras e perdas por obsolescência, que geram prejuízos ao negócio.

Quando o estoque está “abarrotado” de itens e sem organização, as chances de mercadorias estragarem, serem extraviadas ou de se perderem aumentam.

Por outro lado, em um almoxarifado com níveis controlados, com todos os produtos registrados, fica mais fácil acompanhar a movimentação dos seus itens e, por consequência, reduzir as perdas.

Otimização de espaço

Galpões, CDs e almoxarifados necessitam de organização para se evitar perdas e para facilitar a busca por produtos.

O espaço neles precisa ser otimizado, permitindo a livre circulação dos funcionários e a realização de processos envolvendo entrada e saída de mercadorias, bem como a conferência delas.

Nesse caso, uma boa gestão de estoque pode fazer a diferença, já que um de seus enfoques é justamente a boa disposição de estantes, prateleiras, paletes etc. no local de armazenamento de produtos.

Suporte para as compras

O estoque tem papel fundamental na boa gestão das compras da empresa. Isso porque ele pode confeccionar relatórios com o giro de cada produto estocado e contribuir para o cálculo dos ciclos mencionados anteriormente.

Com base em um histórico dessas informações, o departamento de compras poderá planejar melhor a aquisição de insumos para a organização, evitando adquirir itens que vendem pouco.

A boa sintonia entre esses setores também pode evitar compras duplicadas, isto é, de bens que já se encontram em estoque.

Preservação de capital de giro

Como visto, a sinergia entre o estoque e a equipe de compras possibilita manter os estoques sob controle, prevenindo a aquisição de itens desnecessários.

Isso evita que a empresa imobilize capital financeiro em forma de mercadorias que ficarão paradas, permitindo que ela aplique esse recurso econômico em outros processos.

Principais pontos da gestão de estoque

Se você deseja aprimorar a sua gestão de estoque, existem algumas práticas e atividades que precisam ser aplicadas em seu negócio para melhorar esse processo. São elas:

Criação de rotina

É importante implementar uma rotina de controle em seu estoque, montando um cronograma com datas de conferências dos produtos.

Também é necessário incluir a prática de conferir cada item que entra, evitando “deixar para depois” essa atividade.

Dessa forma, conseguirá evitar confusões em dados, bem como saídas e entradas de produtos não controladas, que podem provocar problemas em controles contábeis da organização.

Registro dos produtos

Como mencionado, todos os produtos que entram e saem do estoque precisam ser registrados.

Isso ajuda, inclusive, no controle de caixa da empresa, já que permite comparar informações do financeiro (recebidas por meio de notas fiscais e outros documentos do tipo) com os dados do estoque.

Aliás, é indicado que essa ação seja realizada com o uso de tecnologias de automação para aumentar a eficiência e precisão dos dados.

Entre elas, destacam-se o uso de código de barras, etiquetas RFID e de sistemas de controle de estoque.

Definição de estoque mínimo e máximo

Outro ponto essencial é a delimitação dos volumes mínimos e máximos para o estoque.

No primeiro caso, é importante estipular uma quantidade de produtos que consiga atender à demanda em determinado período, evitando o desabastecimento e a frustração de clientes que buscam itens e não encontram.

Em relação ao volume máximo, é necessário definir até que ponto haverá estoque de produtos para impedir encalhes ou que itens estraguem.

Por exemplo, no ramo da moda, se há uma compra excessiva de peças de uma estação, uma parte disso poderá encalhar quando a estação mudar.

Para conseguir estipular esses níveis, é preciso considerar o giro de estoque, a sazonalidade nas vendas e as estratégias de divulgação da empresa.

Também é importante acompanhar os comportamentos do público, bem como tendências em seu segmento de atuação.

4 erros da gestão de estoque

1. Esquecer de fatores como a sazonalidade

Não se deve descuidar da sazonalidade das vendas, isto é, quando elas variam mais do que o normal devido a época festivas ou a eventos. Por exemplo, no Natal, as compras tendem a crescer significativamente.

Nesse caso, é importante abastecer o armazém com mais produtos para dar conta do aumento na demanda.

O mesmo vale para momentos em que há maior queda nas vendas, em que é preciso reduzir a compra de insumos e limitar a produção. Caso contrário, poderá acabar com estoque parado.

2. Não negociar prazos com os fornecedores

É importante negociar os prazos de entregas de matérias-primas ou itens para revenda com os fornecedores.

Para isso, é crucial checar o seu giro de estoque e os três ciclos mencionados antes, a fim de programar os recebimentos dos insumos ou mercadorias nas melhores datas.

Quem não negocia corretamente com seus parceiros corre o risco de receber produtos tempos depois do necessário.

Logo, não conseguirá suprir a sua demanda, gerando insatisfação nos clientes e a perda de oportunidades de vendas.

3. Não se antecipar a mudanças na demanda

Existem fatores que impactam a demanda, positiva ou negativamente. No exemplo dado antes, sobre moda, são as estações.

A cada mudança, a procura por roupas da estação anterior tende a cair, o que obriga as lojas a realizarem liquidações para se desfazerem do estoque parado e o reporem com vestuários novos.

Outro fator que muda a demanda é a tecnologia.

Por exemplo, jornais e revistas tradicionais precisaram ajustar os seus estoques, reduzindo o volume de materiais físicos, para acompanharem uma nova realidade, em que consumidores leem e se informam mais no meio digital.

O mesmo vale para o oposto disso, ou seja, quando há tendência de crescimento no consumo de um bem. Isso pode ocorrer com negócios novos, que lançam um item inovador que começa a chamar atenção.

Mesmo que inicialmente a demanda tenha sido constante, por alguns meses, é preciso se preparar para quando o item ficar mais conhecido. Esse fato pode ocorrer ao se lançar uma campanha de marketing.

Aliás, é preciso ficar atento a isso e buscar dimensionar adequadamente os potenciais impactos de uma divulgação maior.

A atração pode ser superior ao esperado e isso nem sempre é bom, especialmente se os potenciais clientes não encontrarem a mercadoria desejada.

Em suma, caso a empresa não se antecipe a essas mudanças e adapte o seu estoque, é possível ficar com ele encalhado, gerando prejuízos, ou perder vendas.

4. Não priorizar produtos que expiram antes

Esse tema já foi tratado, mas não custa reforçar. É fundamental dar vazão aos produtos que expiram primeiro.

Para tanto, deve-se colocá-los na frente nas gôndolas, enviá-los primeiro nas entregas ou até conceder descontos para vendê-los.

Como um ERP pode auxiliar na gestão de estoque

Um sistema Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, possibilita automatizar processos relacionados à gestão de estoque, como o registro e o monitoramento dos produtos.

Dessa forma, é possível saber exatamente quais itens estão armazenados na empresa ou em seus CDs, em qualquer hora do dia.

Contudo, é preciso atenção na hora de escolher um ERP. Tente verificar se o programa desejado traz um módulo próprio para o gerenciamento do almoxarifado. Feito isso, um sistema de controle de estoque poderá contribuir para se obter as seguintes vantagens:

New Call-to-action

Integração das informações

Uma solução ERP é capaz de integrar processos relacionados ao estoque mais facilmente, mesmo que sejam de departamentos diferentes.

Por exemplo, quando conta com módulo de compras, o setor encarregado pelas aquisições consegue verificar quais são os produtos presentes no armazém e pode se programar melhor para repor o que falta.

Além da integração entre compras e estoque, as áreas de vendas e de finanças também são agregadas.

Dessa forma, os vendedores conseguem checar se há determinados produtos no almoxarifado, beneficiando o atendimento aos clientes.

Já os responsáveis pelo financeiro podem comparar dados do estoque com os seus controles de contas a pagar e a receber, além do caixa, melhorando a confiabilidade das informações contábeis, fiscais e econômicas do negócio.

Atualização em tempo real

Outro benefício é a atualização em tempo real, isto é, cada vez que um produto entra ou sai, o funcionário encarregado pode atualizar o sistema, permitindo que todos na empresa acompanhem as informações reais do momento.

Isso impede que decisões sejam tomadas com base em produtos que já foram vendidos, como a realização de ofertas e promoções.

Logo, previne a empresa de efetuar propagandas enganosas, uma vez que não poderá comercializar o que anuncia. A atualização em tempo real ainda facilita o cálculo da capacidade produtiva no momento desejado.

Automação de processos

Um ERP ainda permite uma gestão de estoque automatizado. Desse modo, cálculos, controles, históricos etc. são feitos automaticamente, bem como as atualizações no volume de produtos devido às saídas e entradas de mercadorias. Também é possível fazer inventários com emissões fiscais de ajustes e relatórios automáticos.

Histórico de compras e vendas

Um bom ERP mantém históricos de compras e vendas, permitindo aos gestores realizarem análises de épocas anteriores.

Consequentemente, dá para descobrir quando há sazonalidade nas vendas, quais produtos tendem a sair mais ou menos em determinados períodos, que estratégias de marketing potencializaram as conversões em anos anteriores etc.

Inclusive, favorece a realização de estimativas de vendas.

Métodos de gestão de estoque

Existem métodos de gestão de estoque que contribuem para o bom controle da área e otimizam as suas operações. Veja alguns exemplos:

Primeiro que Entra, Primeiro que Sai (PEPS)

Um dos benefícios do PEPS é evitar que produtos estraguem nas prateleiras, já que os mais antigos são os que primeiro são vendidos.

Todavia, é preciso cuidado, pois alguns itens podem ter prazos de vencimento mais cedo do que outros que foram comprados antes.

Outro ponto é que compras antigas, às vezes, são feitas a valores menores, enquanto que aquisições novas podem ser realizadas com preços reajustados pela inflação ou por outros critérios, especialmente quando se trata de produtos de longa vida.

É essencial ter cuidado na hora de precificar as mercadorias nesse sistema. Lembrando também que a armazenagem deve ser feita de maneira seriada.

Último a Entrar, Primeiro a Sair (UEPS)

Nesse modelo, o último lote sai primeiro, sendo que o preço das mercadorias também é baseado nos custos dele.

É um método interessante para quem trabalha com diferentes produtos, em que um é mais vendido. Dessa forma, em toda compra, ele é colocado à frente dos demais, pois o seu giro é maior.

Contudo, deve-se ter cuidado com esse sistema no aspecto fiscal, pois o lucro auferido por meio dele costuma ser menor do que no método anterior, uma vez que o preço dos últimos produtos tende a ser mais alto do que os dos primeiros lotes.

Por causa disso, ele não pode ser usado contabilmente, apenas como forma de controle interno da empresa.

Just in Time (na hora certa)

Nesse sistema, o objetivo é reduzir ao máximo o estoque, de modo que tudo deve ser fabricado no momento certo. Normalmente, isso quer dizer que a fabricação de uma mercadoria só é feita após o cliente comprá-la.

Isso significa que não haverá um estoque, pois o insumo é comprado e já vai direto para a linha de produção. A mercadoria terminada, por sua vez, também é enviada ao consumidor logo após ficar pronta.

No entanto, é possível trabalhar com estoques mínimos, para algumas horas, no modelo Just in Time.

Isso porque, caso ocorra algum problema de desabastecimento ou falha na linha de produção, ainda assim será possível entregar os produtos adquiridos aos clientes, evitando frustrações e até processos.

Esse método exige que os fornecedores sejam qualificados para atender à organização em pequenos lotes e rapidamente. Os custos de estocagem tendem a ser menores aqui.

Uma boa condução do estoque pode gerar um diferencial competitivo para a empresa, permitindo que ela reduza custos, melhore o abastecimento de produtos e agilize o envio de mercadorias.

Consequentemente, terá grandes chances de conquistar a preferência dos clientes devido à rapidez nas entregas.

Portanto, não se esqueça de investir no aperfeiçoamento de sua gestão de estoque, buscando aplicar conhecimentos de excelência da área em sua cadeia de suprimentos.

Com o tempo, os demais processos e as etapas logísticas também poderão ser aprimorados, gerando frutos para toda a organização.

Ficou com alguma dúvida sobre como aprimorar o gerenciamento de estoque na sua empresa? Compartilhe nos comentários para que possamos ajudá-lo!

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