O que é gestão de terceiros? Saiba como fazer, importância e benefícios!

Equipe TOTVS | 17 junho, 2022

A gestão de terceiros é essencial para empresas que lidam com prestadores de serviços terceirizados. Trata-se do conjunto de boas práticas e normas que auxiliam no controle e monitoramento de empresas contratadas.

Atualmente, a terceirização é uma necessidade para boa parte das empresas — especialmente após a nova lei que amplia as possibilidades desse tipo de contrato.

No entanto, como qualquer relação comercial, não basta simplesmente pagar mais e esperar pelo melhor.

É necessário realizar um controle efetivo das entregas, bem como um acompanhamento do compliance do prestador em relação às políticas da empresa e às obrigações trabalhistas.

Preparamos um guia completo sobre o assunto, explicando o que é gestão de terceiros, a importância de avaliar e controlar riscos, boas práticas e muito mais! Continua a leitura!

O que é gestão de terceiros?

Gestão de terceiros é o conjunto de práticas voltadas à melhor administrar os prestadores terceirizados ao longo de sua cadeia de valor, de modo que cumpram corretamente as atividades para as quais foram contratados.

A terceirização de serviços é tema de discussão há muitos anos, mas certamente traz incontáveis benefícios às organizações.

Afinal, terceirizar atividades-fim ou meio de um negócio dá ao contratante a chance de focar seus esforços e foco na estratégia do negócio.

Porém, não é por que uma empresa decidiu terceirizar uma atividade ou um conjunto delas que os problemas estão resolvidos.

Uma entrega de qualidade depende tanto do comprometimento do prestador de serviço, como também do correto monitoramento e controle da contratante.

Nível de entrega, obrigações, responsabilidades, compliance com normas internas e legislações são uma obrigação compartilhada.

A gestão de terceiros ajuda a empresa a aparar todas as arestas das relações e contratos firmados, garantindo que as empresas contratadas realizem o melhor trabalho possível, seguindo com as devidas leis.

Além disso, a gestão de terceiros pode ter relação com a forma que prestadores de serviços administram seus contratos, orçamentos e escala de profissionais.

Qual a importância de fazer a gestão de terceiros em sua empresa?

A gestão de terceiros é de extrema importância para garantir que os prestadores de serviço façam entregas de qualidade, cumprindo com as metas estabelecidas, mas também sem oferecer riscos.

Afinal, a terceirização trata-se de firmar uma parceira estratégica, em que as empresas trabalham para a sua — e muitas vezes, dentro de suas instalações.

O que inclui também as próprias prestadoras de serviços, que precisam assegurar total compliance em relação às regras, normas e procedimentos.

Tamanho nível de confiança pode abrir algumas brechas operacionais e estratégicas que, sem os devidos cuidados, podem ocasionar problemas graves.

Falamos dos riscos operacionais, reputação, financeiro, segurança de dados e de compliance.

Com a nova legislação, a Lei da Terceirização, aprovada em 2017, as empresas puderam terceirizar atividades-fim (antes disso, apenas atividades-meio eram permitidas, como limpeza ou segurança).

Isso trouxe um novo panorama para o mercado de prestadores de serviço, que expandiu como nunca.

Em 2022, de acordo com dados do Valor Econômico, o setor atingiu a maior alta em 15 anos.

Ou seja, o mercado tornou-se mais competitivo, com novas empresas se destacando das tradicionais.

Uma boa gestão de terceiros ajuda as organizações a lidar com esse cenário, não apenas melhorando as práticas de administração dos parceiros contratados, mas também lapidando o processo de escolha.

Quais os benefícios da gestão de terceiros?

Que a gestão de terceiros é uma parte importante da rotina do negócio que lida com empresas terceirizadas, não há dúvidas. Porém, investir nessas práticas realmente traz benefícios à operação?

Para muitas organizações, esse é um processo tão “comum” que sequer existem diretrizes, parâmetros e ferramentas dedicadas.

No entanto, seja para negócios com uma atividade terceirizada ou várias, é essencial desenvolver essa etapa da sua operação, de modo a evitar prejuízos e fortalecer a cultura do seu negócio.

Que tal entender mais? Separamos algumas das principais vantagens de investir em uma boa gestão de terceiros. Vamos conferir?

Diminuição de custos operacionais

Ao ajustar a maneira como sua empresa lida e gerencia empresas e profissionais terceirizados, você diminui custos operacionais.

Não entendeu a relação? Explicamos:

A gestão de terceiros diz respeito à forma com que uma contratante integra a contratada aos seus processos, cultura, nível de exigência, prazos e mais.

Assim, com boas diretrizes e profissionais responsáveis por aplicá-los, fica mais fácil gerenciar as entregas, reduzindo retrabalhos e mitigando o risco de rescisão de contratos.

Processos de contratação mais organizados

Como mencionamos anteriormente, fechar um contrato de terceirização é um desafio não apenas na hora de assinar, mas também de pesquisar os prestadores corretos.

A gestão de terceiros ajuda o negócio a melhor definir seus objetivos por trás da terceirização.

A dinâmica é a mesma de qualquer investimento: a decisão não deve ser tomada apenas com base no custo, mas também nos benefícios atrelados.

Só que saber qual prestador escolher é quase como atrair e recrutar talentos, só que muitas vezes com uma inversão de papéis.

É necessário então ter um escopo muito bem definido para que a pesquisa seja feita:

  • qual a reputação do prestador de serviço?
  • quais as avaliações sobre os trabalhos anteriores?
  • quais certificações e documentos a empresa precisa ter para fechar negócio?
  • entre vários outros!

A gestão de terceiros possibilita que a empresa crie esses mecanismos e otimize a contratação, trazendo melhores resultados.

Prevenção de riscos

Por fim, todos esses pontos que mencionamos contribuem para a criação de uma política moderna, forte e atualizada que ajuda a prevenir riscos de todas as partes.

Um dos principais é o risco de penalizações trabalhistas, já que é dever da contratante prezar pelo cumprimento da legislação das empresas que contrata em regime de terceirização.

Por mais que a contratante não possua uma relação de caráter trabalhista com os funcionários e especialmente empresas contratadas, a fiscalização do cumprimento das leis deve ser feito.

Caso problemas aconteçam — como más condições de trabalho oferecidas pela contratada — é a contratante quem pode sofrer as consequências.

Como fazer a gestão de terceiros?

Agora, na prática, como sua empresa pode fazer uma boa gestão de terceiros? Esse é um conjunto de atividades que muitas vezes confunde os profissionais e mesmo líderes de negócio.

Afinal, quem são os responsáveis e quais ações devem ser efetuadas?

Separamos os principais pontos a seguir, detalhando cada um deles para facilitar o seu entendimento, confira: 

Identifique quais atividades necessitam de terceirização

O primeiro passo é entender quais as áreas que necessitam de terceirização no seu negócio.

Normalmente, é comum olhar para atividades-meio, como seu refeitório ou a segurança das suas instalações.

No entanto, é possível aplicar a terceirização em atividades-fim, como do seu setor de contabilidade ou mesmo do seu chão de fábrica.

Procure entender, junto com o setor financeiro, quais atividades mais se beneficiariam dessa transformação.

Afinal, com a terceirização da mão de obra, você traz profissionais plenamente capacitados para cumprir com as funções — não precisando se preocupar com treinamento e qualificação dos mesmos.

Faça a validação dos fornecedores

Agora, é hora de validar os fornecedores encontrados no mercado.

Independente do processo de pesquisa, é essencial que, antes de fechar o contrato, sua empresa valide a qualidade do trabalho e a capacitação do prestador para a atividade.

Esse processo de validação pode exigir certo esforço, como a homologação dos parceiros — que destina-se a verificar o alinhamento em relação a certificações, documentos e processos exigidos.

Faça a integração dos prestadores de serviço

Uma vez que o martelo for batido, a empresa deve integrar os prestadores em um processo semelhante a — ou, dependendo da atividade, o mesmo que — um onboarding.

É preciso contextualizá-los na cultura, valores e objetivos da empresa, de modo que se sintam à vontade e aclimatados ao ambiente de trabalho.

Afinal, não é raro acontecer divisões até mesmo na força de trabalho, criando gargalos operacionais e produtivos relevantes.

Tente mitigar essa situação, trazendo os prestadores de serviço terceirizados para dentro da empresa e tornando-os parte dos processos convencionais.

Padronize e simplifique os processos

Para evitar que erros aconteçam, é necessário facilitar ao máximo o andamento da rotina operacional.

No entanto, sem padronização dos processos essa é uma meta complicada de ser atingida, especialmente porque as execuções se tornam irregulares, afetando diretamente na qualidade das entregas.

Por isso, quando falamos de terceirização, procure padronizar ao máximo a forma que as atividades são desempenhadas, que a comunicação é feita e que o feedback passado adiante.

Avalie a performance dos funcionários terceirizados

Puxando um ponto do tópico anterior, é essencial parar e avaliar o desempenho por meio da análise do resultado.

Para isso, estabelecer indicadores de desempenho (inclusive no SLA firmado) é essencial, já que o seu time de gestão de terceiros saberá exatamente o que monitorar e como montar os relatórios.

Aplique a auditoria de campo

Por fim, realizar a auditoria de campo é uma etapa necessária para complementar a avaliação de desempenho, garantindo que, na prática, toda qualidade é empregada em benefício de seus resultados.

Procure identificar se todos os protocolos e legislações são seguidos, de modo que os profissionais estejam atuando em segurança e de forma segura.

Esse processo deve ser feito periodicamente, resultando em relatórios completos, que se alinhem às diretrizes de governança corporativa.

Qual a função do gestor de terceiros?

O gestor de terceiros é o profissional responsável por administrar os prestadores de serviços contratados pela sua empresa, bem como cuidar do processo de escolha dos novos parceiros comerciais.

Ele gerencia a documentação e monitora tanto o compliance trabalhista quanto o cumprimento das normas internas, setoriais e contratuais.

Além disso, é esse profissional quem:

  • controla os custos de contratação, manutenção, insumos e demais extras acordados em contrato;
  • gerencia a relação com os prestadores de serviços terceirizados, encarregando-se de eventuais solicitações;
  • realiza o processo de escolha das empresas, incluindo a validação de acordo com os critérios definidos junto com as lideranças;
  • encarrega-se de montar e oferecer treinamentos com objetivo de ajustar questões de conformidade de acordo com as normas da empresa.

Em muitas empresas, essa função é adicionada ao rol de responsabilidades de outros profissionais.

No entanto, ressaltamos a importância e o peso dessa função. Com o auxílio de uma pessoa — ou um time dedicado — pode ajudar imensamente, trazendo maior qualidade e nível de compliance.

E, claro, nas empresas que prestam serviços, esses profissionais são responsáveis por organizar a escala, definir orçamentos, gerenciar custos e manter a execução dos trabalhos dentro do escopo acordado em contrato.

Como a tecnologia pode otimizar a gestão de terceiros?

Como qualquer processo dentro de uma empresa, a tecnologia tem o potencial de otimizar todas as execuções, reduzindo custos e mitigando erros. Na gestão de terceiros não seria diferente!

O principal ponto que podemos destacar é a possibilidade de automatizar a homologação e qualificação de terceiros.

Ou seja, sem que o gestor precise fazer esse processo manualmente.

Outro ponto que vale mencionar é a gestão de informações e dados de todos os terceiros de um negócio.

Contar com uma empresa ou funcionários terceirizados é uma coisa, mas e se a sua organização necessita de vários?

A gestão de todos, bem como o monitoramento de seu desempenho individual, já começa a se tornar um grande desafio, certo?

Com a tecnologia, é possível centralizar esses dados, possibilitando que os líderes tomem decisões mais assertivas, orientadas por dados, o que traz vários benefícios.

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Conclusão

E você, gostou de aprender mais sobre gestão de terceiros e como essa atividade é importante para um negócio?

Seja para a contratante ou contratada, gerenciar as relações comerciais e o compliance em relação às normas internas e legislações trabalhistas é essencial para garantir qualidade.Agora, que tal seguir aprendendo sobre gestão de serviços? Preparamos um guia sobre field service que conta tudo sobre o trabalho de campo que prestadores de serviço fazem!

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