Assinatura em PDF: é possível? Veja 3 formas de fazer

A assinatura em PDF faz parte da rotina empresarial. 

São contratos diversos com stakeholders, acordos financeiros, atas de reuniões e inúmeros documentos que regulam a atividade econômica da organização.

Como você já sabe, a assinatura é um mecanismo de aceite dos termos que constam em determinado documento, certo? 

Por isso, é preciso ter cuidado na hora de aprender como assinar um documento em PDF para garantir sua validade jurídica.

Apresentamos, neste artigo, algumas maneiras de assinar PDF online e por meio de programas, bem como as vantagens dessa prática.

Vamos lá?

Afinal, é possível colocar assinatura em PDF?

Sim. É possível colocar assinatura em PDF por meio de uma plataforma de assinatura e também com o uso da função “Arquivos” do iPhone.

Basta utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica, que é uma ferramenta para acessar, validar e compartilhar informações em formato digital.

Ela pode ser simples, qualificada ou avançada, e a opção por um desses tipos de e-signature será das partes envolvidas no documento. 

Isso porque é preciso avaliar qual o nível de confiabilidade exigido para o documento. Um NDA, por exemplo, é muito mais sigiloso do que um comunicado interno.

Antes de falarmos do programa para assinar digitalmente PDF ou da função “Arquivos” do iPhone, veja as vantagens em realizar a assinatura do arquivo online.

Quais são as vantagens da assinatura em PDF?

Empresas de diversos segmentos utilizam as assinaturas eletrônicas em sua rotina. Estima-se que o mercado global de e-signatures atingirá mais de US$ 14 bilhões até 2026. 

Existem alguns motivos e vantagens que explicam essa ampla adoção, veja:

• Redução de custos: ao aprender como inserir assinatura digital em PDF, os usuários não precisam gastar com serviço de entrega, motoboys, impressões, correios e cartórios;
• Praticidade: a possibilidade de assinar PDF online pelo computador ou celular traz praticidade aos signatários, pois é possível assinar de qualquer lugar e a qualquer momento;
• Sustentabilidade: sem a necessidade de impressão de papel e gasto com insumos de escritório, a organização se torna mais sustentável e mais próxima de atender aos critérios ESG;
• Mobilidade: é possível assinar PDF online pelo celular, o que garante mobilidade a todos os signatários. Isso também contribui para a agilidade ao fechar negócios e na execução do fluxo de trabalho;
• Produtividade empresarial: ferramentas de assinatura eletrônica trazem agilidade e praticidade para a rotina dos profissionais. Isso significa que eles gastam menos tempo com burocracias e podem se dedicar mais às tarefas estratégicas para a organização. Ou seja, são mais produtivos;
• Agilidade: o processo de assinar PDF com certificado digital e também sem ele se torna mais ágil, especialmente se considerarmos as soluções que cuidam de todo o ciclo de vida de um contrato. Como consequência, há também agilidade na hora de fechar negócios e garantir oportunidades.

Percebe como essas vantagens de aprender como fazer assinatura eletrônica em PDF podem trazer maior competitividade à empresa? 

Diante disso, é hora de responder à questão principal: como colocar uma assinatura em um PDF?

3 formas de assinar um PDF

Para entender como inserir assinatura digital em PDF, você deve saber o entendimento da lei brasileira sobre o assunto. Será que essa assinatura é válida juridicamente?

De acordo com a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a ICP-Brasil e criou o certificado digital, e a Lei nº 14.603/2020 (Lei da Assinatura Digital), sim.

Essas normas brasileiras trazem algumas possibilidades na hora de assinar um documento online: assinatura eletrônica e assinatura digital. Elas podem ser feitas pelo computador e pelo celular. 

Confira, a seguir, as 3 formas de assinar um PDF de forma válida e segura.

1. Usando uma assinatura eletrônica

Para saber como fazer assinatura eletrônica em PDF, o usuário precisa, antes de mais nada, conhecer o conceito dessa ferramenta.

De acordo com a Lei nº 14.063, o conceito de assinatura eletrônica é:

“os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos nesta Lei […]”

No artigo 4º, a lei define os diferentes tipos de assinatura eletrônica, resumidos abaixo conforme seu grau de confiabilidade:

• Simples: permite identificar o signatário e consegue anexar ou associar dados a outros dados eletrônicos do signatário. É uma ferramenta simples mais voltada para rotinas internas empresariais;
• Avançada: usa certificados fora do padrão ICP-Brasil ou outro meio de comprovação de autoria e integridade admitido pelas partes como válido. Utilizada em processos e transações que demandam segurança e sigilo elevados. É o caso da assinatura gov.br;
• Qualificada (assinatura digital): utiliza o certificado digital no padrão ICP-Brasil, ideal para transações que demandam máxima segurança.

Portanto, ao aprender como assinar um contrato em PDF ou outro documento eletrônico, você deve verificar o nível de segurança exigido antes de escolher o tipo de e-signature.

Com isso em mente, basta seguir o passo a passo seguinte para colocar assinatura em PDF:

1. Abra sua plataforma de gestão de assinaturas eletrônicas e faça o login;
2. Faça o upload do documento que será assinado digitalmente;
3. Escolha o tipo de assinatura que será realizada;
4. Clique em assinar.

Se você for assinar PDF com certificado digital, separamos um passo a passo a seguir.

2. Usando uma assinatura digital (assinar PDF com certificado digital)

A assinatura digital, como você acabou de ver, é aquela que utiliza um certificado digital validado pela ICP-Brasil. 

O certificado é composto por um par de chaves criptográficas: a chave pública é divulgada para terceiros, mas a chave privada é conhecida somente pelo titular do documento. 

Dessa forma, este par de chaves permite que uma pessoa física ou jurídica se identifique no ambiente eletrônico de forma inequívoca. 

Por isso, é uma das ferramentas utilizadas ao assinar PDF online. E como fazer isso?

Para utilizar o certificado, o mais indicado é usar um programa para assinar PDF com certificado digital, como o TOTVS Assinatura Eletrônica. 

O processo de colocar assinatura em PDF por meio desses softwares costuma ser bem simples. A seguir, trouxemos como exemplo o passo a passo na ferramenta da TOTVS. Veja:

1. Informe seu login e senha no site ou no aplicativo “Minha Assinatura Eletrônica”;
2. Abra o documento em PDF que deve ser assinado e clique em “Assinar”;
3. Leia o conteúdo e clique em “Próxima Etapa”;
4. No campo “Tipo de assinatura”, selecione “Assinar com Certificado Digital (A1/A3)”;
5. Escolha o certificado a ser utilizado e clique em “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos”.
6. Para finalizar, clique em “Assinar”;
7. Para os certificados com senha, você deverá digitá-la na janela exibida.

– Como validar uma assinatura digital em PDF?

Para validar uma assinatura em PDF, o usuário possui duas opções principais.

A primeira é utilizar o serviço de validação de assinaturas eletrônicas do governo brasileiro, o VALIDAR. 

No site, basta fazer o login com o gov.br e enviar o arquivo assinado que você deseja validar. O resultado retornar aprovado (assinatura em conformidade com as normas), reprovado e indeterminado (resultado inconclusivo).

E como validar uma assinatura digital em PDF pelos sistemas de gestão de assinatura eletrônica e digitais, como o TOTVS Assinatura Eletrônica?

Na solução, você deve fazer login com seu e-mail e senha, e selecionar o documento que deseja validar. 

É provável que exista uma opção de “Ver detalhes” ou algo semelhante para que veja as informações sobre o documento, como o nome, o tipo, o tamanho, o status, o remetente, os destinatários e as ações realizadas.

Para verificar a validade da assinatura, busque a opção “Ver assinatura” ou semelhante e confira os dados do certificado digital, como o nome, o CPF, o e-mail, a data e a hora da assinatura, e o código de verificação.

3. Assinar um documento em PDF no celular

Assinar documentos pelo celular é uma maneira simples e rápida de lidar com essa burocracia.

Quer saber como assinar PDF no iPhone? Não é preciso ter nenhum aplicativo específico, pois ele já traz um app nativo (“Arquivos”) que permite a assinatura.

Basta abrir o arquivo, tocar no símbolo da caneta, apertar “+” e clicar na opção “Assinatura”. Assine o documento e toque em “OK”.

E se você não tiver iPhone? Como assinar um documento em PDF no celular? 

Você pode utilizar os aplicativos disponíveis das ferramentas de assinatura eletrônica, como é o caso do Minha Assinatura Eletrônica, da TOTVS.

Esse sistema de assinatura eletrônica na versão mobile costuma ser mais vantajoso para o contexto empresarial, pois é pensado unicamente para assinar documentos de forma digital de modo a garantir a segurança, a validade jurídica e a confiabilidade das assinaturas. 

Há outros aplicativos no mercado disponíveis para Android e iOS, inclusive gratuitos, para colocar assinatura em PDF. Porém, eles costumam apresentar limitações quanto ao número de documentos e signatários.

Seja qual for a sua escolha, é importante ter em mente os requisitos técnicos de cada ferramenta e os tipos de assinaturas para que elas garantam autenticidade (confirmação e validação da identidade do signatário), integridade do conteúdo (evita alterações, falsificações e fraudes) e não repúdio (as partes não podem negar o conteúdo).

O TOTVS Assinatura Eletrônica é capaz de garantir tudo isso, veja só!

TOTVS Assinatura Eletrônica

Agora você já sabe como inserir assinatura em PDF ou outro documento digital, certo? 

Que tal conhecer a melhor solução de assinatura eletrônica do mercado, que confere segurança e validade jurídica aos documentos?

A TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma que permite a gestão de assinaturas do início ao fim. 

Isso significa que o gestor pode acompanhar o andamento dos documentos, consultar pendências e muito mais.

Ela proporciona mobilidade à gestão de documentos com o app Minha Assinatura Eletrônica. Isso significa que você pode fazer tudo em qualquer horário e lugar.

Além de enviar documentos aos destinatários e usar filtros para encontrar os documentos de forma ágil, a ferramenta traz outras funcionalidades, como:

• Signatários e usuários ilimitados;
• Armazenamento na TOTVS Cloud;
• Login com reconhecimento facial e biometria;
• Notificações sobre os documentos a serem assinados;
• Inserção da marca empresarial para personalizar o aplicativo;
• Integração com diversas ferramentas, como Google Drive e outros sistemas da TOTVS.

Teste gratuitamente a ferramenta TOTVS  Assinatura Eletrônica por 30 dias e comprove a eficiência!

Colocar assinatura em PDF não precisa ser uma tarefa burocrática que gasta tempo dos profissionais. 

A escolha da ferramenta correta e adequada às demandas empresariais, como é o TOTVS Assinatura Eletrônica, proporciona agilidade, praticidade, mobilidade, redução de custos e outros benefícios.

Ela também simplifica o processo de assinatura e da própria gestão de documentos. Ao centralizar os fluxos internos relacionados a esta atividade, proporciona maior produtividade aos profissionais.

Veja o que é e como funciona uma plataforma de assinatura digital!