Flexibilização do trabalho: como funciona, vantagens, como aplicar

Equipe TOTVS | 01 abril, 2024

Em um mundo em constante evolução, a flexibilização do trabalho surge como algo essencial para empresas que visam o futuro, tanto no Brasil quanto no mundo.

Mas, o que realmente significa flexibilizar o ambiente de trabalho e quais implicações isso tem para os gestores e seus colaboradores? 

O que começou como tendência se tornou uma transformação no cerne de como as empresas operam, de modo a incentivar uma maior satisfação no emprego e produtividade.

Em sua essência, a adaptabilidade e flexibilidade no trabalho demandam uma cultura baseada na confiança e no desempenho, ao invés de meras horas trabalhadas. 

Vamos conhecer em detalhes o que é flexibilização do trabalho?

O que é flexibilização do trabalho?

A flexibilização do trabalho é uma filosofia operacional que permite que as organizações e seus colaboradores desfrutem de maior liberdade em como, quando e onde o trabalho é realizado. 

Com uma ênfase crescente em equilibrar vida profissional e pessoal, essa abordagem se distancia dos rígidos esquemas tradicionais de horário fixo e local de trabalho centralizado. 

Neste cenário, os funcionários muitas vezes têm autonomia para estabelecer seus próprios horários e escolher locais que melhor atendam às suas necessidades e estilos de vida, incluindo a opção de trabalhar remotamente. 

No Brasil, de acordo com pesquisa da consultoria Mercer, 43% dos profissionais buscam mais flexibilidade no trabalho. Ao redor do mundo, a porcentagem sobe para 60%.

Certo é que a flexibilização do trabalho e a utilização do home office ou do modelo híbrido representam um repensar da estrutura convencional de trabalho.

Elas reconhecem a possibilidade do trabalho flexível impulsionar o desempenho e a inovação no ambiente de negócios atual.

Na prática, como funciona o trabalho flexível?

A flexibilização do horário de trabalho, da hierarquia, do local de exercício das atividades e do modo de distribuição de tarefas compõem esse chamado trabalho flexível.

Na prática, este modelo configura-se como um arranjo que permite aos colaboradores e empresas encontrar um meio-termo produtivo por meio de várias iniciativas adaptativas 

Essas abordagens acomodam aspectos como carga horária, local de trabalho e métodos de gestão, buscando o engajamento dos funcionários e otimização do desempenho organizacional.

Entenda a seguir como funciona e o que é flexibilidade na empresa a partir de cinco pilares.

Leia também: Contrato de trabalho home office: tipos e como fazer

Carga horária flexível

A carga horária flexível é um dos pilares quando se pensa o que é flexibilização do trabalho. 

Nesta modalidade, funcionários têm a liberdade de começar e terminar seu dia de trabalho em horários que se alinham melhor com suas necessidades pessoais e ritmo biológico, desde que cumpram as horas de trabalho acordadas. 

Por exemplo, um colaborador pode optar por iniciar mais cedo e terminar mais cedo para evitar o trânsito intenso ou para se adequar à sua maior produtividade matinal. 

Outros podem precisar de horários que se compatibilizem com compromissos familiares, como levar os filhos à escola. 

A essência da carga horária flexível é promover uma cultura de trabalho centrada em resultados e entrega de tarefas, em vez de simplesmente mensurar as horas passadas no escritório. 

E existem diversos tipos de flexibilização do horário de trabalho.

– Tipos de flexibilização de acordo com a carga horária

A flexibilização do horário de trabalho pode ser categorizada em três tipos principais: 

  • Livre: é o mais flexível, pois permite que os colaboradores escolham integralmente seus horários de trabalho, bem como seus dias de trabalho, mas deve cumprir a carga horária diária ou semanal determinada;
  • Fixo variável: estabelece a possibilidade de escolher horários de entrada e saída dentro de um espectro pré-definido pela empresa (em geral turno da manhã ou da tarde), para conciliar a necessidade de coordenação interna com alguma flexibilidade individual;
  • Variável: os funcionários podem variar a duração da jornada de trabalho em diferentes dias, por exemplo, trabalhando mais horas em certos dias e compensando com jornadas mais curtas em outros. Não há carga horária diária ou semanal determinada, nem horário de entrada ou saída.

Um interessante relatório do Future Forum de 2022 pontua que os profissionais com total flexibilidade de horário apontam maior produtividade (29% a mais) e capacidade de foco (53% a mais) do que trabalhadores sem capacidade de mudar sua agenda.

Local de trabalho

A flexibilização no mundo do trabalho também atinge o local da execução das atividades, que é reinventado para se adaptar às necessidades da força de trabalho moderna.

Empregadores oferecem opções diversificadas que vão além do escritório tradicional aos locais alternativos, como espaços de coworking, cafés ou até mesmo de casa. 

Essa abordagem descentralizada serve para apoiar um equilíbrio saudável entre a vida profissional e pessoal, pois poupa os colaboradores do tempo e do estresse do deslocamento diário. 

Além de acrescentar adaptabilidade e flexibilidade no trabalho, amplia-se o potencial de atrair e reter talentos que preferem ou necessitam de ambientes de trabalho diferenciados para melhorar a produtividade e a satisfação no trabalho.

Disso, podemos pensar na flexibilização do trabalho e na utilização do home office.

Leia também: Officeless: o que é, vantagens e desafios desse modelo

Home office

O home office é um pilar popular quando se pensa o que é flexibilidade na empresa.

Os colaboradores realizam suas atividades profissionais fora do ambiente corporativo tradicional, geralmente em suas residências. 

Com tecnologias de comunicação avançadas facilitando reuniões virtuais e colaboração em tempo real, o home office permite que os funcionários mantenham a produtividade, evitem deslocamentos e favoreçam uma melhor integração entre a vida profissional e pessoal.

Segundo uma pesquisa da Statista, em 2021, 5% dos trabalhadores no Brasil optaram por não se deslocar para o trabalho. Naquele ano, foi o pico, pois entre outubro de 2022 e setembro de 2023, esse número ficou em 4%.

Já a Fundação Getúlio Vargas (FGV) aponta que, em outubro de 2022, 32,7% das empresas afirmaram ter adotado o modelo home office no Brasil. Nelas, 34,1% dos profissionais trabalham, pelo menos um dia, de home office.

Hierarquia horizontal

Com a flexibilização do trabalho, a utilização do home office ou do trabalho híbrido passou a ser regra, e as estruturas rígidas de hierarquia já não tinham tanta eficácia.

Por isso, um dos pilares da adaptabilidade e flexibilidade no trabalho é a hierarquia horizontal.

Essa estrutura organizacional diminui as barreiras entre a gestão e os funcionários e encoraja uma maior colaboração e comunicação aberta. 

Em um ambiente de trabalho flexível, esta disposição promove o empoderamento dos colaboradores para lhes conferir mais autonomia nas tomadas de decisão e na condução das suas atividades. 

De um lado, as equipes se tornam mais ágeis e adaptáveis, capazes de responder rapidamente a mudanças e inovações.

Do outro, a liderança beneficia-se de insights diretos do “chão de fábrica” ou da linha de frente do serviço, o que amplia sua visão estratégica.

Distribuição de tarefas conforme perfil do colaborador

Por fim, o último pilar quando se pensa o que é flexibilidade na empresa é a distribuição de tarefas segundo o perfil do colaborador.

Esse aspecto envolve a alocação de responsabilidades com base nas habilidades individuais e interesses. Ou seja, reconhece que as pessoas têm competências distintas, ritmos de trabalho e motivações. 

Portanto, ao alinhar tarefas às inclinações naturais dos colaboradores, as empresas podem impulsionar a eficiência e a satisfação no trabalho. 

Este enfoque personalizado permite explorar plenamente o potencial de cada membro da equipe, o que maximiza a contribuição individual para o sucesso coletivo da organização.

Estes pilares dão uma noção dos benefícios que este modelo laboral oferece, certo? Mas e as desvantagens da flexibilização do trabalho no Brasil?

Flexibilização do trabalho: vantagens e desvantagens

A adesão ao trabalho flexível vem crescendo à medida que as empresas reconhecem a necessidade de modernizar práticas laborais para atrair e reter talentos em um mercado competitivo. 

Embora a adaptabilidade possa apresentar benefícios significativos, é importante que as organizações entendam melhor a flexibilização do trabalho, suas vantagens e desvantagens. 

Como benefícios dos diversos exemplos de flexibilização do trabalho, podemos apontar:

  • Redução dos custos operacionais, como espaço físico e recursos relacionados ao escritório;
  • Acesso ampliado a talentos, não estando mais limitado à disponibilidade geográfica dos candidatos;
  • Melhora do equilíbrio entre vida profissional e pessoal, o que traz maior satisfação e bem-estar dos colaboradores;
  • Possibilidade de aumento na produtividade, com colaboradores trabalhando em horários em que são mais eficientes e energizados.

E as desvantagens da flexibilização do trabalho? Veja:

  • Desafios na manutenção de uma cultura corporativa coesa e integrada;
  • Risco de sobretrabalho e dificuldades para manter a separação entre trabalho e vida pessoal;
  • Obstáculos à comunicação e coordenação, especialmente em equipes com múltiplos fusos horários;
  • Complexidade extra na gestão remota e rastreamento do desempenho dos funcionários fora de um ambiente supervisionado de escritório.

Agora que você entende melhor os exemplos de flexibilização do trabalho, suas vantagens e desvantagens, deve saber como aplicá-la na empresa.

Como aplicar a flexibilização do trabalho na empresa?

Implementar um modelo de trabalho flexível exige planejamento e compreensão do contexto empresarial. 

A transição deve ser metódica e alinhada com as necessidades de ambos, empresa e colaboradores.

Confira a seguir um breve passo a passo.

Entenda o perfil da empresa e dos colaboradores

O primeiro passo para aplicar a flexibilização do trabalho no Brasil e no mundo é avaliar o perfil da organização e dos colaboradores. 

Compreender as funcionalidades do seu negócio e o tipo de trabalho realizado ajuda a identificar quais práticas flexíveis seriam mais benéficas. 

É também crucial entender as expectativas e as necessidades dos empregados, que podem variar drasticamente. 

Uma pesquisa interna pode revelar insights valiosos sobre quais adaptações seriam mais eficazes e bem recebidas.

Desenvolva uma política interna

Outro passo fundamental é elaborar uma política interna de trabalho flexível que estabeleça diretrizes claras para gestores e colaboradores. 

A política deve incluir critérios para elegibilidade, processos de solicitação, medidas de avaliação de desempenho e expectativas de comunicação. 

Ela serve como uma referência sólida, de modo a garantir que todos estejam cientes dos seus direitos e responsabilidades, e contribuir para a promoção de uma transição suave para o trabalho flexível.

Ofereça treinamentos

A importância da flexibilidade no trabalho no mundo corporativo atual faz com que muitos gestores queiram implementar o modelo em sua empresa. 

No entanto, são inúmeras mudanças que devem ocorrer para que a transição seja eficaz. A adoção de novas ferramentas digitais para comunicação e trabalho colaborativo é só um ponto.

Por isso, seu próximo passo na hora de implementar o novo modelo é oferecer treinamentos para preparar todos os profissionais para as mudanças associadas ao trabalho flexível. 

Além do uso eficaz das ferramentas citadas, os treinamentos podem envolver:

  • Gerenciamento de tempo;
  • Boas práticas de “convivência digital”;
  • Medidas extras de segurança da informação quanto a equipamentos pessoais;
  • Estratégias para manter o foco e a produtividade em ambientes não tradicionais.

Com esses treinamentos, a equipe poderá enfrentar melhor os desafios do trabalho flexível e capitalizar as suas vantagens.

Conte com a tecnologia

A tecnologia é uma aliada indispensável na implementação dos diversos exemplos de flexibilização do trabalho. 

Ferramentas de colaboração online, plataformas de gerenciamento de projetos e soluções de comunicação virtual são fundamentais para manter a equipe conectada e produtiva. 

Investir em soluções tecnológicas robustas e seguras permite que o trabalho remoto seja executado com eficiência, mantendo os dados da empresa seguros e facilitando o acesso e o compartilhamento de informações onde quer que o colaborador esteja. 

Nesse contexto, sistemas de gestão de assinatura eletrônica, como o TOTVS Assinatura Eletrônica, desempenham um papel crucial.

Afinal, eles permitem, a execução de procedimentos contratuais e operacionais de maneira ágil e segura, essencial para empresas que valorizam a adaptabilidade e a eficiência.

Leia também: Ferramentas de gestão: conheça as 13 mais utilizadas

TOTVS Assinatura Eletrônica

Em meio à importância da flexibilidade no trabalho, a agilidade em processos contratuais e a segurança dos dados corporativos são prioridades. 

O TOTVS Assinatura Eletrônica atende a essas necessidades ao oferecer uma plataforma confiável e intuitiva que acelera as operações sem abrir mão da conformidade legal e da integridade. 

Customizável conforme a dinâmica do seu negócio, esse sistema se integra perfeitamente às rotinas flexíveis de trabalho e permite a assinatura de documentos de forma eletrônica, com e sem certificado digital, de qualquer lugar, a qualquer momento.

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Conclusão

A implementação da flexibilização do trabalho é um movimento estratégico que alia inovação à cultura corporativa. 

Empresas que adotam essa metodologia estão pavimentando o caminho para uma força de trabalho mais motivada, produtiva e alinhada aos desafios do futuro. 

Adaptar-se a essa modalidade requer compromisso e compreensão dos princípios que regem um ambiente de trabalho evolutivo. 

Com benefícios tangíveis e um impacto positivo sobre a vida dos colaboradores, a flexibilidade no trabalho já é uma realidade que define empresas líderes e comprometidas com a excelência no cenário empresarial contemporâneo.

Que tal conhecer melhor o que é teletrabalho, suas regras, prós e contras?

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