Saber o que é CLM ou Contract Lifecycle Management é fundamental para as empresas, pois a gestão manual de contratos se mostra bastante ultrapassada no contexto da transformação digital.
A adoção de boas práticas quanto ao gerenciamento desses documentos traz inúmeras vantagens para as organizações, como a diminuição de riscos e a melhora na conformidade.
Você sabia, por exemplo, que o CLM pode ser executado por meio de um software específico para essa finalidade, o que agiliza ainda mais o processo?
Pensando nisso, explicamos a seguir o que é CLM, sua finalidade, importância, benefícios e muito mais.
Acompanhe!
O que é CLM? Para que serve?
CLM é o gerenciamento do ciclo de vida do contrato, ou seja, o gerenciamento dos processos relacionados a este documento ao longo de toda a sua existência.
Seu objetivo é, assim, simplificar e otimizar a gestão contratual, tornando os contratos mais eficientes e seguros para as partes.
No Brasil, quando se pensa no que é CLM, o conceito se confunde com os próprios sistemas de gestão contratual.
Por isso, podemos entendê-lo como método ou processo, mas também como ferramenta tecnológica.
No último caso, estamos falando do Contract Lifecycle Management software, capaz de aprimorar o controle e agilizar a execução de tarefas de gerenciamento de contratos.
Entenda a importância da gestão do ciclo de vida de contratos
Os contratos são importantes para as relações empresariais com clientes, fornecedores, parceiros e funcionários. A finalidade desses instrumentos é trazer segurança jurídica para as partes, certo?
Para que isso aconteça e não haja problemas entre os envolvidos, a boa gestão do ciclo de vida de contratos é essencial.
Essa gestão envolve todas as fases do contrato, e cada uma delas requer cuidados específicos e ações diferentes para que o contrato seja cumprido de acordo com o que foi estabelecido.
Desde a elaboração, passando pela assinatura digital ou manual, até o encerramento ou renovação do contrato, é importante fazer um bom gerenciamento para que o tempo e o esforço gastos em cada uma delas seja otimizado.
Para entender melhor o que é CLM e como ele é importante para as empresas, falaremos adiante dos seus benefícios.
Por que a gestão manual de contratos se tornou ultrapassada?
A gestão manual de contratos empresariais ou o gerenciamento contratual sem o auxílio de um software específico é uma prática ultrapassada.
Empresas que prezam pela produtividade e competitividade abandonaram essas ações com o advento das inovações tecnológicas devido aos problemas que elas trazem.
E quais são eles? Confira os principais:
- Alto custo com material de escritório, impressão, assinatura e arquivamentos dos documentos;
- Falta de controle sobre o documento, o que pode gerar atrasos ou o não cumprimento de prazos;
- O armazenamento dos contratos, que deve ser feito de forma física ou em arquivos do computador, torna o acesso às informações mais difícil e há maior risco de perda ou alteração das informações.
Por isso, fica cada vez mais claro o quanto a gestão manual de contratos se mostra ultrapassada perante o surgimento dos Contract Lifecycle Management softwares.
E quais são as vantagens do gerenciamento do ciclo de vida do contrato por meio da tecnologia?
Quais são as vantagens do CLM?
Dados do Expert Market Research apontam que o mercado global de Contract Lifecycle Management software foi avaliado em US$ 1,50 bilhão em 2020.
Estima-se que este mercado atinja uma taxa de crescimento anual composto de 16,9% no período de previsão de 2022-2027, para chegar a US$ 3,84 bilhões até 2026.
Vale pontuar que o segmento de soluções baseadas em nuvem representou a maior parte do mercado em 2020.
E o que explica tanto sucesso? Adotar boas práticas de gestão de contratos, inclusive com o uso de tecnologia, pode impulsionar as atividades empresariais em diversos aspectos.
Profissionais da área financeira, jurídica, procurement e vendas conseguem utilizar as informações com mais eficiência com o auxílio da tecnologia.
Confira a seguir as vantagens do CLM para as organizações!
- Economia de tempo;
- Melhora na gestão de contratos;
- Diminuição de riscos;
- Maior produtividade e praticidade;
- Controle e padronização do portfólio de documentos;
- Mais segurança no armazenamento;
- Melhora na conformidade;
- Facilidade no processo de negociação.
1. Economia de tempo
A gestão do ciclo de vida dos contratos tornou-se mais eficiente com o surgimento dos softwares de CLM. Isso ocorre porque, com o uso desses sistemas, é possível automatizar tarefas que, antes, eram realizadas manualmente.
Há pouco tempo, um contrato demorava em média 3,4 semanas para ser aprovado. Com o gerenciamento das fases do contrato realizado por meio de software, há redução de cerca de 82% neste tempo.
2. Melhora na gestão de contratos
Fazer o gerenciamento das fases do contrato com método e padronização é muito benéfico para as empresas. Com o auxílio de um software, é mais fácil o controle de todos os documentos.
Isso ocorre porque o sistema dispõe de uma base de dados na qual é possível o armazenamento de todos os documentos, o que evita a perda ou alteração de informações.
Além disso, o software auxilia na identificação das pessoas envolvidas em cada fase do contrato, o que contribui para o melhor acompanhamento das atividades.
3. Diminuição de riscos
O gerenciamento do ciclo de vida do contrato permite o acompanhamento detalhado dos prazos e das atividades relacionadas ao documento.
Com o uso de um software, é possível, por exemplo, enviar lembretes para as pessoas envolvidas, o que minimiza o risco de esquecimento ou atrasos.
Além disso, com maior visibilidade sobre as informações, aumenta-se a transparência nas relações contratuais, o que contribui para a conformidade.
4. Maior produtividade e praticidade
Com o Contract Lifecycle Management software, há a otimização do tempo e dos esforços das equipes envolvidas.
Com a automação de contratos e acesso às informações de forma prática e rápida, as partes envolvidas podem ter as informações sobre o documento sem dificuldades e em pouco tempo.
Um bom exemplo é a assinatura eletrônica.
5. Controle e padronização do portfólio de documentos
O CLM ajuda a controlar o portfólio de documentos envolvidos em um contrato.
Isso porque tudo o que é necessário para gerenciar o ciclo de vida do contrato está centralizado em um só lugar, o que torna mais fácil monitorar o progresso e as responsabilidades.
A padronização aparece com a possível oferta de templates pelo software, com alternativas pré-aprovadas. Assim, o responsável consegue evitar aspectos repetitivos, elaborar e revisar contratos de forma organizada.
6. Mais segurança no armazenamento
O uso de um Contract Lifecycle Management software possibilita o armazenamento de documentos em um local seguro e centralizado.
As soluções mais utilizadas são baseadas em nuvem, que oferece alto padrão de criptografia.
Com esta tecnologia, é possível acessar os contratos facilmente quando precisar. Ao mesmo tempo, há garantia de que eles estão protegidos contra o acesso não autorizado ou o dano físico.
7. Melhora na conformidade
A tecnologia aplicada à gestão das fases do contrato é uma grande aliada da conformidade. Isso porque há maior padronização dos processos e controle.
Vale pontuar ainda que boas soluções são desenvolvidas em conformidade com a LGPD.
8. Facilidade no processo de negociação
Ao saber o que é CLM, o gestor conhece uma solução que atua em todo o ciclo de vida do contrato, inclusive na negociação.
O uso de uma plataforma centralizada e baseada em nuvem permite às partes visualizar e modificar o documento em tempo real, o que promove a colaboração.
Além disso, qualquer detalhe pode ser verificado diretamente na plataforma, como a assinatura eletrônica.
Tudo isso traz maior agilidade e facilidade ao processo de negociação.
Agora que você sabe o que é CLM e como o software traz benefícios para sua organização, que tal ver como a tecnologia atua em cada uma das fases do contrato?
Como um software CLM pode ajudar em cada uma das fases do contrato?
O sistema de gestão de contratos aumenta a eficácia desta tarefa em diversas fases do documento.
É possível, por exemplo, receber solicitações de elaboração e revisão de minutas contratuais, acompanhar o status de cada negócio, colher assinaturas, armazenar os documentos, controlar obrigações, monitorar prazos de renovação e muito mais.
Confira algumas ações em cada uma das fases do contrato:
- Pré-contratação: é a etapa do início da gestão, em que se define o objetivo do documento, orçamento, prazo, entrega e outras informações. Com o software, a troca de informações é mais rápida, o que proporciona facilidade na elaboração da minuta;
- Contratação: etapa em que ocorre a negociação e o fechamento do negócio, com análise das cláusulas. Mais uma vez, a tecnologia vem para organizar a validação do documento por todos;
- Pré-execução: momento em que a contratação passa a valer na prática. Envolve ajustes necessários em alguns casos, assinatura do contrato, pagamento e prazo para execução do trabalho. O software agiliza essa etapa, especialmente com o uso de assinatura eletrônica ou digital;
- Execução: por meio do software de CLM, as equipes acompanham o cumprimento das cláusulas e do cronograma;
- Encerramento: caso não haja renovação contratual, procede-se ao encerramento. Nesta etapa, verifica-se o cumprimento de prazo e pagamentos, bem como do fornecimento;
- Renovação: o software garante a adesão às regras estabelecidas e aborda proativamente as expirações e renovações de contratos, evitando assim que a empresa perca a oportunidade de negócios.
Quando sua empresa deve contratar um CLM?
O uso de um software para o gerenciamento do ciclo de vida dos contratos é interessante para empresas que atuam com fornecedores ou prestadores de serviços.
Ou seja, qualquer organização pode se beneficiar do Contract Lifecycle Management software. No entanto, há alguns sinais que apontam para uma necessidade urgente de contratação do CLM:
- Contratos sem padronização, com dados incorretos ou sem as cláusulas-chave;
- Equipe sobrecarregada e pouco produtiva na elaboração e revisão de contratos;
- Não-cumprimento de obrigações em contratos vigentes por falta de monitoramento;
- Insatisfação de stakeholders com a demora na conclusão e assinatura de documentos;
- Falta de apresentação de dados consistentes sobre o gerenciamento de contratos para a alta direção da empresa;
- Número alto de projetos e negócios empresariais que sofreram prejuízos devido ao atraso na assinatura ou na renovação de um contrato.
Caso você tenha identificado algum desses sinais, é hora de pensar em um software de CLM, que traz recursos necessários para lidar com essas dificuldades.
Dicas para escolher o melhor software CLM para seu negócio
O uso de um software para gerenciar o ciclo de vida do contrato é importante para qualquer organização que pretenda otimizar o tempo, o espaço físico e o trabalho com a gestão de seus contratos.
No entanto, o investimento deve ser avaliado conforme o porte da empresa, o número e o tipo de contratos fechados. Isso significa analisar o objetivo do software para encontrar o melhor custo-benefício.
Caso sua organização pretenda contratar um software CLM para gerenciar contratos, fique atento às seguintes dicas:
- Verifique a facilidade de uso: o software CLM deve ser fácil de usar, para que todos os envolvidos na gestão dos contratos possam utilizá-lo sem dificuldades. Pense na interface, na usabilidade e no suporte técnico.
- Veja se o software é customizável: o CLM deve ser customizável, para que seja possível adaptar o sistema às necessidades da sua empresa. Verifique o nível de customização, o tempo de implantação e o suporte.
- Confira a responsividade: um sistema CLM responsivo é acessível via tablet, smartphones e web.
- Analise as funcionalidades: uma boa plataforma de CLM apresenta funções de controle de produtividade (agenda de compromissos e prazos, por exemplo), elaboração de minutas, integração com softwares de assinatura eletrônica, armazenamento de contratos, gestão de prazos e exigíveis, e análise de dados.
- Faça um teste: o melhor jeito de saber se o software CLM atende às suas necessidades é fazer um teste.
Com essas dicas, você estará mais preparado para escolher o melhor software CLM para sua organização.
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Com ela, você pode garantir a agilidade e a praticidade em uma das fases do contrato e otimizar a gestão contratual.
Você nunca mais perderá negócios pela demora na assinatura!
Conclusão
Saber o que é CLM é crucial para o sucesso de qualquer negócio, pois envolve o cumprimento das obrigações assumidas pelas partes.
Com o auxílio de um Contract Lifecycle Management software, as empresas usufruem de diversos benefícios, como o aumento da produtividade, o controle de custos, o ganho de tempo e o acesso às informações em qualquer lugar.
Há ferramentas complementares, como o TOTVS Assinatura Eletrônica, que contribuem para o gerenciamento do ciclo de vida do contrato.
Afinal, o sucesso de um negócio também está na agilidade da assinatura eletrônica dos documentos.
Esperamos que este conteúdo tenha esclarecido o que é CLM para você! Acesse o blog da TOTVS para ficar por dentro de outras soluções inovadoras para o seu negócio!
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