RPA: Guia completo sobre o Robotic Process Automation

Equipe TOTVS | INOVAÇÕES | 08 janeiro, 2021

O RPA (Robotic Process Automation) é um avanço significativo quando falamos na  modernização de um negócio. Afinal, para sua empresa começar a transformação digital, um dos primeiros passos a serem dados é a automatização de processos.

Além do sistema de gestão, você também pode contar com o Robotic Process Automation.

Conhecido como RPA, trata-se de uma aplicação “robô” criada para executar  atividades completa ou parcialmente  com o uso de tecnologias.

No entanto, o RPA é um conceito relativamente novo e desconhecido.

Para muitos, é o mesmo que Inteligência Artificial (calma lá, pois não é). Outros visualizam o RPA como um robô físico, executando tarefas no chão de fábrica.

Na verdade, o RPA é um mecanismo  simples e extremamente funcional no contexto corporativo atual e futuro. É uma resposta tecnológica às ânsias das empresas por agilidade e eficiência operacional.

Com certeza, é uma aplicação que qualquer empresa — especialmente a sua — deve possuir para se posicionar à frente da concorrência.

Não à toa, já em 2017, em pesquisa da Deloitte, 53% das empresas afirmaram já terem embarcado em sua jornada de adoção e adequação de soluções RPA.

Neste conteúdo, vamos mergulhar no assunto.

Preparamos um guia completo sobre RPA – Robotic Process Automation, sua importância, objetivo, vantagens e como implementar no seu negócio.

E então, que tal continuar conosco nessa jornada de conhecimento? É só seguir a leitura!

O que é RPA (Robotic Process Automation)?

RPA é uma aplicação tecnológica que visa automatizar processos corporativos, com o uso de ferramentas estruturadas capazes de realizar determinadas tarefas.

Uma empresa que utiliza tecnologia – como um software de RPA – é capaz de processar transações, manipular dados, comunicar-se com outros sistemas ou mesmo disparar mensagens, respostas e e-mails.

Você pode considerar o uso do  RPA em cenários de todos os tipos, seja no envio de um simples e-mail de agradecimento, como na implantação de bots para automatizar tarefas em um sistema complexo, como um CRM.

Pense bem:

Algumas atividades realizadas diariamente, principalmente as operacionais e transacionais, demandam que a sua equipe invista um grande tempo para realizá-las.

Entre elas, elencamos as conferências de dados financeiros, a elaboração de comprovantes e a administração das folhas de pagamentos como exemplos.

Utilizando o RPA nas suas operações, essas tarefas e muitas outras são totalmente automatizadas.

As possibilidades de áreas de atuação dos robôs são múltiplas.

Por isso, você pode utilizar essa tecnologia para otimizar grande parte dos seus processos, independentemente do segmento do seu negócio.

Essa otimização não é pouca coisa, que fique claro.

Até 2024, as organizações vão poupar 30% dos custos operacionais atuais apenas com a adoção da automação e com o redesign de processos operacionais.

São dados da Gartner, uma das principais consultorias de tendências tecnológicas e de mercado do mundo.

A automatização de processos também permite que os seus funcionários tenham mais tempo para se dedicarem a outras questões mais estratégicas para a empresa, o que aumenta a produtividade e os resultados para o negócio.

É possível identificar, inclusive, um aumento no nível de satisfação dos seus profissionais, já que eles terão mais disponibilidade para realizar as atividades com maior valor agregado.

RPA é considerado IA (Inteligência Artificial)?

Apesar das semelhanças teóricas, na prática o RPA e a IA são bem diferentes.

E isso deve ficar claro para qualquer um que busque aprender mais sobre robotização para automação de processos.

Um software RPA automatiza tarefas repetitivas, de viés mais operacional, e geralmente inalteráveis. Ou seja, uma automação objetiva, sem a necessidade de interpretação de contextos.

É o caso de um sistema que processa a folha de pagamentos ou atualiza  perfis de clientes.

Se o layout da página de cadastro sofrer alguma alteração e sua razão social mudar de local, possivelmente o software RPA precisará ser atualizado.

Ou seja, é uma linha tênue, com certeza.

No entanto, devemos ser justos:

Existem soluções que integram a solução RPA em seu sistema IA (alguns até mesmo com Machine Learning).

Portanto, é um braço operacional de automatização alimentado por um ecossistema inteligente.

Além disso, há algumas empresas de tecnologia expandindo o conceito de RPA.

Trata-se do Intelligent Automation.

Com o RPA  e o Intelligent Automation, sua empresa poderá combinar tecnologias e ferramentas digitais para automatizar processos ponta-a-ponta.

Dessa forma, compõe as execuções usando robotização, analytics, inteligência artificial, process mining, BPMS/workflows, entre outras, alavancando ainda mais a transformação do negócio.

O RPA normalmente é uma solução à parte e independente do sistema legado (CRM, ERP, gestão financeira, etc).

Por isso, sua aplicação é muito ampla, em praticamente qualquer plataforma.

Quais setores podem aderir ao RPA?

O RPA é extremamente utilizado em sistemas de gestão de relacionamento com clientes, os CRMs.

O motivo é simples: os processos de comunicação e integração de dados desse setor das empresas é repleto de tarefas repetitivas e em massa.

Nova call to action

Ou seja, para uma empresa com pouco tempo de estrada, já é quase impossível não apostar na gestão de relacionamento com clientes. Imagine para outras?

Mas a verdade é que, além dessa aplicação, o RPA pode ser encaixado em várias demandas dentro de uma empresa.

Em especial as administrativas.

Entre essas aplicações, podemos elencar algumas principais e que o mercado já relaciona com o uso de uma solução RPA, veja só:

  • Envio de notificações;
  • Cobrança de clientes;
  • Processar de pedidos;
  • Geração de relatórios;
  • Monitoramento de tarefas;
  • Cálculos financeiros complexos;
  • Gerenciamento do banco de currículos;
  • Atualização de perfis de clientes e colaboradores;
  • Registrar, modificar, validar e analisar informações;
  • Exclusão de contas fraudulentas de sistemas e plataformas.

Ou seja, como é possível ver, são aplicações gerais, comuns a empresas de todos os segmentos.

Um dos benefícios do RPA é justamente este: oferecer uma tecnologia democrática que pode ser adotada por qualquer empresa, independente do seu tamanho.

Qual objetivo do RPA?

O objetivo do RPA é agilizar e automatizar  tarefas consideradas repetitivas, puramente operacionais e em massa dentro de uma empresa.

É uma tecnologia que imita o que um ser humano faria, executando as tarefas via software configurado ou outra vertente tecnológica, como um (ou mais) bot.

Dessa forma, o RPA visa diminuir a carga manual dentro das empresas, em seus vários setores — administrativos ou operacionais.

O foco é dar mais autonomia às equipes, para que foquem suas horas de trabalho em questões realmente estratégicas e que levem a empresa de encontro com seus objetivos.

Como funciona o RPA?

O RPA funciona com softwares ou robôs — bots — comandados por códigos e algoritmos que executam funções e tarefas pré-programadas.

Essa ação é normalmente no front-end dos códigos, pois não o alteram em sua essência (no back-end).

Na verdade, o RPA executa os comandos na superfície mais próxima do usuário final, a interface do sistema, mas com total precisão, sem taxas de erros e 100% automatizado.

Outro fator é que, normalmente, no RPA a intervenção humana não é necessária. A entrada de dados para realização das tarefas é realizada pelo próprio robô — com implementação imediata.

O objetivo é tornar a execução o mais otimizada e independente possível. Dessa forma, o RPA se destaca por não ser uma aplicação intrusiva.

Ao contrário, se adapta bem aos sistemas existentes e é perfeitamente escalável.

Quais são as vantagens da tecnologia RPA?

Você já conhece o RPA, agora é hora de mergulhar em suas vantagens. Afinal, essa tecnologia impacta tanto assim na rotina das empresas?

Abaixo, te explicamos mais:

Otimização da produtividade

Uma das principais vantagens da adoção do RPA é o aumento  da produtividade, um objetivo de várias empresas.

Tarefas que antes tomavam quantidades imensas de horas da sua equipe feitas de forma ágil, assertiva e automatizada. Sem intervenções manuais em nenhum estágio, pois o robô se encarrega de tudo.

Isso se aplica tanto em tarefas como preenchimento de planilhas como no atendimento direto com clientes, que pode ser feito por chatbot.

Além da questão operacional, você tira a sobrecarga de serviço dos ombros dos funcionários.

Assim, consegue direcioná-los (bem como arquitetar seus processos) a um dia a dia mais estratégico, de mais produtividade e satisfação!

Precisão

Precisão e constância: dois ganhos incomparáveis do RPA para seu negócio!

E é a precisão que melhora a qualidade das entregas, em qualquer nível. Em pouco tempo, isso reflete na sua produtividade e impacta na satisfação dos clientes, melhorando sua experiência de consumo em todas as pontas.

Redução de custos

Um benefício direto do RPA é que ele automaticamente enxuga sua necessidade de inflar a equipe. Seja via contratação ou terceirização.

Afinal, o RPA é uma resposta tecnológica às demandas corporativas por menores custos operacionais.

É uma dinâmica que impacta diretamente na sua receita!

Na verdade, empresas de alto desempenho que adotaram a tecnologia RPA tiveram ganhos até 4 vezes maiores que seus investimentos. Já outras ganharam quase o dobro.

É o que contou o Everest Group.

Redução de erros

Com uma solução RPA, você tem a garantia de que erros humanos não acontecerão.

Toda execução é previamente programada e definida com base em dados de fontes seguras. Portanto, a taxa de erros é praticamente nula.

Integração com outros sistemas

Com o Robotic Process Automation, você não precisa se preocupar com a integração com sistemas variados.

Por ser uma solução front-end, não afeta e nem necessita de conexão com o código das plataformas.

Ela atua de forma a automatizar execuções “por fora” de sistemas e aplicativos, o que possibilita aplicação de forma geral.

Afinal, qual a diferença do RPA para os outros processos de automação?

Antes de considerar o investimento em RPA, é preciso saber como ela se diferencia da automação convencional. O grande diferencial é que o RPA é autônomo.

Enquanto a automação tradicional necessita de intervenção humana e é menos flexível, o RPA possui maior capacidade de adaptação. 

De forma geral, o RPA pode executar tarefas que dependam de decisões não programadas. Tudo é resolvido pelos robôs (em geral apoiados por sistemas IA, importante ressaltar).

Já no lado mais convencional, é preciso da intervenção humana para tomar as decisões inesperadas, interrompendo o fluxo de trabalho.

Passo a passo para implementar o RPA em uma empresa

E agora, como implementar o RPA? Lembre-se que se trata de uma tecnologia versátil, capaz de ser encaixada em vários processos e setores, independente do nicho e tamanho da empresa.

Para isso, o ideal é seguir alguns passos básicos. Veja quais:

Mapear das necessidades

Quais procedimentos internos da sua empresa necessitam de automação?

Essa dúvida é a primeira nesse processo. Aqui, tente focar naquelas tarefas realizadas por funcionários e que possuem baixo valor agregado, mas se apresentam em grandes quantidades.

Ou seja, são elas que tornam seu processo produtivo ineficiente. Logo, perfeitas para serem automatizadas pelo RPA.

Avaliar fornecedores de softwares

Agora, você deve estabelecer requisitos mínimos para a escolha do fornecedor de softwares e robôs RPA ideal.

Uma ideia é solicitar por demonstrações do produto, entendendo como ele se encaixaria em sua rotina de uma maneira mais prática.

Implementar o piloto

A implementação não se trata apenas da mera adoção do produto. É preciso integrá-lo em seus sistemas legados  e, principalmente, realizar treinamentos para seus colaboradores.

Afinal, suas funções provavelmente terão mudanças profundas.

Outro preparo é em relação à equipe de TI, que deve ficar atenta ao piloto da operação, documentando as atividades de aplicação.

Assim, é possível detectar problemas e incompatibilidades de antemão, o que possibilita o mapeamento de mudanças de última hora para melhor aplicação da tecnologia.

Fazer a gestão do ciclo de vida

Por fim, ao realizar a implementação, é importante fazer a gestão de ciclo de vida da solução de RPA.

Ou seja, mapear os sucessos e as oportunidades de melhoria.

É essencial manter esse controle para realizar uma boa gestão de mudanças, que afete positivamente nas automações.

O que é o RPA TOTVS Consulting?

O RPA TOTVS Consulting faz parte das soluções de consultoria da maior empresa de tecnologia do Brasil.

Aliando o vasto conhecimento de uma equipe dedicada e multidisciplinar, a TOTVS pode ajudar sua empresa a se adequar às mudanças do mercado. Neste caso, à Transformação Digital e seus impactos.

Com o RPA TOTVS Consulting, sua empresa tem todo auxílio na automatização de processos através da robotização.

O melhor de tudo é que há integração e sintonia total com o ecossistema de soluções TOTVS, o que facilita a adoção tecnológica.

Como funciona o RPA TOTVS Consulting?

O RPA TOTVS Consulting é realizado através de metodologias ágeis e flexíveis, adequados às necessidades da sua empresa.

Assim, é possível se livrar dos processos manuais e que limitam o seu crescimento.

Com o RPA TOTVS Consulting, sua empresa tem à disposição uma equipe de consultores que vão lhe indicar as melhores práticas do mercado.

Assim, é possível padronizar processos, encontrar sistemas aderentes e fáceis de usar, definir os melhores indicadores para automatizar as tarefas com eficiência.

Por que aderir o RPA TOTVS Consulting?

Agora que você já conhece as principais vantagens de contar com um RPA e Intelligent Automation, veja os principais diferenciais da solução desenvolvida pela TOTVS!

Quem explica é Fábio Prando, Diretor da TOTVS Consulting, e Marcel Pacano, Gerente Sênior de Estratégia e Inovação!

Em conjunto, os especialistas contextualizaram um pouco mais sobre como a TOTVS tem trabalhado para atender às demandas dos clientes e para oferecer as melhores soluções de RPA.

Ficou interessado? Então continue a leitura!

Automatização além do operacional

A solução da TOTVS Consulting oferece a possibilidade de atuação em tarefas relacionadas tanto ao backoffice quanto ao core business da sua empresa.

“Já desenvolvemos automações para recebimento físico e fiscal e entrada de notas de produtos e serviços, bem como robôs compradores para serem utilizados em compras de pequeno valor, onde o processo de aquisição muitas vezes custa mais que o valor do bem comprado.”, conta Marcel Pacano.

Atualmente também utilizamos a inteligência artificial da TOTVS Carol para automações mais complexas com o uso de computação visual e machine learning para análise de documentos, inclusive escritos à mão.

“Combinando tecnologias de inteligência artificial e RPA, podemos gerar valor em processos cada vez mais complexos e transformar o negócio de forma mais significativa, criando uma vantagem competitiva para nossos clientes.” destaca Marcel.

Diagnóstico completo

Outro destaque da oferta de RPA e Intelligent Automation da TOTVS Consulting é o atendimento totalmente voltado para diagnosticar e construir os robôs que a sua empresa mais precisa, atuando ativamente na resolução dos principais gargalos que impedem uma maior agilidade do seu negócio.

“Com nossa metodologia de Intelligent Automation, analisamos o processo de ponta-a-ponta para identificar a melhor estratégia de automação, avaliando ferramentas digitais, complexidade de implantação e benefícios potenciais para priorizar as ondas de automação”, complementa Fábio Prando.

Rapidez na entrega

Por ser uma tecnologia não invasiva, ou seja, que não interfere na customização do ERP e outras plataformas, o projeto de implantação das automações é mais rápido e com um ROI acelerado.

O tempo médio para a conclusão do processo completo, desde o mapeamento das oportunidades até a implantação da automação, é de aproximadamente 2 a 3 meses.

Os robôs de complexidade média são feitos, por exemplo, em apenas 3 a 4 semanas e logo já estão prontos para rodar em ambiente produtivo.

Toda essa agilidade para disponibilizar essa solução para a sua empresa torna o RPA e Intelligent Automation uma das portas de entrada mais eficientes para que você comece a vivenciar a transformação digital do seu negócio.

Facilidade para ir além

Com a colaboração da TOTVS Consulting para que você estruture os pilares de gestão e governança, você terá uma maior segurança para a operação dos robôs de forma escalável e sustentável.

Com o roadmap de automação priorizado em ondas, sua empresa pode contar com a TOTVS Consulting e também com recursos internos capacitados para acelerar a implantação

“Desenvolvemos pacotes de projetos que incluem Assessment, implantação, sustentação e também capacitação para apoiar nossos clientes na preparação e estruturação dos ambientes e equipes internas para a Jornada de Automação.” Explica Marcel.

Personalização em massa

Por mais que sejam de um mesmo segmento, cada negócio tem uma característica específica.

“Criamos nossa biblioteca de componentes de automação e robôs padronizados permitindo que, com pequenos ajustes e setup, possamos acelerar as implantações com menores custos e maiores retornos do investimento para nossos clientes. Com essa estratégia, já podemos ofertar o conceito de RPA as a Service, ou locação dos robôs, reduzindo o investimento inicial, provendo segurança e suporte aos nossos clientes e maximizando o resultado”, conta Marcel Pacano.

Para a TOTVS, ver a sua organização sendo cada vez mais estratégica e alcançando a eficiência é uma das grandes prioridades.

Por isso, você pode contar com todos os serviços oferecidos, em especial com o RPA da TOTVS Consulting, para otimizar os seus processos e atuar cada vez mais de forma alinhada às necessidades do mercado.

Ficou interessado na tecnologia de RPA e deseja conhecer a TOTVS Consulting? Entre em contato com a nossa equipe e saiba mais!

Conclusão

O RPA é um primeiro passo definitivo em direção à Transformação Digital.

A sua empresa já embarcou nessa jornada?

Trata-se de uma decisão de negócios definitiva, capaz de colocar seu negócio em outro patamar, ou seja, de aprimorar suas taxas de produtividade e melhorar entregas.

O resultado só pode ser um:

Melhores experiências de compra para os clientes, processos produtivos mais fluidos e resultados incríveis para sua empresa!

E agora, que tal adotar o RPA em seu negócio e transformar os processos, valorizando as horas de trabalho do seu time, reduzindo custos e potencializando seus lucros?

Esperamos que o conteúdo sirva de base para uma ótima decisão de negócio!

Comentarios

  1. Larissa Andrade Pinto da cunha

    Olá,

    Gostaria de saber como faço para está encaminhando um curriculo ?

    1. Alan Amorim

      Olá, Larissa!
      Fico feliz em saber do interesse em trabalhar conosco.
      Confira nossas vagas através deste link https://www.totvs.com/trabalhe-conosco/ e boa sorte!
      🙂

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