Regime de competência: o que é, vantagens, desvantagens e exemplos

Você sabe qual o regime contábil mais benéfico para o controle tributário do seu negócio? O método preferido de muitas empresas, e exigido por lei, é o regime de competência!

Você já deve ter notado que os métodos de registro e análise dos lançamentos de entrada e saída de uma empresa podem parecer difíceis de serem feitos, certo?

Por isso, para manter a saúde financeira da organização e contribuir com sua gestão fiscal é preciso entender como funciona o regime de competência e sua importância.

É muito importante que o gestor conheça suas definições e aplicações, bem como as diferenças para o regime de caixa e as vantagens e desvantagens de cada modelo.

Veja neste artigo tudo sobre o assunto e como manter seu negócio em conformidade com a legislação.

O que é regime de competência?

O regime de competência é um método de registro de lançamentos contábeis. Nele, eles são feitos durante o período de competência de receitas ou de despesas efetuadas.

Na prática, isso significa que  os registros contábeis são contabilizados na hora em que são consumados.

Ou seja, se a companhia fizer uma despesa no mês de janeiro e só efetuar o pagamento no mês de março, o registro contábil será efetuado em janeiro.

Isso porque esse é o período de competência dessa despesa.

Portanto, independentemente da data que o pagamento será feito, a despesa será registrada no dia e no mês que a transação foi feita.

Além disso, vale ressaltar que a legislação fiscal brasileira considera o regime de competência como o oficial para qualquer órgão empresarial.

De acordo com o eSocial, o regime de competência é utilizado para apuração de obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, de acordo tanto com a CLT e com o Decreto nº 3048/99, em seu artigo 225.

É uma maneira de padronizar a gestão contábil.

Outro ponto importante é que o regime de competência possui duas divisões em seus relatórios: o registro de receitas e despesas.

Entenda ambos:

Registro de receitas

No registro de receitas estão apontados todos os pagamentos feitos para a empresa. Ou seja, o valor que ela terá a receber.

O reconhecimento da receita acontece na data em que foi firmado um contrato ou firmado um comprometimento de pagamento.

Isto é, independentemente do pagamento ter sido ou não efetivado neste período.

Registro de despesas

São configuradas como despesas quando os valores que constam como ativos desaparecem.

Isso acontece por terem sido transferidos para terceiros ou pelo aparecimento de um passivo.

Qual a importância do regime de competência?

Manter um regime contábil de competência é essencial para equilibrar o setor financeiro da organização, seus investimentos e também para assegurar seu crescimento.

O objetivo principal desse regime é manter organizadas as finanças da empresa, além de ter uma projeção sobre seu futuro financeiro.

Isso porque, não importa realmente quando a empresa vai receber um pagamento, já que as notas fiscais serão emitidas no momento da venda ou compra.

Assim, dentro do regime, é mais fácil prever os custos e planejar-se para alcançar as metas relacionadas à receita.

Desse modo, o gestor tem a chance de se organizar para fazer o pagamento das despesas e também saber quanto receberá de receita.

Trata-se de um modelo que contribui para uma melhor saúde financeira a médio e longo prazo, enquanto facilita o controle contábil das receitas e despesas a curto prazo.

Por este motivo, o regime de competência na contabilidade é muito importante para qualquer empresa que deseje estar em dia com sua vida financeira.

Por que usar o regime de competência?

Usar esse regime em sua empresa é uma excelente escolha e vem com muitos benefícios potenciais.

Primeiro, ele permite que uma empresa registre as despesas e receitas conforme elas ocorrem, mesmo que o dinheiro ainda não tenha sido trocado.

Isso assegura que tanto as receitas quanto as despesas sejam registradas no mesmo período contábil, facilitando a elaboração de relatórios precisos de fim de período e também ajudando a manter registros precisos da empresa.

Além disso, o sistema de provisionamento antecipado pode ajudar a proporcionar maior clareza ao lidar tanto com questões de fluxo de caixa de curto prazo quanto com investimentos de longo prazo.

Em outras palavras, ele ajuda você a entender exatamente onde sua empresa está financeiramente em um determinado momento.

Com a configuração correta, você pode ter certeza de que suas finanças estão mais organizadas e em sincronia.

Afinal, a preocupação em controlar o caixa de perto é uma particularidade de muitos negócios e a competência auxilia nisso, amenizando essa dor que vários empreendedores relatam.

Também mantém a declaração de renda da empresa em linha com seu balanço patrimonial, fornecendo uma imagem precisa da saúde financeira a qualquer momento.

Finalmente, esse regime pode ajudar a facilitar a revisão do desempenho financeiro de uma empresa por auditores e financiadores e assegurar que toda a contabilidade esteja atualizada e correta.

Diferença entre regime de competência e regime de caixa

Além do regime de competência, existe também o regime de caixa.

Os dois podem ser confundidos, por isso é importante saber a diferença entre cada um deles.

Para isso, é necessário entender como eles funcionam e qual sua finalidade dentro do planejamento tributário e financeiro.

As diferenças entre regime de caixa e regime de competência são claras: o regime de caixa leva em conta as negociações no momento em que acontece a transação financeira.

Portanto, a transação só é contabilizada somente quando o pagamento ou o recebimento é de fato efetuado. Ou seja, quando o dinheiro sai da sua conta.

Um exemplo de regime de caixa é quando uma compra com algum fornecedor é parcelada. Ela só seria contabilizada quando a primeira parcela fosse paga.

As próximas parcelas só serão contabilizadas quando seu vencimento chegar. Isso também vale nos casos de recebimento parcelado.

E em caso de atrasos em vendas parceladas? Bom, a lógica se mantém.

Se um cliente parcelar em 10 vezes uma compra de R$ 10 mil, mas pagar tudo apenas no último mês, o regime de caixa vai registrar o lançamento apenas no décimo mês.

E só para ilustrar: nesse mesmo cenário, sob o regime de competência, a empresa continuaria registrando os lançamentos normais de R$ 1 mil todos os meses.

 Como funciona o regime de competência 

Até aqui, você entendeu o que é a importância do regime de competência para as empresas. Agora, na prática, como ela é executada e quais resultados pode trazer?

Essa é uma dúvida de muitos empreendedores — dos novatos, que estão abrindo seu negócio agora, até mesmo aos mais calejados e que ainda não possuem muito conhecimento contábil.

E não tem problema, porque é bem fácil compreender a aplicação e o dia a dia da empresa sob o regime de competência.

De maneira geral, o regime de competência permite que você monitore todos os custos, receitas e despesas, de modo a manter as finanças equilibradas.

Quer entender como? Separamos alguns exemplos para você, veja só:

Pagamento de salários e encargos

Toda empresa com funcionários no regime CLT possui salários e demais encargos a pagar, certo?

Pois bem, uma empresa sob o regime de competência normalmente realiza esses pagamentos até o 5º dia útil do mês seguinte, relativo ao mês anterior de trabalho.

Vamos dar um exemplo prático!

O  Bruno trabalhou como Analista Financeiro durante o mês de março na empresa do Sérgio, este último deverá pagar seu salário até o 5º dia útil de abril.

É uma prática bem comum, concorda?

Acontece que no regime de competência, esse pagamento referente ao mês de março, apesar de ser realizado apenas em abril, é contabilizado em março!

Afinal, a empresa então considera que os recursos desse investimento (as horas de Bruno) foram consumidas (ou seja, em forma de trabalho) ainda em março.

De fato, qualquer lançamento contábil em folha de pagamento deve sempre se referir ao mês que foram gerados.

Até algum tempo atrás, era de certa forma comum que empresas apurassem o fechamento do ponto considerando em períodos distintos, como do dia 21 ao 20 de cada mês. Era uma manobra para atender aos prazos legislativos.

No entanto, isso causava situações como: pagamento de horas extras ou comissões apenas após passados 30 dias do evento.

O mesmo se aplicava à faltas e atrasos, cujos descontos também eram aplicados após esse longo período.

Com o eSocial, esse método é considerado irregular e, se realizado, sua empresa pode arcar com multas administrativas.

Ainda neste tópico, vale ressaltar que algumas empresas optam por pagar o 13º salário, férias e outros encargos sob o regime de caixa.

Desse modo, essas despesas são normalmente pagas em novembro e dezembro, quando essa despesa é gerada.

Já no regime de competência, essa despesa é provisionada ao longo do ano, com a empresa registrando mensalmente cerca de 1/12 do valor.

Compra de matérias primas

Já para empresas que realizam o processo de transformação da matéria prima para um produto final, a dinâmica é a seguinte:

Como as matérias primas e insumo são transformados antes de serem efetivamente vendidos, a competência só ocorre quando o produto for comercializado.

Ou seja, conforme o setor de produção for concluindo seus processos de fabricação, o estoque é valorizado diante de cada nova compra. Afinal, ao produto em si, somam-se custos diretos e indiretos, como mão de obra e logística, por exemplo.

Compra de materiais para consumo

E no caso de empresas que compram materiais para consumo próprio, como equipamentos de escritório, por exemplo, é sempre importante entender se a compra foi relativa a um, dois ou mais meses de uso.

Afinal, se a compra de materiais for mensal, o processo é normal e os custos são registrados no próprio mês que o recibo foi gerado.

E quando a empresa se antecipa e compra materiais suficientes para um trimestre inteiro?

Nesse caso, se a sua empresa seguir o regime de competência, você não precisa se preocupar e registrar prejuízos. Basta estocar as mercadorias e requisitá-las a cada mês.

Assim, do ponto de vista gerencial, a competência apenas ocorre no momento em que esse material excedente for consumido.

Quem deve optar pelo regime de competência? 

Entender quais empresas devem optar pelo regime de competência é algo complexo.

Afinal, se é obrigatório na legislação fiscal, significa que toda empresa deve utilizar, certo?

Depende.

É que o Comitê de Pronunciamentos Contábeis, no item 22, estabelece o regime de competência como recomendado para demonstrações contábeis. É por isso que o DRE — Demonstrativo do Resultado de Exercício possui o modelo conhecido.

Legalmente, qualquer empresa pode optar pelo regime de competência. No entanto, as grandes são obrigadas a isso.

É o caso das Sociedades Anônimas, cujo regime de competência deve ser utilizado na sua escrituração.

E para a declaração do IR de Pessoa Jurídica, em casos de pagamento dos tributos com base no Lucro Real, o regime de competência também é necessário.

Agora, micro e pequenas empresas dentro da modalidade de Lucro Presumido ou Simples Nacional podem optar pelo regime de caixa para controle fiscal.

Ainda assim, a escolha do regime é determinada pela escolha de apuração dos tributos.

Afinal, não é possível que um tributo esteja em regime de caixa, enquanto o restante estiver em regime de competência.

Regime de Competência x Regime de Caixa: Vantagens e desvantagens de cada um

Agora, ao escolher um e outro para o seu negócio (apesar da obrigatoriedade do regime de competência para certas questões fiscais), quais critérios devem guiar sua decisão?

Bom, essa é uma questão bastante importante, visto que muitas empresas optam por um ou outro regime justamente porque se encaixa melhor em sua estrutura organizacional.

É que, apesar do regime de competência ser muito popular na área contábil, alguns gestores financeiros gostam de diversificar o método para aprimorar seu controle financeiro.

Alguns, ainda, utilizam ambos!

Afinal, no que um desses métodos falha, o outro triunfa. Por isso, o uso combinado dos dois regimes para o controle financeiro é uma prática bastante comum e incentivada.

Mas… Na prática, o que diferencia ambos em sua aplicação? Ou seja, quais as vantagens e desvantagens de cada um desses regimes? Explicamos

Regime de Competência 

No regime de competência, todo movimento de entrada ou saída gera um lançamento, tanto financeiro como contábil.

Vantagens

A principal vantagem do regime de competência é que ele lhe dá uma visão mais ampla e qualificada da estrutura financeira da empresa.

Um exemplo é que este regime é utilizado na montagem do DRE (Demonstrativo de Resultados de Exercício). É um documento bastante valioso, capaz de mostrar às quantas anda o planejamento da empresa.

Ou seja, se as receitas cobrem as despesas, se o negócio gera lucros, qual a margem de lucro, quais produtos podem ser descontinuados ou repensados, etc.

Desvantagens

Um dos principais problemas atrelados à visão que o regime de competência oferece é que ele nubla seu discernimento sobre o caixa atual da empresa.

Ou seja, ao se guiar estritamente pelo regime de competência, você não saberá exatamente quanto dinheiro tem no momento.

Lembra do nosso exemplo da compra de R$ 10 mil por um cliente, que parcelou em dez meses, mas só pagou no último?

Sob o regime de competência, mesmo sem o valor da parcela por parte do cliente, seu DRE informaria R$ 1 mil a mais em caixa.

Com isso, é muito fácil se perder e se complicar em relação ao planejamento, contraindo dívidas desnecessárias que geram prejuízos à empresa.

Regime de Caixa

Já no regime de caixa, os lançamentos financeiros e contábeis apenas são realizados uma vez que o dinheiro sai ou entra no caixa da empresa.

Vantagens

Ao apresentar ambos os conceitos de regimes contábeis, falamos que onde um falha o outro triunfa.

Pois bem, se o regime de competência falha em mostrar a situação atual das finanças da empresa, o regime de caixa triunfa, pois sua principal vantagem é justamente isso.

Com ele, você tem entendimento assertivo sobre o fluxo de caixa da empresa, o que lhe permite melhor gestão da liquidez do negócio.

Afinal, mesmo que sob o regime de competência sua empresa apresente rentabilidade, pode ser que no curto prazo algumas dívidas acabem sendo geradas. 

Porém, sem liquidez, não há capital de giro e nem como pagar essas dívidas de curto prazo.

Desvantagens

Mas se você apenas aposta no regime de caixa, dificilmente conseguirá medir com precisão o resultado operacional da empresa.

Pegue novamente nosso exemplo do cliente que parcelou a compra de R$ 10 mil em dez meses e pagou tudo no último mês.

Como um auditor externo ou o próprio diretor da empresa analisaria os resultados dos 9 meses anteriores em relação ao décimo, onde certamente sua receita apresentaria um salto significativo?

A visão que o regime de caixa oferece é cirúrgica, voltado para o aspecto micro da situação financeira.

No entanto, é limitada se você quiser ampliar a análise e relacionar a performance da empresa em um semestre ou um ano, relacionando sua condição financeira com sua liquidez, por exemplo.

Qual dos regimes deve ser seguido?

Outra dúvida muito comum entre os empresários é saber qual regime contábil seguir.

A resposta é bem simples: é preciso analisar qual dos dois atende melhor às necessidades do seu negócio.

Em alguns casos, o regime de caixa substitui o regime de competência.

Entretanto, isso é aceito apenas nos casos tributários.

Isso porque faz o reconhecimento das receitas e das despesas somente nas datas em que as transações e outros eventos foram efetuados.

Ademais, a legislação exige que seja utilizado o regime de competência.

Entretanto, a companhia pode acompanhar os dois regimes para ter um controle mais eficiente de sua vida financeira.

Essa é uma maneira mais completa e estratégica de organizar as finanças e alcançar bons resultados.

Como um sistema auxilia na gestão dos regimes contábeis? 

Organizar o regime contábil pode ser mais fácil e eficiente com um sistema de gestão que possua um módulo financeiro.

Essa tecnologia automatiza os processos, fazendo um melhor aproveitamento de dados, além de dar mais controle para o gestor.

Trata-se de uma solução flexível, que se adapta às necessidades da sua empresa e fornece informações estratégicas para auxiliar na tomada de decisão.

Além disso, um sistema robusto pode atender a empresas de diversos segmentos e portes, facilitando o controle financeiro para qualquer tipo de negócio.

Saiba mais sobre essa tecnologia e como um software de gestão financeira pode contribuir para manter os custos do seu negócio equilibrados.

Vantagens de investir em um sistema contábil

A solução para simplificar todas as tarefas relacionadas à gestão contábil do seu negócio se encontra em um sistema de gestão.

Entre as vantagens de investir em uma tecnologia do tipo, você pode aproveitar de:

Maior custo-benefício

Reduz necessidade de contratações para lidar com processos fiscais como processamento de documentação e criação de relatórios e demonstrativos.

Redução nos erros

Ao realizar a gestão contábil de maneira manual você sabe, basta um erro de digitação que todo trabalho pode ser comprometido.

O sistema de gestão resolve isso, possibilitando a padronização das informações e sua integração. Assim, basta inseri-las uma vez e pronto!

Um dia a dia sem planilhas

Sua empresa ainda depende de planilhas e anotações desconexas e espalhadas nos computadores do pessoal? Com um sistema de gestão, o trabalho e os dados ficam centralizados.

Assim, nada se perde e você pode organizar melhor a rotina, bem como torná-la mais eficiente.

Maior produtividade

Falando em eficiência operacional, com um sistema de gestão você otimiza as rotinas fiscais e consegue maior produtividade empresarial, especialmente com seu time financeiro.

Ou seja, todo processo de gestão de XMLs, por exemplo, é automatizado.

Além disso, o sistema proporciona mais facilidade para que os profissionais realizem consultas, gerem relatórios ou façam os downloads de documentos.

Tudo isso contribui para um trabalho cada vez menos manual e mais estratégico, permitindo que o setor de contabilidade cumpra com os prazos de entrega de algumas das principais obrigações empresariais, como DIRF, Sped Fiscal e etc.

Mais segurança

Proteger seus dados financeiros e contábeis sempre foi um dilema, certo?

Afinal, como garantir blindagem de acesso a essas informações tão sensíveis sobre seu negócio?

Com o sistema de gestão, você conta com uma solução robusta, capaz de assegurar a privacidade dos dados.

Com armazenamento em nuvem, nem mesmo desastres naturais que atinjam sua empresa ou o data center podem corromper os dados, que estão seguros para sempre!

ERPs da TOTVS

A solução que você busca para otimizar toda sua gestão contábil, de ponta a ponta, são os sistemas de gestão, ou ERPs, da TOTVS!

Com diversos módulos, eles permitem que você automatize praticamente todo o backoffice da empresa com poucos cliques para gerenciar os setores financeiro, contábil e fiscal!

Realize tarefas com a agilidade que o mercado pede, resolvendo burocracias de maneira automática com uso de um sistema robusto e inteligente. Entre as tarefas que você pode realizar e automatizar, estão:

• Livros fiscais
• Gestão orçamentária
• Obrigações acessórias
• Rastreamento contábil
• Geração de demonstrativos
• Plano de contas multiestruturado
• Geração de obrigações eletrônicas
• Visões gerenciais (DRE, DOAR, BP e fluxo de caixa)
• Apuração de impostos (ISS, ICMS, ST, IPI, COFINS, CSLL)
• Geração ECF, ECD, SPED Fiscal, SPED, eSocial e REINF

São incontáveis benefícios para o seu negócio, que aproveita todo potencial de soluções desenvolvidas pela maior empresa de tecnologia do Brasil e que atendem a negócios de todos os portes e segmentos!

A seguir, confira uma demonstração curtinha de um dos nossos sistemas de backoffice:

Quer saber mais? Conheça todas as linhas de ERPs da TOTVS!

Conclusão 

O regime contábil é um tema que importa a qualquer organização, independente do tamanho — e o regime de competência será algo comum em seu dia a dia. Por isso, conhecer sobre é tão essencial.

Neste conteúdo, você leu tudo sobre o método, sua importância e também conferiu alguns exemplos de regime de competência.

Além disso, explicamos o papel da tecnologia na gestão contábil e como um sistema pode reduzir a carga operacional (bastante presente no regime de competência), otimizando todo seu setor de contabilidade, reduzindo erros e custos!

Para agilizar suas rotinas contábeis, conte com os ERPs da TOTVS!

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