Assinatura eletrônica: Por que utilizar no seu negócio?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 13 outubro, 2020

A assinatura eletrônica permite autenticar e aprovar documentos com validade jurídica. A partir dos meios digitais, é possível confirmar sua identidade e obter consentimento em diversas questões.

Biometria, reconhecimento de IP, token: todos esses dispositivos seguem o padrão eletrônico de assinatura. Se você quer saber melhor sobre como funciona esse processo e quais são os benefícios para seu negócio, continue com a leitura!

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica de documentos é utilizada no acesso e compartilhamento de informações. Assim, ela está presente em redes sociais, serviços on-line de bancos, e-commerces e muitas outras plataformas.

Fica a cargo de cada organização definir sua modalidade de assinatura, que tem sua validade jurídica aplicada a partir de exigências como integridade, autenticidade e registro.

A integridade garante que o documento permaneça inalterado e sem nenhuma fraude durante todo o processo. A autenticidade discrimina o dono da assinatura, por meio de uma senha própria. Por fim, o registro é a confirmação da data e a forma pela qual a assinatura foi feita.

Assinatura eletrônica e digital: quais as diferenças?

A assinatura eletrônica não diz respeito a uma única metodologia, colocando-se como uma categoria de diversas práticas utilizadas para a validação de documentos em seu formato on-line. Como já abordamos anteriormente, pode ser biometria facial, impressão digital, token ou até mesmo login e senha, por exemplo.

O padrão eletrônico pode ser implementado em operações bancárias, relatórios gerenciais, contratação de serviços, contratos de compra e venda ou aluguel de imóveis, planos de saúde e documentos jurídicos.

A assinatura digital, por sua vez, destaca-se pelo uso da criptografia, dificultando a alteração de documentos, e, caso isso ocorra, invalidando-os. Também se caracteriza pela exigência de certificados digitais, emitidos e homologados por uma entidade reguladora.

Por ser menos burocrática e, no entanto, utilizar praticamente os mesmos meios empregados em um documento assinado digitalmente, a assinatura eletrônica é consideravelmente mais simples e proporciona alto nível de integridade.

Benefícios da assinatura eletrônica

Agora que você compreendeu melhor como funciona a assinatura eletrônica, deve estar pensando nos benefícios que ela oferece para as organizações. Confira suas vantagens a seguir.

Segurança

As chances de acesso indevido, alteração e fraudes são minimizadas pelas medidas de segurança das assinaturas eletrônicas, que podem contar com auditorias especializadas, que verificam a possibilidade de mudanças durante todo o histórico da documentação.

Rapidez

Coletar assinaturas em formato físico pode despender muito tempo, desde a impressão dos documentos até a localização das partes e o retorno da papelada. Uma assinatura on-line pode ser feita em questão de minutos, agilizando processos internos.

Vale lembrar que os documentos eletrônicos podem ser acessados e assinados em qualquer tipo de dispositivo, seja desktop ou mobile, como smartphones ou tablets. Basta dispor de conexão com a internet. Em um regime de teletrabalho, por exemplo, o formato é ideal.

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Redução de custos

Ao falarmos sobre como fazer assinatura eletrônica, já comentamos sobre não necessária a impressão de papéis, o que economiza recursos como tinta, energia e transporte do despachante. Da mesma forma, eliminando tais burocracias, seus colaboradores podem focar em outras atividades e aumentar a produtividade interna.

Integração

Se você está pensando em como criar assinatura eletrônica, saiba que outro diferencial do recurso é sua integração. Uma vez que um documento pode ser importante para mais de um setor da empresa, a integração pode ser feita dentro do sistema ERP da organização, ao qual todos os responsáveis contam com acesso simplificado.

Com um sistema de assinatura eletrônica eficaz, contratos de compra e venda podem ser emitidos automaticamente, assim como autorizações de armazenamento, transporte, geração de boletos e notas fiscais. O departamento de recursos humanos também pode enviar e receber arquivos assinados pelos colaboradores.

Conte com a assinatura eletrônica TOTVS

Neste conteúdo, falamos sobre o que é assinatura eletrônica. Abordamos suas diferenças com a assinatura digital e comentamos a respeito dos benefícios que traz para as organizações, facilitando e potencializando a gestão.

Assinaturas eletrônicas estão presentes em instituições de ensino, imobiliárias, administradoras de condomínio, construtoras, incorporadoras, órgãos públicos, e-commerces, bancos, seguradoras e muitas outras companhias. 

A TOTVS acredita no Brasil que faz. Como a maior empresa de tecnologia do país, nossos sistemas atendem a mais de 12 segmentos de negócio, com soluções que se encaixam nas necessidades de cada organização, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. 

Se você quer implementar a assinatura eletrônica nos seus processos, conheça agora o Assinatura Digital by Vertsign comece a contar com novas possibilidades e vantagens. Para não perder nenhuma novidade, não deixe de continuar acompanhando o blog e assinar nossa newsletter.

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