Sistema PDV: por que implementar em seu negócio?

Você já ouviu falar em sistema PDV? Essa sigla significa Ponto de Venda e se refere a um conjunto de ferramentas que auxiliam na gestão e no controle das vendas de um estabelecimento comercial. 

Trata-se de uma forma de se aproximar do seu público-alvo de maneira mais precisa. 

Um sistema PDV completo pode ser composto por um software, um hardware e um leitor de código de barras, por exemplo.

Mas por que implementá-lo em seu negócio? Quais são as vantagens e os benefícios que ele pode trazer? 

Neste artigo, vamos responder a essas perguntas e mostrar como um software PDV pode ser um diferencial competitivo para o seu negócio. Vamos lá?

O que é um sistema PDV?

Um sistema PDV é uma solução tecnológica que integra as informações de vendas, estoque, clientes, fornecedores e financeiro de uma empresa. 

Ele permite registrar as transações comerciais de forma rápida e segura, emitir notas fiscais eletrônicas, controlar o fluxo de caixa e estoque, entre outras funcionalidades.

Assim, um sistema PDV é o local em que um produto ou mesmo um serviço é exposto, por tempo limitado, com o intuito de despertar o interesse de compra no consumidor. É nele que o cliente conhece a solução, seus benefícios e promessas.

Dessa forma, por meio do PDV, os consumidores não apenas têm o primeiro contato real com o produto, mas começam também a criar uma relação com a marca.

Ele pode ser instalado em um computador, tablet ou smartphone, dependendo da necessidade e da preferência do usuário. 

Além disso, também pode ser conectado a uma impressora térmica, uma gaveta de dinheiro, uma balança e um leitor de código de barras, para facilitar o atendimento ao cliente e a operação do caixa.

O PDV geralmente é posicionado em locais estratégicos, como corredores de shopping centers ou de supermercados, entre muitos outros.

São ambientes únicos, que devem ser construídos de forma a favorecer o envolvimento do consumidor com a marca, buscando reter sua atenção.

Entre outras funções, ele serve para ambientar o produto ou mesmo contribuir com a sua rotação — como acontece com produtos encalhados no estoque.

Nesse primeiro conceito, o sistema é encarado como um local secundário de venda, atrás apenas da loja. É aí que mora certa confusão quanto ao seu conceito. Afinal, a loja não seria também um PDV?

Hoje em dia, é possível considerar ambas como pontos de vendas. Em uma definição mais tradicional, o software PDV se encaixaria mais na categoria de “mostruário”, algo que com certeza você mesmo já viu em ambientes de compras.

Portanto, para simplificar, ele pode ser:

• um estande da sua empresa dentro de um evento;
• um ponto de venda dos produtos em um supermercado;
• um balcão que vende sua mercadoria em qualquer lugar, como na rua, ou mesmo na sua própria loja ou store.

Em questão de sistemas, geralmente, softwares de gestão de PDVs se encaixam para ambos os tipos de locais.

Por isso mesmo, esses sistemas são chamados de “PDVs”, pois são utilizados para gestão geral do Ponto de Venda, como na frente de caixa.

Qual a diferença entre PDV e frente de caixa?

PDV é o local onde o cliente realiza a compra de um produto ou serviço. Ele pode ser uma loja física, um quiosque, um stand, um site, um aplicativo ou qualquer outro canal de venda. 

Além disso, é o principal contato entre o cliente e a marca, por isso é importante que ele ofereça uma boa experiência de compra, com facilidade, rapidez e segurança.

Já a frente de caixa é o conjunto de equipamentos e sistemas que permitem registrar as vendas, emitir notas fiscais, receber pagamentos e controlar o estoque. 

Ela é uma parte essencial do PDV, pois é onde o cliente finaliza a sua compra e recebe o seu produto ou serviço. Ou seja, trata-se da última etapa do processo de compra.

Por isso, a frente de caixa deve ser ágil, eficiente e integrada com os demais sistemas da loja.

A diferença entre os dois é que o primeiro é mais amplo e abrange todo o processo de venda, desde a atração do cliente até o pós-venda, enquanto o segundo é mais específico e se refere ao momento do fechamento da venda. 

Ambos são fundamentais para o sucesso de um negócio e devem estar alinhados com as estratégias e objetivos da empresa.

Quais são as principais funções de um sistema PDV?

Agora que você já sabe o que significa PDV, explicaremos as suas funções. A sua principal função é vender, certo? Exatamente, mas há uma série de tarefas que são executadas neste local. É por isso que a sua gestão pode ser tão complexa no dia a dia.

Você sabe tudo que é realizado em um Ponto de Venda? Então confira!

Abertura e fechamento de caixa

Para uma boa operação da frente de caixa, é preciso se atentar na abertura e fechamento do mesmo, algo essencial para a operação do PDV.

Durante esse processo, todas as entradas e saídas são analisadas — em uma loja, normalmente, ao fim de cada expediente. Assim, é possível verificar com mais segurança o saldo em caixa, comparando com as movimentações.

É uma forma de garantir que o dinheiro que deveria estar em caixa, de fato, está e que a empresa não está sendo lesada de alguma forma.

Emissão de nota fiscal

No momento da compra, é preciso que a loja imprima também a NFC-e para o consumidor. Trata-se de um documento legal obrigatório, que comprova a transação.

Essas notas têm importância tanto para o cliente quanto para a empresa, que deve repassá-las à contabilidade, que, então, as repassa ao Fisco para recolhimento de impostos.

Controle de estoque

No varejo, o trânsito de compras é intenso. Por isso, a sua função é atualizar o estoque a cada saída, permitindo uma gestão mais assertiva dos produtos e garantindo que não falte nada ao cliente.

Gestão de cupons de venda

Cada operação no PDV gera um cupom de venda, que deve ser registrado para verificação das informações. São dados valiosos e que devem ser bem organizados no sistema.

Os cupons de venda trazem dados rápidos para conferência, como status da venda (em processamento, concluída, cancelada etc.), nome do cliente e valor da operação.

Cadastros e consultas

No PDV, recai a responsabilidade de organizar cadastros de clientes e produtos. 

Essa parte é extremamente facilitada com um sistema online, que possibilita a rápida implementação de itens de forma organizada.

Além disso, a parte de consultas, para encontrar um registro de cliente ou produtos (para verificar sua disponibilidade em estoque, por exemplo) é muito mais ágil.

Prevenção de perdas

Outra função é criar uma lógica e política de prevenção de perdas eficientes. Afinal, é uma maneira de manter a loja organizada, com um sistema mais focado em dar controle para que o lojista entenda a sua demanda e vendas. 

Como funciona um PDV?

Ele funciona como ponto de contato do cliente com sua marca, sendo terreno de compras e da criação de um relacionamento com o consumidor. Por isso, é importante associar esse conceito com o customer experience do seu negócio. 

Serve para que as pessoas realizem suas compras, bem como conheçam sua empresa. No entanto, não há como fugir dos novos rótulos.

O PDV, para muitos, é o sistema por trás de toda gestão da loja, bem como do processamento de pagamentos presenciais.

Se você voltar em alguns anos, talvez se lembre das caixas registradoras.

Apesar de arcaicas agora, elas cumpriam esse papel tecnológico de facilitar a gestão dos PDVs, registrando todas as transações.

Mas hoje, falamos de um Ponto de Vendas moderno e tecnológico, que se torna cada vez mais popular e imprescindível para os varejos.

Não à toa, de acordo com estudo da Mordor Intelligence, o mercado de sistemas para PDV deve atingir um valor maior que US$ 29 bilhões até 2025.

Nesse caso, o funcionamento varia do tipo de sistema escolhido. Há diferentes opções no mercado.

Algumas, apenas auxiliam em tarefas específicas, como emissão de documentos fiscais. Já outras, integram todos os setores da empresa com o PDV, facilitando a frente de caixa e tornando o trânsito de informações mais transparente.

Assim, cada venda é absorvida pelo sistema e reflete nos outros setores no mesmo instante.

Qual é a importância do PDV para um negócio?

Trata-se de um elemento essencial para sua empresa, em especial no setor varejista. Por mais que o ambiente digital tenha tração de compras, o aspecto olho-no-olho conta e muito.

Por isso, é importante desenvolver PDVs inovadores que garantam sua presença no mercado.

Afinal, a concorrência é cada vez maior.

Um PDV estrategicamente posicionado potencializa suas receitas, além de servir de ponte para a construção da relação com o cliente.

Lidar com todos os trâmites dentro de um Ponto de Venda não é fácil. É preciso muito mais do que mãos ágeis ou cabeças pensantes.

Na verdade, é necessária ajuda operacional para que você, ou a equipe, se ocupe com questões estratégicas.

Assim, é possível focar em ações que melhorem o atendimento ao cliente, tornando sua jornada de compra muito mais fácil e intuitiva.

Essa relação, que deve se desenrolar sem atritos e obstáculos, favorece a fidelização — um fator importante para seu desenvolvimento financeiro.

Além de tudo, o sistema PDV permite maior poder de gestão das informações e documentos. Com a inteligência da plataforma, é possível integrar todos os setores, atualizando-os em tempo real, no momento em que uma venda é confirmada.

Trata-se de um insumo importante para manter os setores produtivos e organizados.

Como um sistema PDV pode auxiliar a gestão no varejo?

O sistema PDV tem como objetivo otimizar o atendimento de empresas do segmento do varejo.

Podem ser lojas, supermercados e outros tipos de comércio. Trata-se de uma solução muito adotada para automatizar alguns processos no ponto de venda.

Ele disponibiliza informações estratégicas para que o gestor possa tomar decisões assertivas em seu negócio, baseada em dados.

Suas funcionalidades facilitam a rotina de trabalho, além de proporcionar uma melhor experiência do cliente.

Confira:

Planejamento e controle

Com informações estratégicas e o acompanhamento de indicadores, fica muito mais fácil decidir a melhor maneira de fazer suas vendas, controlar as perdas e as fraudes.

O software PDV disponibiliza esses dados em tempo real, com relatórios atualizados e precisos, além de processos automatizados e acesso a todos os registros do seu negócio.

Otimização da gestão de estoque

O controle de estoque é uma das partes mais importantes do seu negócio. O sistema faz o monitoramento de estoque, apontando a necessidade de compra de produtos e dizendo há quanto tempo estão armazenados. No caso de perecíveis, evita a perda de mercadoria por prazo de validade.

Além disso, o sistema possui um registro histórico, dando uma visão de sazonalidade para sua empresa de maneira eficaz.

Gestão financeira integrada

Com um sistema de gestão integrado ao setor financeiro, é possível contabilizar as vendas em tempo real e fazer o controle de caixa.

Portanto, todos os pagamentos são registrados assim que feitos, sejam eles a prazo ou à vista.

Com esses dados, a gestão financeira se torna mais fácil de ser realizada e você não terá surpresas ou prejuízos, além de agilizar os procedimentos fiscais em relação a todas as vendas.

Maior segurança de dados

Outra preocupação das empresas é com a segurança de seus dados. Por isso, ao optar por uma tecnologia como essa, certifique-se de que suas informações estão seguras.

Isso acontece, pois os dados são criptografados e não podem ser acessados por pessoas não autorizadas.

Contar com esse tipo de segurança é essencial para preservar a empresa de possíveis ataques e tentativas de roubo de informação.

Mais agilidade nos processos internos 

Com acesso aos dados do seu negócio em tempo real, o gestor pode tomar decisões mais estratégicas em relação ao seu negócio, agilizando os processos internos. 

É o que esse tipo de tecnologia inteligente para o varejo proporciona para as empresas que escolhem adotá-la.

O planejamento estratégico será mais assertivo com essa vantagem. Desse modo, você pode impulsionar o crescimento do seu estabelecimento comercial baseado em informações concretas.

Quer um exemplo?

Um sistema para PDV te ajuda a ficar em dia com as obrigações fiscais. Com ele, você ganha mais agilidade ao alterar no sistema a carga tributária dos produtos e enviá-la ao sistema sempre que houver mudanças.

Isso evita erros e interrupções nas vendas devido a inconsistências nas informações fiscais.

Outra facilidade é o preenchimento correto dos Códigos de Benefícios Fiscais em suas notas eletrônicas.

O sistema de vendas PDV dispõe de campo de cadastro dos benefícios, gerando as informações de forma automatizada.

Também inclui os dados nas notas que serão enviadas para a Receita, evitando qualquer problema.

PDV Online: 5 passos para escolher o melhor sistema para o seu negócio

Não restam dúvidas que optar por um sistema PDV é uma boa para seu negócio, certo?

A plataforma pode auxiliar em várias frentes do seu varejo, agilizando toda gestão do ponto de venda e contribuindo para melhor administração do negócio.

Agora, como escolher o melhor e mais indicado sistema para o seu negócio?

É uma dúvida pertinente. Quer saber as respostas? Confira abaixo!

1. Avalie as necessidades do seu negócio

Primeiro, faça uma análise da sua operação, bem como das necessidades do seu PDV e do seu negócio. É preciso de uma leitura aprofundada que busque pontos críticos na sua operação.

Assim, você vai entender exatamente onde e como a solução digital pode auxiliá-lo.

Em geral, o sistema é um investimento padrão para quem busca modernizar a gestão do ponto de venda.

Ou seja, que busca integração de informações entre setores, encurtando caminhos e tornando o dia a dia mais ágil.

2. Entre contato com fornecedores de softwares

Agora que você sabe as necessidades do seu negócio, o próximo passo é simples: pesquise!

Há vários fornecedores de softwares no mercado.

Nossa dica é buscar por empresas consolidadas, que lhe ofereçam muito mais que uma solução completa, mas todo suporte para firmar uma parceria de sucesso.

3. Verifique a possibilidade de integração com outros sistemas

Você já usa sistemas em sua empresa, como um CRM, ERP ou outro?

Antes de optar por um sistema PDV, é importante esclarecer com o fornecedor se há como integrar sua ferramenta com os softwares já utilizados em sua empresa.

4. Entenda a usabilidade do sistema

Um sistema PDV deve ser simples e rápido de utilizar. Tudo isso deve refletir na usabilidade da solução.

Portanto, um teste cai muito bem para atestar a experiência de uso e certificar-se que a solução é realmente adequada.

5. Entenda como funciona o suporte técnico

O suporte técnico deve ser completo. Portanto, opte por um fornecedor que possa oferecer altos níveis de entrega, com uma equipe especialista preparada e dedicada em resolver os seus problemas, dos mais simples aos mais complexos.

Impulsione as vendas no seu PDV com o TOTVS Varejo 

As soluções de varejo da TOTVS possuem funcionalidades para atender às demandas do seu negócio de ponta a ponta.

Nossas soluções permitem uma gestão automatizada, mais fluidez na frente de caixa e dados em tempo real.

Temos soluções em tecnologia completas para gestão do ponto de vendas. Elas são próprias para o varejo, sendo capazes de atender a todas as necessidades de um negócio.

Além disso, realizam o controle total da retaguarda ao PDV, com foco em redução de custos e aumento de vendas, proporcionando uma experiência completa ao cliente. Trata-se de um passo considerável para a transformação digital, uma ação em prol da eficiência e de melhores resultados.

Controle financeiro, gestão de estoque, painéis e indicadores, bem como soluções em omnichannel para seu negócio são algumas das principais vantagens que os sistemas e aplicações da TOTVS oferecem. 

Conheça as tecnologias TOTVS Varejo e escolha o melhor PDV para o seu negócio!

A seguir, confira o case de sucesso da Cobasi, que melhorou suas vendas e aumentou sua produtividade com o apoio da TOTVS:

Conclusão

O PDV é uma parte essencial do sucesso de um negócio, especialmente no setor varejista.

Durante os anos, este conceito passou por algumas modificações. As principais você aprendeu neste conteúdo.

Entre outras coisas, você também entendeu a importância da tecnologia para um Ponto de Venda moderno, bem gerenciado e com foco na experiência do cliente.

Gerir todos os processos internos apenas com planilhas é algo fora de questão, certo?

Por isso, é preciso contar com soluções tecnológicas que facilitem a gestão e a operação da sua loja. 

É importante integrar todas as áreas da empresa e ter à sua disposição informações confiáveis e estratégicas para a tomada de decisão. E você consegue realizar toda essa gestão com as tecnologias TOTVS Varejo.

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