Documentos necessários para abrir uma empresa: confira os principais para legalizar o seu negócio

Equipe TOTVS | 22 janeiro, 2024

Você sabia que há uma série de documentos necessários para abrir uma empresa? Eles são essenciais para que o seu negócio possa funcionar e fique em conformidade com a lei e Receita Federal.

Imagine que Manuela tem um sonho de abrir uma empresa, mas não tem ideia de quais os documentos ela precisa para isso. Ela está perdida e não sabe por onde começar. 

Ela tem dúvida sobre: quais são os documentos principais? Como obtê-los? Para ser MEI também é preciso os mesmos documentos? Quais são as opções de abertura?

Neste artigo, explicaremos quais são os documentos necessários para legalizar uma empresa e responderemos às suas perguntas e as de Manuela para abertura de um negócio. Vamos lá?

Quais são os documentos necessários para abrir uma empresa?

Você sabia que a abertura de uma empresa no Brasil demora, em média, dois dias e 13 horas? Os dados são do Governo Federal e fazem parte do Mapa de Empresas.

Normalmente, essas informações são para processos que não tiveram problemas durante a abertura, mas podem demorar mais se ocorrer alguma divergência.

Para ajudar Manuela no processo de abertura de empresa, o primeiro passo é procurar um contador ou um advogado especializado em direito empresarial. 

Eles podem orientá-la sobre os passos necessários para formalizar o seu negócio, como escolher o tipo de empresa, o regime tributário, o contrato social, o alvará de funcionamento, entre outros.

Outra opção é acessar o portal do governo federal que oferece um serviço de orientação para quem quer abrir uma empresa. No portal, Manuela pode encontrar informações sobre as etapas, os documentos e as taxas envolvidas no processo. 

Para esclarecer melhor, separamos os documentos principais que Manuela precisará para abrir a sua empresa. 

Confira:

Documentos pessoais

Os documentos pessoais são muito importantes para abrir uma empresa, pois o contrato precisa ter todas as informações dos responsáveis.

Veja quais são os principais:

  • cópia simples do CPF;
  • cópia do RG autenticada;
  • certidão de casamento;
  • carteira do órgão regulamentador (OAB, CRA, CORE, CREA);
  • declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF);
  • cópia simples do comprovante de residência.

Documentos da empresa

Assim, como os documentos pessoais, os documentos da empresa tem máxima importância para saber todas as informações e particularidades do seu negócio.

Por isso, confira quais são os principais:

  • cópia simples de endereço de onde ficará a empresa, ou seja, onde será a sede;
  • cópia do Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU);
  • atividade da empresa, ou seja, os CNAEs referentes às atividades;
  • nome fantasia da empresa.

Documentos para a abertura do negócio

Para fazer a abertura da empresa, é necessário apresentar alguns documentos importantes para registrá-la e executar as atividades do seu negócio.

Veja quais são eles a seguir:

Contrato Social

Trata-se do documento que consta todas as atividades da empresa, como as atividades que serão desenvolvidas, a cota de capital de cada sócio, dados dos responsáveis, regime tributário, entre outros.

Ele é um dos documentos necessários para abrir uma empresa e precisa ser assinado por todos os sócios e autenticado, antes de ser levado para registrar na Junta Comercial do seu estado e dar entrada na abertura. A autenticação dos documentos é que garante o seu valor legal.

Registro na Junta Comercial

O registro na Junta Comercial é que garante que a sua empresa existe e a sua legalização. Com ele, é possível fazer o pedido do CNPJ e receber o Número de Identificação do Registro da Empresa (NIRE).

Para isso, é preciso apresentar o Contrato Social e outros documentos exigidos pela Junta, como cópias de documentos pessoais dos sócios, comprovante de endereço da empresa, entre outros.

Além disso, é preciso verificar se o nome escolhido para a empresa está disponível e pode ser utilizado.

CNPJ

O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica ou CNPJ é o documento que identifica a empresa perante a Receita Federal e outros órgãos públicos. Ele é um dos documentos necessários para abrir uma empresa e consta várias informações sobre a empresa, como:

  • data da abertura;
  • CNAE utilizadas;
  • situação cadastral;
  • endereço da sede;
  • descrição das atividades.

A etapa para adquirir o CNPJ pode ser feita no site da Receita Federal, onde é preciso preencher e enviar os seguintes documentos:

  • Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ);
  • Quadro de Sócios e Administradores (QSA);
  • Documento Básico de Entrada (DBE) do CNPJ;
  • Ficha de beneficiários finais;
  • Ficha específica, conforme o órgão competente.

Os documentos podem ser enviados pelos Correios ou indo até uma unidade da Receita Federal.

Ele é muito importante para qualquer negócio, pois possibilita a emissão de notas fiscais, contratos com fornecedores e prestadores de serviços.

Vale destacar que ele identifica a empresa e a Receita Federal pode acompanhar se ela está regular quanto às obrigações tributárias. 

Além disso, ele deve ser elaborado com a ajuda de um contador ou advogado e registrado na Junta Comercial do estado onde a empresa está localizada.

Inscrição Estadual e/ou Municipal

A Inscrição Estadual é essencial para a inscrição do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Ela pode ser feita pela internet em alguns estados e antes do Alvará de funcionamento em outros estados.

A Inscrição Estadual é obrigatória para as empresas dos segmentos de comércio, indústrias e prestação de serviços de comunicação, energia e de transporte intermunicipal e interestadual.

Já a Inscrição Municipal identifica a empresa perante o município e possibilita a emissão de notas e o recolhimento do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS). 

Ele pode ser emitido pelo site da prefeitura ou indo pessoalmente até ela com os documentos da empresa e formulário preenchido.

Alvará de Funcionamento

O Alvará de Funcionamento precisa ser solicitado na prefeitura de cada município, mas somente quando você tiver o contrato social registrado em mãos, bem como os documentos pessoais e CNPJ.

Ele é um tipo de licença que autoriza que a empresa possa exercer as suas atividades que foram registradas anteriormente.

Para solicitar o alvará, é preciso apresentar documentos como:

  • cópia autenticada do CNPJ;
  • Inscrição Municipal;
  • cópia autenticada do Contrato Social;
  • comprovante de endereço da empresa;
  • Formulário da Prefeitura.

O alvará pode ser provisório ou definitivo, dependendo do tipo de atividade e do cumprimento das normas urbanísticas e sanitárias.

É importante ressaltar que, dependendo da atividade desenvolvida pela empresa, pode ser necessário o Alvará Sanitário e o Alvará do Corpo de Bombeiros que explicamos a seguir.

Alvará da Vigilância Sanitária

O Alvará da Vigilância Sanitária precisa ser solicitado por todas as empresas que exercem atividades de saúde, como alimentação, cosméticos, produtos veterinários e produtos naturais. Elas precisam ter o Cadastro Municipal de Vigilância em Saúde (CMVS).

Ele é a autorização da Vigilância Sanitária para que a empresa possa operar em conformidade com as normas de higiene e segurança. 

O comparecimento em uma secretaria depende do tipo de negócio, que pode ser:

  • Secretaria Municipal de Saúde: para empresas de alimentação;
  • Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA): para transportes, farmácias e distribuidores de cosméticos;
  • Secretaria de Estado de Saúde: para clínicas, laboratórios e distribuidores de medicamentos.

Alvará do Corpo de Bombeiros

Normalmente, as empresas que lidam com produtos explosivos, perigosos ou inflamáveis precisam do Alvará do Corpo de Bombeiros. Ele garante que o local é seguro para lidar com esses tipos de produtos e está preparado para emergências.

É possível fazer a solicitação pela internet ou comparecer no Corpo de Bombeiros, o que depende de cada cidade.

Após isso, basta pagar uma taxa e agendar a vistoria do imóvel.

Licença ambiental

Trata-se da autorização do órgão ambiental competente para que a empresa possa realizar suas atividades sem causar danos ao meio ambiente. 

Ela é obrigatória para empresas que geram poluição sonora, atmosférica, hídrica ou do solo, ou que utilizam recursos naturais. 

Para obter a licença, é preciso apresentar documentos como o CNPJ, o Alvará de Funcionamento, o estudo de impacto ambiental, os documentos da empresa e dos responsáveis.

Cadastro na Previdência Social

É o registro da empresa junto ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), que garante os direitos previdenciários dos trabalhadores contratados pela empresa. 

Para fazer o cadastro, é preciso acessar o site da Previdência Social e informar os dados da empresa e dos sócios. 

O cadastro gera um código chamado Cadastro Específico do INSS (CEI), que deve ser informado na folha de pagamento dos funcionários.

Esses são alguns dos documentos necessários para abrir uma empresa, mas podem haver outros, dependendo do tipo, do porte e da localização da empresa. 

Por isso, é recomendável consultar um contador ou um advogado antes de iniciar o processo de formalização da empresa.

Documentos necessários para abrir uma empresa MEI

Quem tem empresa MEI, ou seja, é Microempreendedor Individual não precisa fazer o processo da maneira que explicamos anteriormente. Isso porque é possível fazer todo o processo de abertura pelo Portal do Empreendedor e emitir o CNPJ.

No entanto, alguns documentos necessários para abrir MEI, para fazer a abertura e preenchimento de todas as informações são:

  • documentos pessoais, como RG, Título de Eleitor e CPF;
  • endereço residencial;
  • endereço comercial;
  • nome fantasia;
  • capital social;
  • forma de atuação da empresa;
  • CNAEs.

Após preencher todas as informações o empreendedor terá o CNPJ e o Certificado da Condição do Microempreendedor Individual (CCMEI), que é o contrato social das empresas que se formalizaram como MEI.

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Agora que você sabe tudo sobre os documentos necessários para abrir uma empresa, chegou a hora de conhecer uma solução que facilitará o processo de assinatura de todos os documentos.

Estamos falando da solução TOTVS Assinatura Eletrônica que assina os seus documentos de forma ágil e com total segurança.

Além disso, possibilita a validade jurídica aos documentos e reduz o retrabalho de documentos que precisam voltar para serem assinados novamente.

Também faz o envio ao destinatário informando o que precisa ser assinado e consegue consultar todos os documentos que estiverem pendentes.

Não espere mais! Simplifique a assinatura de documentos do seu negócio com o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

Neste artigo, você entendeu quais são os documentos exigidos para uma empresa e para legalizar o seu negócio, como o contrato social, CNPJ e alvarás de funcionamento.

Além disso, você precisa fazer a consulta prévia do nome e do local da sua empresa na Junta Comercial ou no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas. 

Com isso, conseguirá obter o CNPJ, o NIRE e o alvará de funcionamento da sua empresa, além de outros documentos específicos de acordo com a sua atividade e o seu município. 

Tudo isso, deve ser feito por um contador para cuidar da sua contabilidade e dos processos de abertura da sua empresa.

Lembre-se que abrir uma empresa é um processo que precisa de algumas etapas para que o seu negócio consiga funcionar, mas é uma oportunidade de realizar o seu sonho de empreender. 

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