Entenda o que são e qual a importância dos relatórios gerenciais

Por oferecerem uma visão clara e ampla sobre o desempenho organizacional, os relatórios gerenciais são peças chave na gestão e na tomada de decisões de qualquer empresa.

No contexto empresarial, ter acesso a dados concretos é cada vez mais importante para a definição de estratégias, maximização de resultados e minimização de riscos. 

Esse é justamente o papel dos relatórios, que servem como guias para o crescimento sustentável do negócio. 

Os documentos reúnem informações importantes sobre diferentes áreas e, com isso, permitem uma avaliação detalhada sobre o desenvolvimento da empresa.

Continue a leitura para entender mais sobre os benefícios, a elaboração e a análise desses relatórios. 

O que são relatórios gerenciais?

Relatórios gerenciais nada mais são do que documentos com informações sobre as atividades e o desempenho da empresa. 

O objetivo é apresentar dados relevantes de diversos aspectos do negócio, desde finanças até recursos humanos, de forma organizada e clara. 

Esses relatórios podem ser periódicos e adaptados às necessidades específicas de cada organização. 

Por que esses documentos são importantes?

Ao fornecer uma visão consolidada e mais precisa das operações do negócio, os relatórios tornam-se fundamentais para a análise de desempenho, o planejamento estratégico e a tomada de decisões. 

Consequentemente, são grandes aliados para o sucesso sustentável da empresa. 

Esses documentos entregam dados concretos, que ajudam a identificar pontos fortes e oportunidades de melhorias, assim como possíveis problemas que podem desviar os esforços de uma meta previamente definida.

Com base nesses dados, é possível tomar decisões embasadas e, assim, reduzir erros, aumentar a eficiência e garantir o desenvolvimento contínuo da empresa.

Outros benefícios dos relatórios são:

• Melhoria na comunicação interna;
• Definição de metas mais realistas;
• Acesso a dados estruturados e atualizados;
• Acompanhamento do desempenho de diferentes áreas;
• Identificação rápida de gargalos, que permite ações corretivas imediatas.

Quais são os tipos de relatórios gerenciais?

Ferramentas indispensáveis para uma administração eficaz, os relatórios apresentam diferentes modelos, cada um com uma finalidade específica.

Conhecer os diferentes tipos de relatórios de gestão e entender suas funções é essencial para aproveitar ao máximo as oportunidades de análise oferecidas por cada um deles.

Então, confira alguns deles a seguir:

• Relatório de projetos: monitora o progresso de projetos em andamento, com a análise de prazos, recursos utilizados e resultados alcançados. Com isso, ajuda a garantir que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e se mantenham no orçamento;
• Relatório de desempenho: avalia a performance de colaboradores e equipes por meio de métricas de produtividade, cumprimento de metas e qualidade do trabalho. Ajuda a identificar talentos, necessidades de treinamento e áreas que precisam de melhorias;
• Relatório de marketing: analisa o desempenho das campanhas de marketing, com acompanhamento das métricas de alcance, engajamento e conversão. Isso ajuda a avaliar a eficiência das estratégias de marketing, bem como a otimizar os investimentos na área;
• Relatório de Indicadores de Desempenho (KPIs): resumem os principais indicadores de performance da empresa e, com isso, permitem um acompanhamento rápido, detalhado e eficiente dos objetivos estratégicos definidos para o desenvolvimento do negócio.

Vamos falar de maneira detalhada sobre outros modelos de relatórios ainda neste conteúdo, fundamentais para negócios de todos os tamanhos e segmentos, mas antes é importante entender como esses documentos são elaborados.

Como se deve elaborar um relatório gerencial?

Uma vez que os relatórios gerenciais servem como um guia para definir os próximos passos da empresa, a elaboração dos documentos deve ser feita com muita atenção. 

Antes de começar, é necessário definir um objetivo.

Quer avaliar o desempenho financeiro da empresa? Acompanhar o progresso de um projeto? Precisa avaliar os investimentos em ações de marketing?

Definir um propósito claro ajuda a focar nos dados realmente relevantes para o relatório e, com isso, permite uma análise mais eficiente, ágil e assertiva.

Com o objetivo estabelecido, é hora de seguir para a prática. Confira alguns passos essenciais na elaboração de um relatório gerencial:

• Coleta de dados: faça pesquisas e reúna informações relevantes para o documento, com dados atualizados e precisos. Recursos tecnológicos, como sistemas de gestão, podem ajudar nesse processo;
• Análise crítica e detalhada: além de reunir dados, analise-os para identificar tendências, entender padrões, possíveis gargalos e oportunidades. A partir disso, você consegue apresentar insights e recomendações informadas;
• Organização das informações: coloque todas essas informações de forma clara e estruturada no relatório para garantir a fácil interpretação a todos que tiverem acesso ao documento. Gráficos e tabelas podem facilitar a visualização dos dados; 
• Revisão e apresentação: para garantir que todos os dados estão claros, revise o documento antes de apresentá-lo para a equipe. Depois, lembre-se de fornecer acesso fácil aos relatórios e criar um histórico para acompanhar todo o desenvolvimento.

Outro ponto importante é tornar a elaboração de relatórios uma tarefa periódica, parte da rotina da empresa. 

Definir uma frequência para essas análises, seja mensal, trimestral ou anual, ajuda a acompanhar o progresso do negócio e identificar a necessidade de ajustes com maior agilidade.

4 relatórios gerenciais para analisar na empresa

Cada tipo de relatório gerencial oferece insights valiosos, que proporcionam uma visão holística do negócio. 

Além de ajudar a definir os documentos mais importantes para o seu contexto empresarial, conhecer os diferentes tipos de relatórios também é fundamental para compreender como as informações se complementam e, juntas, podem atuar para o sucesso do seu negócio.

Já compartilhamos alguns deles e agora escolhemos outros modelos que são essenciais para análise de qualquer empresa. Confira quais são eles a seguir. 

1. Relatórios financeiros

Os relatórios gerenciais financeiros trazem uma visão detalhada sobre a saúde financeira da empresa. Para isso, apresentam dados relevantes sobre receitas, despesas, lucros e perdas.

Com essas informações, é possível identificar em quais áreas a empresa está gastando mais, quais custos podem ser reduzidos e quais projetos ou setores precisam de mais investimentos. 

Os insights gerados por essas avaliações, além de permitirem ações imediatas, também contribuem para a projeção de resultados futuros e planejamento estratégico a longo prazo. 

Balanços patrimoniais, demonstrações de resultados e fluxos de caixa são exemplos de relatórios financeiros. 

2. Relatórios de estoque

Relatórios de estoque ajudam a monitorar a quantidade de produtos disponíveis, quais itens estão saindo mais rápido e quais estão parados.

Esse acompanhamento é fundamental para otimizar o armazenamento e planejar reabastecimentos com maior precisão, sem excessos ou faltas de mercadorias. 

São relatórios importantes para potencializar o capital de giro, agilizar a organização de pedidos e aumentar a eficiência na gestão de estoque. 

Além disso, as análises de estoque ajudam a ajustar a oferta conforme a demanda. Em avaliação com outros dados, como o de clientes e de vendas, também é possível ter uma visão clara das tendências de consumo.

3. Relatórios de vendas

Voltados para a análise do desempenho comercial, os relatórios de vendas reúnem dados como receita gerada, produtos mais vendidos, desempenho de vendedores, volume e sazonalidade de vendas.

Com isso, é possível identificar a necessidade de ajustes nas estratégias de vendas, definir metas e até mesmo planejar campanhas de marketing mais assertivas.

Esses relatórios também servem como apoio para comparar o desempenho em diferentes períodos, entender o impacto de ações promocionais ou datas específicas, além de trazer insights interessantes sobre o comportamento dos consumidores.

Tudo isso contribui não apenas para a maximização das vendas, como também para oferecer uma experiência cada vez mais positiva aos clientes. 

4. Relatórios sobre clientes

Conhecer bem os clientes é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Afinal, eles são uma das principais engrenagens de toda a operação: sem eles, não há vendas e lucro. 

Por isso, os relatórios com dados sobre perfil, preferências, feedbacks e hábitos de compra são grandes aliados para o sucesso da empresa.

Eles ajudam a segmentar o mercado e a personalizar o atendimento, aumentando o nível de conversão, satisfação e fidelização dos consumidores. 

São relatórios gerenciais para tomada de decisão sobre oportunidades de vendas, melhoria de serviços e até mesmo lançamento de novos produtos. 

Como analisar esses documentos de maneira eficaz?

Coletar dados de qualidade é um passo importante para gerar um relatório relevante, mas o processo não acaba aí. Tão importante quanto a coleta é a análise de dados.

É nessa etapa de análise que você pode obter insights sobre os melhores direcionamentos para a sua empresa e, a partir disso, definir estratégias mais precisas. 

Um estudo realizado pela McKinsey, que avaliou o nível de maturidade digital das empresas no Brasil, revelou que as capacidades analíticas ainda são um desafio para muitos negócios.

De acordo com os insights apresentados, existe uma mentalidade baseada em dados para alguns setores e em áreas específicas, mas a maioria das empresas brasileiras ainda utilizam técnicas mais simples de análise. 

Nesse contexto, vale destacar algumas dicas básicas para colocar em prática ao analisar um relatório gerencial:

• No primeiro momento, avalie o cenário macro, identificando as informações mais importantes do relatório;
• Com uma visão geral em mente, passe para análises mais específicas e detalhadas;
• Identifique melhores e piores resultados para definir prioridades;
• Com base nisso, estabeleça um plano de ação. 

O estudo da McKinsey ainda ressalta as ações de organizações globais bem sucedidas no processo de transformação digital: uso de ferramentas e tecnologias para otimizar a coleta e a análise dos dados. 

Sem dúvidas, as soluções tecnológicas são grandes aliadas para ampliar a eficiência, a agilidade e a qualidade das análises. 

Ferramentas de CRM (Customer Relationship Management), por exemplo, são essenciais para coletar e analisar dados para relatórios sobre clientes. 

Tecnologias avançadas, como inteligência artificial e machine learning, permitem realizar análises preditivas, antecipando tendências e comportamentos futuros com base em dados históricos.

Já softwares de Business Intelligence (BI) oferecem recursos de visualização que ajudam a transformar dados complexos em insights fáceis de entender. 

Além disso, existem tecnologias que garantem a segurança dos dados, com recursos de criptografia e controle de acesso. Esse é um cuidado essencial para manter a conformidade com a LGPD e evitar problemas no tratamento de dados. 

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma das soluções que auxiliam na segurança dos dados, especialmente em processos que envolvem documentos como os relatórios gerenciais, que podem conter informações confidenciais e sensíveis.

Ao preparar esses relatórios, muitas vezes é necessário a revisão e aprovação de diferentes níveis hierárquicos. Com assinaturas eletrônicas, esse processo se torna mais rápido e menos propenso a erros.

Muito além disso, o sistema de Assinatura Eletrônica da TOTVS garante a autenticidade e a integridade dos documentos enquanto oferece funcionalidades para centralizar e otimizar processos burocráticos.

Entre essas funcionalidades, você encontra módulos para envio de documentos, registro multiempresa para cadastrar filiais e colaboradores na ferramenta, confirmação e validação de assinaturas e muito mais!

Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica e garanta mais segurança na rotina burocrática do seu negócio!

Conclusão

Depois de entender mais sobre os relatórios gerenciais e indicadores avaliados por eles, fica claro a importância desses documentos para a gestão eficiente e estratégica de qualquer empresa. 

Esses relatórios podem abranger uma ampla gama de informações, como resultados financeiros, indicadores de performance, status de projetos, gestão de estoque, análise de vendas e feedback de clientes. 

Por isso, são adaptáveis para empresas de diferentes portes e segmentos. Cada tipo, como vimos neste conteúdo, pode atender a necessidades específicas na realidade de cada negócio e, assim, trazer insights valiosos para o crescimento no mercado.

Com a ajuda da tecnologia, a elaboração e análise desses relatórios se tornam ainda mais precisas e rápidos, garantindo que os dados estejam sempre atualizados, compreensíveis e seguros.

Aproveite para ler o nosso conteúdo sobre relatório de vendas para ampliar o seu conhecimento e elaborar análises ainda mais assertivas.