KDS: o que é, como funciona e as principais vantagens desse sistema

Equipe TOTVS | 24 novembro, 2021

O KDS é um sistema de display que substitui as comandas físicas em papel, digitalizando a comunicação entre o salão e a cozinha. Trata-se de uma tecnologia essencial no restaurante do futuro.

Afinal, cada vez mais, bares e restaurantes estão se adequando a uma realidade moderna e imersa em tecnologia. Não por menos, o segmento de foodtech só cresce.

É nesse cenário que um KDS mostra sua importância, encaixando-se com outras inovações que tomam seu lugar nas cozinhas: cardápios digitais, sistema para restaurantes, aplicativos de delivery, entre outros do tipo.

Neste guia completo, vamos explicar tudo sobre o KDS, como funciona, como ele pode otimizar os processos da sua empresa, a aplicação da tecnologia na experiência do cliente e muito mais!

Você sabe o que é KDS?

O KDS (Kitchen Display System) é um sistema de display de cozinha, que é basicamente um visualizador digital de pedidos que substitui as comandas escritas ou impressas em papel. O KDS permite maior controle sobre o encaminhamento de pedidos, bem como monitora os dados da cozinha.

Tudo isso porque o KDS é integrado ao sistema PDV ou PDV Móvel do restaurante para otimizar a operação. Assim, agilizam a comunicação entre os garçons e a cozinha, tornando o fluxo de produção mais eficiente e justo.

Além disso, a tecnologia também permite visualização em tempo real de todas as informações da cozinha, como o estoque.

Assim, diretamente pelo PDV, o garçom pode visualizar se é possível servir um pedido a um cliente com base no estoque do produto ou dos insumos cadastrados.

Como surgiu o KDS

O KDS surgiu na esteira do foodtech, que trouxe novas tecnologias para o dia a dia do segmento de food service. Com os sistemas para restaurantes, os empreendedores da área viram o potencial da otimização dos processos.

Nesse caso, em específico, dos processos e tarefas na parte administrativa do bar ou restaurante.

Ainda assim, o negócio de food service sempre dependeu muito da ação humana — logo, está igualmente suscetível a erros e ineficiências.

E com a transformação digital — que também revolucionou o setor, com novos modelos de negócio como dark kitchens, cloud kitchens e ghost kitchens — não há mais espaço para falhas do tipo.

Nesse contexto, surgiu o KDS, uma tecnologia que serviu de resposta à necessidade de alinhar a comunicação entre o salão e a cozinha.

Na teoria, pode parecer uma tecnologia muito simples, mas na prática essa simplicidade é complementada por uma série de funcionalidades que tornam a comunicação mais clara e transparente.

Com o KDS, sua equipe foca na produção, na qualidade e no atendimento, prezando pela experiência do cliente no restaurante — enquanto o sistema se ocupa da gestão de processos.

Entenda o funcionamento do KDS

O KDS integra todos os processos e alinha a comunicação entre os garçons e a cozinha, garantindo maior eficiência na entrega dos pedidos.

É uma ferramenta integrada ao PDV móvel dos garçons, cujos pedidos, quando confirmados, são enviados automaticamente aos monitores dentro da cozinha. 

Essas telas estão localizadas em pontos específicos do ambiente, facilitando a visualização do pedido, seus detalhes, componentes, preço, quantidade, etc.

Entre suas principais funcionalidades, podemos destacar:

  • Alerta cozinheiros e assistentes sobre pedidos parados na fila por muito tempo;
  • Permite o encaminhamento dos pedidos para a cozinha ou para as devidas estações de preparo;
  • Possibilita a personalização do fluxo de encaminhamento de pedidos conforme a organização da sua cozinha;
  • Permite a interação dos envolvidos, de modo que pedidos sejam alterados e marcados como concluídos, em espera, etc;
  • Permite a organização dos itens, de modo que diferentes pratos que devem ser servidos ao mesmo tempo sejam preparados na ordem adequada;
  • Permite que os garçons visualizem o status dos pratos no sistema para restaurante, além de receber alertas quando o pedido ficar pronto.

Os sistemas de display de cozinha podem ser personalizados para atender às necessidades do restaurante, do layout das comandas ao esquema de priorização por meio  do visor digital.

Assim, você garante que os clientes recebam os pedidos dentro do prazo, criando uma fila de pedidos em espera.

Como o KDS otimiza os processos internos da cozinha?

Apesar de ser uma tecnologia complementar na rotina de um restaurante, o KDS pode agregar muito valor ao fluxo de produção. Que tal entender como sua aplicação pode trazer benefícios à cozinha? Explicamos as principais vantagens do sistema de display para cozinha. Confira!

Melhora a visualização dos pedidos

Cozinhas comerciais podem ser caóticas — especialmente se a gestão do pedido ocorrer através de anotações em comandas de papel ou através de múltiplos canais descentralizados.

Comandas físicas podem ser facilmente perdidas ou, ao mero contato com uma superfície umedecida ou engordurada, ficar ilegíveis.

O KDS atua justamente nesse ponto, melhorando a visualização dos pedidos.

Por meio dele, é possível capturar com precisão todos os pedidos feitos — independentemente do canal de vendas — informando-os à cozinha no mesmo momento.

Você ainda tem a opção de personalizar a forma com que os novos pedidos são exibidos nas telas localizadas dentro da cozinha.

Assim, pode organizar o fluxo de pedidos conforme melhor for para sua cozinha.

Otimiza a comunicação entre as equipes

Com o KDS, todo pedido é registrado no sistema e, automaticamente, é enviado ao monitor para a produção.

As atualizações são exibidas na tela e todos os funcionários da cozinha podem acessar os detalhes do pedido.

Até então, os garçons se comunicavam através das comandas ou atualizando os pedidos apenas avisando ao pessoal da cozinha.

Esse processo logicamente cria uma brecha que pode levar à falhas e a insatisfação dos consumidores. 

Com o KDS, todas as informações aparecem na tela, possibilitando melhor planejamento do trabalho e menos falhas de comunicação.

Diminui os riscos de falhas

O KDS simplifica o processo de recebimento e preparo dos pedidos.

A linha do tempo de um erro de cozinha normalmente se desenvolve da seguinte maneira:

Seu garçom recebe um pedido na mesa do cliente, escreve na comanda e se dirige à cozinha para repassá-lo aos responsáveis. Porém, no caminho, ele precisa atender a um outro cliente.

Sem querer, ele deixa a comanda cair. Esse simples erro pode comprometer seu fluxo de produção e ainda instigar a insatisfação do cliente, gerando atrasos.

O KDS elimina totalmente esse tipo de problema da equação.

Ao exibir automaticamente novos pedidos, o KDS garante que a equipe sempre saiba exatamente o que está acontecendo e nenhum prato seja deixado para trás.

Aumenta a produtividade

A cozinha de um restaurante é, sem dúvidas, a área mais movimentada do negócio. O processo de preparação de alimentos deve ser feito de maneira rápida, eficiente e focada.

É por isso que, às vezes, comandas escritas à mão ou mesmo impressas podem dificultar o processo, pois podem ser difíceis de ler, ser facilmente perdidas ou acabar ficando desorganizadas na pilha de outras comandas.

Todos esses problemas são facilmente resolvidos pelo sistema de display KDS, aumentando assim a produtividade da cozinha.

Os pedidos são organizados conforme ordem de chegada e encaminhados às estações responsáveis em tempo. Além disso, o garçom consegue acessar no próprio dispositivo o número de pedidos em fila e quanto tempo pode demorar, informando e atualizando o cliente.

O mesmo acontece com possíveis alterações em pedidos, que acontecem direto com o garçom e são enviados aos monitores da cozinha.

Aumenta a organização

Os restaurantes que usam um KDS otimizam completamente seu potencial de organização dos pedidos.

Com o sistema, é possível ver claramente os pedidos, visualizar o que está na fila, há quanto tempo e quais os detalhes.

Além disso, é possível priorizar pedidos com diferentes características, como necessidade de alta ou baixa temperatura, louça especial, algum preparo distinto, etc.

É importante ressaltar que o KDS também pode sinalizar solicitações especiais, personalizações de pedidos, como necessidades dietéticas e informações sobre alergia para o pessoal da cozinha.

Assim, você atualiza os envolvidos em tempo real, permitindo que se preparem para fazer os pratos com a informação na cabeça (sem chances de depender da memória de quem está recebendo os pedidos).

Além disso, mesmo se um cliente mudar de ideia após o pedido inicial, por exemplo alterando algum ingrediente, a atualização no PDV do garçom será transmitida automaticamente para o monitor KDS.

Dessa forma, o pessoal da cozinha pode atender aos pedidos, evitar desperdícios desnecessários e ainda garantir que os pedidos cheguem à mesa na hora certa.

Nova call to action

Reduz o desperdício

Com um KDS, sua cozinha passa a evitar o desperdício de comida — especialmente relacionado a erros de pedidos, que obrigam que pratos sejam retornados.

Além disso, o KDS também contribui para a redução do uso e consequente desperdício de papel, pois elimina a necessidade do uso de comandas físicas.

Garante mais sustentabilidade e economia

A redução do desperdício e o uso de soluções digitais permite que sua cozinha opere de maneira mais sustentável, reduzindo os impactos ao meio ambiente e ocasionando na redução de custos desnecessários.

É que ao minimizar a possibilidade de erros nos pedidos, você pode reduzir o desperdício em seu restaurante, possibilitando o aproveitamento mais assertivo do estoque.

O KDS, quando integrado a um PDV de restaurante, garante que você execute sua operação da maneira mais assertiva e eficiente possível.

Agora, voltando ao ponto das comandas físicas, ao eliminar os talões de papel ou impressoras da cozinha, você economiza na compra tanto do papel, como na manutenção dos dispositivos.

São custos indiretos que, muitas vezes, sequer passam pela cabeça do empreendedor.

Garante mais higiene

A implementação de um KDS não apenas organiza o fluxo de pedidos, mas acompanha uma verdadeira mudança organizacional no seu restaurante.

Isto é, trata-se de uma tecnologia que contribui com a higiene dentro do ambiente de trabalho.

Ao apontar corretamente a ordem dos pratos a serem produzidos, bem como o que cada estação dentro da cozinha deve fazer, você reduz a possibilidade da desorganização tomar conta da rotina do restaurante.

Para quem trabalha na área, sabe o quão complexo pode ser lidar com o fluxo de trabalho em horários de pico.

Com o KDS, tudo é organizado pela tecnologia, permitindo que o pessoal da cozinha foque apenas nos pratos da vez, garantindo a qualidade da refeição, bem como a higiene e controle do ambiente de trabalho.

Permite a mensuração de dados

Com todos os pedidos passando por um KDS, o gerente tem uma visão completa do desempenho do negócio.

Os dados capturados podem fornecer informações sobre o tempo que a cozinha leva para preencher cada comanda — e suas variações e exceções, como o tempo em dias mais cheios, feriados ou horários de pico.

Essas informações podem ser usadas para otimizar a escala de serviço e fornecer suporte direcionado ao treinamento e qualificação dos funcionários.

Ajuda na identificação dos processos produtivos

O KDS reduz a desorganização dentro de uma cozinha ocupada.

Com o sistema, os pedidos são encaminhados para as estações certas. Isso quer dizer que quem opera a grelha vai ler as informações corretas sobre os itens de seu preparo específico, enquanto quem se encarrega da guarnição receberá as informações corretas sobre a sua parte do pedido.

É algo que aumenta a eficiência, já que os funcionários podem permanecer em seus postos, produzir mais e melhor, sem precisar pedir (ou mesmo gritar) para assistentes ou colegas buscarem seus insumos.

Com o KDS, o trabalho é atribuído automaticamente para cada um dos responsáveis, permitindo uma conclusão mais rápida e eficiente dos pedidos.

Isso acontece mesmo durante períodos de turbulência.

Digamos que uma das estações está atrasada em relação a outra por conta da falta de um item em estoque.

Com um KDS, você pode facilmente mover, priorizar e até redirecionar pedidos para uma estação de preparação diferente.

Na prática, o KDS divide as informações e as comunica com clareza para que a equipe possa se concentrar no que precisa fazer naquele momento.

E também ajuda os chefs a acompanhar as modificações, entendendo na hora o que precisa ser preparado para cada item do pedido.

Permite a integração com delivery 

A conveniência que o KDS proporciona vai além do atendimento aos pedidos feitos no local, já que você pode integrá-lo com as plataformas de delivery que atua.

Assim, os pedidos feitos por clientes em suas casas são encaminhados para as estações dedicadas ao seu preparo.

Além disso, há a possibilidade de designar o gerente ou algum profissional responsável para aprovar cada pedido que chega via delivery, garantindo ainda mais a conformidade e satisfação do cliente.

Ajuda no acompanhamento do histórico de pedidos

Caso ocorram dúvidas durante o fechamento do caixa semanal ou mensal, bem como algum problema na conciliação de cartões, o empreendedor pode analisar o histórico de pedidos no KDS.

Assim, terá em mãos as informações referentes a cada pedido e seus detalhes, facilitando o controle financeiro.

Além disso, por meio do KDS, você terá acesso às estatísticas qualificadas, como os itens mais pedidos.

Esse tipo de informação pode servir na hora de criar promoções e descontos em certas datas e horas (como no happy hour).

KDS e a experiência do cliente

Hoje, é praticamente impensável para um restaurante se tornar referência e sucesso sem focar na experiência do cliente.

Para se ter noção, em uma análise de mais de 331 mil avaliações on-line de mais de 1.300 restaurantes, “serviço” foi a palavra-chave mencionada com mais frequência.

Essa pesquisa foi feita pelo site Review Trackers.

Ou seja, o serviço importa muito — e às vezes tem mais peso do que a qualidade dos pratos.

É por isso que os restaurantes e negócios do food service devem focar em precisão e velocidade de serviço.

A boa notícia é que o KDS transforma positivamente o desempenho do restaurante, contribuindo para uma melhor experiência do cliente.

Como a equipe de atendimento não precisa mais ir até a cozinha para repassar os pedidos, ela pode cuidar de mesas e prestar um melhor atendimento ao cliente.

Por outro lado, o pessoal da cozinha poderá ver quais são as diferentes sequências de pedidos, trabalhando de modo mais focado e organizado.

Deseja instalar um monitor KDS em seu negócio? Veja o que é necessário

Existem diferentes soluções de KDS no mercado. Encontrar a ideal para o seu negócio é uma questão de pesquisar pelos melhores fornecedores.

A dica é escolher uma solução completa: um sistema para food service com diferentes funcionalidades, como PDV, integração com delivery, comanda eletrônica e KDS Digital.

Assim, além de organizar o fluxo de pedidos na sua cozinha, você pode controlar todo o negócio, gerenciando questões fiscais, estoque, meios de pagamento, inventário e muito mais!

Quanto custa, em média, um sistema KDS?

O custo do KDS vai depender conforme o tipo de solução que você escolher. Os mais práticos, com melhor custo-benefício, são as soluções no modelo de assinatura, cujo sistema esteja hospedado na nuvem.

Assim, você não precisa fazer um investimento inicial considerável e pode acessar o KDS (e as demais funcionalidades, caso possua) de qualquer dispositivo.

Os custos associados que você talvez precise arcar são relacionados aos monitores KDS.

No entanto, com a solução certa no seu negócio, você pode enviar os dados do KDS direto para smartphones e tablets vinculados, sem necessidade de arcar com gastos do tipo.

Como escolher um KDS de qualidade?

Ao mapear o mercado em busca de um KDS para o seu negócio, busque pela solução que melhor atender aos requisitos do seu restaurante, bem como tenha funcionalidades que ofereçam benefícios como os que mencionamos acima.

Nossa dica é buscar por um sistema que vá além do KDS, complementando seu food service da retaguarda do negócio até o PDV e delivery.

Dessa forma, você poderá pagar por várias soluções em vez de uma só — com custo compatível e acessível ao seu negócio.

Ao procurar por um KDS, tente encontrar uma solução que complemente sua gestão com informações atualizadas em tempo real, capazes de otimizar seu potencial produtivo, melhorando também sua tomada de decisão.

A importância da tecnologia no setor de food service

Cada vez mais, um negócio do segmento de food service destaca-se da concorrência pela simples adequação à tecnologia. Com sistemas modernos ajudando na gestão dos processos e na comunicação entre setores, é mais fácil se concentrar na produção.

É através desse tipo de investimento que seu restaurante se destaca e conquista resultados excelentes.

No food service atual, não há mais espaço para o antiquado — é preciso se readequar.

Com um KDS e mesmo um sistema para restaurantes, seu negócio moderniza sua gestão de ponta a ponta, aprimorando o atendimento ao cliente e otimizando a eficiência das entregas.

TOTVS Varejo Food Service

Você já conhece o TOTVS Varejo Food Service? Trata-se de um sistema completo para o seu restaurante, com funcionalidades que ajudam tanto na gestão administrativa, como no PDV e delivery do seu negócio.

Entre os recursos do TOTVS Varejo Food Service, seu estabelecimento pode aproveitar:

  • PDV;
  • Delivery;
  • KDS Digital;
  • Cardápio digital;
  • Dashboards online;
  • Comanda eletrônica;
  • Meios de pagamento;
  • Autoatendimento com totem;
  • Gestão completa para negócios com franquias;
  • Controle fiscal (com emissão de nota fiscal), financeiro, de estoque e inventário.

Eficiência, controle e toda tecnologia capaz de colocar seu negócio em outro patamar — mais próximo do sucesso.

Que tal conferir mais sobre o TOTVS Varejo Food Service?

Conclusão

E você, gostou de aprender mais sobre o KDS e como essa solução que, na teoria, é tão simples, pode agregar tanto para sua operação?

Prezar pela melhor experiência do cliente no seu restaurante é uma atitude que passa também (e especialmente) pela otimização dos processos internos do negócio.

Com o KDS, você conquista esse passo tão importante, conectando os garçons ou aplicativos de delivery diretamente com a cozinha, reduzindo erros e aumentando a eficiência.

E agora, que tal seguir aprendendo sobre o assunto? Confira as tendências da alimentação fora do lar para os próximos anos!

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