Captação de Alunos: Como um sistema de gestão pode ajudar?

Equipe TOTVS | 03 maio, 2021

Toda instituição de ensino — seja ela de educação básica, superior ou continuada — se preocupa com a manutenção e a captação de alunos.

As instituições de ensino precisam ter essa preocupação para continuar funcionando.

Portanto, é também parte da estratégia de negócios da empresa.

E essa não é nenhuma novidade. No entanto, por onde começar as ações para captação de alunos? É justamente na hora de colocar ideias no papel e de organizar sua execução que muitas IE e IES falham.

Porém, você que lida com a gestão da instituição de ensino sabe: já não há espaço para erros.

O mercado educacional está cada vez mais competitivo, moderno e digital.

Por isso, é preciso entender aspectos que vão além da estratégia, como também dos meios para promover uma melhor captação de alunos.

Quais recursos devem ser utilizados? Quais caminhos explorar para atrair a atenção de uma nova geração de alunos e clientes? E qual o papel da tecnologia na captação de alunos?

Essas são dúvidas essenciais sobre o tema e que vamos responder neste conteúdo!

Entenda mais sobre como funciona a captação de alunos e como a tecnologia pode ajudar nesse processo.

O que é captação de alunos?

Captar alunos é essencial para o desenvolvimento da sua instituição de ensino.

Trata-se de um conjunto de estratégias que tem como finalidade atrair mais pessoas para estudarem na instituição.

Portanto, é um dos pontos que devem receber mais atenção por parte dos gestores e de toda a organização em si.

Inclusive, é um ponto que aproxima os mais diversos tipos de instituições de ensino: a necessidade de captar alunos.

É justamente esse o motivo que torna esse objetivo cada vez mais difícil. Afinal, as IE e IES precisam se adequar a diferentes tipos de perfis e convencê-los de que a sua metodologia de ensino é a mais adequada.

Assim, quem já está no mercado tenta se reinventar e aliar isso ao peso do nome da marca. Já aos novatos no mercado, recai a responsabilidade de despontar como sinônimo de inovação.

Qual desses perfis sua empresa melhor atende, já sabe?

No fundo, entenda que essa designação não cabe para apontar o que uma IE deve fazer.

O mais importante é que a empresa conheça o perfil dos alunos que deseja captar, para que os esforços sejam direcionados para eles.

Uma vez entendido esse ponto, torna-se mais fácil descobrir a melhor estratégia a ser adotada.

A inovação e a reinvenção se tornam parte do processo — que vai exigir do seu time um mindset voltado para a melhoria contínua.

É uma estratégia que vai garantir muito mais do que novos alunos, mas que sua IE como um todo se posicione de maneira competitiva diante da concorrência.

Porém, existem algumas dicas que podem valer para todos os perfis de instituições.

Não basta que sua IE saia investindo em outdoors ou mesmo em campanhas online. 

É necessário seguir um pensamento e levar em conta alguns aspectos essenciais por trás da captação de alunos.

Como funciona a captação de alunos?

A captação de alunos vai muito além do marketing que você investiu na tentativa de atrair pessoas que querem estudar na sua instituição. 

É preciso considerar uma série de pontos que compõem uma ampla estratégia, como:

  • Definição das buyer personas;
  • Posicionamento da instituição;
  • Nível e qualidade de engajamento com leads;
  • Segmentação do público e do mercado que a IE se encaixa;
  • Estabelecimento de objetivos de captação que conversem com as metas da IE;

Ou seja, elementos que vão além do outdoor, dos panfletos, anúncios e mesmo dos preços e descontos praticados, mas direcionado no posicionamento e conhecimento do “aluno ideal”.

E essa é uma exigência do mercado atual, que por ser tão competitivo, exige que as empresas se preparem para todos os cenários.

Assim, não há lugar para pontas soltas.

Dessa forma, é preciso que a organização entenda como desenvolver ações que vão atrair pessoas, convertê-las em leads para então transformá-los em alunos matriculados.

Ou seja, não pense que é uma estratégia única: um tiro e pronto.

Pelo contrário — e daí vem a complexidade do processo — a captação de alunos é uma estratégia que deve ser mantida, monitorada e melhorada durante todo o ano.

E tudo isso vai depender de uma série de fatores internos e externos, como o tipo de instituição de ensino (básico, superior, alternativo, etc), a região, o público-alvo e a persona, bem como o posicionamento da empresa.

Nova call to action

Por que as instituições de ensino devem investir em estratégias para a captação de alunos?

As instituições de ensino possuem um aspecto interessante sobre o seu mercado: o cliente “envelhece” muito rápido. Assim, falamos de uma estratégia que deve considerar o aspecto geracional antes de qualquer coisa.

Pois apesar da educação ser uma necessidade, isso não significa que todas as IEs terão clientes/alunos sempre.

Primeiro, há diferenças essenciais entre uma instituição e outra — seja no modelo de ensino, no tipo de educação que se propõe a dar, no valor que cobra e nos diferenciais que oferece.

Segundo, há diferentes momentos que influenciam na decisão de uma pessoa realizar uma matrícula — questões macro políticas e econômicas, bem como regionais e mesmo de hábitos pessoais.

Ou seja, há toda uma fauna e flora de motivações por trás da matrícula ou não-matrícula de uma pessoa.

E essas motivações mudam de geração para geração.

Hoje, um aluno que termina um curso de graduação possui uma cabeça muito diferente do que o aluno que pretende começar a sua graduação. Isso significa uma forma diferente de se comunicar com cada um desses público, focando no que é de valor para cada um. 

São experiências que inclusive vão ditar sua vontade de continuar os estudos — outro aspecto a se considerar na captação de alunos, visto que algumas instituições (como de ensino básico) geralmente não oferecem essa possibilidade.

Portanto, para as instituições de ensino, manter a estratégia de captação de alunos sempre em pauta é algo muito importante.

Além disso, investimentos para reforçar esse processo sempre devem ser considerados, visto que as formas de atrair e converter pessoas são cada vez mais amplas.

Porém, para isso, é preciso saber como tornar a sua estratégia eficaz e, principalmente, conhecer a sua persona — seja agora, amanhã ou daqui a 10 anos. 

E aí, sua IE está preparada para o desafio?

Como aumentar a sua captação de alunos? Conheça 10 estratégias eficazes 

Instituições de ensino possuem suas particularidades que se diferenciam de outros negócios. Por esse motivo, a estratégia de negócio na educação também deve ser diferente. 

Separamos algumas dicas que podem ajudar você na captação de novos alunos:

Contrate profissionais capacitados

O grande interesse dos alunos ou dos pais responsáveis é a qualidade da educação oferecida pela instituição.

No caso do ensino superior, isso conta muito para o currículo e a carreira das pessoas.

Portanto, os professores e toda a equipe acadêmica da organização precisam ser devidamente capacitados e oferecer qualidade.

Invista em infraestrutura

Um grande diferencial competitivo é a infraestrutura de uma instituição de ensino. Tanto na parte física do prédio como nas plataformas oferecidas digitalmente.

Um ambiente moderno, que oferece comodidades aos alunos e qualidade, por si só, é um captador.

Em vista disso, investir em inovação e equipamentos modernos é essencial.

Utilize estratégias de marketing 

Assim como em qualquer outro negócio, o marketing é um dos pilares do crescimento e desenvolvimento.

Uma estratégia de comunicação eficaz é uma ferramenta forte que toda empresa precisa ter.

É necessário investir em campanhas de captação de alunos, focando sempre no diferencial que a instituição tem a oferecer.

Ofereça um ensino de qualidade

Aqui vai uma dica que costuma faltar em boa parte das listas, que focam muito no aspecto “marqueteiro” por trás da captação de alunos.

Porém, lembre-se que a interação que você busca é do aluno/cliente com o conteúdo que seu time de professores têm a ensinar.

Por isso, é preciso pensar em qualidade antes de tudo.

E isso significa, por exemplo, modernizar o ensino com auxílio de ferramentas mais digitais ou mesmo plataformas que facilitem o engajamento dos alunos com os conteúdos.

Trazer mais versatilidade e dinamismo é essencial, visto que os alunos de hoje buscam (e precisam) de conteúdos que representem uma experiência em seu dia a dia.

Portanto, pense em inovações dentro e também fora da sala de aula, bem como nas condições de trabalho dos professores.

Profissionais motivados costumam performar muito mais!

Conheça os perfis dos alunos 

Agora, antes de investir todo o budget em ações de marketing e melhorias em sala de aula, entenda o que o seu aluno busca.

Isso se dá pela criação das buyer personas: perfis detalhados e fictícios que representam o cliente médio da sua empresa.

Nesta relação, você deve entender as dores e necessidades comuns do cliente, bem como as oportunidades de capitalizar em cima disso e como sua empresa pode ajudá-lo.

É realmente como criar um personagem de uma história, no entanto, você estará desenvolvendo um perfil do cliente que mais agrega valor à instituição.

Assim, poderá entender como atingi-lo com suas ações e como criar uma estratégia de venda certeira!

Trabalhe o funil de vendas 

Em sua estratégia, considere o funil de vendas na hora de criar um plano de ações para atrair e converter alunos.

Ou seja, do topo, passando pelo meio até o fundo do funil.

Isso significa que seu foco deve também se voltar para o digital — com a criação de conteúdo, por exemplo!

No entanto, um funil de vendas otimizado diminui o custo de aquisição e mesmo o tempo para a conversão de um prospect em lead e em cliente.

E além de ações digitais, pode conciliar com uma estratégia outbound com grande potencial de atrair mais alunos.

Tenha um diferencial 

Sua empresa tem algo de diferente para apresentar ou é “mais do mesmo”?

No mercado de educação, um diferencial é algo que possa ser o definidor da escolha de um aluno. Ou seja, escolher a sua instituição em vez da concorrência.

E esse diferencial pode ser tanto em relação ao conteúdo e à experiência de aprendizagem do aluno, como administrativa e financeira.

Use as redes sociais 

Você já parou para pensar que boa parte dos prospects e leads não conhece a sua instituição de ensino? Por isso, aproveitar o potencial das redes sociais é uma boa!

A presença digital nos principais canais digitais é essencial para que sua IE se posicione de forma positiva aos olhos da persona.

E lembre-se que isso não significa que a instituição deve ter contas ativas em todas as redes sociais.

Aqui, você pode observar a importância da persona: mantenha-se ativos apenas nas redes que a sua persona costuma utilizar.

Assim, você e seu time não perdem o foco e podem desenhar melhores estratégias de atração e captação que se moldem aos mecanismos e dinâmicas de cada rede social.

Adote metodologias ativas 

Lembra que falamos de diferenciais? Um deles pode ser mais profundo, mas revolucionário: em sua metodologia de ensino.

Com uma abordagem que preze pela aprendizagem ativa, você coloca o aluno no centro da experiência. Ou seja, ele não acompanha a aula e realiza os exercícios de forma passiva.

Na verdade, ele participa de cada etapa do ensino de forma ativa, como protagonista da metodologia.

Claro que não é algo que você simplesmente vai mudar do dia para a noite, mas vale muito a pena experimentar.

Para isso, você pode entender como funcionam os tipos de metodologias ativas (com base em projetos, em problemas, na aprendizagem por pares ou por times), e adequar ao seu método aquela que fizer melhor sentido.

Use cases e depoimentos de alunos 

Agora, falando de marketing, qual melhor combustível para convencer um lead que um case de sucesso, certo?

Por isso, envolva os ex-alunos em sua estratégia de forma a contar suas histórias e buscar em sua trajetória com sua IE os elementos que configuram sucesso.

Com certeza, esses cases e depoimentos podem fazer toda diferença em seu material de divulgação, bem como na parte de nutrição dos leads, incentivando-os a partir para o fundo do funil e realizar a matrícula!

Como um sistema de gestão educacional pode ajudar na captação de alunos?

Como mencionado anteriormente, investir em infraestrutura é uma das estratégias para captação de alunos.

Um sistema de gestão educacional tem um grande papel em fornecer não apenas um boa infraestrutura, como também diferenciais competitivos, além de proporcionar uma maior padronização de processos.

Entenda mais sobre as vantagens de investir nessa solução:

Gerenciamento de matrículas

Um sistema de gestão escolar como esse faz o gerenciamento de centenas de matrículas e rematrículas de maneira rápida e eficaz.

Isso ajuda a efetivar a inscrição do aluno na instituição mais rapidamente e garantir que ele ingresse sem nenhum problema.

O sistema integra automaticamente os dados dos contratos acadêmicos e financeiros, transformando a secretaria em um ambiente digital.

Isso agiliza o atendimento e facilita o trabalho dos profissionais, além de manter o histórico e registro dos alunos e colaboradores em uma única plataforma.

Fácil acesso à vida escolar

Tanto alunos de ensino superior quanto pais responsáveis podem ter acesso a informações como grade curricular, notas, avisos, entre outras informações dentro de uma mesma interface simples e intuitiva.

A tecnologia permite que haja uma comunicação muito mais eficiente entre toda a comunidade acadêmica.

Essa praticidade e transparência é muito procurada nas instituições de ensino e, portanto, pode ser um grande captador de alunos.

Processo seletivo

Imagine poder gerenciar todo o processo de seleção de alunos de ponta a ponta. 

Com um sistema de gestão isso é possível.

Desde a inscrição até a matrícula, tudo é controlado por meio da tecnologia.

Quando o aluno se inscreve, a solução gera um comprovante de inscrição, informando a data, o local e a hora da prova.

É possível também separar os alunos por sala, de acordo com as regras definidas para a distribuição de locais de prova.

Reduz a evasão escolar

Com um sistema, você pode gerenciar todo o índice de reprovações, controlando fatores como aproveitamento do aluno e, em especial, a evasão escolar.

Assim, pode potencializar o aprendizado do aluno e também o seu tempo dentro da instituição.

A ferramenta vai lhe dar insights e dados que vão complementar o entendimento acerca dos motivos que levam os alunos a desistir dos estudos.

Dessa forma, você pode trabalhar diretamente em cima dos problemas, com maior chance de reduzir a evasão.

É uma forma de melhorar a gestão pedagógica, mantendo o plano educacional em voga, mas também adequando o aprendizado dos alunos conforme sua necessidade.

Assim, sua IE proporciona uma experiência mais personalizada, ativa e eficaz!

Auxiliar na fidelização de alunos

Além de um administrativo mais eficiente, você pode proporcionar um melhor atendimento ao aluno. Assim, colabora na sua fidelização no caso de retorno para outros cursos ou atividades complementares em seu ensino.

O sistema também oferece dados sobre cada aluno, alertando sobre as oportunidades de fidelização.

Dessa forma, o caminho para potencializar a renda da IE fica ainda mais curto.

Custo-benefício satisfatório

O sistema de gestão educacional não é um ativo muito caro.

Pelo contrário, por tudo que entrega e pelas possibilidades que oferece, o investimento possui alto custo-benefício.

Assim, você tem certeza de que está contando com uma plataforma que realmente agrega valor, contribui diretamente na captação de alunos e cujo custo não atrapalha o seu budget.

4 Dicas de como escolher um sistema de gestão escolar adequado para sua instituição 

Convencido que o sistema de gestão escolar é a melhor escolha para contribuir nas ações de captação de alunos? Agora, é hora de analisar o mercado em busca das melhores opções.

Como escolher? Separamos o processo em 4 pequenas etapas, veja como funciona:

Pesquise fornecedores

O primeiro passo é entender quem está por trás do desenvolvimento do software de gestão escolar.

A empresa tem mais soluções em seu portfólio? Quais clientes possui? Quais os cases de sucesso que lhe atraíram? O suporte técnico cobre realmente as necessidades da sua IE? E os canais de atendimento?

Analise tudo de forma criteriosa antes de fazer a escolha.

Naturalmente, empresas com uma estrutura de ponta e pioneirismo na área vão se destacar pela qualidade do sistema e por todo pacote de atendimento, então fica a dica!

Conheça as necessidades de sua instituição 

Agora, quais as necessidades reais da sua instituição? Sabemos que a captação de alunos é uma dor — e é algo que um sistema pode ajudar bastante.

Mas há outros aspectos a se levar em conta?

Lembre-se que um sistema de gestão moderniza todo back-office, integrando as áreas e tornando o controle da empresa muito mais ágil, automatizado e eficiente.

Analise as funcionalidades oferecidas 

Por fim, entendendo as opções de fornecedores e suas necessidades, é hora de comparar os sistemas e entender qual oferece as melhores funcionalidades.

Lembre-se que um sistema de gestão escolar não apenas vai lhe ajudar na captação de alunos, mas em todo controle financeiro, contábil, legislativo e na gestão de documentos.

Dessa forma, você deve pensar nas funcionalidades como ferramentas para integrar todo back-office da IE, facilitando o dia a dia administrativo.

TOTVS Educacional 

Agora que você entende as vantagens de implementar um sistema de gestão educacional na sua organização de ensino, conheça o TOTVS Educacional.

As soluções da TOTVS para instituições de ensino são completas e possuem tecnologias para  empresas de todos os portes.

Tenha mais eficiência e mobilidade na captação de alunos de ensino superior, de ensino básico ou cursos online com tecnologias que gerenciam a captação e seleção, como também fazem toda a gestão da permanência, o que evita diretamente a evasão escolar..

Além de tudo, os sistemas podem ser integrados junto ao módulo financeiro, oferecendo uma experiência completa e tecnológica para sua instituição de ensino.

Obtenha funcionalidades que permitam a criação, aprovação e manutenção de toda a estrutura curricular da sua instituição de ensino

Entre em contato conosco e saiba mais!

Nova call to action

Conclusão

A captação de alunos é uma parte recorrente da rotina de uma IE, e por isso, deve ser encarada com seriedade.

Não basta projetar um plano de ações único a cada novo ano letivo. É preciso ir além e implementar uma estratégia recorrente, que busque novos alunos e ofereça novas experiências de ensino. A boa notícia é que a tecnologia para gestão educacional está disponível como uma grande aliada. 

Assim, sua instituição pode se destacar em um cenário tão competitivo como o atual.

E claro, potencialize isso tudo com o uso da tecnologia.

Um sistema de gestão escolar é a resposta para as principais necessidades atuais da sua IE e uma adição incrível à empresa, com grande potencial de transformar seu nível de atendimento.

E agora? Esperamos que o conteúdo seja de bom proveito para suas próximas decisões de negócio.

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